Configurer les formulaires IRS 1099

L'Internal Revenue Service (IRS) exige que les entreprises remplissent et soumettent une ou plusieurs versions du formulaire fiscal 1099 pour les paiements aux fournisseurs. Vous devez envoyer des copies de ces formulaires aux fournisseurs annuellement, au plus tard le dernier jour de janvier. Sur vos documents achat, vous pouvez spécifier que le document est assujetti au 1099 et vous pouvez spécifier le code 1099 à utiliser pour le fournisseur.

Cet article décrit comment activer les fonctionnalités liées aux formulaires 1099.

Activer la fonctionnalité pour envoyer les données fiscales à l'aide du formulaire 1099

Pour utiliser les formulaires 1099 dans Business Central, vous devez activer Mise à jour de fonctionnalité : Activer l'utilisation des formulaires 1099 pour transmettre les données fiscales à l'IRS aux États-Unis. Après cela, vous pouvez utiliser le Guide des formulaires IRS pour configurer les bases des formulaires 1099. Les étapes suivantes décrivent les paramètres du guide.

Important

Important:
La mise à niveau automatique mettra à niveau vos données existantes uniquement pour l'année 2025, car cette année devrait être prête pour la déclaration. En raison des problèmes potentiels de performance causés par un grand volume de données, mettez à niveau les années précédentes manuellement depuis l'application, si nécessaire.

  1. Choisissez l'onglet Fonctionnalité Dites-moi icône, entrez Gestion des fonctionnalités, puis choisissez le lien associé.

  2. Rechercher Mise à jour de fonctionnalité : Activer l'utilisation des formulaires 1099 pour transmettre les données fiscales à l'IRS aux États-Unis.

  3. Dans la Activé pour colonne, choisissez Tous les utilisateurs, puis choisissez Oui pour confirmer votre choix.

  4. Familiarisez-vous avec la fonctionnalité, puis choisissez SUIVANT.

  5. Dans la Année de déclaration champ, spécifiez l'année pour laquelle vous souhaitez inclure des données.

  6. Selon que vous configurez les fonctionnalités 1099 pour la première fois ou que vous disposez déjà des configurations requises, par exemple si vous effectuez une mise à niveau, activez l'un des boutons bascule suivants :

    1. Si vous configurez des formulaires 1099 pour la première fois, activez le Créer un nouveau paramétrage bouton bascule, puis continuez avec les étapes du guide.
    2. Si vous avez déjà des données pour votre formulaire 1099, par exemple si vous effectuez une mise à niveau vers la dernière version, activez le Transférer les données existantes bouton bascule. À l'étape suivante du guide, vous pouvez spécifier si vous souhaitez utiliser un travail en arrière-plan pour transférer vos données et accepter la mise à jour des données. Ensuite, vous pouvez examiner et modifier, si nécessaire, les paramètres décrits aux étapes suivantes.

  7. Pour collecter des détails à partir des écritures comptables fournisseur, tels que les montants, depuis la Détails de ligne de document de formulaire IRS 1099 page pour chaque montant calculé sur le document de formulaire IRS 1099, activez le Collecter les détails pour la ligne bouton bascule.

    Remarque

    Remarque:
    La collecte de détails sur les écritures comptables fournisseur est utile pour examiner les montants, mais peut occuper de l'espace dans votre base de données. Si vous n'activez pas le bouton bascule, le montant total est calculé sans lister chaque montant des écritures comptables fournisseur.

  8. Hauteur Protéger le NIF champ, spécifiez si vous souhaitez masquer le numéro d'identification du contribuable (NIF) pour les fournisseurs, ou pour les fournisseurs et votre société. Vous pouvez également choisir de ne pas protéger les numéros NIF.

    Remarque

    Remarque:
    Ces options vous permettent d'imprimer uniquement les quatre derniers chiffres sur vos formulaires imprimés. Les cinq premiers chiffres du numéro à neuf chiffres sont tronqués et remplacés par des X, conformément aux réglementations de l'IRS (exemple : XXXXX1234). Ce format offre plus de sécurité lors de l'envoi de documents par courriel et aide à protéger le destinataire contre le vol d'identité.

  9. Dans la Contrôle du nom de l'entreprise champ, saisissez le nom de contrôle que votre société a enregistré dans la base de données du profil de compte national (NAP) de l'IRS.

