Définir des stratégies de rétention

Cet article explique comment les administrateurs peuvent définir des stratégies de rétention pour spécifier la fréquence de suppression des données obsolètes dans les tables contenant des entrées de journal et des enregistrements archivés. Par exemple, la suppression des entrées de journal peut faciliter l'utilisation des données les plus pertinentes. Les stratégies peuvent supprimer des données en fonction d'une date d'expiration, ou vous pouvez ajouter des filtres pour n'inclure que certaines données expirées.

Configurations et autorisations requises

Avant de pouvoir créer des stratégies de rétention, vous devez configurer les tables à inclure et les périodes de conservation des données.

Configuration	Description
Tables autorisées	Nous fournissons une liste de tables que vous pouvez inclure dans les stratégies de rétention. Si vous souhaitez ajouter des tables d'une extension à une stratégie de rétention, un développeur doit ajouter ses tables à la liste. Pour en savoir plus, consultez Inclure votre extension dans une stratégie de rétention.
Périodes de rétention	Spécifiez les périodes de conservation des données dans les tables d'une stratégie. Les périodes déterminent la fréquence de suppression des données.

De plus, vous devez disposer des SUPER autorisations utilisateur ou de l'ensemble d'autorisations Configuration de la stratégie de rétention ensemble d'autorisations. Les utilisateurs disposant de l'ensemble d'autorisations Configuration de la stratégie de rétention peuvent définir des stratégies de rétention pour les tables. C'est vrai même s'ils ne disposent pas des autorisations de lecture et de suppression pour les tables. L'entrée de la file d'attente des travaux doit s'exécuter en tant qu'utilisateur disposant des autorisations de lecture et de suppression des données. N'accordez pas l'ensemble d'autorisations Configuration de la stratégie de rétention aux utilisateurs qui ne doivent pas être autorisés à supprimer des données.

Remarque

Remarque:
Si vous utilisez Business Central en local et que vous souhaitez essayer les stratégies de rétention dans la base de données de démonstration Cronus, vous devez effectuer quelques opérations. La compagnie de démonstration ne contient pas de tables utilisables avec les stratégies de rétention; vous devez donc les ajouter. Pour ce faire, créez une nouvelle compagnie vierge dans la base de données de démonstration. Dans la nouvelle compagnie, importez le package de configuration RapidStart pour votre pays/région qui correspond au package standard NAV17.0.W1.ENU.STANDARD.rapidstart. Les données de configuration des stratégies de rétention seront disponibles dans la nouvelle compagnie.

Créer des périodes de rétention

Les périodes de rétention peuvent être aussi longues ou courtes que vous le souhaitez. Pour créer des périodes de rétention, sur la page Stratégies de rétention page, utilisez le Période de rétention action. Les périodes que vous définissez sont disponibles pour toutes les stratégies.

Remarque

Remarque:
Pour des raisons de conformité, nous avons défini une période de rétention minimale pour certaines tables. Si vous définissez une période de rétention plus courte que le minimum requis, un message affiche la période obligatoire.

Configurer une stratégie de rétention

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Stratégies de rétention, et choisissez le lien connexe.

2. Sélectionner Nouveau pour créer une nouvelle stratégie de rétention.

3. Dans la ID table champ, choisissez la table que vous souhaitez inclure dans la stratégie.

4. Dans la Période de rétention champ, spécifiez la durée de conservation des données dans la table.

5. Facultatif : Vous pouvez appliquer la stratégie à des données spécifiques dans une table, plutôt qu'à tous les enregistrements, en filtrant les données pour chaque ligne. La stratégie ne s'appliquera qu'aux enregistrements renvoyés par les filtres. Pour spécifier les critères de filtre, désactivez le bouton bascule Appliquer à tous les enregistrements bouton bascule. Le raccourci Stratégie de rétention des enregistrements Raccourci s'affiche, dans lequel vous pouvez définir des critères de filtre. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des filtres, consultez Filtrage.

   Remarque

   Remarque:
   Chaque ligne a sa propre période de rétention. Si vous spécifiez des périodes de rétention différentes pour les mêmes données, la période la plus longue est utilisée. De plus, certaines tables contiennent des filtres que vous ne pouvez pas modifier ou supprimer. Pour vous aider à identifier ces filtres, ils apparaissent dans une police de couleur plus claire.

