Documents entrants
Les documents commerciaux externes peuvent parvenir à votre compagnie sous forme de pièce jointe à un courriel ou de copie papier que vous numérisez pour l’enregistrer. Ce scénario est typique des achats, où ces fichiers de documents entrants représentent des reçus de paiement pour des dépenses ou de petits achats.
Sur l' Documents entrants page, vous pouvez utiliser différentes fonctions pour examiner les reçus de dépenses, gérer les tâches OCR et convertir les fichiers de documents entrants, manuellement ou automatiquement, vers les documents ou lignes feuille appropriés. Les fichiers externes peuvent être joints à n'importe quelle étape du processus, y compris aux documents comptabilisés et aux écritures comptables fournisseur, client et comptabilité générale résultantes.
Scénario d’utilisation
Vous pouvez enregistrer les fichiers ou copies papier reçus de vos partenaires commerciaux dans Business Central et créer un enregistrement de document. Par exemple, une facture d’achat ou de vente, une note de crédit ou une ligne de journal.
Téléversez les fichiers reçus, ou utilisez l’appareil photo de votre appareil pour prendre une photo, et créez des entrées pour représenter les documents externes. Facultativement, avec des fichiers PDF ou d’image, vous pouvez demander à un service externe de reconnaissance optique de caractères (OCR) de générer des documents électroniques qui peuvent ensuite être convertis en enregistrements dans Business Central.
Remarque
Remarque:
La fonctionnalité OCR est fournie par des prestataires externes. Choisissez un forfait de service adapté à votre organisation et\/ou à votre pays\/région. Trouvez des services compatibles avec Business Central et des détails sur les fonctionnalités disponibles sur AppSource.microsoft.com.
Par exemple, lorsque vous recevez une facture au format PDF de votre fournisseur, vous pouvez l’envoyer au service OCR depuis la Documents entrants page. Sinon, certains fournisseurs OCR offrent la possibilité de traiter les fichiers transmis à une adresse courriel dédiée, ce qui crée automatiquement un enregistrement de document entrant associé. Quelques secondes plus tard, vous recevez le fichier du service OCR sous forme de facture électronique pouvant être convertie en facture d’achat pour le fournisseur.
Conseil
Conseil:
Créez des enregistrements de document entrant dans Business Central directement à partir des courriels envoyés par les fournisseurs à l’aide du complément Outlook. Pour en savoir plus, consultez Utiliser Business Central comme boîte de réception professionnelle dans Outlook.
Fonctionnalités des documents entrants
Le processus de document entrant peut comporter les principales activités suivantes :
- Enregistrez les documents externes dans Business Central en créant des lignes dans la Documents entrants page de l’une des façons suivantes :
Manuellement, soit depuis un PC soit depuis un appareil mobile, de l’une des façons suivantes :
Utilisez la Créer depuis un fichier bouton, téléversez un fichier, puis remplissez les champs pertinents dans la Document entrant .
Utilisez la Nouveau bouton, remplissez les champs pertinents dans la Document entrant page et joignez manuellement le fichier connexe.
Depuis une tablette ou un téléphone, utilisez le Créer depuis l'appareil photo bouton pour créer un nouvel enregistrement de document entrant à l’aide de l’appareil photo intégré de l’appareil.
Remarque
Remarque:
Pour utiliser un téléphone mobile, vous devez installer l’application mobile Business Central. L’application est disponible sur l’App Store et sur Google Play. Pour en savoir plus, consultez Utiliser Business Central sur votre appareil mobile.
Automatiquement, en recevant le document du service OCR sous forme de document électronique après avoir téléversé ou transmis par courriel le fichier PDF ou d’image associé à un service OCR. Le Informations financières Récapitulatif est automatiquement rempli dans la Document entrant .
- Utilisez un service OCR externe pour convertir des fichiers PDF ou d’image en documents électroniques pouvant être convertis en enregistrements de document dans Business Central.
- Créez de nouveaux documents ou lignes de journal général pour les enregistrements de document entrant en saisissant les informations au fur et à mesure que vous les lisez dans les fichiers de documents entrants.
- Joignez des fichiers de documents entrants aux documents d’achat et de vente quel que soit leur statut, y compris aux écritures fournisseur, client et grand livre résultant du report.
- Affichez les enregistrements de document entrant et leurs pièces jointes depuis tout document ou écriture d’achat et de vente, ou trouvez toutes les écritures grand livre sans enregistrements de document entrant depuis la Plan comptable .
Remarque
Remarque:
Les fichiers joints aux fiches et aux documents dans l’onglet Pièces jointes ne sont pas inclus dans la Documents entrants page. Pour en savoir plus, accédez à Gérer les pièces jointes, les liens et les notes sur les fiches et les documents.
| Au | Voir |
|---|---|
| Configurez Documents entrants fonctionnalité et configurez le service OCR. | Configurer les documents entrants |
| Créez des enregistrements de document entrant manuellement ou automatiquement en prenant une photo d’un reçu papier, par exemple. | Créer des enregistrements de document entrant |
| Utilisez un service OCR pour convertir des fichiers PDF et d’image en documents électroniques pouvant être convertis en factures d’achat dans Business Central, par exemple. Entraînez le service OCR à éviter les erreurs la prochaine fois qu’il traite des données similaires. | Utiliser l'OCR pour convertir des fichiers PDF et des images en documents électroniques |
| Connectez ou supprimez des enregistrements de document entrant pour tout document de vente ou d’achat non reporté, ainsi que pour toute écriture client, fournisseur ou grand livre depuis le document ou l’écriture. | Créer des enregistrements de document entrant directement à partir de documents et d'écritures |
| De la Plan comptable et Écritures du grand livre pages, utilisez une fonction de recherche pour trouver les écritures grand livre des documents reportés qui n’ont pas d’enregistrements de document entrant, puis liez-les de façon centralisée à des enregistrements existants ou créez-en de nouveaux avec des fichiers de document joints. | Rechercher des documents comptabilisés sans enregistrements de documents entrants |
| Obtenez un meilleur aperçu en définissant les enregistrements de document entrant sur Traité et supprimez-les de la vue par défaut. | Gérer de nombreux enregistrements de documents entrants |
Informations connexes
Achats
Modification des documents reportés
Échange de données électronique
Intégration de Business Central et OneDrive Entreprise
Utiliser Business Central comme boîte de réception professionnelle dans Outlook
Envoyer des documents et des courriels
Utiliser Business Central
Trouvez des modules d'apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici