Configurer la vérification des budgets

Le contrôle budgétaire offre aux organisations une méthode pour vérifier que les transactions d’achat non validées ne dépassent pas le budget approuvé. Si le budget est dépassé

Dans certains cas, selon la façon dont Sparkrock Impact est configuré, vous ne pouvez pas émettre des transactions ou soumettre des transactions pour approbation qui dépassent le budget. Dans d'autres cas, vous êtes averti du dépassement budgétaire, mais vous pouvez toujours émettre ou soumettre les transactions pour approbation. Dans les deux cas, vous pouvez consulter l'analyse qui explique le dépassement.

Pour permettre d’ignorer les dépassements budgétaires mineurs, vous pouvez spécifier des tolérances de contrôle budgétaire en utilisant un montant ou un pourcentage. Par exemple, une réquisition

Ajouter des axes analytiques au grand livre

L’un des composants de la configuration du contrôle budgétaire est la configuration de la Paramètres du grand livre .

Remarque

Remarque:
En général, cette configuration est effectuée dans le cadre de votre configuration initiale de Sparkrock Impact.

Pour configurer la page Configuration du grand livre

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez configuration du grand livre général, puis choisissez le lien associé.

   La Paramètres du grand livre page s'ouvre.

2. Sur l' Dimensions Onglet rapide, spécifiez les dimensions que vous souhaitez utiliser dans tout Sparkrock Impact.

Configurer les catégories de budget

Les catégories de budget sont utilisées pour regrouper des comptes à des fins de contrôle budgétaire. Par exemple, si votre organisation utilise plusieurs comptes pour les dépenses de bureau

Après avoir configuré une liste de catégories de budget, vous pouvez affecter les catégories aux articles ou aux comptes du grand livre.

Pour créer des catégories de budget

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez catégories de budget, puis choisissez le lien associé.

   La Catégories de budget page s'ouvre.

2. Sur la barre d'actions, choisissez Nouveau.

   Une nouvelle ligne apparaît.

3. Dans Code, spécifiez un code pour représenter la catégorie de budget.

4. Dans Description, spécifiez une description pour la catégorie de budget.

Affecter des catégories de budget aux comptes du grand livre

Vous devez spécifier la catégorie de budget pour chaque compte du grand livre que vous prévoyez d’utiliser dans un document d’achat.

Pour configurer une catégorie de budget dans le plan comptable

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez plan comptable, puis choisissez le lien associé.

   La Plan comptable page s'ouvre.

2. Sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez configurer une catégorie de budget, puis dans la barre d’actions, choisissez Modifier.

   La Fiche de compte GL page s’ouvre pour le compte sélectionné.

3. Dans Code de catégorie de budget, spécifiez le code qui représente la catégorie de budget applicable que vous souhaitez configurer.

Affecter des catégories de budget aux articles

Pour que les articles soient vérifiés ou contrôlés par rapport aux catégories de budget définies, des catégories de budget doivent être affectées aux articles.

Pour affecter des catégories de budget aux articles

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez articles, puis choisissez le lien associé.

   La Articles page s'ouvre.

2. Sélectionnez l’article auquel vous souhaitez affecter une catégorie de budget, puis dans la barre d’actions, choisissez Gérer > Modifier.

   La Fiche article page s’ouvre pour l’article sélectionné.

3. Sur l' Stocks raccourci, dans Compte GL de charges grevées, spécifiez le compte du grand livre.

   Ce compte du grand livre est utilisé pour la vérification et peut être lié à un code de catégorie de budget.

   En général, le Compte GL de charges grevées et la Code de catégorie de budget sont configurés pour correspondre au compte d’achat. Si ce n’est pas le cas, le contrôle budgétaire peut ne pas être effectué sur les bons comptes et une situation de dépassement budgétaire

Configurer la page Configuration du contrôle budgétaire

Sur l' Configuration de la vérification du budget page, configurez les paramètres généraux et exemptez certaines valeurs du processus de contrôle budgétaire.

Les axes analytiques et les valeurs d’axe utilisés dans le processus de contrôle budgétaire sont configurés via la Dimensions champ.

Pour configurer la page Configuration du contrôle budgétaire

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez Configuration de la vérification du budget, puis choisissez le lien associé.

   La Configuration de la vérification du budget page s'ouvre.

2. Dans Pourcentage de tolérance, spécifiez le pourcentage de dépassement budgétaire autorisé pour une combinaison unique de comptes du grand livre et d’axes analytiques.

