Utiliser l’OCR pour convertir des fichiers PDF et des images en documents électroniques

À partir des fichiers PDF ou d’image que vous recevez de vos partenaires commerciaux, vous pouvez demander à un service OCR externe (reconnaissance optique de caractères) de générer des documents électroniques pouvant être convertis en enregistrements de document dans Business Central. Par exemple, lorsque vous recevez une facture au format PDF de votre fournisseur, vous pouvez l’envoyer au service OCR depuis la page Documents entrants.

Comme alternative à l’envoi du fichier depuis la Documents entrants page, le service OCR peut offrir la possibilité de traiter les fichiers transmis à une adresse courriel dédiée. Ensuite, lorsque vous recevez le document électronique en retour, un enregistrement de document entrant associé est créé automatiquement dans Business Central.

Après quelques secondes, le service OCR envoie le fichier traité à la Documents entrants page sous forme d’enregistrement de document électronique pouvant être converti en une facture d’achat pour le fournisseur, une facture de vente, une note de crédit ou une écriture de journal.

Étant donné que l’OCR est basé sur la reconnaissance optique, il est probable que le service OCR interprète incorrectement les caractères dans vos fichiers PDF ou d’image lors du premier traitement des documents d’un certain fournisseur, par exemple. Il pourrait ne pas interpréter le logo de la compagnie comme le nom du fournisseur, ou il pourrait mal interpréter le montant total sur un reçu en raison de sa mise en page. Pour éviter ces erreurs à l’avenir, vous pouvez corriger les erreurs dans une version distincte de la Document entrant page. Vous envoyez ensuite les corrections au service OCR pour l’entraîner à interpréter correctement les caractères et les champs spécifiques la prochaine fois qu’il traite un document PDF ou d’image pour le même fournisseur. Pour en savoir plus, consultez Entraîner le service OCR à éviter les erreurs.

Une entrée de file d’attente de travaux dédiée traite le trafic de fichiers vers et depuis le service OCR. Cette file d’attente de travaux est créée automatiquement lorsque vous activez la connexion au service OCR externe. Pour en savoir plus, consultez Configurer les documents entrants.

Remarque

Remarque:
La fonctionnalité OCR est fournie par des prestataires externes. Choisissez un forfait de service adapté à votre organisation et\/ou à votre pays\/région. Trouvez des services compatibles avec Business Central et des détails sur les fonctionnalités disponibles sur AppSource.microsoft.com.

Pour envoyer un fichier PDF ou une image au service OCR depuis la page Documents entrants

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Documents entrants, puis choisissez le lien associé.

2. Créez un nouvel enregistrement de document entrant et joignez le fichier. Pour plus d’informations, consultez Créer des enregistrements de document entrant.

3. Sur l' Documents entrants page, sélectionnez une ou plusieurs lignes, puis choisissez Envoyer à la file d’attente des travaux action.

   La valeur dans le Statut OCR champ passe à Prêt. Le fichier PDF ou d’image joint est envoyé au service OCR par la file d’attente des travaux selon le calendrier, si aucune erreur n’existe.

4. Sinon, dans la Documents entrants page, sélectionnez une ou plusieurs lignes, puis choisissez Envoyer au service OCR action pour envoyer immédiatement les fichiers pour traitement.

   La valeur dans le Statut OCR champ passe à Envoyé, si aucune erreur n’existe.

Pour envoyer un fichier PDF ou d’image au service OCR par courriel

Depuis votre application de messagerie, vous pouvez transmettre un courriel au fournisseur de service OCR avec le fichier PDF ou d’image en pièce jointe. Pour obtenir des informations sur l’adresse courriel à utiliser, consultez le site web du fournisseur de service OCR.

Étant donné qu’aucun enregistrement de document entrant n’existe pour le fichier, un nouvel enregistrement est créé automatiquement dans la Documents entrants page lorsque le service OCR envoie le document électronique résultant. Pour en savoir plus, consultez Créer des enregistrements de document entrant.

Remarque

Remarque:
Si vous travaillez sur une tablette ou un téléphone, vous pouvez envoyer le fichier au service OCR dès que vous prenez une photo du document, ou vous pouvez créer un document entrant directement. Pour en savoir plus, consultez Créer un enregistrement de document entrant en prenant une photo.