Conseils vidéo

Cette vidéo fournit un exemple de configuration d'une stratégie de rétention.

Appliquer des stratégies de rétention

Vous pouvez utiliser une entrée de file d'attente des travaux pour appliquer automatiquement des stratégies de rétention afin de supprimer des données, ou vous pouvez appliquer les stratégies manuellement.

Pour appliquer automatiquement une stratégie de rétention, créez-la et activez-la. Lorsque vous activez une stratégie, Business Central crée une entrée de file d'attente des travaux qui l'applique selon sa période de rétention. Toutes les stratégies de rétention utilisent la même entrée de file d'attente des travaux. Par défaut, l'entrée de file d'attente des travaux applique la stratégie chaque jour à 2 h 00. Vous pouvez modifier ce paramètre par défaut, mais si vous le faites, nous vous recommandons de le configurer en dehors des heures d'ouverture. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les files d'attente de travaux pour planifier des tâches.

Vous pouvez appliquer manuellement une stratégie en utilisant le bouton Appliquer manuellement action sur la Stratégies de rétention page. Si vous souhaitez toujours appliquer une stratégie manuellement, activez le bouton bascule Manuel bouton bascule. L'entrée de file d'attente des travaux ignorera la stratégie lors de son exécution.

Afficher les entrées du journal de la stratégie de rétention

Vous pouvez consulter l'activité liée aux stratégies de rétention dans la page Journal de la stratégie de rétention page. Par exemple, des entrées sont créées lorsqu'une stratégie est appliquée ou en cas d'erreurs.

Inclure votre extension dans une stratégie de rétention (nécessite l'aide d'un développeur)

Par défaut, les stratégies de rétention couvrent uniquement Business Central dans la liste que nous fournissons. Vous pouvez supprimer les tables par défaut de la liste et ajouter des tables qui vous appartiennent. Autrement dit, vous ne pouvez pas ajouter une table que vous n'avez pas créée vous-même. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter d'autres tables de Business Central ou d'une extension que vous avez achetée.

Pour ajouter vos tables à la liste des tables autorisées, un développeur doit ajouter du code. Par exemple, à la codeunit du programme d'installation de l'extension (une codeunit avec le install sous-type).

Lorsqu'un développeur ajoute une table, il peut spécifier des filtres obligatoires et par défaut. Les filtres obligatoires ne peuvent pas être supprimés ni modifiés ultérieurement lorsque vous ajoutez des tables pour définir une stratégie de rétention. Les filtres par défaut sont de simples suggestions.

Les exemples suivants illustrent comment ajouter une table à la liste des tables autorisées, avec et sans filtres obligatoires ou par défaut. Pour un exemple plus complexe, consultez la codeunit 3999 "Reten. Pol. Install - BaseApp".

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
    begin
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Retention Policy Log Entry");
    end;

L'exemple suivant comprend un filtre obligatoire.

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        ChangeLogEntry: Record "Change Log Entry";
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
        RetentionPeriod: Enum "Retention Period Enum";
        RecRef: RecordRef;
        TableFilters: JsonArray;
        Enabled: Boolean;
        Mandatory: Boolean;
    begin
        ChangeLogEntry.Reset();
        ChangeLogEntry.SetFilter("Field Log Entry Feature", '%1|%2', ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::"Monitor Sensitive Fields", ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::All);
        RecRef.GetTable(ChangeLogEntry);
        Enabled := true;
        Mandatory := true;
        RetenPolAllowedTables.AddTableFilterToJsonArray(TableFilters, RetentionPeriod::"28 Days", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), Enabled, Mandatory, RecRef);
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Change Log Entry", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), TableFilters);
    end;

Après qu'un développeur a ajouté des tables à la liste, un administrateur peut les inclure dans une stratégie de rétention.

Informations connexes

Analyse de la télémétrie de trace de la stratégie de rétention
Audit des modifications dans Business Central
Filtrage
Utiliser les files d'attente de travaux pour planifier des tâches
Utiliser Business Central

Trouvez des modules d'apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici