Configurer les rappels par courriel
Vous pouvez configurer Sparkrock Impact pour envoyer des rappels par e-mail aux employés. La liste suivante inclut les éléments pour lesquels un rappel peut être envoyé :
Demandes d'absence
Évaluations à effectuer
Demandes budgétaires
Tâches RH d’employés à effectuer
Demandes financières
Relevés de paie
Documents achat
Rappels d’expiration des qualifications
Soumissions de saisies de temps
Les approbateurs budgétaires sont toujours les derniers à recevoir un rappel par courriel lorsque configurés par axe analytique et valeur d’axe analytique. Les gestionnaires sont toujours les premiers ou derniers approbateurs dans la séquence de rappels par courriel selon la configuration du flux d’approbation des notes de frais.
Rappels pour les demandes de finances et les documents d’achat
Les rappels pour les demandes de finances et les documents d’achat peuvent être configurés pour plusieurs niveaux d’approbation. Les gestionnaires responsables de l’approbation reçoivent une notification par courriel dans l’ordre de la hiérarchie d’approbation pour chaque document. Les notifications par courriel sont envoyées lorsqu’une demande est soumise pour les approbateurs de niveau 1 ou lorsque le niveau précédent a approuvé pour le niveau 2 et les niveaux supérieurs.
Après l’envoi du courriel initial, des rappels d’approbation sont envoyés aux gestionnaires pour toutes les demandes ayant un Statut de En attente d'approbation. Ces courriels sont envoyés pour rappeler aux gestionnaires qu’un document est en attente de leur approbation. Des rappels de suivi sont envoyés jusqu’à ce que l’approbateur approuve la demande, selon un intervalle de temps configurable.
Dans les cas où plusieurs niveaux d’approbation sont configurés, le rappel est envoyé à l’approbateur de niveau 1 jusqu’à l’approbation de la demande, avant que le rappel soit envoyé aux approbateurs de niveau 2.
Remarque
Remarque:
Les rappels par courriel pour les bons de commande, les factures d’achat et les avoirs d’achat ne peuvent être activés que lorsque, dans la Configuration de l'approbation financière page, le flux de travail d’approbation de dimension pour le type de document concerné est activé. Les rappels par courriel ne peuvent pas être activés pour d’autres types d’approbation.
Configurer la messagerie
Pour en savoir plus sur la configuration du courriel, voir Configurer la messagerie.
Pour configurer les rappels par courriel
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez configurations de rappels par courriel, puis choisissez le lien associé.La Configurations des rappels par courriel page s'ouvre.
Pour créer un rappel par courriel, dans la barre d’actions, choisissez Nouveau.
Une nouvelle ligne apparaît.
Dans Type de rappel, spécifiez le type de rappel que vous souhaitez créer.
Dans Description, spécifiez un nom descriptif pour le rappel.
Dans Formule de date de début, spécifiez une formule indiquant le nombre de jours avant l’événement à partir duquel vous souhaitez commencer à envoyer des rappels.
La formule utilise la valeur dans le Basé sur champ pour ce calcul.
Par exemple, une valeur de -30J indique à Sparkrock Impact de commencer à envoyer des rappels par e-mail 30 jours avant l'événement.
Formule de date de début, Formule de date de fin, et Fréquence des rappels ne sont pas modifiables pour les bulletins de paie.
Dans Formule de date de fin, spécifiez une formule indiquant le nombre de jours après l’événement pendant lesquels vous souhaitez continuer à envoyer le rappel.
Par exemple, une valeur de 10J indique à Sparkrock Impact de continuer à envoyer des rappels jusqu'à 10 jours après que l'événement s'est produit. La formule utilise la valeur dans Basé sur champ pour ce calcul.
Dans Fréquence des rappels, spécifiez une formule indiquant la fréquence à laquelle vous souhaitez que les rappels soient envoyés.
Par exemple, une formule de 2J envoie un rappel tous les deux jours.
Dans Nb max. de tentatives, spécifiez combien de fois Sparkrock Impact doit essayer d'envoyer le rappel par e-mail lorsqu'un e-mail n'est pas livré avec succès.
Dans Préférence de courriel du destinataire, spécifiez si les rappels doivent être envoyés au courriel personnel de l’utilisateur, au courriel de l’entreprise, ou aux deux.
Les adresses courriel utilisées sont configurées dans le Fiche employé , dans la vue Courriel de l'entreprise champ et Courriel privé champs.
Pour activer ce rappel par courriel, sélectionnez le Activé case.
Choisissez OK.
Traiter les rappels par courriel
Vous pouvez traiter les rappels par courriel manuellement ou automatiquement à l’aide de la file d’attente des travaux.
Pour traiter les rappels manuellement
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez traiter et envoyer les rappels, puis choisissez le lien associé.La Traiter et envoyer les rappels page s'ouvre.
Dans la Accueil section, activez les types de rappels pour lesquels vous souhaitez envoyer des courriels.
Effectuez l'une des étapes suivantes :
Pour configurer les rappels à envoyer à une heure précise, choisissez Planifier, spécifiez les valeurs, puis choisissez OK.
Choisissez OK.
Sparkrock Impact envoie des e-mails de rappel aux employés appropriés.
Pour traiter les rappels automatiquement à l’aide de la file d’attente des travaux
Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
, entrez entrées de file d’attente des tâches, puis choisissez le lien associé.La Entrées de file d'attente des travaux page s'ouvre.
Sur la barre d'actions, choisissez Nouveau.
La Fiche d'entrée de file d'attente des travaux page s'ouvre.
Dans Type d'objet à exécuter champ, spécifiez Codeunit.
Dans ID d'objet à exécuter, choisissez 23020117.
Sur l' Récurrence FastTab, spécifiez quand vous souhaitez que le codeunit s’exécute.
Pour activer l’entrée de file d’attente des tâches, dans la barre d’actions, choisissez Définir le statut sur Prêt.
Journal des rappels par courriel
Sur l' Écritures du journal des rappels par courriel page, vous pouvez suivre les rappels qui ont été envoyés. À partir de cette page, vous pouvez vérifier si un rappel a été envoyé avec succès ou si une erreur a empêché l’envoi du rappel.
Pour afficher le journal des rappels par courriel
Choisissez , entrez écritures du journal des rappels par courriel, puis choisissez le lien associé.
La Écritures du journal des rappels par courriel page s'ouvre.
Informations connexes
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