Traitement par lots des comptes fournisseurs pour les représentants des comptes fournisseurs
La liste suivante décrit les étapes de traitement des lots de comptes fournisseurs requises
Créer le lot.
Ajouter des factures d’achat ou des notes de crédit au lot. Les factures d’achat peuvent être initiées
Libérer chaque document individuellement.
Libérer le lot pour vérification.
Vérifier le lot pour s’assurer que les factures d’achat incluses dans le lot sont
Généralement, l’auditeur des comptes fournisseurs effectue cette étape. Lorsque l’auditeur des comptes fournisseurs
Reporter le lot approuvé.
Selon les processus de votre organisation, le représentant des comptes fournisseurs ou le coordinateur des comptes fournisseurs
Créer un lot
Les représentants des comptes fournisseurs créent des lots dans le Lots de comptes fournisseurs page. Chaque lot a une série de numéros par défaut assignée, qui est configurée lors de la configuration Configuration achats et comptes fournisseurs page. Lorsque vous créez un lot, il est automatiquement assigné au Statut de Ouvert.
Pour créer un lot
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez lots de comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.La Lots de comptes fournisseurs page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Nouveau.
La Fiche lot C.F. page s'ouvre.
Dans No de lot, spécifiez un numéro de la série de numéros prédéfinie.
Créer des factures d’achat
Pour qu’une facture d’achat soit associée à un lot particulier, la facture d’achat doit
Pour créer des factures d’achat
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez lots de comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.La Lots de comptes fournisseurs page s'ouvre.
Sélectionnez le lot dans lequel vous souhaitez créer une facture.
Sur la barre d'actions, choisissez Accueil > Créer une facture.
La Facture d'achat La page s’ouvre. La facture d’achat est automatiquement assignée à un numéro.
Dans Nom du fournisseur, spécifiez le nom du fournisseur.
Dans N° facture fournisseur, spécifiez le numéro de document du document original que vous avez reçu du fournisseur.
Spécifiez des valeurs pour les autres champs selon les besoins.
Pour libérer la facture d’achat, dans la barre d’action, choisissez Accueil > Libérer.
Créer des notes de crédit d’achat
Pour qu’une note de crédit soit associée à un lot particulier, la note de crédit doit être créée
Pour créer des notes de crédit d’achat
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez lots de comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.La Lots de comptes fournisseurs page s'ouvre.
Sélectionnez le lot dans lequel vous souhaitez créer une note de crédit.
Sur la barre d'actions, choisissez Accueil > Créer un avoir.
La Avoir achat La page s’ouvre. La note de crédit d’achat est automatiquement assignée à un numéro.
Dans Nom du fournisseur, spécifiez le nom du fournisseur.
Dans N° avoir fournisseur, spécifiez le numéro de document du document original que vous avez reçu du fournisseur.
Spécifiez des valeurs pour les autres champs selon les besoins.
Pour libérer la note de crédit d’achat, dans la barre d’action, choisissez Libérer > Libérer.
Libérer le lot pour vérification
Après avoir terminé de créer les factures d’achat et les notes de crédit d’achat, vous pouvez libérer Statut de Ouvert à Libéré.
Généralement, l’auditeur des comptes fournisseurs effectue cette tâche. Lorsque l’auditeur des comptes fournisseurs
Pour libérer un lot pour vérification
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez lots de comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.La Lots de comptes fournisseurs page s'ouvre.
Sélectionnez le lot que vous souhaitez libérer, puis dans la barre d’action, choisissez Accueil > Libérer le lot.
Une boîte de dialogue s’affiche et indique le nombre de factures ou de notes de crédit libérées
Pour fermer la boîte de dialogue, choisissez OK.
Utilisation des lots existants
Lorsqu’un lot est créé, il est automatiquement assigné au Statut de Ouvert. Tant qu’un lot est dans le Ouvert statut, vous pouvez continuer à ajouter des factures d’achat et des notes de crédit d’achat.
De plus, si des incohérences, des erreurs ou des omissions existent dans l’une des factures d’achat
Vous pouvez afficher et modifier les lots existants que vous ou d’autres avez créés dans le Lots de comptes fournisseurs .
Pour ouvrir un lot existant
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez lots de comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.La Lots de comptes fournisseurs page s'ouvre.
Sélectionnez le lot que vous souhaitez ouvrir.
Sur la barre d'actions, choisissez Modifier.
La Fiche lot C.F. La page du lot sélectionné s’ouvre.
Mettre un lot de comptes fournisseurs en attente
Au besoin, vous pouvez mettre un lot de comptes fournisseurs en attente. Pour plus d’informations, consultez Mettre un lot de comptes fournisseurs en attente.
Déplacer un document d'achat d'un lot de comptes fournisseurs vers un autre lot ouvert
Au besoin, vous pouvez déplacer un lot de comptes fournisseurs vers un autre lot ouvert. Pour plus d’informations, consultez Déplacer un document d'achat d'un lot de comptes fournisseurs vers un autre lot ouvert.
Imprimer un rapport de contrôle de lot
Selon votre processus, lorsque vous libérez un lot, vous pouvez être tenu de fournir un Contrôle de lot rapport, accompagné des documents originaux appartenant au lot, à l’auditeur des comptes fournisseurs
Pour imprimer un rapport de contrôle de lot
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez lots de comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.La Lots de comptes fournisseurs page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Filtres > Libéré.
Sélectionnez le lot pour lequel vous souhaitez imprimer le rapport.
Sur la barre d'actions, choisissez Rapport > Rapport de contrôle de lot.
La Rapport de contrôle de lot page s'ouvre.
Spécifiez les valeurs requises, puis pour afficher le rapport, choisissez Envoyer vers, Imprimer, ou Aperçu et fermeture.
Reporter le lot
La dernière étape du traitement des lots de comptes fournisseurs consiste à reporter le lot. Le coordinateur des comptes fournisseurs
Pour reporter le lot
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez lots de comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.La Lots de comptes fournisseurs page s'ouvre.
Sélectionnez le lot que vous souhaitez reporter, puis dans la barre d’action, choisissez Reporter le lot (factures) ou de Reporter le lot (notes de crédit).
Informations connexes
Création de lots de comptes fournisseurs
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