Configurer la messagerie

Remarque

Remarque:
Azure Active Directory s'appelle maintenant Microsoft Entra ID. En savoir plus.

Les personnes en entreprise envoient des informations et des documents. Envoyer des documents par courriel.

Les fonctionnalités de messagerie dans Business Central sont réservées aux messages sortants uniquement.

Remarque

Remarque:
Vous ne pouvez utiliser les fonctionnalités de messagerie de Business Central en ligne qu'avec Exchange Online.

Si vous utilisez Business Central en local, avant de pouvoir configurer la messagerie, Configurer la messagerie pour Business Central en local. Dans Business Central en ligne, nous le gérons pour vous.

Conditions requises

Il existe quelques conditions requises pour configurer et utiliser les fonctionnalités de messagerie.

• Pour configurer la messagerie, vous devez disposer de l' EMAIL SETUP ensemble d'autorisations. Pour en savoir plus, accédez à Attribuer des autorisations aux utilisateurs et aux groupes.
• Toute personne utilisant les fonctionnalités de messagerie doit être un utilisateur Business Central sous licence complète.
• Toute personne utilisant les fonctionnalités de messagerie doit disposer d'une licence valide et payante pour Exchange Online.

Ajouter des comptes de messagerie

Vous ajoutez des comptes de messagerie via des extensions qui permettent d'utiliser des comptes de différents fournisseurs.

Vous pouvez spécifier des scénarios d'affaires prédéfinis dans lesquels utiliser un compte de messagerie. Attribuer des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

Le tableau suivant décrit les extensions de messagerie disponibles par défaut.

Extension	Description	Exemples d'utilisation
Microsoft 365 Connector	Tout le monde envoie des courriels à partir d'une boîte aux lettres partagée dans Exchange Online.	Lorsque tous les messages proviennent du même département, Boîtes aux lettres partagées.
Current User Connector	Tout le monde envoie des courriels à partir du compte utilisé pour se connecter à Business Central.	Permettre les communications à partir de comptes individuels.
SMTP Connector	Utilisez le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour envoyer des courriels.	Permettre les communications via votre serveur de messagerie SMTP.

La Microsoft 365 Connector et Current User Connector les extensions utilisent les comptes que vous configurez pour les utilisateurs dans le centre d'administration Microsoft 365. Outlook REST API extension, exigent que le Allow HttpClient Requests paramètre soit activé. Pour vérifier s'il est activé pour ces extensions, accédez à la Gestion des extensions page, choisissez l'extension, puis choisissez le Configurer option.

Les utilisateurs externes, tels que les administrateurs délégués et les comptables externes, ne peuvent pas utiliser ces extensions pour envoyer des courriels depuis Business Central.

Remarque

Remarque:
Si vous utilisez l'authentification de service à service (S2S), les connecteurs Microsoft 365 et Utilisateur actuel ne peuvent pas authentifier l'utilisateur lorsqu'il envoie un document de vente ou d'achat par courriel. Lorsqu'une personne envoie un document, le message d'erreur suivant s'affiche :

« Vous n'êtes pas autorisé à accéder à cette ressource : https://graph.microsoft.com/.default. Contactez votre administrateur système. »

Le problème est causé par les actions liées sur les API de documents qui envoient des courriels. Pour en savoir plus sur les actions liées, accédez à Actions liées.

Si vous souhaitez utiliser l'authentification S2S et les fonctionnalités de messagerie, utilisez l'option de connecteur SMTP.

Utiliser SMTP

Si vous souhaitez utiliser le protocole SMTP pour envoyer des courriels depuis Business Central, vous pouvez utiliser l'extension SMTP Connector. Lorsque vous configurez un compte qui utilise SMTP, le Type d'expéditeur champ est important. Si vous choisissez Utilisateur spécifique, les courriels sont envoyés en utilisant le nom et d'autres informations du compte que vous configurez. Toutefois, si vous choisissez Utilisateur actuel, les courriels sont envoyés à partir du compte de messagerie spécifié pour le compte de chaque utilisateur. L'utilisateur actuel est similaire à la fonctionnalité Envoyer en tant que. Pour en savoir plus, accédez à Utiliser une adresse d'expéditeur de substitution pour les messages électroniques sortants.

Important

Important:
Pour utiliser Auth 2.0 pour l'authentification SMTP, tenez compte des points suivants :

• Tous les utilisateurs doivent faire partie du même locataire Microsoft Entra.
• Vous ne pouvez pas utiliser Utilisateur spécifique pour le Type d'expéditeur, comme vous pouvez le faire avec l'authentification de base. En effet, OAUTH 2.0 utilise les informations d'identification de l'utilisateur actuel (connecté).
• Pour Business Central en local, vous devez créer un enregistrement d'application dans le portail Azure, puis exécuter le Configurer Microsoft Entra ID guide de configuration assistée dans Business Central pour vous connecter à Microsoft Entra ID. Pour en savoir plus, consultez Créer un enregistrement d'application pour Business Central dans le portail Azure.

Exchange Online abandonne l'utilisation de l'authentification de base pour SMTP. Les locataires qui utilisent actuellement SMTP AUTH ne seront pas affectés par ce changement. Toutefois, nous recommandons vivement d'utiliser la dernière version de Business Central et de configurer l'authentification OAuth 2.0 pour SMTP. Nous ne prenons actuellement pas en charge l'authentification basée sur les certificats. Si vous ne pouvez pas configurer l'authentification OAuth 2.0, nous vous encourageons à explorer des alternatives tierces si vous souhaitez utiliser la messagerie SMTP dans les versions antérieures.

Remarque

Remarque:
Lorsque vous copiez une entreprise qui utilise un compte de messagerie SMTP pour envoyer des courriels, le mot de passe du compte n'est pas inclus. Vous devrez saisir à nouveau le mot de passe sur la page Compte SMTP dans la nouvelle entreprise.

Utiliser le guide de configuration assistée de messagerie

La Configurer le courriel le guide de configuration assistée peut vous aider à démarrer rapidement avec la messagerie.

Remarque

Remarque:
Vous devez avoir un compte de messagerie par défaut, même si vous n'ajoutez qu'un seul compte. Le compte par défaut sera utilisé pour tous les scénarios de messagerie qui ne sont pas attribués à un compte. Pour en savoir plus, consultez Attribuer des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Configurer les comptes de messagerie, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.

Attribuer des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie

Les scénarios de messagerie sont des processus qui impliquent l'envoi d'un document. Par exemple, une commande vente ou d'achat, ou une notification telle qu'une invitation à un comptable externe. Des comptes de messagerie spécifiques peuvent être utilisés pour des scénarios précis. Par exemple, vous pouvez spécifier que tous les utilisateurs envoient toujours les documents de vente à partir d'un compte, les documents d'achat à partir d'un autre, et les documents d'entrepôt ou de production à partir d'un troisième compte. Vous pouvez attribuer, réattribuer et supprimer des scénarios à tout moment. Un scénario ne peut être attribué qu'à un seul compte de messagerie à la fois. Le compte de messagerie par défaut est utilisé pour tous les scénarios qui ne sont pas attribués à un compte.

Sur l' Attribution de scénarios de messagerie page, vous pouvez choisir le Définir les pièces jointes par défaut action pour ajouter des pièces jointes aux scénarios de messagerie. Les pièces jointes seront toujours disponibles lorsque vous composez un courriel pour un document lié au scénario. Chaque scénario de messagerie peut avoir une ou plusieurs pièces jointes par défaut. Les pièces jointes par défaut sont automatiquement ajoutées aux courriels pour le scénario de messagerie. Par exemple, lorsque vous envoyez une commande vente par courriel, la pièce jointe par défaut spécifiée pour le scénario Commande vente sera ajoutée. Les pièces jointes par défaut s'affichent dans la Pièces jointes section au bas de la Composer un courriel page. Vous pouvez ajouter manuellement des pièces jointes non définies par défaut au courriel.

Configurer les politiques d'affichage

Vous pouvez contrôler les courriels auxquels un utilisateur peut accéder dans les pages Boîte d'envoi et Courriels envoyés.

Sur l' Politiques d'affichage des courriels des utilisateurs, choisissez un utilisateur, puis choisissez l'une des options suivantes dans le Politique d'affichage des courriels champ :

• Afficher ses propres courriels – L'utilisateur peut uniquement afficher ses propres courriels.
• Afficher tous les courriels – L'utilisateur peut afficher tous les courriels, y compris ceux envoyés par d'autres utilisateurs.
• Afficher si accès à tous les enregistrements connexes – Cette politique d'affichage est utilisée si aucune autre politique n'est spécifiée. Un utilisateur peut afficher les courriels envoyés par d'autres utilisateurs s'il a accès à l'enregistrement envoyé et à tous les enregistrements connexes. Par exemple, l'utilisateur A a envoyé une facture vente enregistrée à un client. L'utilisateur B peut accéder au courriel s'il a accès à la fois à la facture et au client.
• Afficher si accès à l'un des enregistrements connexes – L'utilisateur peut afficher les courriels envoyés par d'autres personnes s'il a accès à au moins un enregistrement lié à l'enregistrement envoyé. Par exemple, l'utilisateur A a envoyé une facture vente enregistrée à un client. L'utilisateur B peut accéder au courriel s'il a accès à la facture ou au client.

Remarque

Remarque:
Si vous laissez le ID utilisateur champ vide puis choisissez le Politique d'affichage des courriels action, la politique d'affichage s'applique à tous les utilisateurs.

Spécifier le nombre de messages qu'un compte peut envoyer par minute

Certains fournisseurs de messagerie (FSI) limitent le nombre de courriels qu'un compte de messagerie peut envoyer en une seule fois, ou dans un certain délai, ou les deux. Cette pratique, connue sous le nom de limitation des courriels, cette pratique aide les FSI à contrôler le trafic sur leurs serveurs et à prévenir le pourriel. Si un compte de messagerie dépasse la limite, le FSI peut bloquer les messages. Pour vous assurer que le nombre de messages que vous envoyez depuis Business Central est conforme à la limite de votre FSI, spécifiez la limite pour chacun de vos comptes de messagerie.

La limite par défaut pour les types de compte Microsoft 365 et Utilisateur actuel est de 30, ce qui correspond à la limite définie par Exchange Online.

Il existe plusieurs façons de spécifier la limite :

• Lorsque vous utilisez le guide de configuration assistée de messagerie pour créer un nouveau compte, spécifiez la limite dans le Limite de débit par minute champ.

• Pour les comptes de messagerie existants, spécifiez :

  • Le nombre de messages qu'un compte peut envoyer par minute dans le Limite de débit des courriels champ du compte.
  • Le nombre maximal de messages qu'un compte peut envoyer simultanément dans le Limite de simultanéité des courriels champ. Par défaut, la limite est 3, mais vous pouvez autoriser jusqu'à 10.

Configurer des textes et des mises en page de courriel réutilisables

Vous pouvez utiliser des rapports pour inclure des informations clés des documents de vente, d'achat et de service dans les textes des courriels. Les mises en page de rapport définissent le style et le contenu du texte dans le courriel. Par exemple, le contenu peut inclure des textes tels qu'une formule de salutation ou des instructions qui précèdent les informations du document. Cette procédure décrit comment configurer le Ventes - Facture rapport pour les factures ventes enregistrées, mais le processus est similaire pour les autres rapports.

Remarque

Remarque:
Pour utiliser la mise en page pour créer du contenu pour les courriels, vous devez utiliser le type de fichier Word pour votre mise en page.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Sélection rapport - Ventes, puis choisissez le lien associé.
2. Sur l' Sélection rapport - Ventes , dans la vue Utilisation champ, sélectionnez Facture.
3. Sur une nouvelle ligne, dans le ID rapport champ, sélectionnez, par exemple, le rapport standard 1306.
4. Sélectionnez la case à cocher Utiliser pour le corps du courriel case.
5. Choisissez l'onglet Description de la mise en page du corps du courriel champ, puis sélectionnez une mise en page dans la liste.
6. Pour afficher ou modifier la mise en page sur laquelle le texte du courriel est basé, sélectionnez la mise en page sur la Mises en page de rapport personnalisées page, puis choisissez le Exporter la mise en page action. Si vous personnalisez la mise en page, utilisez le Importer la mise en page action pour charger la nouvelle mise en page.

   Remarque

   Remarque:
   Pour personnaliser une mise en page de rapport standard, comme 1306, vous devez faire une copie du rapport. Business Central vous aidera à créer une copie lorsque vous importez une mise en page personnalisée pour un rapport standard. Le nom de votre nouvelle mise en page de rapport personnalisée sera préfixé par « Copie de ».