Pour recevoir le document électronique résultant du service OCR

Le document électronique créé par le service OCR à partir du fichier PDF ou d’image est automatiquement reçu dans la Documents entrants page par l’entrée de file d’attente des travaux configurée lorsque vous activez le service OCR.

Si vous n’utilisez pas une file d’attente des travaux, ou si vous souhaitez recevoir un document OCR terminé plus tôt que prévu dans le calendrier de la file d’attente des travaux, vous pouvez choisir Recevoir du service OCR action. Cette option récupère tous les documents que le service OCR a terminés.

Remarque

Remarque:
Si le service OCR est configuré pour exiger une vérification manuelle des documents traités, le Statut OCR champ contient En attente de vérification. Dans ce cas, procédez comme suit pour vous connecter au site web du service OCR et vérifier manuellement un document OCR.

1. Dans la Statut OCR champ, choisissez le En attente de vérification lien hypertexte.

2. Sur le site web du service OCR, connectez-vous à l’aide des informations d’identification de votre compte de service OCR. Pour en savoir plus, consultez Configurer un service OCR.

   Les informations du document OCR s’affichent, montrant à la fois le contenu source du fichier PDF ou d’image et les valeurs de champs OCR résultantes.

3. Passez en revue les valeurs de champ et modifiez ou saisissez manuellement des valeurs dans les champs que le service OCR a identifiés comme incertains.

4. Choisissez l'onglet OK bouton. Le processus OCR est terminé et le document électronique résultant est envoyé à la Documents entrants page dans Business Central, conformément au calendrier de la file d’attente des travaux.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour tout autre document OCR à vérifier.

Vous pouvez maintenant procéder à la création d’enregistrements de document pour les documents électroniques reçus dans Business Central, manuellement ou automatiquement. Pour plus d’informations, consultez la procédure suivante. Vous pouvez également connecter le nouvel enregistrement de document entrant à des documents publiés ou non publiés existants afin que le fichier source soit facile d’accès depuis Business Central.

Pour créer une facture d’achat à partir d’un document électronique reçu du service OCR

La procédure suivante explique comment créer un enregistrement de facture d’achat à partir d’une facture fournisseur reçue comme document électronique du service OCR. La procédure est identique lorsque vous créez, par exemple, une ligne de journal général à partir d’un reçu de dépenses ou un retour sur vente d’un client.

Remarque

Remarque:
La Description et N° les champs sur les lignes du document créé ne sont remplis que si vous avez associé le texte trouvé dans le document OCR aux deux champs dans Business Central. Vous pouvez effectuer ce mappage sous forme de références d’articles pour les lignes de document de type Article. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les références d’articles. Vous pouvez également utiliser Mappage texte-compte fonction. Pour en savoir plus, consultez Mapper du texte d’un document entrant à un fournisseur, un compte du grand livre ou un compte bancaire spécifique.

1. Sélectionnez la ligne du document entrant, puis choisissez Créer un document action.

Une facture d’achat est créée dans Business Central à partir des informations du document électronique fournisseur que vous avez reçu du service OCR. Les informations sont ajoutées dans la nouvelle facture d’achat en fonction du mappage que vous avez défini comme référence ou comme mappage texte-compte.

Toutes les erreurs de validation, généralement liées à des données incorrectes ou manquantes dans Business Central, s’affichent dans Erreurs et avertissements Récapitulatif. Pour en savoir plus, consultez Gérer les erreurs lors de la réception de documents électroniques.

Pour mapper du texte d’un document entrant à un compte fournisseur spécifique

Pour les documents entrants, vous utilisez généralement Mapper texte au compte action pour définir qu’un certain texte sur une facture fournisseur reçue du service OCR est associé à un certain compte fournisseur. Dès lors, toute partie de la description du document entrant qui correspond à un texte de mappage signifie que le Fournisseur n° champ sur les lignes de document ou de journal résultantes de type Compte du grand livre sont remplis avec le fournisseur concerné.

En plus du mappage à un compte fournisseur ou à des comptes du grand livre, vous pouvez également mapper du texte à un compte bancaire. Cette option est utile, par exemple, pour les documents électroniques de dépenses déjà payées et pour lesquelles vous souhaitez créer une ligne de journal général prête à être reportée dans un compte bancaire.

