Configurer la formation et l'inscription des employés
La gestion de la formation est entièrement intégrée aux qualifications des employés et à mySparkrock.
Des calendriers de formation peuvent être créés pour des cours de certification, qu’ils soient offerts à l’externe ou à l’interne. Ces cours peuvent être liés à des qualifications, de sorte que lorsqu’un employé participe et réussit le cours, ses qualifications sont automatiquement mises à jour avec la date d’effet, le code de qualification et, le cas échéant, la date d’expiration de la qualification.
Lorsqu'une session de formation est établie à l'aide de la fiche d'inscription à la formation, une fois qu'elle est ouverte aux inscriptions, vous pouvez faire en sorte que les informations sur le cours soient automatiquement affichées dans mySparkrock. Étant donné que ces cours sont liés aux qualifications, pour un employé dont les certifications sont sur le point d'expirer, Sparkrock Impact peut suggérer automatiquement une inscription ou peut automatiquement inscrire des personnes pour le prochain cours disponible. Ce comportement est déterminé à l'aide des qualifications requises pour un poste RH.
La communication avec les inscrits peut être gérée grâce à l’utilisation de modèles de notification pour communiquer avec un ou plusieurs inscrits à la fois.
Configuration de la gestion de la formation
Le personnel RH est responsable de la configuration, de la mise à jour et de la gestion de l’application d’inscription à la formation. Les sections suivantes portent sur les tâches de configuration liées à la configuration de l’inscription à la formation, notamment les modèles de notification de formation, et sur la définition des éléments et options de qualification pour les employés.
Configurer les modèles de notification de formation
La communication avec les inscrits pour la confirmation d’inscription, l’annulation, l’achèvement ou toute autre communication liée à la formation peut être automatisée grâce à l’utilisation de modèles de notification.
Pour configurer le modèle de notification de formation
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez modèle de notification de formation, puis choisissez le lien associé.La Modèle de notification de formation page s'ouvre.
Spécifiez un Code unique pour représenter le modèle, comme conf-inscription, annul-inscription, etc.
Spécifiez une Description pour le modèle de notification.
Cette description apparaît dans le courriel avant le code et la description du cours.
Dans Texte du modèle, spécifiez les lignes de texte supplémentaires que vous souhaitez inclure dans la notification.
La notification par courriel envoyée aux employés sélectionnés a le format suivant :
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[DESCRIPTION DU MOODELE] pour [CODE DE FORMATION] - [NOM DE LA FORMATION]
[DESCRIPTION DE LA FORMATION]  [TEXTE DU MODÈLE] [NOM DE L’EMPLACEMENT et ADRESSE DE L’EMPLACEMENT] Le calendrier de formation est : DATE HEURE DE DÉBUT HEURE DE FIN [LIGNES DE FORMATION QUOTIDIENNE] [INSTRUCTIONS SPÉCIALES DE FORMATION] Merci. |
Définir les qualifications
Avant de lancer le système de gestion de la formation pour gérer et enregistrer la formation et les qualifications des employés, la liste des qualifications requises pour tous les postes de votre organisation doit être ajoutée et configurée. Une fois les qualifications configurées, elles peuvent être rattachées aux postes RH en tant que formation requise. Lorsqu’un employé est affecté à un poste spécifique, la formation associée requise est automatiquement attribuée à l’individu et, dans certains cas, il est automatiquement inscrit à certaines formations. Pour plus d’informations, voir Configurer les qualifications.
Identifier les employés qualifiés pour donner des cours
Lorsqu’un employé est identifié comme qualifié pour donner un cours particulier, vous devez l’indiquer pour maintenir des dossiers de qualifications à jour. La qualification d’un employé pour donner des cours est enregistrée dans la fiche de l’employé.
Pour identifier un employé comme qualifié pour donner des cours
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Employés, puis choisissez le lien associé.La Employés page s'ouvre.
Sélectionnez l’employé que vous avez identifié comme qualifié pour donner des cours, puis dans la barre d’actions, choisissez Gérer > Modifier.
La Fiche employé page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Connexe > Ressources humaines > Qualifications.
La Qualifications des employés page s'ouvre.
Pour chaque ligne applicable, sélectionnez le Qualifié pour donner des cours case.
Si une ligne n’existe pas pour la qualification que l’employé peut donner, ajoutez une ligne.
Configurer un événement de formation
Les détails d'inscription aux sessions de formation peuvent être configurés de sorte que les employés puissent s'inscrire eux-mêmes à la formation via mySparkrock.
Pour configurer un événement de formation
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez inscriptions à la formation, puis choisissez le lien associé.La Inscriptions à la formation page s'ouvre.
Pour créer un cours de formation, dans la barre d’actions, choisissez Nouveau.
La Inscription à la formation page s'ouvre.
Sur l' Général et Détails FastTabs, spécifiez les valeurs selon les besoins.
Sur l' Postes FastTab, spécifiez les filtres selon les besoins.
Lorsque la page Charger les lignes action est choisie, ces filtres déterminent quelles lignes sont chargées dans les lignes de formation.
Calendrier quotidien décompose l’événement par jour. Si nécessaire, vous pouvez ajuster les heures des jours individuels. Pour renseigner le Calendrier quotidien, choisissez l' Créer l'horaire quotidien action.
Activités de formation est utilisé pour l’intégration avec la planification.
