Joindre des documents à une facture d'achat
Sparkrock Impact vous offre la possibilité d'ajouter des pièces jointes à une facture d'achat selon vos besoins. Il existe deux types de pièces jointes pouvant être ajoutées. Un type concerne les pièces jointes sans service ROC et est désigné par la fonctionnalité Pièces jointes. L'autre type concerne les pièces jointes optionnelles avec service ROC et est désigné par la fonctionnalité Fichiers de documents entrants.
Remarque
Remarque:
La fonctionnalité Fichiers document entrant peut être utilisée pour joindre des pièces jointes sans service ROC, mais
Flux vers les transactions d’achat
Lors de la création d’une facture achat, des pièces jointes peuvent être automatiquement attachées à la facture Flux vers trans. achat le champ est sélectionné, la pièce jointe est automatiquement attachée à toute transaction d’achat créée ultérieurement
Lorsque vous travaillez sur un document et que vous ne souhaitez pas qu’une pièce jointe attachée précédemment soit
La Flux vers trans. achat le champ ne peut être modifié que sur les enregistrements principaux. Pour les pièces jointes associées à des achats, Flux vers trans. achat le champ est informatif et indique que la pièce jointe est associée à un enregistrement principal.
Ajouter des pièces jointes à une facture achat avec la fonctionnalité Pièces jointes
Si vous n’utilisez pas de service ROC, pour ajouter des pièces jointes à une facture achat, utilisez la fonctionnalité Pièces jointes Récapitulatif.
Pour ajouter des pièces jointes à une facture achat avec la fonctionnalité Pièces jointes
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat à laquelle vous souhaitez ajouter une pièce jointe, puis dans la barre d’action Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Dans le volet FactBox, sous Pièces jointes , dans le champ Documents champ, sélectionnez le lien qui apparaît pour la valeur.
La Documents joints page s'ouvre.
Choisissez Sélectionner un fichier.
La Joindre un document boîte de dialogue apparaît.
Choisissez le ou les fichiers que vous souhaitez joindre.
Dans Description, spécifiez une description pour la pièce jointe.
Dans Date de pièce jointe, modifiez la date et l’heure selon les besoins.
Dans Confidentiel, pour indiquer que cette pièce jointe est confidentielle, cochez la case.
La Confidentiel le champ peut également être défini depuis un document réel.
De plus, le Confidentiel le champ peut être utilisé conjointement avec des ensembles d’autorisations, afin de gérer quels utilisateurs peuvent voir
Aperçu d’une pièce jointe de facture achat avec la fonctionnalité Pièces jointes
Après l’ajout d’une pièce jointe, selon les besoins, vous pouvez afficher la pièce jointe.
Pour afficher un aperçu d’une pièce jointe de facture achat avec la fonctionnalité Pièces jointes
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat à laquelle vous souhaitez ajouter une pièce jointe, puis dans la barre d’action Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Dans le volet FactBox, sous Pièces jointes , dans le champ Documents champ, sélectionnez le lien qui apparaît pour la valeur.
La Documents joints page s'ouvre.
Sélectionnez la pièce jointe que vous souhaitez afficher, puis choisissez Aperçu.
Supprimer une pièce jointe de facture achat avec la fonctionnalité Pièces jointes
Si nécessaire, une pièce jointe peut être supprimée.
Pour supprimer une pièce jointe de facture achat avec la fonctionnalité Pièces jointes
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat dont vous souhaitez supprimer une pièce jointe, puis dans la barre d’action Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Dans le volet FactBox, sous Pièces jointes , dans le champ Documents champ, sélectionnez le lien qui apparaît pour la valeur.
La Documents joints page s'ouvre.
Sélectionnez la pièce jointe que vous souhaitez supprimer, puis dans la barre d’action, choisissez Gérer > Supprimer.
Une boîte de dialogue apparaît.
Pour confirmer la suppression de la pièce jointe, choisissez Oui.
Ajouter un fichier document entrant à une facture achat depuis la page Factures achat
Si vous utilisez un service ROC, pour ajouter un fichier document entrant à une facture achat, vous pouvez Fichiers de document entrant Récapitulatif.
Remarque
Remarque:
Une seule pièce jointe principale peut être ajoutée. Les pièces jointes supplémentaires doivent être ajoutées en tant que pièces jointes complémentaires.
Pour ajouter un fichier document entrant à une facture achat depuis la page Factures achat
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat à laquelle vous souhaitez ajouter une pièce jointe, puis dans le FactBox, Fichiers de document entrant FactBox, choisissez la flèche vers le bas.
Choisissez Joindre un fichier.
La Insérer un fichier boîte de dialogue apparaît.
Choisissez le fichier que vous souhaitez joindre.