  10. Terminez le guide.

Configuration manuelle

Si vous n'avez pas pu terminer la configuration lors de l'activation de cette fonctionnalité, ou si vous souhaitez modifier ou ajouter des configurations, suivez ces étapes :

  1. Choisissez l'onglet Fonctionnalité Dites-moi icône, entrez Configuration des formulaires IRS, puis choisissez le lien associé.

  2. Sur l' Général Raccourci, vous pouvez modifier la configuration pour le Collecter les détails pour la ligne et Protéger le NIF champs.

  3. Sur l' IRIS Raccourci, vous pouvez modifier le Contrôle du nom de l'entreprise.

  4. Vous pouvez également utiliser la Configuration du contenu du courriel action pour configurer ou modifier le courriel que vous souhaitez envoyer à vos destinataires :

    • Modifiez l'objet sur le Objet du courriel Raccourci.
    • Modifiez le texte du corps du courriel dans le Corps du courriel Raccourci.

  5. Fermez la page.

Configurer les périodes de déclaration et les formulaires 1099

Pour configurer les périodes de déclaration et les formulaires, suivez ces étapes :

  1. Choisissez l'onglet Fonctionnalité Dites-moi icône, entrez Périodes de déclaration IRS, puis choisissez le lien associé.
  2. Pour spécifier la période à laquelle le rapport s'applique, saisissez des dates dans les Date début et Date de fin champs.
  3. Pour configurer des formulaires 1099 spécifiques pour cette période, utilisez le Formulaires action pour ouvrir Formulaires IRS 1099 page. Pour en savoir plus sur les formulaires, accédez à Types de formulaires IRS.
  4. Sur l' Formulaires IRS 1099 page, spécifiez les types de formulaires 1099, tels que MISC, NEC, etc. Étant donné que ces types de formulaires ont plus d'une source avec des règles différentes, vous devez les configurer. Pour ce faire, exécutez le Cases de formulaire action pour ouvrir Cases de formulaire IRS 1099 .
  5. Sur l' Cases de formulaire IRS 1099 page, configurez les sources pour votre type de formulaire en utilisant les N° et Description champs. Vous devez renseigner le Montant minimal déclarable champ conformément aux instructions de l'IRS pour l'année de déclaration.
  6. Fermez la Cases de formulaire IRS 1099 .
  7. Fermez la Formulaires IRS 1099 .
Conseil

Conseil:
Vous devez créer une nouvelle période de déclaration pour chaque année. Le Copier la configuration depuis action sur la Périodes de déclaration IRS page facilite cette opération. Il vous suffit de choisir la période de déclaration à partir de laquelle vous souhaitez copier, et Business Central copie tous les formulaires, les cases de formulaire, la configuration des fournisseurs, l'ajustement et le relevé de formulaire vers la période sélectionnée.

Configurer la déclaration 1099 pour les fournisseurs

Sur l' Périodes de déclaration IRS page, vous pouvez exécuter le Configuration fournisseur action pour ouvrir Paramétrage de case de formulaire fournisseur IRS 1099 page. Utilisez cette page pour mapper les cases de formulaire à chaque fournisseur dans la période. Lorsque vous créez un document pour un fournisseur, Business Central utilise cette configuration pour renseigner les cases de formulaire. Pour ce faire, suivez ces étapes :

  1. Dans la Fournisseur n° champ, choisissez le fournisseur.
  2. Dans la N° formulaire champ, spécifiez le type de formulaire 1099.
  3. Dans la N° case formulaire champ, spécifiez le numéro de la case du formulaire 1099 vers laquelle les paiements doivent aller.

Vous n'avez pas besoin de configurer les fournisseurs manuellement, et vous pouvez utiliser le Suggérer action pour exécuter IRS 1099 Suggérer des fournisseurs automatisation. Cette action vous permet de choisir différents types de filtres à appliquer aux fournisseurs de la liste. Ensuite, il vous suffit d'ajouter la valeur par défaut N° formulaire et N° case formulaire pour la liste des fournisseurs.

Remarque

Remarque:
Cette configuration de fournisseur est liée à la période spécifique que vous avez configurée sur la Périodes de déclaration IRS .

Vous pouvez également configurer cela depuis la Liste de fournisseurs en choisissant Configuration IRS action.

