Analyses dans les achats

Les entreprises capturent beaucoup de données au cours des activités quotidiennes qui alimentent l'aide à la décision (BI) pour les responsables des achats :

Devis achat
Bons de commande
Factures d'achat

Business Central fournit des fonctionnalités pour vous aider à recueillir, analyser et partager les données d'achat de votre organisation :

Rapports Power BI pour les achats
La plupart des entreprises effectuent des activités financières, comme valider des transactions et consolider des informations financières, puis rendre compte à des comptables internes et externes. L'aggrégation et l'analyse des données financières peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées sur les prix, les achats, les ventes et d'autres activités commerciales.
Business Central dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à analyser vos données financières :
Rapports de vente intégrés

Chacune de ces fonctionnalités présente des avantages et des inconvénients selon le type d'analyse de données et le rôle de l'utilisateur. Pour en savoir plus, accédez à Vue d'ensemble des analyses, de la veille économique et des rapports.

Cet article explique comment utiliser ces fonctions analytiques pour obtenir des informations sur les achats.

Besoins analytiques dans les achats

Lorsque vous réfléchissez aux besoins analytiques dans les achats, il peut être utile d'utiliser un modèle basé sur les personas qui décrit les différents besoins analytiques à un niveau élevé.

Les personnes occupant différents rôles ont des besoins différents en matière de données et les utilisent de différentes façons. Par exemple, les personnes en gestion des actifs et en finance interagissent avec les données différemment des personnes en ventes.

Rôle	Agrégation de données	Façons typiques de consommer les données
DIO / DSC / DRF / PDG	Données de performance	KPI Tableaux de bord Rapports financiers
Responsable des achats	Tendances, résumés	Rapports de gestion intégrés Analyse ad hoc
Officier des achats / Agent des achats	Données détaillées	Rapports opérationnels intégrés Données de tâches à l'écran

Utiliser Power BI pour surveiller les KPI d'achat

Un indicateur de performance clé (KPI) est une valeur mesurable qui indique dans quelle mesure vous atteignez vos objectifs. En matière d'approvisionnement, les personnes utilisent souvent les KPI suivants pour surveiller les performances de leur organisation d'approvisionnement :

Montant impayé (hors TVA)
Montant reçu mais non facturé (hors TVA)
Croissance des achats période à période (montant ou en pourcentage)
Achats par article/fournisseur/emplacement/acheteur
Achats réels par rapport au budget

Capture d'écran du rapport Power BI Vue d'ensemble des achats

Ces KPI d'achat, et bien d'autres, sont disponibles dans l'application Power BI Achats pour Business Central. Pour en savoir plus, accédez à Application Power BI Achats.

Le tableau suivant décrit comment vous pouvez utiliser les rapports de l'application Power BI Achats.

