Configurer la page de configuration des approbations financières
Le comportement global des approbations des finances est configuré dans le Configuration de l'approbation financière .
Vous pouvez configurer plusieurs niveaux d’approbation pour les approbations par montant et en dépassement de budget, en fonction des seuils de montant. Les règles d’approbation des finances déterminent les itinéraires pour les flux de travail d’approbation de dimension. Les règles d’approbation des finances spécifient les seuils de montant, les approbateurs et les autres filtres liés à chaque règle, tels que les comptes du grand livre et les axes analytiques.
Les approbateurs directs peuvent être un individu ou un groupe d’approbation comprenant plusieurs approbateurs. Le groupe d’approbation peut avoir plusieurs niveaux et peut être configuré pour avoir une séquence d’une ou plusieurs approbations individuelles pour chaque niveau d’approbation.
Activer la sélection de l’approbateur
La Activer la sélection de l’approbateur le champ offre la possibilité à un demandeur qui envoie un document financier pour approbation de choisir qui doit approuver le document, à condition que toute la configuration suivante soit en place :
La Activer la sélection de l’approbateur champ est activé.
Plusieurs approbateurs sont configurés dans le groupe d’approbation.
Tous doivent approuver n’est pas sélectionné pour la séquence respective dans le groupe d’approbation.
Lorsque Activer la sélection de l’approbateur est désactivé, Sparkrock Impact détermine qui doit approuver le document en fonction de la configuration des approbations.
Flux de travail d’approbation de dimension
Les flux de travail d’approbation de dimension incluent tous les flux de travail qui peuvent être configurés dans le Configuration de l'approbation financière , sur le raccourci Types de documents FastTab. Les flux de travail d’approbation de dimension peuvent être regroupés dans les domaines fonctionnels suivants :
Demandes financières, notamment :
- Demandes d'achat
- Demandes de paiement
- Remboursements de dépenses
Documents d'achat, notamment :
- Bons de commande
- Factures d'achat
- Avoirs d'achat
Types de documents
Si désiré, vous pouvez spécifier des processus d’approbation distincts pour les types de demandes de financement suivants :
Demandes d'achat
Demandes de paiement
Remboursements de dépenses
Bons de commande
Factures d'achat
Avoirs d'achat
Séquence d’approbation
Dans Séquence d’approbation, vous pouvez spécifier l’utilisation de Règles d’approbation, ou l’utilisation du Approbateur direct. Vous pouvez également spécifier l’utilisation des deux, avec l’approbateur direct précédant les approbations par montant et en dépassement de budget, ou l’approbateur direct suivant les approbations par montant et en dépassement de budget. Pour plus d’informations sur les règles d’approbation, voir Configurer les règles d'approbation financière. Pour plus d’informations sur les approbateurs directs, voir Approbateurs directs.
Activé
Lorsque la page Activé la case à cocher est sélectionnée, une demande passe par un processus d’approbation pour le type de document spécifié. Si votre organisation n’utilise pas les approbations pour un type de document spécifique, désélectionnez le Activé case à cocher. Les notes de frais soumises via mySparkrock sont émises et automatiquement approuvées lors de la soumission, si les approbations ne sont pas activées.
Options d’auto-approbation
Un employé peut être en mesure de créer un document lui-même ou en tant que remplaçant, et peut également faire partie de la chaîne d’approbation. Le Autoriser l'auto-approbation paramètre indique si un demandeur peut approuver une telle demande.
Les auto-approbations impliquent les personnes suivantes :
Demandeur : La personne enregistrée comme demandeur sur le document. Cette personne apparaît dans Demandé par un utilisateur mySparkrock sur la page du document.
Créateur : La personne qui a créé le document. Dans le cas de remplaçants, cette personne peut être différente du demandeur. Cette personne apparaît dans Créé par sur la page du document.
Expéditeur de la demande d’approbation : La personne qui envoie la demande d’approbation. Cette personne peut être le demandeur, le créateur ou un approbateur administratif et apparaît dans Approbation demandée par sur la page du document.
Approbateur : La personne qui peut approuver une demande selon les règles d’approbation appliquées.
Lorsque le créateur est différent du demandeur et que le créateur ou le demandeur est un approbateur, les entrées d’approbation sont générées selon les règles existantes, mais aucune auto-approbation n’a lieu.
La liste suivante décrit les Autoriser l'auto-approbation options :
Jamais: Si l’utilisateur est le créateur ou le demandeur, cet utilisateur ne peut pas être approbateur. L’utilisateur ne doit pas être ajouté aux entrées d’approbation, sauf lorsque tous doivent approuver. La spécification de cette option entraîne la non-approbation automatique des documents.
