Configurer l'échange de quarts de travail
Pour permettre à vos employés d'initier et de répondre aux demandes d'échange de quarts au sein d'une même unité, configurez l'échange de quarts. Les superviseurs d'unité ou les administrateurs de planification doivent approuver l'échange pour qu'il entre en vigueur.
Prérequis
L'échange de quarts envoie des notifications par courriel aux employés participants pour les alerter des étapes de la transaction d'échange. Bien que les employés puissent également les voir comme des quarts en attente depuis leur Mon horaire page dans mySparkrock, la configuration des notifications par e-mail garantit que les employés sont informés des échanges actifs en temps opportun.
Les tâches suivantes doivent être effectuées avant de configurer l'échange de quarts :
Les services de messagerie doivent être configurés pour l'entreprise. Pour plus d'informations, voir Configurer le courriel.
Tous les employés participants doivent avoir une adresse courriel valide dans Courriel de l'entreprise champ de la Employé RH l'enregistrement, qui se trouve sur Général Raccourci.
Paramètres généraux
Vous configurez les paramètres d'échange de quarts pour Sparkrock Impact dans Configuration de planification la page. Vous pouvez configurer le modèle de courriel, et éventuellement définir une valeur par défaut au niveau de l'unité pour l'échange de quarts et une fenêtre de période d'échange pour les nouvelles unités de planification.
Le modèle de courriel d'échange de quarts
Sur l' Configuration des courriels de planification Raccourci, assurez-vous qu'un Modèle d'échange de quarts a été chargé. Lorsque des e-mails pour une transaction d'échange sont générés, ce modèle personnalisable est renseigné avec les détails des deux quarts impliqués dans la transaction d'échange. Sparkrock fournit un modèle d'exemple pour vous aider à démarrer.
Pour télécharger le modèle, sélectionnez le lien suivant :
Configurer les valeurs par défaut de l'unité de planification
Si vous configurez la planification pour la première fois et souhaitez activer l'échange de quarts au niveau de l'entreprise, configurez les paramètres sur Configuration de planification la page, sur le Valeurs par défaut de l'unité de planification Raccourci.
Remarque
Remarque:
Ces paramètres sont des valeurs par défaut pour les nouvelles unités. Les unités de planification créées précédemment ne sont pas affectées.
Pour configurer les valeurs par défaut de l'unité de planification
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez Configuration de planification, puis choisissez le lien associé.La Configuration de planification page s'ouvre.
Pour activer automatiquement l'échange de quarts dans les nouvelles unités lors de leur création, activez Autoriser les échanges de quarts.
Dans Période d'échange ouverte (jours), définissez le nombre maximum de jours futurs pendant lesquels des échanges de quarts peuvent être effectués.
Sparkrock recommande de limiter la période pour les échanges de quarts à un maximum d'environ deux cycles de paie.
Pour définir ou modifier ces valeurs pour une unité individuelle, modifiez les paramètres de même nom sur Unité de planification fiche.
Paramètres des employés
Pour le fonctionnement normal de l'échange de quarts, aucun autre paramètre ne doit être configuré. Cependant, vous pouvez choisir d'empêcher les échanges de quarts.
Empêcher les échanges de quarts
Par défaut, si une unité autorise les échanges de quarts, tous les employés de l'unité peuvent initier des demandes d'échange de quarts. Si nécessaire, des employés individuels peuvent être empêchés d'initier des demandes d'échange de quarts. Par exemple, une unité peut inclure un mélange d'employés réguliers et occasionnels, et vous souhaitez peut-être empêcher les employés occasionnels d'échanger. Comme ce paramètre est destiné à une utilisation exceptionnelle, il n'est pas possible de le définir comme valeur par défaut au niveau de l'entreprise ou de l'unité. Le paramètre doit être défini par employé.
Pour empêcher les échanges de quarts
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez unités de planification, puis choisissez le lien associé.La Unités de planification page s'ouvre.
Sélectionnez l'unité de planification qui comprend l'employé pour lequel vous souhaitez empêcher les échanges de quarts, puis dans la barre d'actions, choisissez Connexe > Employés.
La Employés de l’unité de planification page s'ouvre.
Sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez empêcher les échanges de quarts, puis dans la barre d'actions, choisissez Gérer > Modifier.
La Fiche d'employé d'unité de planification page s'ouvre.
Sur l' Contrôles Raccourci, pour empêcher un employé de participer aux échanges de quarts au sein de l'unité, activez Empêcher les demandes d'échange.
L'activation de Empêcher les demandes d'échange n'interrompt ni n'annule les échanges actifs impliquant cet employé. Un administrateur de planification peut annuler individuellement ces échanges.
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