Gérer le stockage en supprimant des documents ou en compressant des données

Un rôle central, tel que l'administrateur de l'application, doit régulièrement traiter les documents historiques accumulés en les supprimant ou en les compressant.

Conseil

Conseil:
Pour en savoir plus sur d'autres moyens de réduire la quantité de données stockées dans une base de données, consultez Réduire les données stockées dans les bases de données Business Central dans notre documentation destinée aux développeurs et aux professionnels de l'informatique.

Supprimer des documents

Dans certaines situations, vous devrez peut-être supprimer des bons de commande facturés. Cependant, vous ne pouvez pas les supprimer à moins d'avoir entièrement facturé et reçu les articles des bons de commande. Business Central vous aide en vérifiant cela.

Les entreprises suppriment généralement les ordres de retour après facturation. Lorsque vous reportez une facture, Business Central la transfère dans la Note de crédit achat reportée page. Si vous avez sélectionné le Expédition retour sur note de crédit case à cocher dans la Paramètres achats/fournisseurs page, la facture est transférée dans la Expédition retour validée page. Vous pouvez supprimer les documents à l'aide du Supprimer les ordres de retour achat facturés traitement en lot. Avant de supprimer des documents, le traitement en lot vérifie si les ordres de retour achat sont entièrement expédiés et facturés.

Les commandes d'achat ouvertes ne sont pas automatiquement supprimées après que vous avez traité et facturé tous les bons de commande associés. Vous pouvez en revanche les supprimer à l'aide du Supprimer les commandes d'achat ouvertes facturées traitement en lot.

Les entreprises suppriment généralement automatiquement les ordres de service facturés après leur facturation complète. Lorsqu'une facture est reportée, une écriture correspondante est créée et peut ensuite être affichée dans la Factures service reportées .

Les ordres de service ne sont pas supprimés automatiquement si la quantité totale de l'ordre a été reportée depuis la Facture service page plutôt que depuis l'ordre de service lui-même. Vous devrez peut-être supprimer manuellement ces ordres facturés en exécutant le Supprimer les ordres de service facturés traitement en lot.

Compresser des données par compression de date

Vous pouvez compresser des données dans Business Central pour gagner de l'espace dans la base de données — ce qui, dans Business Central en ligne, peut même vous faire économiser de l'argent. La compression, basée sur les dates et les fonctions, combine plusieurs anciennes écritures en une nouvelle.

Vous pouvez compresser les écritures qui répondent à toutes les conditions suivantes :

• Elles proviennent d'exercices financiers clôturés.
• La Ouvert champ est défini sur Non.
• Elles ont au moins cinq ans. Si vous souhaitez compresser des données de moins de cinq ans, contactez votre partenaire Microsoft.

Ainsi, par exemple, les écritures fournisseur des exercices financiers précédents peuvent être compressées de sorte qu'il n'y ait qu'une seule écriture de crédit et une seule écriture de débit par compte par mois. Le montant de la nouvelle écriture correspond à la somme de toutes les écritures compressées. La date affectée est la date de début de la période compressée, par exemple le premier jour du mois (si vous compressez les écritures par mois). Après la compression, vous pouvez toujours voir la variation nette de chaque compte au cours de l'exercice financier précédent.

Le nombre d'écritures résultant d'une compression de date dépend du nombre de filtres définis, des champs combinés et de la durée de la période choisie. Il y a toujours au moins une écriture. Une fois le traitement en lot terminé, vous pouvez voir le résultat dans la Journaux de compression de date .

Vous pouvez compresser les types de données suivants à l'aide de traitements en lot.

• Écritures financières — écritures comptables (GL), écritures TVA, écritures compte bancaire, écritures budget GL, écritures client et écritures fournisseur.
• Écritures entrepôt
• Écritures ressource
• Écritures budget article
• Écritures comptables immobilisations (IM), écritures comptables maintenance IM et écritures comptables assurance IM.

Lorsque vous définissez les critères de compression, vous pouvez conserver le contenu de certains champs en utilisant les options sous Conserver le contenu des champs. Les champs disponibles dépendent des données que vous compressez.

Remarque

Remarque:
Avant d'exécuter la compression de date, vos vues d'analyse doivent être à jour. Pour en savoir plus, consultez Mettre à jour une vue d'analyse section.

Après la compression, le contenu des champs suivants est toujours conservé : Date de comptabilisation, Fournisseur n°, Type de document, Code devise, Groupe de report, Montant, Montant restant, Montant initial (DS), Montant restant (DS), Montant (DS), Achat (DS), Escompte facture (DS), Escompte paiement accordé (DS), et Escompte paiement possible.

Report des écritures compressées

Les écritures compressées sont reportées légèrement différemment du report standard. Cette différence vise à réduire le nombre de nouvelles écritures comptables créées par la compression de date, ce qui est particulièrement important lorsque vous conservez des informations telles que les dimensions et les numéros de document. La compression de date crée de nouvelles écritures comme suit :

• Sur l' Écritures du grand livre page, de nouvelles écritures sont créées pour les écritures compressées. Le Description champ contient Date compressée afin que les écritures compressées soient faciles à identifier.
• Dans les pages comptables, telles que la Écritures clients page, une ou plusieurs nouvelles écritures sont créées.

Le processus de report crée des lacunes dans la souche de numéros des écritures dans la Écritures du grand livre page. Ces numéros sont affectés aux écritures des pages comptables uniquement. La plage de numéros affectée aux écritures est disponible dans la Journal GL page dans le N° écriture de et N° écriture à champs.

Remarque

Remarque:
Après l'exécution de la compression de date, vous ne pouvez pas contrepasser les écritures fournisseur ou bancaires pour les transactions affectées par la compression.

Le nombre d'écritures résultant d'une compression de date dépend du nombre de filtres définis, des champs combinés et de la durée de la période choisie. Il y a toujours au moins une écriture.

Avertissement

Avertissement:
La compression de date supprime des écritures ; vous devez donc toujours effectuer une copie de sauvegarde de la base de données avant d'exécuter le traitement en lot.

Pour exécuter une compression de date

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Administration des données, puis choisissez le lien associé.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes, selon vos besoins :

   • Pour utiliser un guide assisté afin de configurer la compression de date pour un ou plusieurs types de données, choisissez Guide d'administration des données.
   • Pour configurer la compression pour un type de données individuel, choisissez Compression des données, Compresser les écritures, puis choisissez les données à compresser.

   Remarque

   Remarque:
   Vous pouvez uniquement compresser des données de plus de cinq ans. Si vous souhaitez compresser des données de moins de cinq ans, contactez votre partenaire Microsoft. Il devra utiliser l' OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep événement dans l'unité de code « Compression de date » pour définir le seuil.

Informations connexes

Administration

Trouvez des modules d'apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici