Envoyer des documents et des courriels
Vous pouvez facilement partager des informations et des documents, comme des commandes vente et achat et des factures, par courriel directement depuis Business Central, sans avoir à ouvrir une application de courriel.
Vous pouvez envoyer presque tous les types de documents sous forme de pièces jointes PDF. Vous pouvez également configurer une mise en page de rapport qui inclut des informations du document dans le texte du courriel, ainsi qu'un texte rendant le courriel plus convivial, comme une formule de salutation standard. Pour en savoir plus, consultez Gestion des mises en page de rapport et de document.
Lorsque vous envoyez des factures, vous pouvez faciliter les paiements des clients via un service de paiement, comme PayPal, en ajoutant automatiquement des informations et un lien vers le service dans le courriel. Pour en savoir plus, consultez Activer les paiements clients via les services de paiement.
Pour activer les courriels depuis Business Central, démarrez le Configurer le courriel guide de configuration assistée. Pour en savoir plus, consultez Configurer le courriel.
Remarque
Remarque:
Business Central ne prend en charge que les communications sortantes par courriel. Vous ne pouvez pas recevoir de réponses depuis l'application.
Pour envoyer des documents par courriel
Cette procédure explique comment joindre une facture vente reportée à un courriel en tant que fichier PDF, avec un texte de courriel spécifique au document. Les étapes sont identiques pour les autres documents.
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, saisissez Factures client comptabilisées, puis choisissez le lien associé.Sélectionnez la facture, choisissez Imprimer/Envoyer action, puis choisissez Envoyer par courriel.
Dans la Courriel champ, choisissez Oui (demander les paramètres). Pour en savoir plus, accédez à Configurer des profils d'envoi de documents.
Si les boutons Courriel champ sur la Envoyer le document à page est défini sur Oui (demander les paramètres), le statut Envoyer un courriel page s'ouvre. La page affiche la personne de contact dans le À : champ et le document joint en tant que fichier PDF. Dans le Corps champ, vous pouvez soit saisir du texte manuellement, soit faire remplir le champ avec un corps de courriel spécifique au document que vous avez configuré.
Choisissez l'onglet OK bouton.
Dans la À : saisissez une adresse courriel valide. La valeur par défaut est l'adresse courriel du client.
Dans la Objet saisissez un texte d'objet descriptif. La valeur par défaut est le nom du client et le numéro de facture.
Dans la Pièce jointe champ, la facture générée est jointe par défaut en tant que fichier PDF.
Dans la Corps saisissez un court message au destinataire.
Si un texte de courriel spécifique au document est configuré dans le Sélection rapport - Ventes , le champ Corps champ est rempli automatiquement. Pour en savoir plus, consultez Configurer des textes et des mises en page de courriel réutilisables.
Choisissez l'onglet OK bouton pour envoyer le courriel.
Remarque
Remarque:
Si vous ne souhaitez pas spécifier les paramètres de courriel chaque fois que vous envoyez un document par courriel, vous pouvez sélectionner Oui (utiliser les paramètres par défaut) l'option dans le Courriel champ sur la Envoyer le document à page. Dans ce cas, la Envoyer un courriel page ne s'ouvrira pas. Voir l'étape 4. Pour en savoir plus, consultez Configurer des profils d'envoi de documents.
Pour rédiger et envoyer un courriel
Vous pouvez rapidement rédiger des courriels pour les contacts, les clients, les fournisseurs, les vendeurs/acheteurs et les comptes bancaires directement depuis les pages de ces entités. Il suffit de choisir Traiter, puis Envoyer un courriel pour ouvrir l'éditeur de courriel. Pour les comptes bancaires, l' Envoyer un courriel action se trouve sous Actions.
Conseil
Conseil:
Si vous envoyez souvent des courriels similaires, ou souhaitez envoyer une communication en masse, utiliser des modèles Word avec le courriel peut accélérer le processus. Par exemple, pour faire la publicité d'une campagne de vente. Vous pouvez créer un modèle pour des entités telles que les clients, les fournisseurs et les contacts. Les modèles peuvent générer le contenu d'un courriel pour vous. Les modèles peuvent même personnaliser le contenu pour le destinataire en fonction des données dans Business Central. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des modèles Word pour la communication en masse.
Joindre un document à un courriel
Il existe plusieurs façons de joindre des documents à des courriels.
Si vous êtes affecté à un scénario de courriel lié à l'entité à laquelle vous envoyez le courriel, une pièce jointe peut être automatiquement ajoutée à votre message. La pièce jointe est ajoutée parce qu'une pièce jointe par défaut est affectée au scénario de courriel. Vous pouvez supprimer la pièce jointe si vous ne souhaitez pas l'envoyer avec votre message. Pour en savoir plus, consultez Attribuer des scénarios de messagerie aux comptes de messagerie.
Pour joindre vous-même un fichier, dans l'éditeur de courriel, utilisez les actions suivantes :
- Choisissez Ajouter un fichier pour sélectionner un fichier.
- Choisissez Ajouter des fichiers depuis la sélection par défaut pour ajouter manuellement la pièce jointe par défaut du scénario de courriel.
- Choisissez Ajouter un fichier depuis le document source pour choisir un fichier joint au document avec lequel vous travaillez. Les fichiers sont soit joints au document lui-même, soit à une ou plusieurs de ses lignes.
Documents marqués comme imprimés lors de leur envoi
Certains documents dans Business Central ont un champ qui indique combien de fois le document a été imprimé. Le nombre dans ce champ est également mis à jour si vous envoyez le document par courriel, car un fichier PDF est généré pour lui. Le nombre est mis à jour même si vous n'envoyez pas le courriel.
Courriels envoyés et boîte d'envoi
Business Central stocke les courriels que vous envoyez dans la Éléments envoyés page. Il stocke les courriels pour vous permettre de les renvoyer ou de les transférer à quelqu'un d'autre. Si vous ne trouvez pas un courriel dans vos éléments envoyés, recherchez-le dans la Boîte d'envoi des courriels .
Remarque
Remarque:
Selon l'extension utilisée par votre entreprise pour le courriel, les administrateurs peuvent accéder à une liste des messages envoyés par les utilisateurs, mais pas au contenu des messages.
La Boîte d'envoi des courriels page contient les courriels que vous avez enregistrés comme brouillons et les courriels dont l'envoi a échoué. Par exemple, si l'adresse courriel était invalide. Le Message d'erreur champ fournit des informations sur ce qui s'est mal passé, mais vous pouvez également choisir Afficher l'erreur ou de Examiner l'erreur actions pour résoudre le problème de façon plus détaillée. Les détails fournis par Examiner l'erreur l'action sont utiles si vous devez contacter le support.
Si vous avez configuré votre courriel pour envoyer des messages en arrière-plan à l'aide de la file d'attente de travaux, lorsqu'un message ne peut pas être envoyé, Business Central tente de l'envoyer à nouveau toutes les quelques minutes, jusqu'à 10 fois. Si une nouvelle tentative échoue, Business Central enregistre la raison et vous pouvez utiliser Détail de la nouvelle tentative action pour la consulter. Si vous souhaitez annuler le message, utilisez Annuler l'envoi action. La Message d'erreur champ est mis à jour en Envoi du courriel annulé par l'utilisateur, ce qui facilite l'identification des messages que vous avez annulés.
Remarque
Remarque:
La fonctionnalité de nouvelle tentative ne fonctionne que pour les messages programmés pour être envoyés en arrière-plan. Si vous envoyez manuellement un message et que l'envoi échoue, Business Central n'effectuera pas de nouvelle tentative.
Informations connexes
Gestion des mises en page de rapport et de document
Configurer le courriel
Facturer les ventes
Utiliser Business Central
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