Configurer la planification avec la gestion des présences

La configuration de la gestion des absences avec la planification offre la capacité de réserver les périodes des absences approuvées. Les affectations d'employés à des quarts qui chevauchent des périodes d'absence sont évitées. L'intégration vous aide à gérer les absences des employés dans votre planification. Les quarts d'absence sont visibles ainsi que les vacances créées par ces quarts d'absence.

Configurer la gestion des absences pour l'intégration avec la planification

Pour permettre à la planification de s'intégrer à la gestion des présences, une certaine configuration est requise.

Configurer les causes d'absence

Configurez une cause d'absence dédiée pour la saisie d'absence par l'employé ou le gestionnaire. La cause d'absence dédiée est utilisée pour l'intégration avec la planification. Si la cause d'absence est configurée avec le séquençage, les causes d'absence utilisées dans le calcul de séquence n'ont pas besoin d'être configurées pour la planification.

Pour être utilisées dans la planification, les causes d'absence doivent être configurées d'une manière spécifique.

Pour chaque cause d'absence planifiée que les employés ordinaires doivent utiliser pour la saisie, un code distinct doit être créé pour prendre en charge un comportement différent lors des saisies dans les demandes d'absence. En particulier, ce comportement implique de bloquer la planification de l'employé afin que les quarts ne puissent pas lui être affectés pendant sa période d'absence.

Pour configurer une cause d'absence

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez motifs d’absence, puis choisissez le lien associé.

La Motifs d’absence page s'ouvre.
Effectuez l'une des étapes suivantes :
- Pour créer une cause d'absence, dans la barre d'actions, choisissez Nouveau.
- Pour mettre à jour une cause d'absence existante, sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez mettre à jour, puis dans la barre d'actions, choisissez Gérer > Modifier.
Sur l' Général raccourci, dans Type de calcul, spécifiez Heure.
Pour indiquer que cette cause d'absence doit être utilisée pour les employés planifiés, sur Planification , activez Utiliser la quantité de l'horaire.

Cette action active automatiquement Masquer la quantité et Afficher l'heure de début et de fin.

Lorsque vous activez Utiliser la quantité de planification, sur les lignes de régime de présence d'employés individuels Utiliser la quantité de planification est activé automatiquement. Si nécessaire, vous pouvez désactiver Utiliser la quantité de planification sur les lignes de régime de présence d'employés individuels.
Si vous souhaitez que les calculs de paie soient déterminés en fonction de l'enregistrement des absences lorsque cette cause d'absence est utilisée, configurez Code de paie RH pour cette cause d'absence. Sinon, pour que les activités des quarts d'absence déterminent les écritures de paie, laissez ce champ vide.
Assurez-vous que Autoriser les entrées négatives - Employé ou de Autoriser les entrées négatives - Gestionnaire sont désactivés.

Reséquençage des absences et planification

Le reséquençage des absences peut interagir avec la planification pour affecter les affectations de quarts. En particulier, si un solde négatif serait créé, une demande d'absence précédemment approuvée peut être rouverte. Cette demande d'absence peut entraîner le retour de l'employé dans des quarts à date future où il avait été précédemment retiré. Dans un tel cas, des notifications sont émises et les changements de quarts en attente, y compris les échanges en attente, les demandes de modification et les demandes d'absence de quart, sont annulés. Pour plus d'informations sur le reséquençage des absences, voir Réordonnancement des absences.

Remarque

Remarque:
Pour la planification, un solde négatif n'est pas autorisé.

Pour éviter la perturbation des planifications immédiates, vous pouvez empêcher le reséquençage.

Pour empêcher le reséquençage

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) , entrez Configuration de planification, puis choisissez le lien associé.

La Configuration de planification page s'ouvre.
Sur l' Général Raccourci, indiquez un Date de calcul du reséquençage des demandes d'absence.

Date de calcul du reséquençage des demandes d'absence est un champ de formule de date. Les demandes d'absence liées à la planification à date future qui se situent dans la période spécifiée ne sont pas reséquencées. Les changements d'affectation de quarts pendant cette période ne se produisent pas. Seules les demandes d'absence dont la date de début est supérieure ou égale à la date du jour plus la formule de date sont reséquencées.

Par exemple, si la formule de date spécifiée est 14J, les quarts dans la période de deux semaines à partir de la date actuelle ne sont pas modifiés en raison du reséquençage. Pour plus d'informations sur la création d'une formule de date, voir Utilisation des dates et heures du calendrier.

Configurer la planification pour l'intégration de la gestion des absences

Pour configurer la planification pour l'intégration de la gestion des absences, les tâches suivantes doivent être effectuées.

Configurer les unités indisponibles

Une unité indisponible est une unité de planification à usage spécial qui contient des quarts de suivi des absences. Ces quarts ne sont pas visibles pour l'employé. Ces quarts suivent les absences approuvées d'un employé et bloquent ses calendriers de planification afin que l'employé ne puisse pas être affecté à des quarts de travail qui chevauchent ses absences.

Pour contenir ces quarts de suivi, une unité indisponible dédiée doit être créée et configurée pour chaque secteur. Pour plus d'informations, voir Configurer la planification des employés.

Ajouter les activités des causes d'absence aux unités indisponibles

Le lien entre la gestion des absences et la planification est établi sur l'unité indisponible pour chaque secteur. La ou les unités indisponibles doivent avoir une activité désignée pour chaque cause d'absence configurée pour s'intégrer à la planification.

Pour ajouter les activités des causes d'absence aux unités indisponibles

De la Administrateur de planification centre de rôles, choisissez , entrez unités de planification, puis choisissez le lien associé.

La Configuration de planification page s'ouvre.
Sélectionnez l'unité indisponible souhaitée, puis dans la barre d'actions, choisissez Modifier.

La Fiche unité de planification page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Connexe > Activités.

La Activités d'unité d'horaire page s'ouvre.
Pour créer une ligne d'activité, choisissez Nouveau.
Sélectionnez un Cause d'absence.
Sélectionnez un Code de paie RH.

Le code de paie RH est utilisé pour le quart d'absence.
Si la source des calculs de paie doit être les écritures d'enregistrement des absences, sélectionnez Ne pas envoyer les heures à la paie.
Spécifiez des valeurs pour les autres champs selon les besoins.

Il est recommandé de configurer les axes analytiques sur la ligne d'activité afin que les centres de coûts corrects soient facturés.

Options de configuration pour les écritures sources des calculs de paie

L'intégration de la gestion des absences avec la planification peut être configurée selon deux méthodes. La configuration détermine la source des écritures à utiliser dans les calculs de paie.

Les quarts d'absence déterminent la paie

Dans cette configuration, seules les écritures d'activité des quarts d'absence sont insérées dans le journal de rémunération.

Cette méthode a la configuration suivante :

Dans l'activité d'unité de planification, Ne pas envoyer les heures à la paie La case à cocher est vide.
Dans la cause d'absence, Utiliser la quantité de l'horaire est activé et Code de paie RH est vide.

Les écritures d'enregistrement des absences déterminent la paie

Dans cette configuration, les écritures des quarts d'absence et de l'enregistrement des absences sont insérées dans le journal de rémunération. Seules les écritures de l'enregistrement des absences ont un impact sur la paie. Les quarts d'absence seront fermés ou auront un Statut de Reporté lorsque le journal de rémunération est traité. Les activités des quarts d'absence ne déterminent pas la paie.