Recouvrer les soldes en souffrance

Cet article décrit les fonctionnalités qui peuvent vous aider à recouvrer les soldes impayés de vos clients.

Lorsque les paiements des clients sont enregistrés et rapprochés, le processus de recouvrement implique souvent une ou plusieurs des étapes suivantes pour recouvrer les soldes impayés. Selon la façon dont vous gérez les recouvrements dans votre entreprise, Business Central peut vous aider à :

• Envoyer des relevés pour informer les clients de leurs soldes, des soldes en souffrance et des transactions pertinentes. Par exemple, les écritures ouvertes ou toutes les écritures validées l'année/trimestre/mois dernier ou sur une autre période. Si des clients ont des paiements en retard, vous pouvez commencer par envoyer le rapport Relevé client à titre de rappel. Pour en savoir plus, voir Relevés.
• Envoyer des rappels (également appelés lettres de relance ou de Demandes de paiement) aux clients pour les informer des soldes en souffrance. Le rappel peut inclure à la fois des écritures en souffrance et ouvertes, afin que le client soit également informé des prochaines dates d'échéance. Vous pouvez également utiliser des rappels pour calculer des frais financiers, tels que des intérêts ou des frais, et les inclure dans le rappel. Vous pouvez automatiser les processus de création, d'émission et de validation des rappels. Pour en savoir plus, voir Relances.
• Envoyer des mémos de frais financiers pour réclamer des intérêts sur les montants en souffrance. Utilisez des mémos de frais financiers si vous souhaitez débiter des clients pour des intérêts ou des frais sans leur rappeler les montants en souffrance. Pour en savoir plus, voir Frais financiers.
• Communiquer avec les clients par téléphone ou par courriel au sujet des soldes en souffrance et gérer les malentendus et les litiges potentiels, ou simplement rappeler aux clients de régler leurs comptes de façon plus directe. Pour en savoir plus, voir Utiliser Copilot for Finance dans Outlook pour simplifier le travail de recouvrement manuel.

Utiliser Copilot for Finance dans Outlook pour simplifier le travail de recouvrement manuel

Remarque

Remarque:
Copilot for Finance est actuellement en version préliminaire et disponible aux États-Unis. Il est prévu qu'il devienne généralement disponible au second semestre 2024, date à laquelle les informations tarifaires devraient être publiées.

Lorsque vous communiquez avec des clients par courriel au sujet des soldes impayés, vous devrez peut-être rechercher des informations liées aux clients et aux factures dans Business Central. Copilot for Finance facilite cette tâche en s'assurant que les données client pertinentes sont disponibles dans Outlook. Par exemple, pour un courriel reçu, Copilot for Finance peut trouver le client via le contact lié et afficher les informations de solde chronologique ainsi que répertorier les factures impayées que vous pouvez facilement joindre à une réponse. Copilot for Finance dans Outlook vous permet également de :

• Accéder et mettre à jour le Statut litige et Promesse de paiement date sur les factures
• Mettre à jour les informations de contact
• Rédiger des réponses par courriel avec Copilot
• Joindre un relevé et des factures directement depuis Outlook.

Pour en savoir plus, consultez Copilot for Finance et Guide de déploiement de Copilot for Finance (version préliminaire).

Relevés

À partir de la fiche client, vous pouvez créer un relevé des transactions du client avec vous. Vous pouvez ensuite générer un fichier PDF et l'envoyer au client. Sinon, utilisez le Relevé client rapport pour envoyer à vos clients un aperçu de leurs affaires avec vous.

Conseil

Conseil:
Si nécessaire, vous pouvez envoyer le relevé vers Excel pour y apporter des modifications.

Pour envoyer le rapport Relevé client

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Relevé client, puis choisissez le lien associé.
2. Renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.
3. Sous Options de sortie, sélectionnez la façon d'envoyer le rapport au client.

Remarque

Remarque:
Si vous utilisez plusieurs devises, le rapport Relevé client est toujours imprimé dans la devise du client. La dernière date d'une période de relevé est également utilisée comme date de relevé et date d'ancienneté, si l'ancienneté est incluse.

Relances

Vous pouvez utiliser des rappels pour rappeler aux clients les montants en souffrance. Vous pouvez également utiliser des rappels pour calculer des frais financiers tels que des intérêts ou des frais et les inclure dans le rappel.

