Configurer un groupe d'approbation
Un groupe d’approbation définit un ensemble d’un ou plusieurs approbateurs. Ces approbateurs peuvent être des utilisateurs individuels, des groupes d’utilisateurs, ou
Les groupes d’approbation peuvent être utilisés conjointement avec des règles d’approbation financière pour créer des schémas d’approbation. Les parcours d’approbation au sein d’une règle Configurer les règles d'approbation financière.
Code
Le code qui représente le groupe d’approbation.
Description
Une description du groupe d’approbation.
Type
Pour différencier l’utilisation d’un groupe d’approbation dans la Finance et approvisionnement extension ou la Gestion des RH extension, vous pouvez spécifier un type. Si aucun type n’est spécifié, le groupe d’approbation peut être utilisé dans les approbations financières et RH
Bloqué
Si un groupe d’approbation n’est plus nécessaire, il peut être bloqué.
Lignes du groupe d’approbation
Avant d’utiliser un groupe d’approbation, le cas échéant, spécifiez des valeurs pour les champs suivants dans les lignes du groupe d’approbation.
Séquence
Pour contrôler l’ordre dans lequel les approbateurs voient un document pour approbation, vous pouvez définir un parcours d’approbation. Les parcours d’approbation sont Séquence champ. Plusieurs séquences peuvent être spécifiées pour qu’un parcours d’approbation puisse comprendre plusieurs utilisateurs, groupes d’utilisateurs, postes, ou
Après qu’un ou plusieurs approbateurs de la première séquence approuvent le document, l’approbation passe au(x) approbateur(s) suivant(s) Tous doivent approuver case à cocher sur la ligne du groupe d’approbation, détermine si un ou tous les approbateurs d’une séquence doivent fournir leur approbation
Séquence et règles d’approbation financière
Si votre configuration implique des approbateurs associés à plusieurs règles d’approbation financière et groupes d’approbation, vous devez vous assurer que
Le numéro le plus bas correspond au niveau d’approbation le plus bas.
Aucun numéro de séquence ne se chevauche entre les groupes d’approbation.
Cette configuration garantit que les approbateurs responsables de l’approbation des documents pour des montants atteignant le seuil le plus bas
Avertissement
Avertissement:
Si vous n'effectuez pas cette configuration, Sparkrock Impact peut envoyer des e-mails à tous les approbateurs en même temps, quel que soit leur niveau de seuil. De plus, si un approbateur est affecté à plusieurs séquences ou différentes règles, l'approbateur peut recevoir plusieurs e-mails.
Exemple
Le tableau suivant décrit un exemple de configuration dans la Règles d'approbation financière .
| Code | Type d’approbation | N° approbateur | Seuil du montant d'approbation |
|---|---|---|---|
| L1 | Groupe d'approbation | GROUP1 | 0,01 |
| L2 | Groupe d'approbation | GROUP2 | 1 000,00 |
| L3 | Groupe d'approbation | GROUP3 | 10 000,00 |
Le tableau suivant décrit un exemple de configuration pour GROUP1 dans la Groupe d'approbation .
| Séquence | Type | N° |
|---|---|---|
| 1 | Utilisateur mySparkrock | Utilisateur A |
| 2 | Utilisateur mySparkrock | Utilisateur B |
Le tableau suivant décrit un exemple de configuration pour GROUP2 dans la Groupe d'approbation .
| Séquence | Type | N° |
|---|---|---|
| 5 | Utilisateur mySparkrock | Utilisateur A |
| 6 | Utilisateur mySparkrock | Utilisateur C |
Le tableau suivant décrit un exemple de configuration pour GROUP3 dans la Groupe d'approbation .
| Séquence | Type | N° |
|---|---|---|
| 10 | Utilisateur mySparkrock | Utilisateur A |
| 11 | Utilisateur mySparkrock | Utilisateur D |
Dans cet exemple, il y a 3 règles d'approbation financière configurées pour GROUPE1, GROUPE2 et GROUPE3. Si le montant d'une demande financière ou d'un document d'achat est supérieur ou égal à 0,01 $, les membres du GROUPE1, qui sont l'Utilisateur A et l'Utilisateur B, doivent approuver le document. Si le montant est supérieur ou égal à 1 000,00 $, les membres du GROUPE2, qui sont l'Utilisateur A et l'Utilisateur C, doivent approuver le document. Si le montant est supérieur ou égal à 10 000,00 $, les membres du GROUPE3, qui sont l'Utilisateur A et l'Utilisateur D, doivent approuver le document. Dans le cas de l'Utilisateur A, qui est associé à plusieurs séquences et différentes règles, pour un document d'un montant de 10 000 $ ou plus, Sparkrock Impact n'envoie qu'un seul e-mail à l'Utilisateur A et l'Utilisateur A ne doit approuver qu'une seule fois.
Type
Les utilisateurs d'approbation peuvent être un utilisateur individuel, un groupe d'utilisateurs mySparkrock, un poste, une classe de poste ou une combinaison de ces types d'approbation.
La liste suivante inclut plus d’informations sur les différents types d’approbateurs :
Utilisateur mySparkrock: Un utilisateur mySparkrock individuel.
Groupe mySparkrock: Peut être utilisé pour regrouper des utilisateurs individuels. Un utilisateur ne peut appartenir qu’à un seul groupe. Pour plus d’informations, voir Configurer les groupes d'utilisateurs mySparkrock.
Poste: Peut être utilisé lorsque vous avez implémenté la Gestion des RH extension conjointement avec la Finance et approvisionnement extension. Si la Type est Poste, les approbateurs incluent tout approbateur qui a une affectation active avec le code de poste RH.
Classe de poste: Peut être utilisé lorsque vous avez implémenté la Gestion des RH extension conjointement avec la Finance et approvisionnement extension. Si la Type est Classe de poste, les approbateurs incluent tout approbateur qui a une affectation active avec le code de classe de poste RH.
Nombre
La N° champ identifie l’approbateur. La N° valeur du champ change en fonction de la valeur dans le Type champ. Selon le Type valeur, le N° champ peut être déterminé en fonction du Fiche Configuration utilisateur mySparkrock, Groupe d'utilisateurs mySparkrock, Postes RH, ou Classes de postes RH pages.
Approbateur par défaut
La Approbateur par défaut champ spécifie l’approbateur par défaut pour la séquence. Un seul approbateur peut avoir la Approbateur par défaut case à cocher sélectionnée par séquence. Lorsqu’il y a plusieurs approbateurs avec la même valeur pour Séquence et qu’aucun approbateur n’a Approbateur par défaut sélectionné, Sparkrock Impact traite tous les approbateurs comme des approbateurs par défaut.
Tous doivent approuver
Si tous les utilisateurs de la même séquence sont tenus d’approuver la transaction, sélectionnez la Tous doivent approuver case.
La Tous doivent approuver champ a la priorité sur le Approbateur par défaut champ. Lorsque Tous doivent approuver est désélectionné, il ne peut y avoir qu’un seul approbateur par défaut.
Notification seulement
Si un utilisateur doit recevoir une notification qu’une action d’approbation a été soumise, mais que l’utilisateur n’est pas un approbateur, dans le Notification seulement case à cocher pour l’utilisateur. Un utilisateur qui a la Notification seulement case à cocher sélectionnée reçoit un courriel. Le courriel a une ligne d’objet différente et l’utilisateur ne peut pas approuver ni rejeter
Une ligne de groupe d’approbation qui a la Notification seulement case à cocher sélectionnée doit être dans une séquence avec d’autres entrées. Vous ne pouvez pas avoir une ligne qui a Notification seulement sélectionné dans une séquence seul.
Lorsqu’un approbateur a Approbateur par défaut sélectionné, Sparkrock Impact empêche Notification seulement d’être sélectionné sur la même ligne d’approbation.
Filtre motif d'absence
Si vous utilisez la Gestion des RH extension, vous pouvez définir un groupe d’approbation pour les utilisateurs responsables de l’approbation d’une cause d’absence spécifique. Pour Groupe d'approbation , sur le raccourci Lignes de groupe d'approbation raccourci, dans Filtre motif d'absence, spécifiez une valeur.
Remarque
Remarque:
A Filtre motif d'absence ne peut être spécifié que pour les groupes d’approbation dont le Type de RH. Si l'option Type est modifié de RH à Finance, la valeur de Filtre motif d'absence est défini comme vide.
Sparkrock Impact utilise la logique décrite dans le tableau suivant pour déterminer s'il faut créer une entrée d'approbation en fonction de la configuration de Filtre motif d'absence sur la Groupe d'approbation page et le Code motif d'absence Sur la Demande d'absence .
| Filtre de cause d’absence contient une valeur | Code de cause d’absence contient une valeur | Filtre de cause d’absence et code de cause d’absence correspondent | Écriture d’approbation créée |
|---|---|---|---|
| Oui | Oui | Oui | Oui |
| Oui | Oui | Non | Non |
| Non | Oui | Non | Oui |
| Oui | Non | Non | Oui |
Correspondance par emplacement
Si vous utilisez l’extension Gestion des RH, vous pouvez limiter les approbateurs potentiels en fonction du code d’emplacement pour les lignes avec Type de Poste ou de Classe de poste où le code d’emplacement sur l’affectation principale de l’employé correspond au code d’emplacement sur les affectations principales des employés
La Correspondance par emplacement option n’est pas prise en charge pour les flux de travail d’approbation financière.
Correspondance par catégorie RH
Si vous utilisez l’extension Gestion des RH, vous pouvez limiter les approbateurs potentiels en fonction de la catégorie RH pour les lignes avec Type de Poste ou de Classe de poste où le code d’emplacement sur l’affectation principale de l’employé correspond au code d’emplacement sur les affectations principales des employés
La Correspondance par catégorie RH option n’est pas prise en charge pour les flux de travail d’approbation financière.
Correspondance par département RH
Si vous utilisez l’extension Gestion des RH, vous pouvez limiter les approbateurs potentiels en fonction du département RH pour les lignes avec Type de Poste ou de Classe de poste où le code d’emplacement sur l’affectation principale de l’employé correspond au code d’emplacement sur les affectations principales des employés
La Correspondance par département RH option n’est pas prise en charge pour les flux de travail d’approbation financière.
Bloquer une ligne de groupe d’approbation
Si une ligne de groupe d’approbation n’est plus nécessaire, elle peut être bloquée.
Pour configurer un groupe d’approbation
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez groupes d’approbation, puis choisissez le lien associé.La Groupes d’approbation page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Nouveau.
La Groupe d'approbation page s'ouvre.
Spécifiez les valeurs selon les besoins.
Prévisualiser les approbateurs
Si votre groupe d’approbation a un Type de Groupe mySparkrock, Poste ou de Classe de poste, vous pouvez utiliser la Prévisualiser l’approbateur action pour prévisualiser qui sont les approbateurs pour la ligne du groupe d’approbation.
Pour prévisualiser les approbateurs
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez groupes d’approbation, puis choisissez le lien associé.La Groupes d’approbation page s'ouvre.
Sélectionnez le groupe d’approbation pour lequel vous souhaitez prévisualiser les approbateurs, puis dans la barre d’actions, choisissez Gérer > Modifier.
La Groupe d'approbation page s'ouvre.
Choisissez Prévisualiser les approbateurs.
Priorité du groupe d’approbation
Si vous utilisez l’extension Gestion des RH, le Code du groupe d'approbation par défaut champ spécifié dans le Page Fiche de poste RH prend la priorité sur un Code du groupe d’approbation spécifié dans les plans de présence.
Informations connexes
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