Comment utiliser les workflows d'approbation

Lorsqu'une personne doit approuver un enregistrement, comme un nouveau document achat ou un client, vous pouvez envoyer une demande d'approbation dans le cadre d'un workflow. Selon la façon dont vous avez configuré le workflow, l'approbateur approprié est informé que l'enregistrement nécessite son approbation.

Vous configurez les workflows d'approbation sur la Flux de travail page. Vous devez également configurer les utilisateurs d'approbation, y compris les limites de montant pertinentes, sur la Configuration utilisateur approbation page. Pour en savoir plus, consultez Configurer les workflows d'approbation.

En plus des workflows d'approbation décrits dans cet article, vous pouvez effectuer diverses autres tâches de workflow. En savoir plus sur Utiliser les flux de travail d'approbation.

Les workflows d'approbation principaux pour les documents achat, les documents vente, les feuilles paiement, les fiches client et les fiches article sont prêts à démarrer en tant qu'assistants. En savoir plus sur Se préparer à faire des affaires.

Demander l'approbation d'un enregistrement

Un utilisateur d'approbation effectue la tâche suivante.

Sur la page qui présente l'enregistrement, choisissez le Envoyer une demande d'approbation action.
Pour afficher toutes vos demandes d'approbation, sélectionnez Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Entrées de demande d'approbation, puis choisissez le lien associé.

Le statut de l'entrée d'approbation est mis à jour de Créé à Ouvert. Le statut de l'enregistrement, comme une facture achat, est mis à jour de Ouvert à En attente d'approbation et reste verrouillé pour le traitement jusqu'à ce que tous les approbateurs approuvent l'enregistrement.

Une fois que tous les approbateurs requis ont approuvé l'enregistrement, le statut passe à Libéré. Vous pouvez alors continuer à travailler avec l'enregistrement.

Annuler des demandes d'approbation

Un utilisateur d'approbation avec des droits d'approbateur peut annuler des demandes d'approbation.

Un client pourrait vouloir modifier une commande après qu'elle a été soumise pour approbation. Dans ce cas, vous pouvez annuler le processus d'approbation, apporter les modifications nécessaires à la commande, puis demander à nouveau l'approbation.

Sur la page affichant l'enregistrement, choisissez le Annuler la demande d'approbation action.

Lorsqu'une demande d'approbation a été annulée, le statut de l'entrée d'approbation associée passe à Annulé. Le statut de l'enregistrement est mis à jour de En attente d'approbation à Ouvert. À ce stade, le processus d'approbation peut reprendre.

Approuver ou rejeter des demandes d'approbation

Un utilisateur d'approbation avec des droits d'approbateur peut approuver ou rejeter des demandes d'approbation.

Vous pouvez traiter les demandes d'approbation sur la Demandes à approuver page, y compris en approuvant plusieurs demandes à la fois. Vous pouvez également approuver des enregistrements individuels en choisissant le lien dans la notification que vous recevez.

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Demandes à approuver, puis choisissez le lien associé.
Sélectionnez une ou plusieurs lignes des enregistrements que vous souhaitez approuver ou rejeter.
Choisissez l'onglet Approuver, Refuser, ou Déléguer actions.

Lorsqu'un enregistrement est approuvé ou rejeté, le statut d'approbation dans le Statut champ passe à Approuvé ou de Rejeté, respectivement.

Si une hiérarchie d'approbateurs est configurée, le statut de l'enregistrement est En attente d'approbation jusqu'à ce que tous les approbateurs demandés approuvent l'enregistrement. Ensuite, le statut de l'enregistrement passe à Libéré.

En même temps, le statut d'approbation passe de Créé à Ouvert dès qu'une demande d'approbation pour l'enregistrement est créée. Si la demande est rejetée, le statut d'approbation passe à Rejeté. Le statut reste Ouvert ou de Rejeté jusqu'à ce que tous les approbateurs approuvent la demande.

Déléguer des demandes d'approbation

Un utilisateur d'approbation avec des droits d'approbateur peut déléguer des demandes d'approbation.

Pour éviter que les enregistrements ne s'accumulent ou ne bloquent autrement le workflow, l'approbateur et l'administrateur des approbations peuvent déléguer une demande d'approbation à un approbateur remplaçant. Le remplaçant peut être un remplaçant désigné, l'approbateur direct ou l'administrateur des approbations, dans cet ordre de priorité. Vous utilisez généralement cette fonctionnalité lorsqu'un approbateur est indisponible ou incapable d'approuver des demandes avant la date d'échéance.

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Demandes à approuver, puis choisissez le lien associé.
Sélectionnez une ou plusieurs lignes des demandes d'approbation que vous souhaitez déléguer à un approbateur remplaçant, puis choisissez le Déléguer action.

Une notification pour approuver la demande est envoyée à l'approbateur remplaçant.

Gérer les demandes d'approbation en retard

Un utilisateur d'approbation avec des droits d'approbateur peut rappeler aux utilisateurs du workflow d'approbation les demandes d'approbation en retard. Utilisez le Envoyer des notifications d'approbation en retard action pour ce faire.

La Envoyer des notifications d'approbation en retard action vérifie toutes les demandes d'approbation ouvertes actuellement en retard. Chaque approbateur ayant au moins une entrée d'approbation en retard reçoit une notification avec la liste de toutes ses demandes d'approbation en retard. La notification est également envoyée à leur approbateur et à tous les demandeurs des approbations en retard. Cette dernière étape s'avère utile si l'entrée d'approbation en retard doit être déléguée à un remplaçant.

Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Demandes d'approbation en retard, puis choisissez le lien associé.
Sur l' Demandes d'approbation en retard page, choisissez le Envoyer des notifications d'approbation en retard action.

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