3. Dans Montant de tolérance, spécifiez le montant en dollars de dépassement budgétaire autorisé pour une combinaison unique de comptes du grand livre et d’axes analytiques.

4. Dans Dimensions, spécifiez l’une des options suivantes pour la gestion des axes analytiques lors du contrôle budgétaire :

   • Tous: Tous les axes analytiques et leurs valeurs sont inclus dans le contrôle budgétaire.
   • Aucun: Les axes analytiques et leurs valeurs ne sont pas inclus dans le contrôle budgétaire.
   • Certains: Spécifiez les axes analytiques à inclure dans le contrôle budgétaire.

5. Si vous avez sélectionné la valeur de Certains pour Dimensions, pour spécifier les axes analytiques à désactiver du contrôle budgétaire, effectuez les étapes suivantes :

   1. Choisissez .

      La Axes analytiques du contrôle budgétaire page s'ouvre.

   2. Désactivez la case correspondante Activer la vérification du budget case.

   3. Si Valeurs de dimension a une valeur de Certains, pour spécifier les valeurs d’axe à désactiver du contrôle budgétaire, effectuez les étapes suivantes :

      1. Choisissez .

         La Valeurs d’axe du contrôle budgétaire page s'ouvre.

      2. Désactivez la case correspondante Activer la vérification du budget case.

      3. Pour revenir à la Axes analytiques du contrôle budgétaire page, choisissez Fermer.

   4. Pour revenir à la Configuration de la vérification du budget page, choisissez Fermer.

6. Dans Filtre de compte GL, spécifiez les comptes du grand livre à inclure dans le processus de contrôle budgétaire ou incluez tous les comptes du grand livre dans le processus de contrôle budgétaire

7. Dans la Documents partie, pour configurer le comportement du contrôle budgétaire pour chaque type de document, effectuez les étapes suivantes :

   1. Pour activer le contrôle budgétaire pour un type de document spécifique, sélectionnez la Activer la vérification du budget case.
   2. Dans Action en cas de dépassement budgétaire, spécifiez l’action à effectuer lorsqu’un budget est dépassé.

8. Pour configurer les périodes de contrôle budgétaire, dans la Périodes partie, effectuez les étapes suivantes :

   1. Sur la barre d'actions, choisissez Gérer > Nouvelle ligne.
      Une nouvelle ligne apparaît.
   2. Dans Date de début, spécifiez la date à laquelle le budget spécifié dans Nom du budget doit entrer en vigueur.
      La Date de début détermine le nom de budget auquel Sparkrock Impact fait référence lors de la vérification budgétaire. La détermination est basée sur la date de validation de la transaction, par exemple, un bon de commande passé le 08/01/20 relève du Nom de budget du grand livre 2020, qui a une date de début du 01/01/20.
   3. Dans Nom du budget, spécifiez le budget approprié.
   4. Dans Date de début du calcul, spécifiez la date de début des écritures à inclure dans le calcul.
   5. Dans Date de fin du calcul, spécifiez la date de fin des écritures à inclure dans le calcul.

Considérations pour la configuration du contrôle budgétaire

La liste suivante inclut des considérations de configuration pour le contrôle budgétaire qui dépendent de vos exigences :

• Si vous effectuez un contrôle budgétaire par rapport à un budget annuel, vous aurez une ligne par budget et les dates de début et de fin du calcul correspondront à l’année fiscale

• Si vous effectuez un contrôle budgétaire mensuel, vous aurez 12 lignes pour le même budget et les dates de début et de fin du calcul correspondront à chaque mois

• Si vous planifiez mensuellement et nécessitez un contrôle budgétaire cumulatif, vous aurez 12 lignes par budget avec la date de début du calcul

Résultats du contrôle budgétaire

Lorsque vous effectuez un contrôle budgétaire, les résultats suivants sont calculés :

Champ	Description / Détails du calcul
Nom du budget	Cela est déterminé en utilisant la date de transaction respective, telle que spécifiée pour chaque colonne et dans la Périodes Fiche rapide de Configuration de la vérification du budget .
Description	La N° compte GL et Nom ou la Code de catégorie de budget et Nom lorsque le compte du grand livre fait partie d’une catégorie. Les comptes hors du filtre du grand livre sont exclus.
Chaîne de valeur d’axe	Les axes analytiques participant à la validation sont séparés par : |
Montant du budget	Le budget total pour le compte du grand livre ou la catégorie de budget et les axes analytiques inclus dans le contrôle budgétaire. Le Nom du budget et les périodes de dates sont spécifiés dans la Configuration de la vérification du budget , sur le raccourci Périodes Raccourci. Depuis ce champ, vous pouvez accéder aux écritures de budget du grand livre.
Montant de tolérance	Calculé comme le Montant du budget x Pourcentage de tolérance ou la Montant du budget + Montant de tolérance. La tolérance est autorisée en fonction du pourcentage spécifié, mais ne peut pas dépasser le montant spécifié dans Montant de tolérance, lorsque le Montant de tolérance est supérieur à zéro.
Budget total	Calculé comme le Montant du budget + Montant de tolérance.
Montant réel	Le total des écritures du grand livre pour l’année budgétaire selon la période spécifiée dans la Configuration de la vérification du budget , sur le raccourci Périodes FastTab, pour la combinaison de compte du grand livre ou de catégorie de budget et d’axes analytiques. Depuis ici, vous pouvez accéder à l’écriture du grand livre filtrée.
Charges grevées	Le total des Montant restant, (Dépenses TPS/TVH incluses) des lignes de bons de commande, de factures d’achat et d’avoirs d’achat selon la période spécifiée dans la Configuration de la vérification du budget , sur le raccourci Périodes FastTab, pour la combinaison de compte du grand livre et d’axes analytiques. Le montant est en devise locale. Les lignes de bons de commande sont calculées en fonction de la Date d'engagement de chaque ligne. Les lignes de factures d’achat et d’avoirs d’achat sont calculées en fonction de la Date de comptabilisation de chaque document. Il est possible qu’un bon de commande ait des dates d’engagement dans différentes années budgétaires pour les bons de commande pluriannuels. Depuis ici, vous pouvez accéder aux lignes de bons de commande, de factures d’achat et d’avoirs d’achat qui totalisent le montant de la ligne. Le cu
Engagements	Le total des réquisitions d’achat, des demandes de paiement et des lignes de notes de frais où le document a un Statut de En attente d'approbation ou de Approuvé et la Date de comptabilisation selon la période spécifiée dans la Configuration de la vérification du budget , sur le raccourci Périodes FastTab, pour la combinaison de compte du grand livre et d’axes analytiques. Le total est calculé en devise locale, taxes incluses. Depuis ici, vous pouvez accéder aux réquisitions d’achat, aux demandes de paiement et aux lignes de notes de frais qui totalisent le montant de la ligne. Le cu
Montant disponible avant la demande	Budget total - Montant réel – Engagements - Charges grevées Lorsque la valeur est négative, elle est affichée en rouge.
Montant demandé	Le total par combinaison de compte du grand livre et d’axes analytiques pour ce document. Depuis ici, vous pouvez accéder aux lignes détaillées.
Disponible après la demande	Montant disponible avant la demande - Montant demandé Lorsque la valeur est négative, elle est affichée en rouge.
Demandes de finances ouvertes	Lignes de demande d’achat avec un Statut de Ouvert, où la date se situe dans l’année budgétaire applicable. Le montant est calculé comme suit : Lorsque la page Code devise n’est pas égal à vide : Montant de la ligne (DL) + (Dépense TPS/TVH + Dépense TVP) x Taux de change relat. / Taux de change Lorsque la page Code devise est vide : Montant de la ligne (DL) + (Dépense TPS/TVH + Dépense TVP) Vous pouvez accéder aux lignes de demande d’achat filtrées et afficher le document, sous réserve des paramètres de sécurité.

Fonctionnement du contrôle budgétaire avec les bons de commande

La section suivante décrit le comportement de la configuration de la vérification budgétaire pour les bons de commande dans Sparkrock Impact.

Pour effectuer un contrôle budgétaire pour les bons de commande

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez Bons de commande, puis choisissez le lien associé.

   La Commandes d'achat page s'ouvre.

2. Sélectionnez un bon de commande pour lequel vous souhaitez voir le comportement du contrôle budgétaire, puis dans la barre d’actions, choisissez Gérer > Modifier.

   La Bon de commande page s'ouvre.

3. Sur la barre d'actions, choisissez Libérer > Contrôle budgétaire.

   S’il n’y a aucun problème avec le budget, une boîte de dialogue apparaît affichant le texte suivant :

   Le document réussit le contrôle budgétaire. Voulez-vous examiner les détails du contrôle budgétaire ?
   

4. Pour continuer, choisissez Oui.

   La Liste des lignes de contrôle budgétaire page s'ouvre.

Commentaires

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