Utiliser les flux de travail d'approbation
Un workflow est une séquence de tâches déclenchées par une action, une condition ou une règle. Les workflows sont généralement mis en œuvre pour intégrer la logique métier dans une organisation, comme la séparation des tâches, l'unification des processus ou l'application des meilleures pratiques.
Les workflows peuvent être conçus pour créer des demandes d'approbation de modification d'un champ d'enregistrement tout en conservant les anciennes données au cas où la demande ne serait pas approuvée. La nouvelle valeur ne sera implémentée qu'une fois la dernière demande approuvée.
La logique métier pourrait porter sur l'approbation des éléments suivants :
- Nouvelles données de référence telles que les comptes du grand livre (GL), les clients, les fournisseurs ou les articles.
- Modifications apportées aux champs des enregistrements existants contenant des informations sensibles, telles que N° de compte bancaire fournisseur ou de Limite de crédit client.
- Modifications apportées aux champs des enregistrements existants contenant des informations critiques pour l'entreprise, telles que Prix de vente des articles.
- Nouveaux utilisateurs ou modifications des autorisations utilisateur.
- Documents d'achat.
- Documents de vente.
- Documents entrants.
- Journaux financiers avant comptabilisation.
L'illustration suivante est un exemple de workflow avec approbation séquentielle déclenchée par un utilisateur. En déclenchant le workflow, une demande d'approbation est créée pour le premier approbateur.
Vous voyez dans l'illustration ci-dessus que la demande doit être approuvée par le premier approbateur avant d'être transmise au suivant. Si la demande n'est pas approuvée par le premier approbateur, elle ne sera jamais transmise au suivant.
Le chemin emprunté depuis le déclenchement initial du workflow peut varier selon la nature de l'approbation.
L'illustration suivante montre une approbation parallèle déclenchée par l'utilisateur. Une approbation parallèle signifie que la demande d'approbation est envoyée simultanément à tous les approbateurs.
Cependant, le workflow n'est terminé que lorsque toutes les demandes ont été approuvées, comme le montre l'illustration suivante :
Remarque
Remarque:
Pour un workflow avec plusieurs approbateurs, tous les approbateurs doivent approuver chaque étape avant que le workflow puisse passer à l'événement suivant. L'approbation d'un seul approbateur ne fera pas avancer le workflow.
Vous pouvez configurer et utiliser des workflows qui connectent des tâches de processus métier effectuées par différents utilisateurs. Il est également possible de créer le même workflow plus d'une fois. Chaque workflow peut être déclenché par un événement à l'aide de différents filtres. Cela est utile lorsqu'une demande d'approbation pour un département doit être approuvée par un approbateur, tandis que les demandes d'autres départements doivent être approuvées par un approbateur différent. Les tâches système, telles que la comptabilisation automatique, peuvent être incluses comme étapes dans les workflows, précédées ou suivies de tâches utilisateur. La demande et l'octroi d'approbations pour créer de nouveaux enregistrements sont des étapes de workflow typiques.
Avant de pouvoir commencer à utiliser des workflows, vous devez configurer des utilisateurs de workflow, créer les workflows (potentiellement précédés d'une personnalisation du code) et spécifier comment les utilisateurs reçoivent des notifications. En savoir plus sur Configuration des workflows.
Remarque
Remarque:
Les étapes de workflow typiques impliquent des utilisateurs demandant l'approbation de tâches et des approbateurs acceptant ou rejetant les demandes d'approbation. C'est pourquoi de nombreuses rubriques sur l'utilisation des workflows font référence aux approbations.
Le tableau suivant décrit une séquence de tâches avec des liens vers les articles qui les décrivent.
| Au | Voir |
|---|---|
| Configurez un workflow d'approbation pour qu'il démarre lorsque le premier événement déclencheur se produit. | Activer les flux de travail d'approbation |
| Demandez l'approbation d'une tâche; en tant qu'approbateur, acceptez, refusez ou déléguez des approbations; et envoyez ou consultez des notifications d'approbation. | Utilisation des workflows d'approbation |
| Créez des étapes de workflow qui restreignent l'utilisation d'un certain type d'enregistrement avant qu'un certain événement ne se produise, par exemple, l'approbation de l'enregistrement. | Restreindre et autoriser l'utilisation d'un enregistrement |
| Afficher les instances d'étapes de workflow avec Terminé statut. | Afficher les instances d'étape de flux de travail archivées |
| Supprimez un workflow d'approbation qui ne sera plus utilisé. | Supprimer des flux de travail d'approbation |
Informations connexes
Configuration des flux de travail d'approbation
Flux de travail
Utiliser Business Central
Trouvez des modules d'apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici