Configurer les règles d'approbation financière

La fonctionnalité de règles d'approbation financière dans Sparkrock Impact améliore la fonctionnalité de flux de travail d'approbation de Business Central. La fonctionnalité de règles d'approbation financière active les routes d'approbation uniquement pour des documents spécifiques et dispose de différents enregistrements de configuration. Les flux de travail existants sont activés et configurés via la configuration du flux de travail de Business Central. Pour plus d'informations sur les flux de travail d'approbation de Business Central, voir Configurer les flux de travail.

Les flux de travail d’approbation de dimension sont activés via le Configuration de l'approbation financière page. Sur la Configuration de l'approbation financière page, vous pouvez spécifier la règle pour le niveau d’approbation, activer un flux de travail d’approbation de dimension par type de document pris en charge, et spécifier les règles d’auto-approbation par type de document. L’activation d’un type de document dans le Configuration de l'approbation financière page, crée et active automatiquement un flux de travail.

Lorsqu’un type de document pris en charge, comme une réquisition d’achat, est soumis pour approbation, les règles d’approbation déterminent quelles lignes de document déclenchent une approbation et les approbateurs pour cette règle. Lorsqu’une approbation a été demandée et que des approbateurs sont trouvés, le Statut du document passe à En attente d'approbation. Pour plus d’informations sur les types de documents pris en charge, voir Configurer la page de configuration des approbations financières.

Pour afficher les documents qui leur ont été envoyés pour approbation, les approbateurs peuvent utiliser le Demandes à approuver page. Pour transmettre une demande à l’approbateur suivant ou compléter la chaîne d’approbation, les approbateurs peuvent utiliser le Approuver action. S’il n’y a pas d’autres approbateurs, le Statut du document passe à Approuvé. Pour rejeter une demande d’approbation, les approbateurs peuvent utiliser le Refuser action.

Dans le cas où un approbateur est absent et que ses entrées d’approbation normales doivent être gérées par un autre utilisateur pendant une durée fixée, un remplaçant peut être configuré. Pour plus d’informations, voir Configurer un approbateur de remplacement.

Pour définir les approbateurs, le moment où ils peuvent approuver et pour quel type de document, utilisez le Règles d'approbation financière .

Pour configurer les règles d’approbation des finances

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez règles d’approbation des finances, puis choisissez le lien associé.

   La Règles d'approbation financière page s'ouvre.

2. Pour ajouter une règle, dans la barre d’actions, choisissez Nouveau.

   Une nouvelle ligne apparaît.

3. Dans Code, spécifiez un code pour représenter la règle d’approbation.

4. Dans Description, spécifiez une description pour la règle d’approbation.

5. Pour activer cette règle d’approbation, sélectionnez le Activer case.

6. Dans Type d’approbation, spécifiez l'une des options suivantes :

   • Montant: La règle d’approbation doit être appliquée au montant, y compris les taxes sur les lignes regroupées selon les filtres de règles d’approbation.

   • Budget: La règle d’approbation doit être appliquée lorsque le document dépasse le budget.

7. Dans Type d'approbateur, spécifiez le type d’approbateurs.

8. Dans N° approbateur, spécifiez le numéro représentant l’utilisateur qui doit approuver.

9. Dans Seuil du montant d'approbation, spécifiez le seuil limite d’approbation lorsque des entrées de demande d’approbation sont soumises.

10. Dans les champs de filtre, spécifiez les valeurs selon les besoins.

    Si une règle d’approbation des finances a une valeur spécifiée pour Filtre type DA ou de Filtre de catégorie de type de dépense, Sparkrock Impact n'applique la règle qu'aux lignes de document d'achat qui répondent aux critères de filtrage. Lorsqu'aucun Filtre type DA ou de Filtre de catégorie de type de dépense est spécifié sur la règle d'approbation financière, Sparkrock Impact applique la règle à toutes les lignes conjointement avec les autres filtres spécifiés sur la règle.

