Enregistrer les achats avec des factures d'achat et des commandes

Vous créez une facture achat ou une commande achat pour enregistrer le coût des achats et pour suivre les comptes fournisseurs. Les factures achat et les commandes achat sont également utilisées pour mettre à jour dynamiquement les niveaux de stock...

Enregistrer des achats avec des factures achat

Lorsque vous recevez les articles en stock ou que le service acheté est terminé, validez la facture achat pour mettre à jour le stock et les enregistrements financiers et pour activer le paiement au fournisseur conformément aux conditions de paiement. Effectuer des paiements.

Attention

Attention:
Ne validez pas une facture achat pour des articles physiques avant d'avoir reçu les articles et de connaître le coût final de l'achat, y compris les frais supplémentaires éventuels. Sinon, votre valeur de stock et vos chiffres de profit pourraient être faussés.

Créer et valider une facture achat

Les étapes suivantes décrivent comment créer une facture achat. Les étapes pour créer une commande achat sont similaires. La principale différence est que les commandes achat comportent des champs et des actions supplémentaires pour la gestion physique des articles.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Factures d'achat, puis choisissez le lien associé.

2. Dans la Nom du fournisseur champ, saisissez le nom d'un fournisseur existant.

   Les autres champs de la Facture d'achat page sont maintenant renseignés avec les informations standard du fournisseur sélectionné. Si le fournisseur n'est pas enregistré, suivez ces étapes :

   1. Dans la Nom du fournisseur Dans le champ, entrez le nom du nouveau fournisseur.
   2. Dans la boîte de dialogue concernant l'enregistrement du nouveau fournisseur, choisissez Oui.
   3. Pour en savoir plus sur la façon de renseigner la fiche fournisseur, accédez à Enregistrer de nouveaux fournisseurs.
   4. Lorsque vous complétez la fiche fournisseur, choisissez OK pour revenir à la Facture d'achat .

3. Renseignez les champs restants de la Facture d'achat page selon vos besoins. Pointez sur un champ pour afficher une courte description.

   Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes facture achat avec les articles ou les ressources achetés auprès du fournisseur.

   Remarque

   Remarque:
   Si vous configurez des lignes achat répétitives pour le fournisseur, comme une commande de réapprovisionnement mensuelle, vous pouvez ajouter ces lignes sur la facture en choisissant l' Extraire lignes achat récurrentes action.

4. Sur l' Lignes raccourci, dans le N° article Dans le champ, entrez le numéro d'un article en stock ou d'un service.

5. Dans la Quantité Dans le champ, entrez le nombre d'articles à acheter.

   La Montant de la ligne Le champ est mis à jour pour afficher la valeur dans le Coût unitaire direct champ multiplié par la valeur dans le Quantité champ.

   Le prix et le montant ligne sont affichés avec ou sans taxe de vente selon ce que vous sélectionnez dans le Prix TTC champ dans la fiche fournisseur.

   Les champs des totaux sous les lignes sont automatiquement mis à jour lorsque vous créez ou modifiez des lignes pour afficher les montants validés dans les comptabilités.

6. Dans la Montant remise facture Dans le champ, entrez un montant à déduire de la valeur affichée dans le Total TTC champ au bas de la facture.

   Remarque

   Remarque:
   Si vous configurez des remises facture pour le fournisseur, la valeur en pourcentage est automatiquement insérée dans le % remise facture fourn. champ si les critères sont remplis. Le montant correspondant est inséré dans le Montant remise facture champ.

7. Lorsque vous recevez les articles ou services achetés, choisissez Reporter.

L'achat est maintenant reflété dans les stocks, les comptabilités de ressources et les enregistrements financiers, et le paiement fournisseur est activé. La facture achat est retirée de la liste des factures achat et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures achat validées. Pour plus d'informations sur ce qui se passe lorsque vous validez des documents achat, voir Validation des achats.

Remarque

Remarque:
Dans de rares cas, les montants validés peuvent différer de ce qui est affiché dans les champs des totaux. En général, la différence est due aux calculs d'arrondi de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou de la taxe de vente.

Pour vérifier les montants avant de valider, accédez à la Statistiques page, qui tient compte des calculs d'arrondi. En outre, si vous choisissez l' Libérer action, les champs des totaux sont mis à jour pour inclure les calculs d'arrondi.

Factures validées

Une fois la facture validée, vous pouvez la trouver dans la liste des factures validées. Les Factures client comptabilisées liste et la Factures achat comptabilisées liste affichent les factures validées avec les numéros de facture définitifs. Dans la liste, vous pouvez consulter chaque facture validée et corriger ou annuler une facture validée.

Pour chaque facture validée, vous pouvez consulter les statistiques, les axes analytiques et les écritures comptables qui résultent de la facture validée. Vous pouvez également imprimer ou envoyer la facture validée.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture achat validée avant de payer le fournisseur. Par exemple, si vous devez corriger une faute de frappe ou modifier l'achat au début du processus de commande. Pour en savoir plus, voir Corriger ou annuler des factures achat non payées. Pour contrepasser un achat d'articles ou de services sur une facture achat validée dont le paiement est traité, créez un avoir achat. Pour en savoir plus, voir Traiter des retours achat ou des annulations.

Ouvrez la Factures achat comptabilisées liste dans Business Central.

Acheter des articles hors stock

Les lignes d'une facture achat peuvent être de type Ressource ou de Article type. Les fiches article peuvent être classées davantage comme étant de type Stocks, Service, ou Hors inventaire type, qui spécifie si l'article est une unité de stock physique, une unité de temps de main-d'œuvre (également applicable aux ressources) ou une unité physique qui n'est pas conservée en stock. Pour en savoir plus, voir Enregistrer de nouveaux articles. Le processus de facture achat est le même pour tous les types mentionnés.

Remarque

Remarque:
Avec le Ressource type de ligne achat, vous pouvez également acheter des ressources externes, par exemple pour facturer un fournisseur pour un travail livré. Pour en savoir plus, voir Configurer les ressources.

Pour utiliser une ressource achetée, vous devrez peut-être définir la capacité de la ressource et l'affecter manuellement à un projet. L'achat d'une ressource crée une écriture comptable ressource ; toutefois, les écritures comptables ressource ne sont pas suivies pour la quantité et la valeur comme, par exemple, les articles. Si le suivi des quantités et des valeurs est requis, envisagez d'utiliser d'autres types d'éléments de ligne.

Quand utiliser des commandes achat

Utilisez des commandes achat si vous devez enregistrer des réceptions partielles d'une quantité de commande. Par exemple, parce que la quantité complète n'est pas disponible chez le fournisseur. Si vous livrez des articles vendus directement de votre fournisseur à votre client en livraison directe, vous devez également utiliser des commandes achat. Pour en savoir plus, voir Effectuer des livraisons directes.

Dans tous les autres aspects, les commandes achat fonctionnent de la même façon que les factures achat. La procédure suivante est basée sur une facture achat. Les étapes sont similaires pour une commande achat.

Recevoir des articles avec une commande achat

Les étapes suivantes décrivent comment recevoir des articles avec une commande achat.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Commandes d'achat, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez une commande achat existante ou créez-en une nouvelle.

3. Dans la Qté à recevoir Dans le champ, entrez la quantité reçue.

   Remarque

   Remarque:
   Si la quantité reçue est supérieure à la quantité sur la commande achat et que le fournisseur est configuré pour autoriser les sur-réceptions, utilisez le Sur-réceptionner champ pour gérer la quantité excédentaire. Pour en savoir plus, voir la Pour recevoir plus d'articles que commandé section.

4. Choisissez l'onglet Reporter action.

La valeur dans le Qté reçue Le champ est mis à jour. Si cette réception est partielle, la valeur est inférieure à la valeur dans le Quantité champ.

Remarque

Remarque:
Si vous utilisez la gestion entrepôt, vous ne pouvez pas utiliser l' Reporter action sur la commande achat pour enregistrer la réception. Un magasinier a déjà validé la quantité de la commande achat comme reçue. Pour en savoir plus, voir Détails de conception - Flux entrepôt entrant.

Recevoir plus d'articles que commandé

Lorsque plus de marchandises arrivent que ce qui a été commandé, vous pouvez souhaiter les recevoir au lieu d'annuler la réception. Par exemple, il peut être moins coûteux de conserver les articles excédentaires en stock que de les retourner, ou votre fournisseur peut offrir une remise pour les conserver.

La vidéo suivante montre comment travailler avec les sur-réceptions.

Configurer les sur-réceptions

Créez des codes de sur-réception pour définir un pourcentage selon lequel une quantité reçue peut dépasser la quantité commandée. Spécifiez le pourcentage dans le % tolérance sur-réception champ. Vous affectez ensuite le code sur les pages Fiche article ou Fiche fournisseur pour les articles et les fournisseurs.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Codes sur-réception, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.

Remarque

Remarque:
Vous pouvez configurer un flux de travail d'approbation qui exige qu'une personne approuve les sur-réceptions avant qu'elles puissent être traitées. Sélectionnez le Approbation requise case à cocher sur la Codes sur-réception page. Pour en savoir plus, consultez Créer des flux de travail.

Affecter le code sur-réception à un article

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Articles, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la Fiche article page pour l'article.
3. Dans la Code sur-réception champ, choisissez le code qui contient le pourcentage que vous souhaitez autoriser pour les sur-réceptions.

Le code sur-réception est affecté à l'article. Les commandes achat ou les réceptions entrepôt pour l'article vous permettent maintenant de recevoir plus que la quantité commandée dans la limite du pourcentage de tolérance de sur-réception.

Remarque

Remarque:
Vous ne pouvez pas sur-réceptionner des articles pour des commandes créées à partir de commandes ouvertes achat. Pour en savoir plus, voir Utiliser des commandes ouvertes achat.

Sur-réceptionner une commande

Sur les lignes achat et les lignes réception entrepôt, le Quantité sur-réception champ est utilisé pour enregistrer les quantités sur-réceptionnées, c'est-à-dire les quantités dépassant la valeur de quantité commandée dans le Quantité champ.

Lorsque vous gérez une sur-réception, vous pouvez augmenter la valeur dans le Qté à recevoir champ jusqu'à la quantité reçue. Le Quantité sur-réception champ est mis à jour pour afficher la quantité excédentaire. Vous pouvez également entrer la quantité excédentaire dans le Quantité sur-réception champ. Le Qté à recevoir champ est mis à jour pour afficher la quantité commandée plus la quantité excédentaire. La procédure suivante décrit comment renseigner le Qté à recevoir champ.

1. Sur une commande achat ou un document de réception entrepôt pour lequel la quantité reçue est supérieure à la quantité commandée, entrez la quantité reçue dans le Qté à recevoir champ.

   Si l'augmentation est dans la tolérance spécifiée par un code sur-réception affecté, le Quantité sur-réception champ est mis à jour pour afficher la quantité dépassant la valeur dans le Quantité champ.

   Si l'augmentation dépasse la tolérance, la sur-réception n'est pas autorisée. Vérifiez si un autre code sur-réception le permet. Sinon, seule la quantité commandée peut être reçue, et la quantité excédentaire doit être gérée d'une autre façon, comme la retourner au fournisseur.

2. Validez la réception comme vous le feriez pour toute autre réception.

Remarque

Remarque:
Business Central ne gère pas automatiquement les aspects financiers des sur-réceptions. Vous devez gérer manuellement les sur-réceptions en accord avec le fournisseur, par exemple, en demandant au fournisseur d'envoyer une nouvelle facture ou une facture mise à jour.

Numéro de document externe

Sur les documents achat et les journaux, vous pouvez spécifier un numéro de document qui fait référence au système de numérotation du fournisseur. Utilisez ce champ pour enregistrer le numéro que le fournisseur a assigné à la commande, à la facture ou à l'avoir. Vous pouvez ensuite utiliser ce numéro plus tard si, pour une raison quelconque, vous devez rechercher l'écriture validée à l'aide de ce numéro.

La N° doc. ext. obligatoire champ dans la Configuration achats et comptes fournisseurs la page indique s'il est obligatoire de saisir un numéro de document externe dans les situations suivantes :

• Dans la N° facture fournisseur champ, N° commande fournisseur champ, ou le N° avoir fournisseur champ dans un en-tête achat

• Dans la N° document externe champ sur une ligne de journal général, où le Type de document champ est défini sur Facture, Avoir, ou Intérêts de retard, et le Type compte champ est défini sur Fournisseur.

Si vous cochez ce champ, il ne sera pas possible de valider une facture, un avoir ou le type de ligne de journal général décrit ci-dessus sans numéro de document externe.

Le numéro de document externe est inclus dans les documents validés où vous pouvez effectuer une recherche par numéro concerné. Vous pouvez également effectuer une recherche en utilisant le numéro de document externe lorsque vous naviguez dans les écritures comptables fournisseur.

Une autre façon de gérer les numéros de document externe consiste à utiliser le Votre référence champ. Si vous utilisez le Votre référence champ, le numéro sera inclus dans les documents validés, et vous pourrez effectuer une recherche par ce numéro de la même façon que pour les valeurs du N° document externe champs. Cependant, le champ n'est pas disponible sur les lignes de journal.

Report des achats

Sur un document achat, vous pouvez choisir parmi les actions de validation suivantes :

• Reporter
• Aperçu de la validation
• Reporter et imprimer

• Valider par lot

Lorsqu'un document achat est validé, le compte fournisseur, la comptabilité générale (CG), les écritures comptables article et les écritures comptables ressource sont mis à jour.

Pour chaque document d'achat, une écriture d'achat est créée dans Écriture du grand livre table. Une écriture est également créée dans le compte du fournisseur dans Écriture comptable fournisseur table et une écriture CG est créée dans le compte fournisseur approprié. En outre, la validation de l'achat peut générer une écriture de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et une écriture CG pour le montant de la remise. La validation d'une écriture pour la remise dépend du contenu du Validation remise champ sur la Configuration achats et comptes fournisseurs .

Pour chaque ligne d'achat, le cas échéant, des écritures sont créées dans :

• Écriture du grand livre article table si la ligne achat est de type Article type.
• Écriture du grand livre table si la ligne achat est de type Compte du grand livre type.
• Écriture du grand livre ressource table si la ligne achat est de type Ressource type.

De plus, les documents d'achat sont toujours enregistrés dans En-tête réception achat et En-tête facture achat tables.

Vous pouvez toujours consulter les différentes écritures comptables créées suite aux validations. Choisissez Aperçu de la validation pour valider le document et inspecter les écritures comptables prévues.

Important

Important:
Lorsque vous validez une commande achat pour des articles, vous pouvez créer à la fois une réception et une facture simultanément ou indépendamment. Vous pouvez également créer une réception partielle et une facture partielle en complétant les Qté à recevoir et Qté à facturer champs sur les lignes commande achat individuelles avant de valider. Vous ne pouvez pas créer une facture achat à partir d'une commande achat pour des produits ou des services qui n'ont pas été reçus. C'est-à-dire qu'avant de pouvoir facturer, vous devez enregistrer une réception ou choisir de recevoir et de facturer en même temps.

Vous pouvez valider ou valider et imprimer. Si vous choisissez de valider et d'imprimer, un rapport est imprimé lors de la validation de la commande. Vous pouvez également choisir l' Valider par lot action pour valider plusieurs commandes en même temps. Pour en savoir plus, voir Valider plusieurs documents en même temps.

Affichage des écritures comptables

Une fois la validation terminée, les lignes achat validées sont retirées de la commande. Un message vous informe quand la validation est terminée. Ensuite, les écritures validées sont disponibles sur diverses pages, y compris la Écritures fournisseurs, Écritures GL, Écritures article, Écritures du grand livre des ressources, Réceptions d'achat, et Factures achat comptabilisées pages.

Dans la plupart des cas, vous pouvez ouvrir des écritures comptables à partir de la fiche ou du document concerné. Par exemple, sur la Fiche fournisseur page, choisissez le Écritures action.

Modification des écritures comptables

Vous pouvez modifier certains champs sur les documents achat validés, tels que le Référence de paiement champ. Pour en savoir plus, consultez Modifier les documents validés. Pour les champs plus critiques qui affectent la piste d'audit, vous devez contrepasser ou annuler la validation. Pour en savoir plus, voir Inverser des validations de journal et annuler des réceptions/expéditions.

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