Si le créateur ou le demandeur a un approbateur alternatif, seuls ces approbateurs alternatifs sont affichés dans les entrées d’approbation.
Si le créateur ou le demandeur n’a pas d’approbateur alternatif, au moment de la demande d’approbation, une erreur apparaît indiquant les règles requises.
Toujours: L’utilisateur peut approuver lorsqu’il est le demandeur, le créateur ou l’expéditeur de l’approbation. Dans ce cas, l’approbation se produit automatiquement. Si une seule règle d’approbation est appliquée, le document est également approuvé automatiquement.
Si aucun autre approbateur n’existe: Spécifie que l’auto-approbation ne doit être autorisée que lorsque l’approbateur approuve pour lui-même et qu’aucun autre approbateur pour la règle et la séquence n’existe. Si aucun autre approbateur n’est configuré, l’utilisateur qui peut être le demandeur ou le créateur est autorisé à s’auto-approuver. Sinon, lorsqu’aucun autre approbateur pour la règle et la séquence n’existe, le Groupe d'approbation de filet de sécurité détermine l’approbateur.
Le dernier approbateur de niveau est un demandeur
Considérez le scénario suivant :
Sur l' Configuration de l'approbation financière , les informations Niveau d'approbation est défini sur Approbation au dernier niveau.
Le type de document respectif autorise l’auto-approbation.
Le demandeur est un approbateur ayant un seuil supérieur au seuil du document. Le demandeur peut être un utilisateur mySparkrock ou faire partie d'un groupe d'approbation.
Lorsque ce scénario se produit, le processus d’approbation ignore toutes les autres règles et seuils, et le document est automatiquement approuvé.
Par exemple :
Sur l' Configuration de l'approbation financière , les informations Niveau d'approbation est défini sur Approbation au dernier niveau.
Le type de document respectif autorise l’auto-approbation.
L’approbateur de niveau 1 est John Smith qui peut approuver des montants supérieurs au seuil de 1 000 $.
L’approbateur de niveau 2 est Peter Jones qui peut approuver des montants supérieurs au seuil de 10 000 $.
Si Peter Jones demande l’approbation pour un document de 5 000 $, le processus d’approbation va directement à Peter Jones et le document est automatiquement approuvé. L’approbation de niveau 1 n’est pas appliquée selon le seuil.
Remarque
Remarque:
Si le demandeur est dans un groupe d’approbation et que le demandeur n’est pas à la séquence 1 du groupe, ou que la séquence 1 du groupe a le Tous doivent approuver case à cocher sélectionnée, le groupe doit approuver selon le processus habituel.
Si le demandeur est un approbateur de notification uniquement, il n’est pas considéré comme un approbateur pour déterminer quelle règle d’approbation doit être utilisée.
Options de saut de lignes
Lors du traitement de l’approbation d’un document, les options suivantes sont disponibles pour sauter des lignes :
Ignorer les lignes de demande d'achat: Spécifie si les lignes provenant d’une réquisition doivent être ignorées lors du traitement de l’approbation pour ce document.
Ignorer les lignes de demande de paiement: Spécifie si les lignes provenant d’une demande de paiement doivent être ignorées lors du traitement de l’approbation pour ce document.
Ignorer les lignes de note de frais: Spécifie si les lignes provenant d’une note de frais doivent être ignorées lors du traitement de l’approbation pour ce document.
Niveau d’approbation
La Niveau d'approbation paramètre détermine les approbations créées. Lorsque vous avez configuré plusieurs niveaux d’approbation pour un montant, une approbation en dépassement de budget, ou les deux, le Niveau d'approbation paramètre détermine si chaque niveau d’approbation distinct doit approuver une demande donnée, ou si les approbateurs de niveau inférieur sont ignorés afin qu’une seule approbation soit requise.
La Approbation au dernier niveau option crée des entrées d’approbation uniquement pour l’approbateur dont le seuil limite d’approbation est supérieur à la valeur des autres règles appliquées. L’approbateur peut être un individu ou un groupe.
La Tous les niveaux approuvent option crée des entrées d’approbation à chaque niveau pour toutes les règles d’approbation appliquées. Les approbations sont traitées séquentiellement du niveau le plus bas au plus élevé.
Groupe d’approbation de secours
Lors du traitement des approbations d'un document, lorsque Sparkrock Impact ne trouve pas de règle d'approbation applicable, un approbateur affecté au groupe d'approbation de soutien est responsable d'approuver le document. Un groupe d'approbation de soutien est également utilisé lorsque Sparkrock Impact trouve un groupe d'approbation éligible, mais ne trouve pas d'approbateur éligible, par exemple, Autoriser l'auto-approbation est Jamais et que le seul approbateur est celui qui envoie le document pour approbation.
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