Configurer les documents entrants
Si vous créez des lignes feuille comptabilité à partir d'enregistrements de documents entrants, vous devez indiquer dans la Configuration documents entrants page quel modèle de feuille et quel lot utiliser.
Lorsque la page Documents entrants fonctionnalité est configurée, vous pouvez utiliser différentes fonctions pour examiner les reçus de dépenses, gérer les tâches OCR et convertir les fichiers de documents entrants, manuellement ou automatiquement, vers les documents ou lignes feuille appropriés. Les fichiers externes peuvent être joints à n'importe quelle étape du processus, y compris aux documents comptabilisés et aux écritures comptables fournisseur, client et comptabilité générale résultantes. Pour plus d'informations, consultez Créer des enregistrements de documents entrants.
Pour configurer la fonctionnalité Documents entrants
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, saisissez Configuration document entrant, puis choisissez le lien associé. - Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.
Dans le cadre de la configuration, vous devez décider si vous souhaitez exiger l'approbation des documents entrants. Pour exiger une approbation, vous devez configurer des approbateurs et des flux de travail d'approbation. Si votre organisation n'a pas l'intention d'exiger une approbation, vous pouvez ignorer la section suivante.
Enfin, si vous utilisez un service OCR pour convertir des fichiers PDF ou image représentant des documents entrants, vous devez le configurer. Sinon, vous pouvez également ignorer cette section.
Pour configurer les approbateurs des enregistrements de documents entrants
Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs créent des factures ou des lignes feuille comptabilité à partir d'enregistrements de documents entrants sans que les documents soient d'abord approuvés, configurez un processus d'approbation pour les documents entrants. Les approbateurs de documents entrants doivent être configurés en tant qu'utilisateurs de flux de travail d'approbation.
Avant de pouvoir créer des flux de travail impliquant des étapes d'approbation, vous devez configurer les utilisateurs de flux de travail impliqués dans les processus d'approbation. Sur la Configuration utilisateur approbation page, vous définissez également des limites de montant pour des types de demandes spécifiques et des approbateurs substituts auxquels les demandes d'approbation sont déléguées lorsque l'approbateur d'origine est absent. Pour plus d'informations, consultez Configurer les utilisateurs d'approbation.
Pour configurer un service OCR
Pour convertir des fichiers PDF et image en documents électroniques que vous pouvez convertir en factures, avoirs ou lignes feuille, configurez la fonctionnalité OCR. Vous pouvez également créer des écritures manuellement pour représenter les documents externes.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Configuration du service OCR, puis choisissez le lien associé.
- Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.
Remarque
Remarque:
Vos données de connexion sont automatiquement chiffrées.
Pour plus d'informations, consultez Utiliser l'OCR pour convertir des fichiers PDF et des images en documents électroniques.
Informations connexes
Documents entrants
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