Achats
Vous créez une facture achat ou une commande achat pour enregistrer le coût des achats et pour suivre les comptes fournisseurs. Si vous devez contrôler un stock, les factures achat sont également utilisées pour mettre à jour dynamiquement les niveaux de stock afin de minimiser vos coûts de stock et d'améliorer le service client. Les coûts d'achat, y compris les dépenses de service, et les valeurs de stock résultant de la validation des factures achat contribuent aux chiffres de profit et aux autres KPI financiers dans votre tableau de bord.
Vous devez utiliser des commandes achat si votre processus d'achat exige que vous enregistriez des réceptions partielles d'une quantité commandée. Par exemple, parce que la quantité complète n'était pas disponible chez le fournisseur. Si vous vendez des articles en les livrant directement de votre fournisseur à votre client, en livraison directe, vous devez également utiliser des commandes achat. Pour en savoir plus, voir Effectuer des livraisons directes. Dans tous les autres aspects, les commandes achat fonctionnent de la même façon que les factures achat.
Vous pouvez faire créer automatiquement des factures achat en utilisant le service ROC (Reconnaissance optique de caractères) pour convertir les factures PDF de vos fournisseurs en documents électroniques, qui sont ensuite convertis en factures achat par un flux de travail. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord vous inscrire au service ROC, puis effectuer différentes configurations. Pour en savoir plus, voir Documents entrants.
Les produits peuvent être à la fois des articles en stock et des services. Pour en savoir plus, voir Enregistrer de nouveaux articles.
Pour tous les processus d'achat, vous pouvez utiliser un flux de travail d'approbation, par exemple, pour exiger qu'un directeur de la comptabilité approuve les achats importants. Pour en savoir plus, voir Utiliser les flux de travail d'approbation.
Les sections suivantes décrivent une séquence de tâches, avec des liens vers les articles qui les couvrent.
Démarrer avec les fonctionnalités d'achat
Avant d'acheter des marchandises, spécifiez comment vous souhaitez gérer les processus d'achat de votre compagnie.
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|---|---|
| Configurez les règles et les valeurs qui définissent les politiques d'achat de votre compagnie. | Configurer les achats |
| Enregistrez chaque fournisseur auprès duquel vous achetez avec une fiche fournisseur. | Enregistrer de nouveaux fournisseurs |
Analyse des achats
Cette section décrit les outils analytiques que vous pouvez utiliser pour obtenir des informations sur vos processus d'achat.
| Pour ... | Accédez à... |
|---|---|
| Obtenez un aperçu de vos capacités d'analyse des données d'achat. | Vue d'ensemble de l'analyse des achats |
| Analysez et surveillez vos KPI d'approvisionnement avec l'application Power BI Purchasing. | Application Power BI Achats |
| Effectuez une analyse ad hoc des données d'achat directement sur les pages de liste et les requêtes. | Analyse ad hoc des données d'achat |
| Explorez les rapports achat intégrés. | Rapports d'achat intégrés |
Du devis à la commande pour les factures achat
Le tableau suivant décrit comment utiliser des processus d'achat simples.
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|---|---|
| Créez un devis achat pour refléter une demande de devis de votre fournisseur, que vous pouvez ensuite convertir en commande achat. | Demander des devis |
| Créez une facture achat pour toutes les lignes ou les lignes sélectionnées d'une facture vente. | Acheter des articles pour une vente |
| Créez une facture achat pour enregistrer votre accord avec un fournisseur pour acheter des produits selon certaines conditions de livraison et de paiement. | Enregistrer les achats |
| Découvrez comment Business Central calcule la date à laquelle vous devez commander un article pour le recevoir à une date donnée. | Calcul de la date pour les achats |
| Comprenez ce qui se passe lorsque vous validez des documents achat. | Validation des achats |
Si vous avez besoin de processus d'achat plus complexes, le tableau suivant répertorie des articles qui expliquent ce que vous pouvez faire avec Business Central.
| Pour ... | Accédez à... |
|---|---|
| Effectuez une action sur une facture achat validée non payée pour créer automatiquement un avoir et annuler la facture achat ou la recréer pour pouvoir apporter des corrections. | Corriger ou annuler des factures vente impayées |
| Créez un avoir achat pour contrepasser une facture achat validée spécifique afin de refléter les produits que vous retournez au fournisseur et le montant du paiement que vous percevez. | Traiter des retours achat ou des annulations |
| Gérez votre engagement envers un fournisseur pour acheter de grandes quantités livrées en plusieurs expéditions au fil du temps. | Utiliser des commandes ouvertes achat |
Commandes annulées, remboursements et retours
Le tableau suivant décrit comment traiter les commandes annulées, les remboursements et les retours des marchandises achetées.
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|---|---|
| Préparez-vous à facturer plusieurs réceptions du même fournisseur en une seule fois en regroupant les réceptions sur une seule facture. | Regrouper des réceptions sur une seule facture |
| Convertissez, par exemple, des factures électroniques de vos fournisseurs en factures achat dans Business Central. | Recevoir et convertir des documents électroniques |
Autres processus vente
Le tableau suivant décrit comment traiter d'autres processus d'achat.
| Pour ... | Accédez à... |
|---|---|
| Résolvez les ambiguïtés lorsque deux enregistrements ou plus existent pour le même fournisseur. | Fusionner des enregistrements en double |
Numéros de document externes
Sur les documents achat et les journaux, vous pouvez spécifier un numéro de document qui fait référence au système de numérotation du fournisseur. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le fournisseur a assigné à la commande, à la facture ou à l'avoir. Vous pouvez ensuite utiliser ce numéro plus tard si, pour une raison quelconque, vous devez rechercher l'écriture validée à l'aide de ce numéro.
La N° doc. ext. obligatoire champ dans la Configuration achats et comptes fournisseurs la page indique s'il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans les situations suivantes :
Dans la N° facture fournisseur champ, N° commande fournisseur champ, ou le N° avoir fournisseur champ dans un en-tête achat
Dans la N° document externe champ sur une ligne de journal général, où le Type de document champ est défini sur Facture, Avoir, ou Intérêts de retard, et le Type compte champ est défini sur Fournisseur.
Si vous cochez ce champ, il ne sera pas possible de valider une facture, un avoir ou le type de ligne de journal général décrit ci-dessus sans numéro de document externe.
Le numéro de document externe est inclus dans les documents validés où vous pouvez effectuer une recherche par numéro concerné. Vous pouvez également effectuer une recherche en utilisant le numéro de document externe lorsque vous naviguez dans les écritures comptables fournisseur.
Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le Votre référence champ. Si vous utilisez le Votre référence champ, le numéro sera inclus dans les documents validés, et vous pourrez effectuer une recherche par ce numéro de la même façon que pour les valeurs du N° document externe champs. Cependant, le champ n'est pas disponible sur les lignes de journal.
Informations connexes
Configuration des achats
Enregistrer de nouveaux fournisseurs
Vue d'ensemble de l'analyse des achats
Gestion des dettes
Utiliser Business Central
Fonctionnalité commerciale générale
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