1. Sélectionnez la ligne de document entrant pertinente, puis choisissez Mapper texte au compte action. La Mappage texte-compte page s'ouvre.

2. Dans la Texte de mappage champ, saisissez tout texte figurant sur les factures fournisseur pour lesquelles vous souhaitez créer des documents d’achat ou des lignes de journal. Vous pouvez saisir jusqu’à 50 caractères.

3. Dans la Fournisseur n° champ, saisissez le fournisseur pour lequel le document d’achat ou la ligne de journal résultant est destiné.

4. Dans la N° cpte débit champ, saisissez le compte du grand livre de type débit à ajouter sur le document d’achat résultant ou la ligne de journal de type Compte du grand livre.

5. Dans la N° cpte crédit champ, saisissez le compte du grand livre de type crédit à insérer sur le document d’achat résultant ou la ligne de journal de type Compte du grand livre.

   Remarque

   Remarque:
   N’utilisez pas les Type source solde et N° source solde champs avec les documents entrants. Ils sont utilisés uniquement pour le rapprochement automatique des paiements. Pour en savoir plus, consultez Mapper du texte sur des paiements récurrents aux comptes pour le rapprochement automatique.

6. Répétez les étapes 2 à 5 pour tout le texte des documents entrants pour lequel vous souhaitez créer automatiquement des documents.

Pour gérer les erreurs lors de la réception de documents électroniques

1. Sur l' Documents entrants page, sélectionnez la ligne d’un document électronique reçu du service OCR avec des erreurs, indiqué par Erreur valeur dans Statut OCR champ.
2. Choisissez l'onglet Modifier action pour ouvrir Document entrant .
3. Sur l' Erreurs et avertissements Récapitulatif, sélectionnez le message, puis choisissez Ouvrir l’enregistrement associé action.
4. La page contenant les données incorrectes ou manquantes, comme une fiche fournisseur avec une valeur de champ manquante, s’ouvre.
5. Corrigez l’erreur ou les erreurs décrites dans chaque message d’erreur.
6. Procédez au traitement du document électronique entrant en choisissant Créer manuellement action de nouveau.
7. Répétez les étapes 5 et 6 pour toutes les erreurs restantes jusqu’à ce que le document électronique puisse être reçu avec succès.

Pour entraîner le service OCR à éviter les erreurs

Étant donné que l’OCR est basé sur la reconnaissance optique, le service OCR peut interpréter incorrectement les caractères dans vos fichiers PDF ou d’image lors du premier traitement de documents d’un certain fournisseur, par exemple. Il peut ne pas interpréter le logo de la compagnie comme le nom du fournisseur, ou il peut mal interpréter le montant total sur un reçu de dépenses en raison de sa mise en page. Pour éviter de telles erreurs à l’avenir, vous pouvez corriger les données reçues par le service OCR, puis envoyer les commentaires au service.

La Correction de données OCR page, que vous ouvrez depuis Document entrant page, affiche les champs depuis le Informations financières Récapitulatif en deux colonnes, l’une avec les données OCR modifiables et l’autre avec les données OCR en lecture seule. Lorsque vous choisissez Envoyer les commentaires OCR bouton, le contenu de la Correction de données OCR page est envoyé au service OCR. La prochaine fois que le service traitera des fichiers PDF ou des images contenant les données en question, vos corrections seront intégrées pour améliorer la reconnaissance des documents.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Documents entrants, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez un enregistrement de document entrant contenant des données reçues du service OCR que vous souhaitez corriger.
3. Sur l' Document entrant page, choisissez le Corriger les données OCR action.
4. Sur l' Correction de données OCR page, écrasez les données dans la colonne modifiable pour chaque champ dont la valeur est incorrecte.
5. Pour annuler les corrections apportées depuis l’ouverture de la Correction de données OCR page, choisissez le Réinitialiser les données OCR action.
6. Pour envoyer les corrections au service OCR, choisissez Envoyer les commentaires OCR action.
7. Pour enregistrer les corrections, fermez la Correction de données OCR .

Les champs de la Informations financières Raccourci de la Document entrant page sont mis à jour avec les nouvelles valeurs que vous avez saisies à l’étape 4.

Informations connexes

Créer des enregistrements de document entrant
Créer des enregistrements de document entrant directement à partir de documents et d'écritures
Documents entrants
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