Pour ...	Ouvrir dans Business Central (CTRL+clic)	En savoir plus
Obtenez un résumé de haut niveau de toutes les activités d'achat. Consultez des statistiques d'achat telles que les résumés des montants, des montants en souffrance, des montants reçus mais non facturés et des montants facturés.	Vue d'ensemble des achats	À propos de la vue d'ensemble des achats
Explorez les coûts des divers composants sur les achats avec une ventilation détaillée de vos données d'achat par catégories, fournisseurs, mois fiscal, année et types de document.	Décomposition des achats	À propos de la décomposition des achats
Analysez les activités d'achat quotidiennes et mettez en évidence les tendances et les exceptions dans les dépenses quotidiennes. Surveillez les fluctuations d'achat au jour le jour et identifiez les tendances de dépenses inhabituelles.	Achats quotidiens	À propos des achats quotidiens
Analysez la moyenne mobile sur 30 jours de vos achats, comparez-la au montant total des achats et identifiez les tendances et les comportements d'achat.	Moyennes mobiles	À propos des moyennes mobiles
Obtenez un aperçu du total de tous les achats sur une période glissante de 12 mois pour une analyse des tendances à long terme et des prévisions.	Total mobile annuel	À propos du total mobile annuel
Comparez vos données d'achat sur différentes périodes. Vous pouvez comparer au niveau de l'année, du trimestre ou du mois, et identifier comment les achats évoluent sur ces périodes.	Période sur période	À propos de Période sur période
Obtenez des informations sur vos performances d'achat dans le temps. Identifiez les tendances ou les comportements qui émergent au fil du temps.	Année sur année	À propos de Année sur année
Analysez les activités d'achat par fournisseur et par article pour mieux comprendre les articles qui consomment une part importante de votre budget d'achat.	Achats par article	À propos des achats par article
Analysez les activités d'achat par fournisseur pour identifier les fournisseurs responsables de la plus grande partie de vos activités d'achat.	Achats par fournisseur	À propos des achats par fournisseur
Analysez les activités d'achat par acheteur pour gérer vos équipes d'achat et la performance individuelle.	Achats par acheteur	À propos des achats par acheteur
Obtenez une vue complète de vos données d'achat dans différents entrepôts et identifiez les tendances et les comportements dans leurs activités d'achat.	Achats par emplacement	À propos des achats par emplacement
Comparez les dépenses réelles au budget alloué pour vous assurer que les dépenses sont conformes aux plans financiers.	Réel c. budget	À propos de Réel c. budget
Analysez les informations de haut niveau sur les retours de commande et consultez les indicateurs clés tels que le montant des achats, la quantité achetée et le taux de retour.	Vue d'ensemble des retours d'achat	À propos de la vue d'ensemble des retours d'achat
Analysez les informations de haut niveau sur les activités de demande de prix d'achat. Identifiez les chiffres d'achat liés aux montants ou aux quantités d'achat pour les fournisseurs potentiels.	Vue d'ensemble des demandes de prix d'achat	À propos de la vue d'ensemble des demandes de prix d'achat
Analysez les facteurs clés qui déterminent les activités d'achat. Trouvez les variables et tendances les plus influentes.	Principaux facteurs d'influence des achats	À propos des principaux facteurs d'influence des achats
Analysez le montant d'achat prévisionnel pour obtenir des perspectives d'achat projetées par fournisseur, acheteur et article.	Prévisions des achats	À propos des prévisions des achats
Analysez la performance des fournisseurs selon les indicateurs d'achat clés. Les informations comprennent le taux de retour, le montant de remise, la dépendance aux articles et aux dépenses.	Analyse de la qualité fournisseur	Analyse de la qualité fournisseur

Conseil

Conseil:
Vous pouvez facilement suivre les ICP que les rapports Power BI affichent par rapport à vos objectifs commerciaux. Pour en savoir plus, consultez Suivre vos ICP d'entreprise avec les métriques Power BI.

La Rapports financiers La fonctionnalité vous offre un aperçu des données financières figurant dans votre plan comptable. Vous pouvez configurer des états financiers pour analyser des chiffres dans des comptes du grand livre (GL), et comparer des écritures GL avec des écritures budgétaires. Spécifiquement pour les achats, vous pouvez configurer des états financiers sur les comptes du grand livre (GL) que vous utilisez pour suivre les validations d'achat.

Les dimensions jouent un rôle important dans l'aide à la décision. Une dimension est une donnée que vous pouvez ajouter à une écriture comme paramètre. Les dimensions vous permettent de regrouper des écritures ayant des caractéristiques similaires, telles que les clients, les régions et les produits, et de retrouver facilement ces groupes pour les analyser. Entre autres utilisations, utilisez les dimensions lorsque vous définissez des vues d'analyse et créez des états financiers. Pour en savoir plus, accédez à Utiliser les dimensions.

Pour en savoir plus sur les rapports financiers, accédez à Préparer les rapports financiers avec des données financières et des catégories de comptes.

Certaines organisations utilisent Business Central dans plusieurs unités commerciales ou personnes morales. D'autres utilisent Business Central dans des filiales qui rendent compte à des organisations mères. Business Central offre aux comptables des outils qui les aident à transférer des écritures GL de deux ou plusieurs sociétés (filiales) vers une société consolidée. Spécifiquement pour la gestion des achats, vous pouvez souhaiter consolider les écritures GL pour vos comptes d'achat afin de suivre les KPI de ventes dans les unités commerciales ou personnes morales.

Pour en savoir plus, consultez Consolidation de sociétés.

Analyse ad hoc des données d'achat

Parfois, vous devez simplement vérifier si les chiffres s'additionnent correctement ou confirmer rapidement un chiffre. Les fonctionnalités suivantes sont idéales pour les analyses ad hoc :

Analyse de données sur les pages de liste du grand livre
Ouvrir dans Excel

La Analyse de données La fonctionnalité vous permet d'ouvrir presque n'importe quelle page de liste, par exemple Commandes d'achat, Factures achat comptabilisées, Écritures fournisseurs, ou Écritures du grand livre, d'entrer en mode analyse, puis de regrouper, filtrer et faire pivoter les données comme bon vous semble.

Exemple d'analyse des données sur la page Écritures du grand livre client.

De même, vous pouvez utiliser l' Ouvrir dans Excel action pour ouvrir une page de liste, filtrer la liste sur un sous-ensemble des données, puis utiliser Excel pour travailler avec les données. Par exemple, en utilisant des fonctionnalités telles que Analyser les données, Analyse de scénarios ou Feuille de prévision.

Exemple d'analyse de données sur les données des écritures comptables client à l'aide d'Excel.

Conseil

Conseil:
Si vous configurez OneDrive pour les fonctionnalités système, le classeur Excel s'ouvre dans votre navigateur.

Pour en savoir plus sur la façon d'effectuer une analyse ad hoc des données d'achat, accédez à Analyse ad hoc des données d'achat.

Rapports intégrés pour les achats

Business Central inclut plusieurs rapports intégrés, fonctions de traçage et outils pour aider les organisations d'achat à générer des rapports sur leurs données.

Pour obtenir une vue d'ensemble des rapports disponibles pour les achats, sélectionnez Tous les rapports sur votre page d'accueil. Cette action ouvre l'explorateur de rôles, filtré sur les fonctionnalités dans l'option Rapport et analyse option. Sous l'en-tête Achats choisissez Explorer.

Exemple de rapports dans un tableau de bord.

Pour en savoir plus, consultez Rechercher des rapports avec l'Explorateur de rôles.

Analyses des achats à l'écran

Business Central comporte plusieurs pages qui vous donnent des vues d'ensemble des achats et des tâches à effectuer. Voici un exemple pour vous aider à démarrer :

La page Plan comptable affiche tous les comptes du grand livre avec des chiffres agrégés validés dans le grand livre. À partir de cette page, vous pouvez effectuer des opérations telles que :

Afficher des rapports qui présentent les écritures et les soldes du grand livre.
Consulter une liste de groupes de validation pour ce compte.
Afficher les soldes débiteurs et créditeurs séparés pour un seul compte.

Spécifiquement pour les achats, vous pouvez créer une vue dans la page Plan comptable qui affiche uniquement les comptes que vous utilisez pour valider les écritures d'achat.

Exemple illustrant comment la page Plan comptable affiche des informations financières

Pour en savoir plus, consultez Comprendre le plan comptable.

Les dimensions sont des valeurs qui catégorisent les écritures afin que vous puissiez les suivre et les analyser dans des documents, comme les commandes achat. Les dimensions peuvent, par exemple, indiquer le projet ou le département d'où provient une écriture.

Ainsi, au lieu de configurer des comptes du grand livre distincts pour chaque département ou magasin, vous pouvez utiliser des axes analytiques comme base d'analyse et éviter d'avoir à créer une structure de plan comptable complexe.

Pour en savoir plus, consultez Analyser les données par dimensions.

Consolidation de sociétés
Application Power BI Achats
Préparer les rapports financiers avec des données financières et des catégories de comptes
Gérer les rapports financiers entre les divisions ou les entités juridiques
Analyse ad hoc des données d'achat
Rapports d'achat intégrés
Comprendre le plan comptable
Analyser les données par dimensions
Vue d'ensemble des analyses, de la veille économique et des rapports
Utiliser Business Central