Conseil

Conseil:
Les informations contenues dans cet article sont exactes, cependant, elles décrivent un processus principalement manuel. Business Central propose des outils que vous pouvez utiliser pour automatiser les processus de création, d'émission et d'envoi de rappels. L'automatisation de ces étapes peut vous faire gagner un temps considérable consacré aux recouvrements. Pour en savoir plus, voir Automatiser les rappels dans les recouvrements.

Avant de pouvoir créer des rappels, vous devez configurer des conditions de rappel et les affecter à vos clients. Pour plus d'informations, voir Configurer les modalités et les niveaux de rappel. Pour gérer les créances clients, vous pouvez configurer des modalités de relance et les affecter à des clients. Les modalités de relance vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de relance. Chaque modalité de relance comporte un ensemble de niveaux de relance que vous définissez. Les niveaux de relance incluent des règles sur le moment où la relance sera émise, les frais à facturer et si des intérêts doivent être calculés. Les niveaux de relance comprennent également un paramètre de délai de grâce qui vous évite d'envoyer une relance pour une facture qu'un client a déjà payée. Le contenu de la Conditions d'intérêt page détermine si des intérêts sont calculés sur la relance.

Vous pouvez exécuter périodiquement le Créer des relances traitement par lots pour créer des relances pour tous les clients présentant des soldes échus, ou vous pouvez créer manuellement une relance pour un client spécifique et faire calculer et remplir les lignes automatiquement.

Après avoir créé les relances, vous pouvez les modifier. Le texte qui apparaît au début et à la fin d'une relance est déterminé par les modalités de niveau de relance et peut être consulté dans la Description colonne. Si un montant calculé a été inséré automatiquement dans le texte de début ou de fin, le texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez alors utiliser le Mettre à jour le texte de relance la fonction.

Une écriture comptable client avec le En attente champ renseigné ne déclenchera pas la création d'une relance. Cependant, si une relance est créée sur la base d'une autre écriture, une écriture en souffrance marquée en attente sera également incluse dans la relance. Les intérêts ne sont pas calculés sur les lignes comportant ces écritures.

Après avoir créé les relances et effectué les modifications nécessaires, vous pouvez imprimer des rapports de test ou émettre les relances, généralement par courriel.

Pour créer une relance automatiquement

Une relance est similaire à une facture. Lorsque vous créez une relance, un en-tête de relance ainsi qu'une ou plusieurs lignes de relance doivent être renseignés. Vous pouvez utiliser une fonction pour créer automatiquement des relances pour tous les clients.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Relances, puis choisissez le lien associé.
2. Sur l' Relance page, choisissez le Créer des relances action.
3. Sur l' Créer des relances page, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.
4. Choisissez l'onglet OK bouton.

Pour créer une relance manuellement

Sur l' Relance page, vous pouvez renseigner le Général Raccourci manuellement, puis faire remplir les lignes automatiquement.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Relances, puis choisissez le lien associé.

2. Choisissez l'onglet Nouveau action.

3. Sur l' Général raccourci, renseignez les champs selon les besoins.

4. Choisissez l'onglet Suggérer des lignes de relance action.

5. Dans la Suggérer des lignes de relance traitement par lots, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.

6. Sélectionnez la case à cocher Inclure les écritures en attente case à cocher si vous souhaitez que les relances contiennent des écritures ouvertes en souffrance qui sont en attente.

7. Sélectionnez la case à cocher Seulement les écritures avec montants échus case à cocher si vous souhaitez que les relances ne contiennent que les écritures ouvertes en souffrance. Seules les factures et les paiements s'afficheront, car ce sont les écritures pour lesquelles les paiements de vos clients peuvent être en retard.

   Important

   Important:
   Les écritures ouvertes en attente seront insérées, quel que soit le paramètre dans le Seulement les écritures avec montants échus case à cocher.

8. Choisissez l'onglet OK bouton.

Pour remplacer les textes de relance

Il existe plusieurs façons de déterminer le texte qui apparaît sur la relance imprimée. Dans certains cas, vous pouvez remplacer les textes de début et de fin définis pour le niveau actuel par ceux d'un autre niveau.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Relances, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la relance concernée, puis choisissez le Mettre à jour le texte de relance action.
3. Sur l' Mettre à jour le texte de relance page, saisissez le niveau requis dans le Niveau de relance champ.
4. Choisissez l'onglet OK bouton pour mettre à jour les textes de début et de fin.

Pour émettre une relance

Après avoir créé les relances et effectué les modifications nécessaires, vous pouvez imprimer des rapports de test ou émettre les relances.

