Configurer les conditions et niveaux de relance

Vous pouvez utiliser des relances pour informer les clients des montants en souffrance et demander un paiement. Pour gérer les comptes clients, vous pouvez configurer des conditions de relance et les affecter aux clients. Les conditions de relance vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de relance. Chaque condition de relance comprend un ensemble de niveaux de relance que vous définissez. Les niveaux de relance incluent des règles sur le moment où la relance sera émise, les frais à facturer et si des intérêts doivent être calculés. Les niveaux de relance incluent également un paramètre de délai de grâce qui garantit que vous n'envoyez pas de relance pour une facture qu'un client a déjà payée.

Conseil

Conseil:
Après avoir configuré les conditions et niveaux de relance, vous pouvez les inclure dans des processus automatisés pour créer, émettre et envoyer des relances. Pour en savoir plus sur le processus automatisé, accédez à Automatiser les rappels dans les recouvrements.

Conditions de relance

Si des clients ont des paiements en souffrance, vous devez décider quand et comment envoyer une relance. De plus, vous pourriez vouloir débiter leurs comptes pour des intérêts ou des frais. Vous pouvez configurer autant de conditions de relance que vous le souhaitez.

Remarque

Remarque:
Si vous souhaitez calculer des intérêts sur les paiements en souffrance, vous pouvez le faire lors de la création de relances. Cependant, si vous souhaitez uniquement calculer des intérêts et informer vos clients sans envoyer de relance, utilisez un mémo de frais financiers. Pour en savoir plus, accédez à Relances ou de Frais financiers.

Configurer les textes de pièce jointe et de corps de courriel pour les communications

Sur l' Paramétrage des conditions de relance page, vous pouvez configurer des textes de pièce jointe et des messages électroniques standard à utiliser pour tous les niveaux de relance, ou créer des messages spécifiques pour chaque niveau. Par exemple, le message envoyé pour le premier niveau de relance peut avoir un ton ou un contenu différent de celui du deuxième ou troisième niveau. Pour créer des textes de pièce jointe et de message électronique pour tous les niveaux, choisissez Communication client en haut de la page. Pour créer des messages pour des lignes spécifiques, sur le Niveau de relance Raccourci, choisissez une ligne, puis choisissez le Communication client action sur le raccourci.

Par défaut, les textes de pièce jointe et de courriel utilisent votre paramètre de langue. Toutefois, si vous envoyez des relances à des clients dans d'autres pays, vous pourriez vouloir communiquer dans différentes langues. Vous pouvez créer des textes pour chaque langue prise en charge par Business Central en utilisant le Ajouter du texte pour la langue action. Dans ce cas, assurez-vous que les langues sont identiques pour les textes de pièce jointe et les textes de courriel. Si elles ne correspondent pas et que la condition de relance comporte plusieurs niveaux, l'automatisation pourrait ne pas pouvoir personnaliser le message pour un ou plusieurs niveaux. Pour vérifier que les langues correspondent, utilisez le Vue d'ensemble des communications action et comparez les communications pour les textes.

Lorsque vous envoyez un courriel, la relance est un rapport que vous joignez au courriel. Vous définissez le rapport qui génère la relance sur la Sélection de rapports Relance/Frais financiers page, où vous sélectionnez également le rapport qui contient le texte du corps du courriel dans le Nom de la mise en page du corps du courriel champ. Lorsque vous envoyez des courriels à vos clients, les textes de le Texte courriel Raccourci sont insérés dans le rapport sélectionné dans le Nom de la mise en page du corps du courriel champ. Le rapport standard comporte un champ de texte pour ce texte. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ce rapport, par exemple pour ajouter ou supprimer du contenu. Modifiez la mise en page de ces rapports sur la Mises en page de rapport page. Pour en savoir plus sur les mises en page de rapport, consultez Commencer à créer des mises en page de rapport.

Remarque

Remarque:
Pour communiquer par courriel directement depuis Business Central, vous devez être configuré pour le faire. Pour en savoir plus sur la connexion des comptes de courriel à Business Central, consultez Configurer la messagerie.

Configurer les conditions de relance

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Conditions de rappel, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.
3. Pour utiliser plusieurs combinaisons de conditions de relance, configurez un code pour chacune.

Niveaux de relance

Pour chaque condition de relance, vous pouvez définir un nombre illimité de niveaux de relance, bien que la plupart des entreprises n'en utilisent que deux ou trois. La première fois qu'une relance est créée pour un client, les paramètres du niveau 1 sont utilisés. Lorsque la relance est émise, le numéro de niveau est enregistré dans les écritures de relance créées et liées aux écritures individuelles du grand livre client. S'il est nécessaire de relancer à nouveau le client, toutes les écritures de relance liées aux écritures ouvertes du grand livre client sont vérifiées pour trouver le numéro de niveau le plus élevé. Les conditions du numéro de niveau suivant seront alors utilisées pour la nouvelle relance.

