Utiliser les contrats de service et les devis de contrat de service
Vous pouvez créer un contrat de service manuellement ou à partir d'un devis de contrat de service. Vous pouvez utiliser un devis de contrat de service comme précurseur d'un contrat de service, dans lequel votre société fait une offre au client et obtient son approbation avant de pouvoir le convertir en contrat de service. Les procédures de création d'un contrat de service ou d'un devis de contrat de service sont similaires.
Pour créer un contrat de service ou un devis de contrat de service
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, saisissez Contrats de service ou de Devis de contrat de service, puis choisissez le lien associé. - Créez un nouveau contrat de service ou un devis de contrat de service.
- Remplissez le N° champ. Une boîte de dialogue s'ouvre, vous demandant si vous souhaitez le remplir avec les données communes d'un modèle de contrat. Si vous souhaitez créer un tel contrat de service ou devis de contrat de service, choisissez Oui bouton. Le Liste des modèles de contrat de service page s'ouvre.
- Sélectionnez le modèle approprié, puis choisissez OK pour l'utiliser pour créer le contrat de service ou le devis de contrat de service.
- Dans la N° client champ, choisissez le client.
- Si vous ne souhaitez pas qu'une différence de montant annuel soit distribuée automatiquement, choisissez Autoriser les montants non équilibrés case à cocher. Les valeurs dans le Montant annuel et Montant annuel calc. les champs ne sont pas automatiquement égalisés. Si vous souhaitez que l'application distribue automatiquement toute différence de montant annuel pouvant survenir suite à une modification du contrat de service, laissez Autoriser les montants non équilibrés la case à cocher décochée.
- Ajoutez des lignes de contrat au contrat de service ou au devis de contrat de service.
- Remplissez les autres champs selon vos besoins.
Pour convertir un devis de contrat de service en contrat de service
Lorsqu'un client a accepté un devis de contrat de service, vous le convertissez en contrat de service. En même temps, vous pouvez créer une facture de service pour la période de démarrage du contrat si la date de début du contrat est antérieure au début de la prochaine période de facturation.
Après avoir effectué les étapes suivantes, un contrat de service est créé avec le statut Signé. Si une facture de service est créée pour la période de démarrage du contrat, le montant facturé est calculé de la façon suivante, selon que le contrat est détaillé ou non.
Pour les contrats détaillés, le montant facturé est calculé comme suit :
- Montant facturé = somme du montant facturé pour chaque ligne de contrat.
- Montant facturé pour chaque ligne de contrat = ((valeur du devis ÷ 12) × nombre de mois dans la période de démarrage) + ((valeur du devis ÷ nombre de jours dans l'année) × nombre de jours restants dans la période de démarrage).
- Si la ligne de contrat expire avant la fin de la période de démarrage, la date d'expiration devient la date de fin de la période de démarrage pour la ligne.
Pour les contrats qui ne sont pas détaillés, le montant facturé est calculé comme suit :
- Montant facturé = (montant annuel ÷ nombre de jours dans l'année) × nombre de jours dans la période de démarrage.
- Si le contrat expire avant la fin de la période de démarrage, la date d'expiration devient la date de fin de la période de démarrage.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Devis de contrat de service, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez le devis de contrat de service que vous souhaitez convertir en contrat de service.
- Choisissez l'onglet Créer un contrat action.
- Si la date de début du contrat est antérieure au début de la prochaine période de facturation, il vous est demandé si vous souhaitez créer une facture pour la période de démarrage du contrat. Choisissez Oui.
La facture de service est validée dans le compte de service du contrat, même si le contrat est prépayé.
Pour créer des avoirs de service de contrat
Vous pouvez utiliser un avoir de service de contrat lorsqu'un client annule un contrat de service prépayé ou supprime un article de service d'un contrat prépayé. Vous pouvez également l'utiliser pour corriger une facture de service erronée.
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, saisissez Notes de crédit de service, puis choisissez le lien associé.Créez un nouvel avoir de service.
Remplissez le N° champ.
Dans la N° client champ, entrez le numéro du client dans le contrat de service.
La Facturation le raccourci affiche les informations copiées à partir de la Client fiche. Si vous souhaitez valider l'avoir pour un client différent de celui indiqué dans le Général raccourci, entrez le numéro de ce client dans le N° débiteur champ.
Remarque
Remarque:
Vous pouvez comparer l'avoir avec le document original validé dans le Factures service reportées page. Sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Factures service reportées, puis choisissez le lien associé.Remplissez le Date de comptabilisation et Date du document champs.
Sur les lignes de l'avoir, entrez les informations sur les articles retournés ou supprimés, ou sur l'escompte qui sera envoyé. Vous pouvez également utiliser Extraire les écritures de contrat prépayé traitement en lot.
Pour créer automatiquement un avoir lorsque des lignes de contrat sont supprimées d'un contrat de service, dans le Contrat de service , sur le raccourci Détails facture Raccourci, sélectionnez Avoirs automatiques case à cocher.
Pour créer manuellement un avoir lorsque des lignes de contrat sont supprimées d'un contrat de service, dans le Contrat de service page, choisissez le Avoir action.
Mise à jour et évaluation des contrats
Parfois, vous devez modifier les termes d'un contrat après sa création. Dans la plupart des cas, vous ouvrez le contrat approprié dans la Contrat de service page, et le modifiez selon vos besoins.
Vous pouvez modifier le statut du contrat, initialement défini à Verrouillé, ajouter et supprimer des lignes de contrat, et annuler un contrat. Si vous souhaitez voir comment votre entreprise se porte en termes de gains et pertes, vous pouvez effectuer une analyse rapide à l'aide de la fonctionnalité de tendance de contrat.
Pour ajouter une ligne de contrat à un contrat de service ou à un devis de contrat
Lorsqu'un client achète un nouvel article et souhaite l'inclure dans le contrat de service ou le devis de contrat existant, vous pouvez enregistrer l'article comme article de service, puis l'ajouter comme nouvelle ligne de contrat au contrat ou au devis de contrat.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Contrats de service, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez le contrat de service ou le devis de contrat de service approprié pour lequel vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne de contrat.
- Choisissez l'onglet Ouvrir le contrat action pour ouvrir le contrat de service ou le devis de contrat de service pour modification.
- Sur l' Détails facture Raccourci, sélectionnez Autoriser les montants non équilibrés champ si vous souhaitez modifier le montant annuel et distribuer manuellement la différence de montant annuel sur les lignes de contrat. Sinon, décochez la case dans le Autoriser les montants non équilibrés champ. Cela distribuera automatiquement la différence de montant annuel sur les lignes de contrat après la modification du montant annuel.
- Sur l' Lignes raccourci, ajoutez un article de service ou un article, ou une description textuelle, sur chaque ligne de contrat. Vous pouvez également ajouter des lignes de devis de contrat. Notez que vous pouvez créer plusieurs contrats par article de service pour l'inclure dans différents contrats de service ou devis de contrat en même temps.
- Vérifiez et corrigez les chiffres dans le Escompte ligne %, Montant remise ligne, Délai de réponse, Période de service, et d'autres champs selon vos besoins.
Pour supprimer des lignes de contrat
Vous devrez peut-être supprimer des lignes de contrat du contrat de service lorsque vous supprimez les articles de service correspondants du contrat de service. Généralement, vous supprimez une ligne de contrat qui a expiré ou qui correspond à l'article de service en panne.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Contrats de service, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez le contrat de service duquel vous souhaitez supprimer des lignes de contrat.
- Choisissez l'onglet Ouvrir le contrat action pour ouvrir le contrat de service pour modification.
- Choisissez la ligne de contrat que vous souhaitez supprimer. Remplissez le Date d'expiration du contrat champ avec la date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer la ligne. Par exemple, vous pouvez entrer la date à laquelle l'article de service est tombé en panne.
- Choisissez l'onglet Supprimer les lignes de contrat action. La Supprimer des lignes du contrat page s'ouvre.
- Remplissez les filtres par défaut : N° contrat, N° article de service, et Type de contrat. Au besoin, vous pouvez appliquer d'autres filtres ou modifier les filtres existants.
- Renseignez les champs sur la Options raccourci, puis choisissez Supprimer les lignes action.
Remarque
Remarque:
Si le contrat n'est pas détaillé, vous devez mettre à jour la valeur dans le Montant annuel champ sur la Détails facture Raccourci de la Contrat de service page, reflétant la perte de l'article de service du contrat.
Si le contrat est détaillé et prépayé, et que vous avez validé des factures pour le contrat, vous pouvez créer un avoir pour le contrat. Choisissez Créer un avoir action. Cela n'est pas nécessaire si la case à cocher dans le Avoirs automatiques champ sur la Détails facture raccourci est sélectionnée. Dans ce cas, un avoir est créé automatiquement lorsque vous supprimez une ligne de contrat.
Coût et valeur de la ligne de service
Sur les lignes de contrat de service, les montants dans le Coût de ligne et Valeur de ligne sont calculés comme décrit dans les tableaux suivants.
| Options de coût de ligne | Description |
|---|---|
| Article de service | Le coût est automatiquement récupéré à partir de la Coût de contrat par défaut champ dans la Article de service table et copié dans le Coût de ligne champ. La formule suivante est utilisée pour calculer le coût de ligne : Coût unitaire de vente × % valeur contrat ÷ 100 |
| Article | Le coût est automatiquement récupéré à partir de la Coût unitaire champ dans la Article tableau et du % valeur contrat valeur du champ dans la Config. gestion des services table. La formule suivante est utilisée pour calculer le coût de ligne : Coût unitaire × % valeur contrat ÷ 100 |
| Description texte | La valeur dans le Coût de ligne le champ est défini à zéro. |
| Options de valeur de ligne | Description |
|---|---|
| Article de service | Le prix est automatiquement récupéré à partir de la Valeur de contrat par défaut champ dans la Article de service table et copié dans le Valeur de ligne champ. |
| Article | Selon la valeur dans le Méthode calcul valeur contrat champ dans la Config. gestion des services table, le montant est récupéré soit de la Prix unitaire ou la Coût unitaire champ dans la Article table. Après cela, cette valeur est multipliée par le contenu du % valeur contrat champ dans la Config. gestion des services table et divisée par 100. Ce montant est copié dans le Valeur de ligne champ. REMARQUE : Si les boutons Méthode calcul valeur contrat champ est défini sur Aucun, le contenu du Valeur de ligne champ n'est pas calculé. |
| Description texte | Le contenu du Valeur de ligne champ est défini à zéro. |
Pour ajouter un escompte de contrat aux devis de contrat de service
Vous pouvez ajouter des escomptes de contrat sur les services pour les devis de contrat et les contrats de service. Les escomptes peuvent porter sur des pièces de rechange dans des groupes d'articles de service particuliers, sur des heures de ressource pour des ressources dans des groupes de ressources particuliers, et sur des coûts de service particuliers.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Devis de contrat de service, et choisissez le lien connexe.
- Choisissez le devis pour lequel ajouter des escomptes.
- Choisissez l'onglet Remises de service action. La Escomptes contrat/service page s'ouvre.
- Pour créer un nouvel escompte de contrat, choisissez Nouveau action.
- Remplissez les champs de la ligne selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une brève description..
Conseil
Conseil:
Pour ajouter des escomptes de contrat directement à un contrat de service, effectuez des étapes similaires à partir de la Contrat de service .
Pour modifier le propriétaire d'un contrat de service
Vous devrez peut-être modifier le propriétaire d'un contrat de service. Si un article de service dans un contrat de service est enregistré dans plusieurs contrats non annulés appartenant au même client, le propriétaire de tous les contrats de service qui incluent cet article de service et de tous les autres articles de service inclus dans ces contrats est mis à jour automatiquement.
Remarque
Remarque:
Dans ce cas, seuls les contrats non annulés sont pris en compte. L'état des devis de contrat n'est pas pris en compte.
Important
Important:
Les articles de service et les contrats peuvent être liés. La modification du propriétaire d'un contrat de service peut affecter ces relations.
Par exemple, supposons que l'article de service N° 8 soit inclus dans les contrats SC00003 et SC00015. Le contrat SC00015 contient également l'article de service N° 15, qui est aussi inclus dans le contrat SC00080. Dans ce cas, le propriétaire des trois contrats et articles de service sera modifié.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Contrats de service, puis choisissez le lien associé. Ouvrez le contrat de service approprié dont vous souhaitez modifier le propriétaire.
- Choisissez l'onglet Ouvrir le contrat action pour ouvrir le contrat pour modification.
- Choisissez l'onglet Modifier le client action. La Modifier le client dans le contrat page s'ouvre.
- Dans la N° contrat et N° article de service. champs, vous pouvez voir les numéros du contrat et de l'article de service appartenant au client sélectionné. Si le client possède plus d'un contrat avec plus d'un article de service inclus, la valeur de ces champs sera Multiple. Pour afficher la liste des contrats ou articles de service associés, sélectionnez ces valeurs de champ.
- Dans la N° nouveau client champ, choisissez le nouveau client.
- Dans la Code nouveau destinataire champ, choisissez l'adresse.
