Configurer une carte d'achat (PCard)

Une carte d'achat (PCard) est un type de carte de crédit qui permet aux organisations de tirer profit de l'infrastructure de carte de crédit existante pour effectuer des paiements électroniques pour diverses dépenses d'affaires, par exemple, des biens et des services.

Configurer un mode de paiement pour les cartes d'achat

Vous devez créer un mode de paiement à utiliser spécifiquement pour les factures d'achat créées lorsque les employés déclarent leurs lignes PCard individuelles.

Pour configurer un mode de paiement pour les cartes d'achat

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez modes de paiement, puis choisissez le lien associé.

   La Modes de paiement page s'ouvre.

2. Pour créer un mode de paiement, dans la barre d'actions, choisissez Nouveau.

   Une nouvelle ligne apparaît.

3. Dans Code, indiquez un code pour représenter le mode de paiement des cartes d'achat.

4. Dans Description, indiquez une description pour le mode de paiement des cartes d'achat.

5. Dans N° compte contrepartie, indiquez le compte de compensation qui est affecté comme Compte du grand livre par défaut sur les fournisseurs de cartes d'achat.

6. Spécifiez des valeurs pour les autres champs selon les besoins.

   Il est recommandé que Utiliser dans les demandes de paiement La case à cocher est vide.

Configurer la page Configuration des achats et des fournisseurs pour les cartes d'achat

Plusieurs paramètres liés aux cartes d'achat sont configurés sur Configuration achats et comptes fournisseurs .

Pour configurer la page Configuration des achats et des fournisseurs pour les cartes d'achat

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez Configuration achats et comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.

   La Configuration achats et comptes fournisseurs page s'ouvre.

2. Sur l' Remboursements de dépenses raccourci, dans Info-bulle de l'image de la carte d'achat, spécifiez l'info-bulle qui doit être affichée aux utilisateurs mySparkrock lorsqu'ils survolent l'icône de carte d'achat sur une ligne de dépense ou de note de frais.

   Si ce champ est laissé vide, le texte par défaut Carte d'achat s’affiche.

3. Dans la Configuration de la carte d'achat , effectuez les étapes suivantes :

   1. Dans Code du mode de paiement par carte, spécifiez le Mode de règlement code à utiliser sur une facture d'achat créée à partir de lignes de carte d'achat.
      Il est recommandé que le code du mode de paiement ait un N° compte contrepartie qui est lié au compte de compensation.
   2. Dans Catégorie de type de dépense, indiquez une catégorie pour laquelle seuls les types de dépenses associés à cette catégorie peuvent être affectés aux lignes de carte d'achat.
      Si la valeur du champ est vide, tous les types de dépenses autorisés pour les notes de frais peuvent être utilisés.
   3. Dans Type de dépense pour montant personnel, spécifiez un type de dépense qui doit être automatiquement renseigné sur une ligne de carte d'achat lorsqu'un utilisateur mySparkrock indique que la ligne est un montant personnel.
      Un montant personnel est une dépense dont l'employé est responsable de rembourser à l'entreprise.

Configurer les fournisseurs de cartes d'achat

Vous devez effectuer une certaine configuration pour chaque fournisseur de cartes d'achat.

Pour configurer un fournisseur de cartes d'achat

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez fournisseurs, puis choisissez le lien associé.

   La Fournisseurs page s'ouvre.

2. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous souhaitez configurer une carte d'achat, puis dans la barre d'actions, choisissez Gérer > Modifier.
   La Fiche fournisseur page s'ouvre.

3. Dans Compte du grand livre par défaut, indiquez le compte de compensation de la carte d'achat.

   Ce compte est celui qui sera utilisé par défaut sur la ligne de la facture créée pour payer le fournisseur de cartes d'achat et sera utilisé ultérieurement dans le processus de rapprochement avec les dépenses individuelles de carte d'achat.

4. Dans Format d'importation de carte d'achat, indiquez le format du fichier d'importation de carte d'achat qui peut être importé dans les lignes de dépenses de carte d'achat.

Configurer une catégorie de type de dépense

Vous pouvez avoir une catégorie de type de dépense distincte pour regrouper et filtrer les types de dépenses qui ne peuvent être utilisés que pour les cartes d'achat. Cette catégorie de type de dépense affectée sur Configuration achats et comptes fournisseurs la page, peut être utilisée comme filtre, de sorte que seuls les types de dépenses liés à cette catégorie peuvent être utilisés sur les lignes de carte d'achat.

Pour configurer une catégorie de type de dépense

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez catégories de types de dépenses, puis choisissez le lien associé.

   La Catégories de types de dépenses page s'ouvre.

2. Pour créer une catégorie de type de dépense, dans la barre d'actions, choisissez Nouveau.

   Une nouvelle ligne apparaît.

3. Dans Code, indiquez un code pour représenter la catégorie de type de dépense.

4. Dans Description, indiquez une description pour la catégorie de type de dépense.

Configurer une importation de carte d'achat

Vous pouvez utiliser le format par défaut pour l'importation des cartes d'achat fourni avec Sparkrock Impact. Vous pouvez également choisir de modifier la définition d'échange de données pour mapper le format provenant du fournisseur de carte d'achat aux champs requis. Cette option alternative élimine la nécessité de modifier les données provenant du fournisseur de carte d'achat pour correspondre au format prédéfini fourni avec Sparkrock Impact.

Le processus d'importation de fichier de carte d'achat utilise un modèle Microsoft Excel. Pour télécharger le modèle, sélectionnez le lien suivant :

Modèle d'importation de carte d'achat

Utilisation du format par défaut

Le modèle de définition d'échange de données spécifie les champs à importer et comment ils sont mappés aux champs dans Sparkrock Impact. Une définition d'échange de données est requise pour utiliser la fonctionnalité de carte d'achat.

Pour importer le modèle par défaut

1. Pour télécharger le dernier modèle, sélectionnez le lien suivant :

   Définition d'échange de données d'importation de carte d'achat et mappage

2. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez définitions d’échange de données, puis choisissez le lien associé.

   La Définitions échange de données page s'ouvre.

3. Sur la barre d'actions, choisissez Importer/Exporter > Importer une définition d'échange de données.

   Une boîte de dialogue apparaît.

4. Choisissez Choisir…, accédez au fichier que vous avez téléchargé, puis choisissez Ouvert.

   Le modèle apparaît dans la liste sur Définitions échange de données page avec le code Importation PCard et le nom Importation de carte d'achat. Si plusieurs définitions sont requises, vous pouvez modifier le fichier XML et changer les valeurs. En général, une seule définition est requise.

Pour lier l'échange de données au fournisseur

Après avoir importé le modèle par défaut, vous devez lier l'échange de données au fournisseur. Pour plus d'informations, voir Configurer les définitions d'échange de données.

Pour importer le fichier

Le fichier Microsoft Excel que vous pouvez télécharger correspond au Définition d'échange de données modèle fourni par Sparkrock. Le fichier Microsoft Excel inclut des exemples de lignes pour vous guider. Pour utiliser ce modèle, exportez les données de votre fournisseur et copiez les données dans les colonnes fournies dans le fichier, sous l'en-tête correspondant. Vous n'avez pas à supprimer les en-têtes de colonne dans le fichier Microsoft Excel. Supprimez le ou les exemples de lignes.

Remarque

Remarque:
Avant d'importer le fichier dans Sparkrock Impact, vous devez enregistrer le fichier Excel au format Valeur séparée par des virgules (CSV).

Créer votre propre mappage

Vous pouvez modifier le modèle standard fourni par Sparkrock pour correspondre au format de votre fournisseur de carte d'achat. Vous devez vous assurer que les champs respectifs du fichier de votre fournisseur sont mappés aux colonnes dans le mappage de champs. Cette configuration doit être effectuée dans Définition d'échange de données page pour le IMPORTATION PCARD, depuis Définitions de lignes Raccourci.

Le tableau suivant contient des informations sur le mappage de champs.

N° colonne	Légende de colonne	ID de champ	Légende de champ	Facultatif	Règle de transformation	Remplacer la valeur	Priorité
1	Date de transaction	5	Date de transaction	Non		Non	0
2	Commerçant	8	Commerçant	Non		Non	0
3	Description des frais	7	Description	Non		Non	0
4	Montant de la transaction	6	Montant	Non	REPLACE$	Non	0
5	Montant d'origine	10	Montant d'origine	Non	REPLACE$	Non	0
6	Code de devise d'origine	9	Code de devise d'origine	Oui		Non	0
7	Numéro de carte	20	N° PCard sans séparateur	Non	ONLYLAST8DIGITS	Non	0

Remarque

Remarque:
Pour des raisons de confidentialité, le numéro de carte d'achat est transformé de sorte que seule une valeur partielle est stockée et affichée.

Si nécessaire, sur Définition d'échange de données la page, vous pouvez modifier les paramètres de colonne sur Définitions des colonnes le raccourci. Par exemple, pour Date de transaction, dans le Format des données le champ, vous pouvez modifier le format en yyyy-MM-dd.

Remarque

Remarque:
Pour que Sparkrock Impact convertisse correctement la date de transaction, le format de l'année et du jour doit être en minuscules et le format du mois doit être en majuscules.

Comprendre les champs du fichier d'importation

Le tableau suivant fournit des informations sur les champs disponibles dans le fichier d'importation de carte d'achat.

Nom du champ	Détails
Date de transaction	La date de la transaction. Dans le fichier d'exportation, formatez la valeur en tant que texte.
Commerçant	Le fournisseur ou le nom du commerçant tel qu'indiqué dans le fichier.
Description des frais	Une description de ce qui est facturé. Remarque Ce champ peut être laissé vide ou mappé à un champ selon les besoins.
Montant de la transaction	Le montant en devise locale.
Montant en devise d'origine	Le montant dans la devise de la transaction. Ce montant peut être en devise locale ou étrangère selon la transaction.
Code de devise d'origine	Le code devise de la transaction. Les codes devises différents de la devise locale doivent être préconfigurés. Pour la devise locale, ce champ est laissé vide.
N° de carte	Le numéro de carte d'achat. Cette valeur est nécessaire pour identifier à quel utilisateur chaque frais s'applique. La valeur doit contenir exactement 8 chiffres, y compris les zéros non significatifs. Dans le fichier d'exportation, formatez la valeur en tant que texte. Les données utilisateur sont configurées sur Cartes d'achat .

Configurer un lot de journaux de carte d'achat

Vous devez configurer un lot de journaux de carte d'achat par fournisseur de cartes d'achat.

Pour configurer un lot de journaux de carte d'achat

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez journaux de carte d'achat, puis choisissez le lien associé.

   La Journaux de cartes d'achat page s'ouvre.

2. Dans Nom du lot, choisissez .

   La Lots de journaux de carte d'achat page s'ouvre.

3. Sur la barre d'actions, choisissez Nouveau.

   Une nouvelle ligne apparaît.

4. Dans Nom, indiquez un nom pour représenter le lot.

5. Dans Description, indiquez une description pour le lot.

6. Dans Fournisseur n°, indiquez le numéro de fournisseur pour lequel vous souhaitez lier le lot à une carte d'achat.

   Cette valeur garantit que les lignes de carte d'achat importées vont à la facture d'achat du fournisseur approprié.

Informations connexes

Cartes d'achat (PCards)
Sparkrock Impact télécharge

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