    Lorsque la page Type d’approbation est Budget, les champs suivants sont inactifs et ne peuvent pas être utilisés :

    • Filtre de compte GL

    • Filtre type DA

    • Filtre de catégorie de type de dépense

    • Remplacer

Activer les règles d’approbation

L’activation d’une règle garantit que la règle devient active uniquement après que la configuration est terminée et effectue un certain nombre de validations. Les règles activées peuvent être modifiées. La modification ne déclenche pas la validation.

Lorsque vous activez une règle d'approbation, Sparkrock Impact effectue les validations suivantes :

• Vérifie que le groupe d'approbation n'est pas bloqué ou que l'utilisateur mySparkrock n'est pas actif. Le groupe d'approbation est également vérifié pour les lignes de groupe bloquées.

• Vérifie que la règle d’approbation est incluse pour au moins un type de document.

• Vérifie dans la règle d’approbation le Nº d’approbateur.

Spécification des types de documents

Pour chaque règle d’approbation, vous pouvez spécifier les Types de documents auxquels la règle s’applique. Si vous spécifiez Tous, la règle est appliquée à tous les types de documents pris en charge. Si vous spécifiez Certains, vous devez spécifier dans le Types de documents de règle d’approbation page, les documents pris en charge auxquels la règle s’applique.

Dérogations aux approbations

Lorsqu’une règle d’approbation a Remplacer sélectionné, cette règle remplace tous les autres approbateurs pour cette ligne et est la seule règle d’approbation qui est appliquée. En cas de deux règles d’approbation avec dérogation appliquées au même document, les deux règles d’approbation s’appliquent.

Afficher les approbateurs pour une règle

Vous pouvez souhaiter afficher la liste des approbateurs pour une règle, surtout lorsque le Type d'approbateur est un Groupe d'approbation.

Pour afficher la liste des approbateurs pour une règle

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez règles d’approbation des finances, puis choisissez le lien associé.

   La Règles d'approbation financière page s'ouvre.

2. Sélectionnez la règle d’approbation pour laquelle vous souhaitez afficher les approbateurs, puis dans la barre d’actions, choisissez Approbateur.

   La Fiche Configuration utilisateur mySparkrock ou de Groupe d'approbation page s'ouvre.

Copie des règles d’approbation

Pour gagner du temps et réduire le risque d’erreurs, les règles d’approbation peuvent être copiées.

Pour copier une règle d’approbation

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez règles d’approbation des finances, puis choisissez le lien associé.

   La Règles d'approbation financière page s'ouvre.

2. Sélectionnez la règle d’approbation que vous souhaitez copier, puis dans la barre d’actions, choisissez Copier.

   La Copier la règle d’approbation page s'ouvre.

3. Dans Vers le code de règle d’approbation, spécifiez vers quel emplacement copier la règle.

4. Dans Du code de règle d’approbation, spécifiez la règle source à partir de laquelle copier.

5. Pour remplacer les autres règles d’approbation appliquées à la même ligne de document, activez Remplacer.

6. Pour activer automatiquement la règle après sa copie, activez Activer.

7. Dans Copier, choisissez l'une des options suivantes :

   • Tous les champs: Tous les champs de la règle sont copiés.

   • Champs sélectionnés: Seuls les champs que vous sélectionnez sont copiés.

8. Choisissez OK.

Fonctionnement des règles d’approbation

Les règles d’approbation permettent de filtrer le Seuil du montant d'approbation en fonction du total en devise locale, y compris les taxes, les axes analytiques, le compte du grand livre, le type DA et la catégorie de dépenses pour le type d’approbation par montant. Lorsque des valeurs sont saisies sur une ligne avec un filtre, la règle totalise toutes les valeurs selon le filtre. Pour que le seuil soit appliqué à des valeurs individuelles, la règle doit être appliquée à des valeurs individuelles. Les valeurs vides sont considérées comme toutes les valeurs.

Les seuils de montant sont considérés en valeur absolue et les avoirs ou lignes totales négatives sont multipliés par -1, puis comparés à la règle.