- Choisissez l'onglet OK bouton pour modifier le client et le code destinataire des contrats de service.
- Choisissez l'onglet Verrouiller le contrat action pour verrouiller le contrat et s'assurer que les modifications feront partie des contrats.
Pour mettre à jour le prix d'un contrat de service
Vous pouvez mettre à jour les prix des contrats de service en spécifiant un pourcentage de mise à jour des prix.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Mettre à jour les prix des contrats de service, puis choisissez le lien associé.
- Choisissez le contrat de service.
- Dans la Mettre à jour jusqu'à la date champ, entrez une date. Le traitement par lots mettra à jour les prix des contrats dont les prochaines dates de mise à jour des prix sont sur ou avant cette date.
- Dans la % mise à jour des prix champ, entrez le pourcentage de mise à jour des prix souhaité.
- Dans la Action champ, sélectionnez Mettre à jour les prix du contrat.
Pour valider les écritures de contrat prépayé
Si vous travaillez avec des contrats de service prépayés, vous devez régulièrement valider les écritures de contrat prépayé, ce qui transfère les paiements prépayés des comptes de contrat prépayé vers les comptes de contrat ordinaires.
Avant de pouvoir valider les écritures de contrat prépayé, vous devez spécifier une souche de numéros dans le N° document validation prépayé champ sur la Config. gestion des services .
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Valider les écritures de contrat prépayé, puis choisissez le lien associé.
- Dans la Valider jusqu'à la date champ, entrez une date. Le traitement par lots valide les écritures comptables de service prépayé avec des dates de validation jusqu'à cette date.
- Dans la Date de comptabilisation champ, entrez la date que vous souhaitez utiliser comme date de validation sur la ligne de feuille comptabilité.
- Dans la Action champ, choisissez Valider les transactions prépayées.
- Choisissez OK pour valider les écritures.
Modification du statut du contrat de service
Une fois le contrat de service signé, le Modifier statut la valeur du champ est automatiquement définie à Verrouillé. Si vous souhaitez modifier des informations dans le contrat de service ou le devis de contrat de service, vous devez d'abord modifier le statut du contrat ou du devis de contrat de Verrouillé à Ouvert. Notez que vous ne pouvez pas créer de factures de service pour le contrat de service avec le Ouvert statut de modification. Après la modification du contrat ou du devis de contrat, vous devez remettre le statut à Verrouillé pour permettre la création de factures de service et d'écritures comptables pour le contrat de service, ce qui inclut les modifications que vous y avez apportées.
Remarque
Remarque:
La Modifier statut champ n'est pas lié au Statut de lancement champ de l'en-tête de l'ordre de service, qui régit la gestion en entrepôt des articles de service.
Pour annuler un contrat de service
Vous devrez peut-être annuler un contrat de service lorsque le contrat a expiré ou a été annulé par vous ou le client.
Remarque
Remarque:
Vous ne pouvez pas rouvrir un contrat après son annulation.
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, saisissez Contrats de service, puis choisissez le lien associé.Ouvrez le contrat de service approprié à annuler.
Choisissez l'onglet Ouvrir le contrat action pour ouvrir le contrat de service pour modification.
Dans la Code motif d'annulation champ, choisissez le code motif approprié. Pour ajouter d'autres codes motif, choisissez Avancé action.
Si la case à cocher dans le Utiliser le motif d'annulation du contrat champ sur la Config. gestion des services page est sélectionnée, vous devez spécifier un code motif d'annulation lors de l'annulation des contrats.
Dans la Statut champ, choisissez Annulé.
S'il existe des factures non validées, des avoirs ou des écritures prépayées ouvertes pour le contrat, un message de confirmation s'affiche. Dans la boîte de message, choisissez Non pour retourner au contrat et valider les documents, ou Oui pour continuer le processus d'annulation.
Classement d'un contrat de service ou d'un devis de contrat
Vous pouvez classer des contrats de service et des devis de contrat à tout moment pour enregistrer et archiver une copie du contrat ou du devis de contrat. Business Central classe les contrats de service automatiquement lorsque vous convertissez des devis de contrat en contrats de service ou annulez des contrats de service. Vous pouvez classer vous-même un contrat ou un devis en choisissant Classer le contrat dans la Contrats de service ou de Devis de contrat de service pages. Si vous souhaitez afficher vos contrats archivés de devis en cherchant Contrats classés.
Informations connexes
Configurer des contrats de service
Gestion des services
Convertir les contrats de service qui comprennent des montants de TVA
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