Archiver les documents

Vous pouvez archiver les commandes vente, achat et service, les devis, les retours et les commandes ouvertes. Si vous utilisez les fonctionnalités de Gestion de projets, vous pouvez également archiver vos projets. Vous pouvez archiver des documents et des projets plusieurs fois. Une version archivée différente est enregistrée à chaque fois.

Pour les documents vente, si l'original existe encore et n'est pas comptabilisé, vous pouvez utiliser l'action Restaurer action pour le remplacer par une version archivée.

Remarque

Remarque:
Vous pouvez uniquement restaurer des documents vente et des projets. L'action n'est pas disponible pour les documents achat archivés.

Pour les documents archivés dont l'original est supprimé, vous pouvez réutiliser le contenu en copiant les données, par exemple à l'aide de l'action Copier depuis le document action.

Pour explorer les documents archivés, sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Archive, puis choisissez le lien associé. Si l'archive qui vous intéresse ne s'affiche pas immédiatement dans la Accéder aux rapports et à l'analyse section, vous devrez peut-être choisir Afficher plus.

Pour configurer l'archivage automatique des documents

Vous pouvez automatiser l'archivage pour créer une nouvelle version du document archivé lorsque quelqu'un effectue les actions suivantes :

Modifie le statut ou supprime un document ou un projet.
Imprime, télécharge ou envoie un document par courriel.
Convertit un devis en commande ou en facture.
Comptabilise une commande.

Les étapes suivantes décrivent comment configurer l'archivage automatique des documents vente depuis la Configuration ventes & à recevoir page. Les étapes sont similaires pour les documents achat et les projets.

Pour les documents achat, utilisez la Configuration achats & à payer .
Pour les projets, utilisez la Configuration projet .
Pour les services, utilisez la Configuration gestion des services .

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Configuration ventes & à recevoir, puis choisissez le lien associé.
Sur l' Archivage Raccourci, indiquez si vous souhaitez activer l'archivage automatique pour les différents types de documents vente. Survolez un champ pour lire une courte description.

Le tableau suivant décrit les options pour le Archiver les devis champ.

Option	Description
Jamais	Ne pas archiver les devis vente lors de leur suppression.
Question	Demander à l'utilisateur de choisir s'il faut archiver les devis vente lors de leur suppression.
Toujours	Archiver automatiquement un devis vente lors de sa suppression.

Pour archiver manuellement une commande vente

La procédure suivante décrit comment archiver manuellement une commande vente. Les étapes sont similaires pour tous les documents et projets que vous pouvez archiver.

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Bons de commande vente, puis choisissez le lien associé.
Ouvrez une commande vente que vous souhaitez archiver.
Choisissez l'onglet Archiver le document action.

La commande vente est archivée. Vous pouvez la consulter sur la Commandes vente archivées .

Pour restaurer un document vente non comptabilisé ou un projet depuis l'archive

Vous pouvez restaurer des documents uniquement si le document original n'est pas comptabilisé.

La procédure suivante décrit comment restaurer une commande vente archivée vers la commande vente d'origine. Les étapes sont similaires pour toutes les commandes, commandes ouvertes, retours et devis.

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Archives commandes vente, puis choisissez le lien associé.
Sélectionnez la commande vente archivée, ou sa version, que vous souhaitez restaurer, puis choisissez Restaurer action.

Le contenu de la commande vente ou du projet d'origine est remplacé par la version archivée.

Pour supprimer les versions archivées

Utilisez une stratégie de rétention pour nettoyer les versions archivées dont vous n'avez plus besoin. Les stratégies de rétention permettent aux administrateurs de définir la durée de conservation des données. Par exemple, ils peuvent configurer une stratégie qui supprime les données après une date d'expiration. Pour en savoir plus, consultez Définir des stratégies de rétention.

Il y a quelques points à noter concernant la création de stratégies de rétention pour les documents et projets archivés :

Si le document original n'est pas supprimé, Business Central ne vous permet pas de supprimer les versions archivées. Les versions archivées n'expirent pas tant que l'original existe.
Lorsque vous configurez la stratégie de rétention, vous pouvez spécifier que vous souhaitez que la stratégie supprime toutes les versions archivées sauf la plus récente. Par exemple, vous pourriez avoir 10 versions et vouloir conserver une copie de la plus récente.
Business Central calcule la date d'expiration des documents en fonction de la date de la version archivée la plus récente.

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