Automatiser les rappels dans les recouvrements

Rendez vos recouvrements plus efficaces en automatisant le processus de création, d'émission et d'envoi de rappels à vos clients. L'automatisation peut réduire considérablement le temps que vous consacrez aux recouvrements, vous donner un meilleur aperçu du processus et vous permettre de contrôler entièrement chaque étape.

Sur l' Automatisation des rappels page, vous définissez les actions individuelles (étapes). Vous pouvez combiner les étapes pour créer, émettre et envoyer des rappels, ou créer une automatisation distincte pour chaque étape si cela convient mieux à vos processus de recouvrement. Les automatisations sont basées sur les modalités et les niveaux de rappel. Pour en savoir plus, accédez à Configurer les modalités et les niveaux de rappel. Vous pouvez définir des filtres pour les modalités de rappel pour une automatisation dans son ensemble, et définir des filtres pour chaque action de l'automatisation. Vous pouvez également joindre des factures impayées aux courriels sous forme de fichiers PDF.

L'automatisation se produit via une entrée de file d'attente des travaux. Lorsque vous configurez une automatisation, utilisez le Cadence champ pour spécifier comment et quand elle s'exécute. Si vous choisissez Manuel, l'automatisation s'exécute une seule fois lorsque vous utilisez l'action Démarrer . Vous pouvez également choisir Hebdomadaire, Mensuel, ou choisissez Personnalisé pour configurer une cadence plus détaillée. Si vous choisissez Personnalisé, vous devez entrer une formule de date. Pour en savoir plus sur la saisie d'une formule de date, accédez à Utiliser des formules de date. Lorsque vous choisissez une option autre que Manuel, l'automatisation s'exécute jusqu'à ce que vous la mettiez en pause. Si vous souhaitez être encore plus précis sur le moment où elle s'exécute, utilisez la Entrées de file d'attente des travaux action pour ouvrir Entrées de file d'attente des travaux page et ajustez la récurrence, par exemple sur une base quotidienne ou un jour de la semaine spécifique.

Automatiser le flux des rappels

Les sections suivantes décrivent comment configurer les rappels pour les créer, les émettre et les envoyer automatiquement.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Automatisation des rappels, puis choisissez le lien associé.
2. Choisissez Nouveau, puis renseignez les champs sur la Général Raccourci.
3. Dans la Filtre des modalités de rappel champ, choisissez les modalités de rappel à utiliser pour cette automatisation.
4. Dans la Cadence champ, choisissez la fréquence d'exécution de l'automatisation.
5. Sur l' Actions raccourci, choisissez Nouveau, puis choisissez si l'automatisation crée, émet ou envoie des rappels. Choisissez OK.
6. Selon le type d'action effectué par l'automatisation, renseignez les champs nécessaires sur la page de configuration. Pour en savoir plus sur les paramètres, accédez à Paramètres pour les actions de rappel.
7. Après avoir configuré les actions pour l'automatisation, vous pouvez utiliser les actions Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas pour ajuster l'ordre dans lequel elles s'exécutent.

Paramètres pour les actions de rappel

Les paramètres de configuration diffèrent pour les actions de rappel Créer, Émettre et Envoyer. Les sections suivantes décrivent comment les utiliser.

Créer

• Définissez le niveau le plus élevé sur toutes les lignes de rappel.
• Créez des rappels pour les écritures en attente. Par exemple, ce paramètre est utile si vous êtes dans un litige en cours avec un client et souhaitez qu'il voie l'ensemble de la situation.
• Créez des rappels pour toutes les factures impayées, et pas seulement les factures en souffrance. Le rapport affiche les factures en souffrance et les factures impayées mais non en souffrance dans des sections séparées.
• Définissez des filtres pour rendre le rappel plus spécifique.

Problème

Lorsque vous émettez un rappel, vous créez des écritures dans le grand livre client contenant la date de report et la date fiscale. Utilisez les paramètres sur la Configuration de l'émission des rappels page pour spécifier si vous souhaitez remplacer ces informations sur le rappel émis par celles du rappel créé. Par exemple, si vous avez créé le rappel hier et l'émettez aujourd'hui, la date d'échéance avance d'un jour.

Envoyer

Remarque

Remarque:
L'automatisation d'envoi nécessite que vous ayez configuré le courriel dans Business Central. Pour en savoir plus sur la configuration du courriel, accédez à Configurer la messagerie.

Le contenu des courriels, tels que les textes des pièces jointes, les textes du corps du courriel et la langue, provient de la configuration des modalités de rappel. Pour en savoir plus sur les paramètres de courriel, accédez à Configurer les modalités et les niveaux de rappel.

Utilisez les paramètres sur la Configuration de l'envoi des rappels page pour contrôler les éléments suivants :

• Paramètres généraux, tels que la description et le nombre de fois où vous envoyez le même rappel.
• Paramètres pour ce qu'il faut inclure dans le rappel.
• Paramètres pour le suivi des rappels que vous envoyez en créant des interactions, que vous imprimiez ou envoyiez le rappel par courriel, et si vous souhaitez joindre uniquement les factures en souffrance, toutes les factures ou aucune facture.

Accéder à l'historique d'un rappel

Business Central effectue le suivi de chaque exécution d'une automatisation. Vous pouvez accéder à l'historique en choisissant l'action Écritures journal . Vous pouvez également utiliser l'action Rappels émis pour accéder à la liste des rappels que vous avez émis.

Gérer les erreurs

Sur l' Actions raccourci, pour chaque action, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que l'automatisation s'arrête si l'action rencontre une erreur. Dans ce cas, l'automatisation ne traitera pas les actions suivantes. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité, utilisez Définir l'arrêt en cas d'erreur ou de Effacer l'arrêt en cas d'erreur actions.

Modifier les paramètres d'action pour une automatisation

Vous pouvez modifier les paramètres d'une automatisation à tout moment. Sur la Actions raccourci, choisissez Configuration, puis apportez vos modifications.

Informations connexes

Configurer les modalités et les niveaux de rappel
Envoyer des rappels de soldes impayés