Vous devrez peut-être effectuer d'autres configurations sur la Fiche fournisseur page. Pour ce faire, suivez ces étapes :

  1. Choisissez l'onglet Fonctionnalité Dites-moi icône, entrez Fournisseurs, puis choisissez le lien associé.

  2. Sur l' Fiche fournisseur page, les champs liés à la déclaration 1099 se trouvent sur le Paiements Raccourci. Les champs contiennent les valeurs par défaut de la Paramétrage de case de formulaire fournisseur IRS 1099 configuration :

    • Période de déclaration IRS
    • N° formulaire IRS 1099
    • N° case formulaire IRS 1099

  3. Pour confirmer que votre fournisseur a fourni un consentement signé pour recevoir son formulaire 1099 par voie électronique via courriel, activez le champ pour confirmer que votre fournisseur a fourni un consentement signé pour recevoir son formulaire 1099 par voie électronique via courriel. bouton bascule. Pour activer ce bouton bascule, vous devez avoir une adresse courriel pour le fournisseur dans le Courriel champ sur la Adresse et contact Raccourci.

  4. Pour utiliser une adresse courriel différente pour les courriels liés à l'IRS, vous pouvez saisir l'adresse dans le champ, mais vous pouvez également laisser ce champ vide et remplir le champ sur la Paiements Raccourci. Sinon, Business Central utilise l'adresse dans le Courriel champ sur la Adresse et contact Raccourci.

  5. Si le fournisseur est configuré pour exiger le dépôt FATCA, activez le Exigence FATCA bouton bascule.

Créer des documents de formulaire 1099

  1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez et les remplir manuellement, en dehors de Business Central., puis choisissez le lien associé.
  2. Dans la Période champ, sélectionnez la période de déclaration.
  3. Renseignez les champs restants au besoin. Survolez un champ pour lire une brève description.

Pour imprimer les documents substituts de formulaire, il y a quelques éléments à configurer. Un Relevé de formulaire est déjà configuré pour chaque formulaire, mais vous pouvez le modifier ou le mettre à jour si nécessaire. Pour ce faire, suivez ces étapes :

  1. Pour configurer ou personnaliser le formulaire imprimé, choisissez le Fonctionnalité Dites-moi icône, entrez le Périodes de déclaration IRS, puis choisissez le lien associé.

  2. Utilisez la Formulaires action pour ouvrir Formulaires IRS 1099 .

  3. Choisissez le formulaire, puis choisissez le Modifier le relevé action.

  4. Sur l' Relevé de formulaire IRS 1099 page, vous pouvez configurer des filtres et des règles qui s'appliquent aux lignes de document de formulaire lors de l'impression. Vous pouvez utiliser les champs suivants pour configurer le relevé de formulaire 1099 :

    • N° de ligne – Spécifie un numéro qui identifie la ligne. Le numéro est utilisé comme numéro de case de formulaire sur le rapport imprimé.
    • Description – Spécifie une description de la case du formulaire 1099 sur le rapport imprimé.
    • Type de valeur imprimée – Spécifie le type de valeur imprimée du relevé. Si Montant est sélectionné, le montant calculé par l'expression de filtre est imprimé. Si le Oui/Non option est sélectionnée, alors soit Oui ou de Non est imprimé en fonction de la Oui/Non condition.
    • Expressions de filtre - Spécifie l'expression de filtre du relevé.
    • Total ligne – Spécifie un intervalle de numéros de ligne ou une série de numéros de ligne.
    • Imprimer avec – Spécifie si les montants de la case du formulaire 1099 sont imprimés avec leur signe d'origine à l'aide de l'option Signe ou avec le signe inversé à l'aide de l'option Signe opposé.

  5. Fermez la page.

  6. Sur l' Formulaires IRS 1099 page, choisissez un formulaire, puis choisissez le Modifier les instructions action pour ouvrir Instructions de formulaire IRS 1099 page. Sur la Instructions de formulaire IRS 1099 renseignez le En-tête (imprimé en texte gras) et Description (imprimé en texte normal) champs.

Remarque

Remarque:
Les instructions expliquent le but de chaque case pour les destinataires. Les instructions s'impriment sur la deuxième page de la mise en page du rapport. L'IRS exige des instructions.

Fonctionnalité locale des États-Unis
Comment soumettre et déclarer l'IRS 1099
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