Si vous créez plus de relances que vous ne définissez de niveaux, les conditions du niveau le plus élevé sont utilisées. Vous pouvez créer autant de relances que le permet le Nb max. de relances champ dans les conditions de relance.

Pour configurer les niveaux de relance

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Conditions de rappel, puis choisissez le lien associé.

2. Sur l' Conditions de rappel page, sélectionnez la ligne avec les conditions pour lesquelles vous souhaitez configurer des niveaux, puis choisissez le Niveaux action.

3. Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.

   Conseil

   Conseil:
   Le paramètre du Calculer les intérêts champ détermine si des intérêts apparaîtront sur la relance lors de son émission. Cependant, le Reporter des intérêts champ dans la Conditions de rappel page détermine si les intérêts calculés doivent être reportés dans les comptes GL et les comptes client.

   Pour indiquer que des intérêts doivent être calculés, choisissez le Calculer les intérêts champ.

   Optionnellement, pour chaque niveau de relance, précisez des frais supplémentaires en devise locale et en devises étrangères. Vous pouvez définir de nombreux frais supplémentaires en devises étrangères pour chaque code sur la Niveaux de rappel .

   Les frais supplémentaires peuvent être calculés de trois façons différentes, définies par la valeur du Type calcul frais supp. champ.

   • Fixe

     Les frais sont calculés en fonction des valeurs des Frais supplémentaires champs de la ligne pour le niveau de relance lui-même.

   • Dynamique unique

     Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs de la ligne correspondante dans la Configuration des frais supplémentaires page pour ce niveau de relance.

   • Dynamique cumulé

     Les frais sont calculés en fonction des valeurs des champs des lignes combinées dans la Configuration des frais supplémentaires page pour ce niveau de relance.

4. Choisissez l'onglet Devises action.

5. Sur l' Devises pour niveaux relance page, définissez pour chaque code de niveau de relance et le numéro de niveau de relance correspondant un code devise et des frais supplémentaires.

   Remarque

   Remarque:
   Lorsque vous créez des relances dans une devise étrangère, les conditions en devise étrangère que vous configurez ici seront utilisées pour créer des relances. Si aucune condition de relance en devise étrangère n'est configurée, les conditions de relance en devise locale configurées sur la Niveaux de rappel page seront utilisées, puis converties dans la devise concernée.

   Pour chaque niveau de relance, vous pouvez spécifier un texte qui sera imprimé avant (Texte de début) ou après (Texte de fin) sur les écritures de la relance.

6. Choisissez l'onglet Texte de début ou de Texte de fin actions respectivement, et renseignez le Texte relance .

7. Pour insérer automatiquement des valeurs connexes dans le texte de relance, vous pouvez entrer les espaces réservés suivants dans le Texte champ.

   Espace réservé	Valeur
   %1	Contenu du Date du document champ dans l'en-tête de la relance
   %2	Contenu du Date d'échéance champ dans l'en-tête de la relance
   %3	Contenu du Taux d'intérêt champ dans les conditions de frais financiers connexes
   %4	Contenu du Montant restant champ dans l'en-tête de la relance
   %5	Contenu du Montant des intérêts champ dans l'en-tête de la relance
   %6	Contenu du Frais supplémentaires champ dans l'en-tête de la relance
   %7	Le montant total de la relance
   %8	Contenu du Niveau de relance champ dans l'en-tête de la relance
   %9	Contenu du Code devise champ dans l'en-tête de la relance
   %10	Contenu du Date de comptabilisation champ dans l'en-tête de la relance
   %11	Le nom de l'entreprise
   %12	Contenu du Frais supp. par ligne champ dans l'en-tête de la relance

   Par exemple, si vous écrivez Vous devez %9 %7 dû le %2., la relance contient le texte suivant : Vous devez USD 1.200,50 dû le 02-02-2024..

   Remarque

   Remarque:
   Business Central calcule la date d'échéance selon la formule de date que vous entrez. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des formules de date.

8. Pour spécifier la langue d'un message électronique, choisissez le Ajouter du texte pour la langue action. La Code langue champ se met à jour pour afficher votre sélection. Sur le Texte courriel Raccourci, entrez le contenu du message dans la langue sélectionnée.

Après avoir configuré les conditions de relance, vous pouvez les affecter aux clients sur les pages Fiche client. Pour en savoir plus, consultez Enregistrer de nouveaux clients.

Informations connexes

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