Inscrire manuellement un employé à un événement de formation
Vous pouvez créer manuellement un dossier de formation pour un employé dans certaines situations, par exemple lorsque l’employé ne peut pas s’inscrire lui-même ou pour une formation qui a lieu en dehors de l’organisation pour laquelle l’employé reçoit un crédit.
Pour créer un dossier de formation pour un employé
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez registres de formation des employés, puis choisissez le lien associé.La Registres de formation des employés page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Nouveau.
Une nouvelle ligne apparaît.
Dans N° employé, spécifiez le numéro d’employé représentant l’employé.
Lorsque vous spécifiez un N° employé, Prénom de l’employé et Nom de famille de l’employé sont automatiquement renseignés.
Dans Code de qualification, spécifiez la formation ou la qualification pour laquelle vous inscrivez l’employé.
Nom de la qualification est automatiquement renseigné en fonction du code de qualification que vous avez sélectionné.
Dans Code de poste RH, spécifiez le poste actuel de l’employé.
Nom du poste RH est automatiquement renseigné en fonction du code de poste que vous avez sélectionné.
Dans Description, spécifiez un nom descriptif pour le cours de formation.
Dans Statut, spécifiez le statut de l’inscription.
Par exemple, si le cours a été terminé, spécifiez Terminé.
Dans Type de source, spécifiez Manuel.
Dans Date d'exigence, le cas échéant, spécifiez la date limite à laquelle la formation doit être terminée.
N° écriture est automatiquement renseigné en fonction de la série de numérotation des inscriptions à la formation.
Dans Formation terminée par, le cas échéant, spécifiez la date de fin.
Dans Commentaires, si nécessaire, ajoutez un commentaire.
Dans Prestataire de formation, spécifiez le nom du prestataire de formation, tel que le nom d’une personne ou d’une organisation.
Si l’employé a fourni une preuve d’achèvement de la formation, sélectionnez le Preuve de formation reçue case.
Envoyer des notifications par courriel
Après que les participants s’inscrivent à des événements de formation, vous pouvez envoyer des courriels, des confirmations imprimées ou des annulations à l’aide des modèles de notification que vous avez configurés précédemment.
Pour envoyer des notifications par courriel à des participants individuels à l’aide de modèles de notification de formation
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez inscriptions à la formation, puis choisissez le lien associé.La Inscriptions à la formation page s'ouvre.
Sélectionnez l’événement de formation pour lequel vous souhaitez envoyer des notifications, puis dans la barre d’actions, choisissez Gérer > Modifier.
La Inscription à la formation page s'ouvre.
Sur l' Lignes, effectuez les étapes suivantes :
- Sélectionnez la ligne du participant pour lequel vous souhaitez envoyer des notifications par courriel, puis choisissez Ligne > Notification par courriel.
La Notification de formation par courriel page s'ouvre. - Sur l' Options raccourci, dans Modèle de notification, spécifiez le modèle approprié à envoyer au participant.
- Sur l' Filtre : Lignes de formation FastTab, pour définir un ou plusieurs destinataires de notification, spécifiez des filtres.
Code de formation est automatiquement par défaut l’événement de formation. - Choisissez OK.
Un message de confirmation apparaît et fournit des détails sur le nombre de messages envoyés. - Pour fermer le message de confirmation, choisissez OK.
- Sélectionnez la ligne du participant pour lequel vous souhaitez envoyer des notifications par courriel, puis choisissez Ligne > Notification par courriel.
Enregistrement des résultats de formation et application des qualifications
Après la fin des sessions de formation, les résultats et les notes des participants, ou les deux, doivent être enregistrés. Vous pouvez également appliquer le code de qualification aux employés qui ont réussi le cours.
Pour enregistrer les résultats et notes des participants
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez inscriptions à la formation, puis choisissez le lien associé.La Inscriptions à la formation page s'ouvre.
Sélectionnez l’événement de formation pour lequel vous souhaitez enregistrer les résultats et notes des participants, ou les deux, puis dans la barre d’actions, choisissez Gérer > Modifier.
La Inscription à la formation page s'ouvre.
Sur l' Lignes, effectuez les étapes suivantes :
- Pour chaque participant de la liste ayant terminé le cours, dans Résultats, spécifiez le résultat approprié.
- Si une note s’applique à la session de formation, dans Note, spécifiez la note pour chaque participant.
- Si le participant a réussi la qualification, vous devez appliquer la qualification et indiquer qu’elle a été appliquée. Pour appliquer la qualification, dans la barre d’actions, choisissez Appliquer les codes de qualification.
Un message de notification apparaît et vous demande de confirmer que vous souhaitez appliquer le code de qualification pour l’événement de formation sélectionné à tous les employés avec un Réussi résultat. - Pour fermer le message de notification, choisissez Oui.
Un message de confirmation apparaît et indique le nombre d’employés pour lesquels les qualifications ont été mises à jour. - Pour fermer le message de notification, choisissez OK.
Pour les employés ayant obtenu la qualification requise, le Qualification appliquée cases à cocher sont sélectionnées.
Enregistrer les activités de formation à l’aide du registre de formation des employés
Le personnel RH peut enregistrer les activités de formation pour un employé qui ne sont pas gérées via la fonctionnalité de gestion de la formation.
Pour enregistrer les activités de formation à l’aide du registre de formation des employés
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez registres de formation des employés, puis choisissez le lien associé.La Registres de formation des employés page s'ouvre.
Sélectionnez l’employé pour lequel vous souhaitez enregistrer les activités de formation.
Spécifiez les valeurs des champs au besoin.
Commentaires
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