Le fichier est joint.
Dans la Fichiers de document entrant FactBox, choisissez la flèche vers le bas, puis choisissez Document entrant.
La Document entrant page s'ouvre.
Renseignez les champs selon les besoins.
Ajouter un fichier document entrant à une facture achat depuis une liste de documents entrants
Si vous utilisez un service ROC, pour ajouter un fichier document entrant à une facture achat, vous pouvez
Remarque
Remarque:
Une seule pièce jointe principale peut être ajoutée. Les pièces jointes supplémentaires doivent être ajoutées en tant que pièces jointes complémentaires.
Pour ajouter un fichier document entrant à une facture achat depuis une liste de documents entrants
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat à laquelle vous souhaitez ajouter une pièce jointe, puis dans la barre d’action Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Choisissez Document entrant > Sélectionner.
La Documents entrants page s'ouvre.
Sélectionnez le document que vous souhaitez joindre, puis choisissez OK.
Le fichier est joint à la facture achat.
Ajouter des pièces jointes complémentaires à un fichier document entrant
Lorsque vous travaillez avec des fichiers document entrant, une seule pièce jointe principale peut être ajoutée. Les pièces jointes supplémentaires
Pour ajouter des pièces jointes complémentaires à un fichier document entrant
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat à laquelle vous souhaitez ajouter une pièce jointe complémentaire, puis dans Fichiers de document entrant FactBox, choisissez la flèche vers le bas.
Choisissez Joindre un fichier.
La Insérer un fichier boîte de dialogue apparaît.
Choisissez le fichier que vous souhaitez joindre.
Le fichier est joint en tant que pièce jointe complémentaire.
Afficher les fichiers document entrant
Sur l' Document entrant page, vous pouvez afficher les détails du document entrant principal. Vous pouvez également afficher les détails
Pour afficher les fichiers document entrant
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat pour laquelle vous souhaitez afficher les fichiers document entrant, puis Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Choisissez Document entrant > Consulter.
La Document entrant page s'ouvre.
Pour afficher le document principal, dans le champ Pièce jointe principale , sélectionnez le lien.
Pour afficher une pièce jointe complémentaire, sélectionnez la ligne de la pièce jointe que vous souhaitez afficher, Pièces jointes complémentaires dans la barre d’action de la section, choisissez Gérer > Afficher le fichier.
Spécifier que les fichiers document entrant sont confidentiels
Vous pouvez spécifier que les fichiers document entrant sont confidentiels. Lorsque vous activez Confidentiel en plus de spécifier que la pièce jointe principale est confidentielle, toutes les pièces jointes complémentaires
Remarque
Remarque:
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Fichiers document entrant, vous ne pouvez pas spécifier que seulement certaines pièces jointes
Pour spécifier que les fichiers document entrant sont confidentiels
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.
La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat pour laquelle vous souhaitez afficher les fichiers document entrant, puis Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Choisissez Document entrant > Consulter.
La Document entrant page s'ouvre.
Activez Confidentiel.
Remplacer la pièce jointe principale d’un fichier document entrant
Si nécessaire, vous pouvez remplacer un Fichier document entrant pièce jointe principale.
Pour remplacer la pièce jointe principale d’un fichier document entrant
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat pour laquelle vous souhaitez afficher les fichiers document entrant, puis Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Préparer > Document entrant > Consulter.
La Document entrant page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Préparer > Remplacer la pièce jointe principale.
Une boîte de dialogue apparaît.
Choisissez Oui.
La Insérer un fichier boîte de dialogue apparaît.
Choisissez le fichier que vous souhaitez joindre.
La pièce jointe principale est remplacée.
Mettez à jour les champs selon les besoins.
Supprimer des fichiers document entrant
Si nécessaire, vous pouvez supprimer des fichiers document entrant, y compris la pièce jointe principale et les pièces jointes complémentaires.
Pour supprimer des fichiers document entrant
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.La Factures d'achat page s'ouvre.
Sélectionnez la facture achat pour laquelle vous souhaitez afficher les fichiers document entrant, puis Gérer > Consulter.
La Facture d'achat page s'ouvre.
Choisissez Document entrant > Consulter.
La Document entrant page s'ouvre.
Selon que vous souhaitez supprimer uniquement une pièce jointe complémentaire, effectuez l’une des étapes suivantes :
Pour supprimer uniquement une pièce jointe complémentaire, sélectionnez la ligne de la pièce jointe que vous souhaitez Pièces jointes complémentaires dans la barre d’action de la section, choisissez Gérer, Supprimer la ligne.
Pour supprimer la pièce jointe principale et toutes les pièces jointes complémentaires, choisissez Gérer > Supprimer.
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