Lorsque vous émettez une relance, les données sont transférées vers une page distincte pour les relances émises. Simultanément, les écritures de relance sont comptabilisées. Si des intérêts ou des frais supplémentaires ont été calculés, des écritures sont comptabilisées dans le grand livre client et dans le grand livre général.

Lorsqu'une relance est émise, les écritures sont comptabilisées conformément à vos spécifications sur la Conditions de rappel page. Cette spécification détermine si les intérêts et/ou les frais supplémentaires sont comptabilisés dans le compte du client et dans le grand livre général. La configuration sur la Groupes de validation clients page détermine les comptes où les écritures sont comptabilisées.

Pour chaque écriture comptable client sur la note de frais financiers, une écriture est créée sur la Écritures relance/frais fin. .

Si les boutons Reporter des intérêts ou la Valider les frais supplémentaires cases à cocher sont sélectionnées sur la Conditions de rappel page, les écritures suivantes sont également créées :

• Une écriture sur la Écritures clients page
• Une écriture de créances dans le compte du grand livre général concerné
• Une écriture d'intérêts et/ou de frais supplémentaires dans le compte du grand livre général concerné

De plus, l'émission de la relance peut entraîner des écritures de TVA.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Relances, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la relance concernée, puis choisissez le Problème action.
3. Sur l' Émettre des relances renseignez les champs selon les besoins.
4. Choisissez l'onglet OK bouton

La relance est soit imprimée, soit envoyée à un courriel spécifié sous forme de pièce jointe PDF.

Pour annuler une relance émise

Si des relances ont été émises par erreur, vous pouvez les annuler avant qu'elles ne soient envoyées. Vous pouvez le faire une par une ou en traitement par lots.

1. Sur l' Rappels émis page, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les relances émises que vous souhaitez annuler, puis choisissez le Annuler action.
2. Sur l' Annuler les relances émises page, renseignez les champs selon vos besoins, puis choisissez OK bouton.

Frais financiers

Lorsqu'un client ne paie pas à la date d'échéance, vous pouvez faire calculer automatiquement des frais financiers et les ajouter aux montants en souffrance sur le compte du client. Vous pouvez informer les clients des frais ajoutés en envoyant des notes de frais financiers.

Remarque

Remarque:
Vous utilisez les notes de frais financiers pour calculer les intérêts et les frais financiers et pour informer vos clients des intérêts et des frais financiers sans leur rappeler les paiements en souffrance. Vous pouvez également calculer les intérêts sur les paiements en souffrance lorsque vous créez des relances.

Avant de pouvoir créer des notes de frais financiers, vous devez configurer les modalités. Pour plus d'informations, voir Configurer les conditions de frais financiers.

Vous pouvez créer manuellement une note de frais financiers pour un client individuel et remplir les lignes automatiquement. Vous pouvez également utiliser le Créer des notes de frais financiers action pour créer des notes de frais financiers pour tous les clients ou certains clients présentant des soldes échus.

Après avoir créé les notes de frais financiers, vous pouvez les modifier. Le texte qui apparaît au début et à la fin de la note de frais financiers est déterminé par les modalités de frais financiers et peut être consulté dans la Description colonne sur les lignes. Si un montant calculé est ajouté automatiquement dans le texte de début ou de fin, le texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez alors utiliser le Mettre à jour le texte des frais financiers action.

Après avoir créé les notes de frais financiers et effectué les modifications nécessaires, vous pouvez imprimer des rapports de test ou émettre les notes de frais financiers, généralement par courriel.

Pour créer une note de frais financiers manuellement

Une note de frais financiers est similaire à une facture. Vous pouvez renseigner un en-tête manuellement et faire remplir les lignes pour vous, ou vous pouvez créer automatiquement des notes de frais financiers pour tous les clients.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Notes de frais financiers, puis choisissez le lien associé.

2. Choisissez l'onglet Nouveau proposition de modification du prix ressources pour des ressources ou pour des groupes de ressources.

3. Choisissez Suggérer des lignes frais fin. action.

4. Sur l' Suggérer des lignes de notes de frais financiers page, définissez un filtre sur le Écriture du grand livre client Raccourci si vous souhaitez créer des notes de frais financiers uniquement pour des écritures spécifiques.

   Remarque

   Remarque:
   Bien qu'elles soient répertoriées, la sélection Paiement et Avoir en tant que Type de document des filtres n'aura aucun effet, car le Suggérer des lignes de notes de frais financiers action ne gère que les montants positifs.