Les exemples suivants illustrent plus en détail le fonctionnement des approbations :

Exemple Un

Règle	Seuil	Département	Programme	Compte du grand livre	Type de DP	Catégorie de dépenses
1	10 $	ADM ou PROD	GRAND ou MOYEN

Cette règle sera appliquée aux lignes ayant la combinaison de dimensions suivante :

• ADM et GRAND

• ADM et MOYEN

• PROD et GRAND

• PROD et MOYEN

Sous-ensemble Un

Lignes de réquisition :

N° de ligne	Montant	Département	Programme
1	7 $	ADM	GRAND
2	7 $	ADM	MOYEN

Le total pour la règle est 14 $. La règle est appliquée.

Sous-ensemble Deux

Lignes de réquisition :

N° de ligne	Montant	Département	Programme
1	7 $	ADM	GRAND
2	7 $	PROD	MOYEN

Le total pour la règle est 14 $. La règle est appliquée.

Sous-ensemble Trois

Lignes de réquisition :

N° de ligne	Montant	Département	Programme
1	7 $	ADM	GRAND
2	7 $	PROD	TRÈS GRAND

La règle s’applique uniquement à la ligne 1. Le total est 7 $. La règle n’est pas appliquée.

Exemple Deux

Règle	Seuil	Département	Programme	Compte du grand livre	Type de DP	Catégorie de dépenses
2	5 000 $

La règle a un montant et tous les filtres sont vides. La règle s’applique à toutes les lignes, rendant effectivement la règle appliquée sur le total du document.

Exemple Trois

Règle	Seuil	Département	Programme	Compte du grand livre	Type de DP	Catégorie de dépenses
3	10 $	ADM	GRAND	61300

La règle s’applique uniquement aux lignes ayant :

• Département: ADM

• Programme: GRAND

• Compte du grand livre: 61300

Sous-ensemble Un

Lignes de réquisition :

N° de ligne	Montant	Département	Programme	Compte du grand livre
1	7 $	ADM	GRAND	61300
2	7 $	ADM	GRAND	61400

La règle s’applique uniquement à la ligne 1. Le total est 7 $. La règle n’est pas appliquée.

Sous-ensemble Deux

Lignes de réquisition :

N° de ligne	Montant	Département	Programme	Compte du grand livre
1	7 $	ADM	GRAND	61300
2	7 $	ADM	GRAND	61300

Le total pour la règle est 14 $. La règle est appliquée.

Exemple Quatre

N° de ligne	Montant	Département	Programme	Compte du grand livre	Type de DP	Catégorie de dépenses
3	10 $			61300

La règle s’applique uniquement aux lignes ayant Compte du grand livre = 61300.

Sous-ensemble Un

Lignes de réquisition :

N° de ligne	Montant	Département	Programme	Compte du grand livre
1	7 $	ADM	TRÈS GRAND	61300
2	7 $	PROD	GRAND	61300

Le total pour le compte 61300 est 14 $. La règle est appliquée.

Sous-ensemble Deux

Lignes de réquisition :

N° de ligne	Montant	Département	Programme	Compte du grand livre
1	7 $	ADM	TRÈS GRAND	61300
2	7 $	PROD	GRAND	61400

La règle s’applique uniquement à la ligne 1. Le total est 7 $. La règle n’est pas appliquée.

Approbations en dépassement de budget

Des flux de travail peuvent être configurés pour ne se déclencher que lorsqu’un document dépasse le budget. Ces flux de travail sont basés sur les axes analytiques qui font partie de la règle d’approbation et du contrôle budgétaire. Les axes analytiques qui font partie de la règle d’approbation lorsque le Type d’approbation est Budget et qui ne sont pas activés pour le contrôle budgétaire sont ignorés dans le calcul.

La Seuil du montant d'approbation spécifie le montant au-delà du budget qui déclenche les flux de travail d’approbation. Dans un scénario de dépassement de budget, le total est négatif. Le seuil appliqué à une règle est multiplié par -1.

L’approbation en dépassement de budget est appliquée sur le total du montant disponible après la demande, en fonction des axes analytiques spécifiés dans la règle. Toutes les lignes de contrôle budgétaire qui répondent aux critères d’une règle sont totalisées.

La Remplacer option disponible lorsque le Type d’approbation est défini sur Montant n’a pas d’incidence sur les approbations en dépassement de budget. Les approbations en dépassement de budget ont lieu après l’achèvement des approbations de montant et constituent la dernière étape du processus d’approbation.

Lors du traitement des approbations en dépassement de budget, les paramètres suivants dans le Configuration de l'approbation financière page sont pris en compte :

• Paramètres de niveau d’approbation

• Paramètres d’auto-approbation

Les fonctionnalités suivantes sont prises en charge pour les approbations en dépassement de budget :

• Suppléants

• Types d’approbation de Utilisateur mySparkrock et Groupe mySparkrock

• Paramètres de groupe d’approbation de Tous doivent approuver et Notification seulement

• Spécification des types de documents sur les règles d’approbation des finances

Règles d’approbation et auto-approbation

Les sections suivantes décrivent comment les paramètres d’auto-approbation affectent les règles d’approbation.

Aucune règle d’approbation applicable et aucun groupe d’approbation de secours

Sparkrock Impact approuve automatiquement les demandes financières et les documents d'achat lorsqu'il n'y a pas de règles d'approbation applicables et qu'aucun groupe d'approbation de soutien n'est configuré. Lorsque Sparkrock Impact ne trouve pas d'approbateur, et dans Configuration de l'approbation financière , les informations Auto-approbation est défini sur Toujours ou de Si aucun autre approbateur n'existe, Sparkrock Impact approuve automatiquement le document. Autrement, lorsque Sparkrock Impact ne trouve pas d'approbateur, et Auto-approbation est défini sur Jamais, Sparkrock Impact affiche l'erreur suivante :

Aucun approbateur admissible trouvé pour ce document. Vérifiez les règles d'approbation et le groupe d'approbation de dernier recours dans la configuration de l'approbation financière

Notification uniquement et tous doivent approuver

Les approbateurs de notification uniquement configurés dans un groupe d’approbation ne sont pas affectés par les paramètres d’auto-approbation.

Lorsque la page Tous doivent approuver la case à cocher est sélectionnée pour le groupe d’approbation et la séquence, l’approbateur doit approuver indépendamment du paramètre d’auto-approbation lorsqu’il y a un autre approbateur pour cette règle et cette séquence. S’il n’y a pas d’autre approbateur, le paramètre de prévention de l’auto-approbation prend effet.

Dérogations aux approbations

Les options de prévention d’auto-approbation fonctionnent avec les dérogations aux approbations.

Autres approbations

Les autres approbateurs peuvent être :

• Approbateurs remplaçants actifs tels que définis par les dates de début et de fin sur le remplaçant.

• Approbateurs de la même séquence dans un groupe d’approbation pour une règle d’approbation.

• Utilisateurs ayant le même poste RH.

• Utilisateurs ayant la même classe RH.

Exemples d’auto-approbation

Pour mieux comprendre le fonctionnement des auto-approbations, consultez les exemples d’auto-approbation suivants.

Exemple Un

Dans cet exemple :

• Chloé est la remplaçante pour la saisie de données.

• Owen est le demandeur.

Option Un : Chloé est l’approbatrice

Chloé crée une demande pour Owen, Chloé est une approbatrice. Ceci est considéré comme une auto-approbation et Chloé n’est pas autorisée à approuver.

Option Deux : Owen est l’approbateur

Chloé crée une demande pour Owen, Owen est un approbateur. Ceci est considéré comme une auto-approbation et Owen n’est pas autorisé à approuver.

Exemple Deux

Dans cet exemple :

• Owen est le demandeur et le créateur.

• Owen et Chloé sont des approbateurs pour la règle un, séquence un.

• Owen et Charlie sont des approbateurs pour la règle un, séquence deux.

• Owen est un approbateur pour la règle un, séquence deux.

Owen crée le document et demande l’approbation. Chloé approuve pour le groupe d’approbation, même si Owen est le seul approbateur à la séquence 2. Owen est retiré et Chloé est le seul approbateur.

Exemple Trois

Dans cet exemple :

• Owen est le demandeur et le créateur.

• Owen et Chloé sont des approbateurs pour la règle un, séquence un.

• Owen et Charlie sont des approbateurs pour la règle un, séquence deux.

Owen crée le document et demande l’approbation. Les approbateurs du document sont uniquement Chloé et Charlie.

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