7. Si vous souhaitez permettre aux clients d'utiliser un service de paiement, tel que PayPal, vous devez configurer le service. Ensuite, les informations et le lien PayPal sont insérés dans le texte du courriel. Pour en savoir plus, accédez à Activer les paiements clients via PayPal.
8. Choisissez l'onglet OK bouton.

Désormais, lorsque vous choisissez, par exemple, le Envoyer action sur la Facture vente reportée page, le corps du courriel contient les informations du document du rapport 1306, précédées d'un texte standard mis en forme selon la mise en page du rapport que vous avez sélectionnée à l'étape 5.

Utiliser une adresse d'expéditeur de substitution pour les messages électroniques sortants

Si vous utilisez l'extension SMTP Connector, vous pouvez utiliser les fonctionnalités Envoyer en tant que ou de Envoyer au nom de de Microsoft Exchange pour modifier l'adresse d'expéditeur des messages sortants. Business Central utilisera le compte SMTP pour s'authentifier auprès d'Exchange, mais remplacera l'adresse d'expéditeur par celle que vous spécifiez, ou l'ajoutera avec « au nom de ».

Lorsque vous configurez un compte et souhaitez utiliser les fonctionnalités Envoyer en tant que ou Envoyer au nom de d'Exchange, dans le Type d'expéditeur champ, choisissez Utilisateur spécifique.

Vous pouvez également choisir Utilisateur actuel pour permettre aux personnes d'envoyer des messages via le SMTP Connector. Le message semblera avoir été envoyé à partir du compte de messagerie spécifié dans le champ Adresse de courriel du contact de la fiche utilisateur pour l'utilisateur avec lequel ils sont connectés. Toutefois, il fonctionnera de manière similaire à la fonctionnalité Envoyer en tant que et sera envoyé à partir du compte spécifié dans la configuration du SMTP Connector.

Voici des exemples d'utilisation des fonctionnalités Envoyer en tant que et Envoyer au nom de dans Business Central :

• Vous pourriez vouloir que les bons de commande ou les commandes ventes que vous envoyez aux fournisseurs et aux clients semblent provenir d'une adresse _noreply@yourcompanyname.com_.
• Lorsque votre flux de travail envoie une demande d'approbation par courriel en utilisant l'adresse de courriel du demandeur.

Remarque

Remarque:
Vous ne pouvez utiliser qu'un seul compte pour les adresses d'expéditeur de substitution. Autrement dit, vous ne pouvez pas avoir une adresse de substitution pour les processus d'achat et une autre pour les processus de vente.

Configurer les profils d'envoi de documents

Vous pouvez gagner du temps en configurant une méthode d'envoi préférée des documents de vente pour chacun de vos clients. Vous n'aurez pas à sélectionner une option d'envoi, par exemple si vous souhaitez envoyer le document par courriel ou en tant que document électronique, chaque fois que vous envoyez un document. Pour en savoir plus, accédez à Configurer des profils d'envoi de documents.

Facultatif : Configurer la journalisation des courriels dans Exchange Online

Tirez davantage parti des communications entre les vendeurs et vos clients existants ou potentiels. Vous pouvez suivre les échanges de courriels, puis les transformer en opportunités exploitables. Pour en savoir plus, consultez Suivre les échanges de courriels entre les vendeurs et les contacts.

Facultatif : Surveiller l'utilisation des courriels et résoudre les problèmes de messagerie avec la télémétrie

Les administrateurs peuvent activer la fonctionnalité de télémétrie dans Business Central pour obtenir des données sur l'utilisation et les défaillances des différentes capacités. Pour la messagerie, nous consignons les opérations suivantes :

• Un courriel a été envoyé avec succès
• Une tentative d'envoi d'un courriel a échoué
• L'authentification auprès d'un serveur SMTP a réussi/échoué
• La connexion à un serveur SMTP a réussi/échoué

Pour en savoir plus, consultez Analyse de la télémétrie de messagerie (contenu d'administration).

Configurer la messagerie pour Business Central en local

Business Central en local peut s'intégrer à des services basés sur Microsoft Azure. Par exemple, vous pouvez utiliser Cortana Intelligence pour des prévisions de flux de trésorerie plus intelligentes, Power BI pour visualiser votre activité et Exchange Online pour envoyer des courriels. L'intégration avec ces services est basée sur un enregistrement d'application dans Microsoft Entra ID. L'enregistrement d'application fournit des services d'authentification et d'autorisation pour les communications. Pour utiliser les fonctionnalités de messagerie dans Business Central en local, vous devez enregistrer Business Central en tant qu'application dans le portail Azure, puis connecter Business Central à l'enregistrement d'application. Les sections suivantes décrivent comment procéder.