5. Choisissez l'onglet OK bouton pour démarrer le traitement par lots.

Pour mettre à jour les textes des notes de frais financiers

Dans certains cas, vous pouvez modifier le texte de début et de fin des modalités de frais financiers. Si vous le faites à un moment où vous avez créé, mais pas encore émis, des notes de frais financiers, vous pouvez mettre à jour les notes avec le texte modifié.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Intérêts de retard, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la note de frais financiers dont vous souhaitez modifier le texte, puis choisissez le Mettre à jour le texte des frais financiers action.
3. Sur l' Mettre à jour le texte des frais financiers page, vous pouvez définir un filtre si vous souhaitez mettre à jour plusieurs notes.
4. Choisissez l'onglet OK bouton pour mettre à jour les textes de début et de fin.

Pour émettre des notes de frais financiers

Après avoir créé les notes de frais financiers et effectué les modifications nécessaires, vous pouvez imprimer des rapports de test ou émettre les notes de frais financiers.

Lorsque vous émettez une relance, les écritures sont comptabilisées conformément à vos spécifications sur la Conditions d'intérêt page. Cette spécification détermine si les intérêts et/ou les frais supplémentaires sont comptabilisés dans le compte du client et dans le grand livre général. Les paramètres sur la Groupes de validation clients page déterminent les comptes où les intérêts ou frais sont comptabilisés.

Pour chaque écriture comptable client sur la note de frais financiers, une écriture est créée sur la Écritures relance/frais fin. .

Si les boutons Reporter des intérêts ou la Valider les frais supplémentaires les cases à cocher sont sélectionnées sur la Conditions d'intérêt page, les écritures suivantes sont également créées :

• Une écriture sur la Écritures comptables client page
• Une écriture de créances dans le compte du grand livre général concerné
• Une écriture d'intérêts et/ou de frais supplémentaires dans le compte du grand livre général concerné

De plus, l'émission de la note de frais financiers peut entraîner des écritures de TVA.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Notes de frais financiers, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la note concernée, puis choisissez le Problème action.
3. Sur l' Émettre des notes de frais financiers renseignez les champs selon les besoins.
4. Choisissez l'onglet OK bouton.

La note de frais financiers est soit imprimée, soit envoyée à un courriel spécifié sous forme de pièce jointe PDF.

Pour annuler une note de frais financiers émise

Si des notes de frais financiers ont été émises par erreur, vous pouvez les annuler avant qu'elles ne soient envoyées. Vous pouvez le faire une par une ou en traitement par lots.

1. Sur l' Notes de frais financiers émises page, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les notes de frais financiers émises que vous souhaitez annuler, puis choisissez le Annuler action.
2. Sur l' Annuler les notes frais fin. émises page, renseignez les champs selon vos besoins, puis choisissez OK bouton.

Pour afficher les écritures de relance et de frais financiers

Lorsque vous émettez une relance, une écriture de relance est créée sur la Écritures relance/frais fin. page pour chaque ligne de relance qui contient une écriture comptable client. Vous pouvez ensuite obtenir un aperçu des écritures de relance créées pour un client spécifique.

1. Choisissez l'onglet icône, entrez Clients, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la fiche client appropriée, puis choisissez le Écritures comptables action.
3. Sur l' Écritures clients page, sélectionnez la ligne avec l'écriture comptable pour laquelle vous souhaitez voir les écritures de relance, puis choisissez le Écritures relance/frais fin. action.

Taux d'intérêt multiples

Pour chaque code de modalité de frais financiers, vous pouvez spécifier plusieurs taux d'intérêt afin de calculer des frais financiers avec plusieurs taux d'intérêt pour une période spécifique. Cela est utile si vous facturez des intérêts différents sur les paiements en retard. Le calcul des intérêts est le même pour chaque charge financière, avec seulement une variation dans le taux d'intérêt pour une période spécifique. Si plusieurs taux d'intérêt ne sont pas configurés, le taux d'intérêt et la période définis dans la Conditions d'intérêt et Conditions de rappel pages pour toute la période de calcul seront utilisés. Pour en savoir plus, accédez à Configurer plusieurs taux d'intérêt.

Informations connexes

Configurer les modalités et les niveaux de rappel
Configurer les conditions de frais financiers
Gestion des créances
Ventes
Utiliser Business Central

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