Créer un enregistrement d'application pour Business Central dans le portail Azure

Les étapes pour enregistrer Business Central dans le portail Azure sont décrites dans Inscrire une application dans Microsoft Entra ID.

Remarque

Remarque:
Pour utiliser les fonctionnalités de messagerie, votre enregistrement d'application doit utiliser une configuration multilocataire.

Les paramètres spécifiques aux fonctionnalités de messagerie sont les autorisations déléguées que vous accordez à votre enregistrement d'application. Le tableau suivant répertorie les autorisations minimales.

API / Nom de l'autorisation	Type	Description
Microsoft Graph/User.Read	Déléguée	Se connecter et lire le profil utilisateur.
Microsoft Graph/Mail.ReadWrite	Déléguée	Composer des messages électroniques.
Microsoft Graph/Mail.Send	Déléguée	Envoyer des messages électroniques.
Microsoft Graph/offline_access	Déléguée	Maintenir le consentement d'accès aux données.
Microsoft Graph/Mail.Send.Shared	Déléguée	Boîte aux lettres partagée

Si vous utilisez le SMTP Connector et souhaitez utiliser OAuth 2.0 pour l'authentification, les autorisations sont légèrement différentes. Le tableau suivant répertorie les autorisations.

API / Nom de l'autorisation	Type	Description
Microsoft Graph/offline_access	Déléguée	Maintenir le consentement d'accès aux données.
Microsoft Graph/openid	Déléguée	Connecter les utilisateurs.
Microsoft Graph/User.Read	Déléguée	Se connecter et lire le profil utilisateur.
Microsoft Graph/SMTP.Send	Déléguée	Envoyer des courriels à partir de boîtes aux lettres via SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online/User.Read	Déléguée	Se connecter et lire le profil utilisateur.

Lorsque vous créez votre enregistrement d'application, notez les informations suivantes. Vous en aurez besoin pour connecter Business Central à votre enregistrement d'application.

• ID d'application (client)
• URI de redirection (facultatif)
• Clé secrète client

Pour en savoir plus sur les instructions générales d'enregistrement d'une application, consultez Démarrage rapide : Inscrire une application auprès de la plateforme d'identités Microsoft.

Remarque

Remarque:
Si vous avez des difficultés à utiliser le protocole SMTP pour envoyer des courriels après avoir connecté Business Central à votre enregistrement d'application, cela peut être dû au fait que SMTP AUTH n'est pas activé pour votre locataire. Nous vous recommandons d'utiliser plutôt les connecteurs de messagerie Microsoft 365 et Utilisateur actuel, car ils utilisent les API de messagerie Microsoft Graph. Toutefois, si vous devez utiliser le protocole SMTP, vous pouvez activer SMTP AUTH. Pour en savoir plus, accédez à Activer ou désactiver la soumission SMTP du client authentifié (SMTP AUTH) dans Exchange Online.

Connecter Business Central à votre enregistrement d'application

Après avoir enregistré votre application dans le portail Azure, dans Business Central, utilisez la Enregistrement d'application Microsoft Entra pour la messagerie page pour connecter Business Central à celle-ci.

1. Dans Business Central, sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrement d'application Microsoft Entra pour la messagerie, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.

Conseil

Conseil:
Vous pouvez également, si vous vous connectez pour la première fois, exécuter le Configurer la messagerie guide de configuration assistée. Dans ce cas, le guide inclut la page d'enregistrement d'application Microsoft Entra pour la messagerie afin de vous connecter à votre enregistrement d'application.

Informations connexes

Boîtes aux lettres partagées dans Exchange Online
Utiliser Business Central
Configuration de Business Central
Envoyer des documents par courriel
Personnalisation de Business Central à l'aide d'extensions
Utiliser Business Central comme boîte de réception professionnelle dans Outlook
Obtenir Business Central sur mon appareil mobile
Obtenir Business Central sur mon appareil mobile
Analyse de la télémétrie de messagerie (contenu d'administration)

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