Mapper les documents électroniques aux lignes de commande d'achat avec Copilot (aperçu)
[Cet article est une documentation en préversion susceptible d'être modifiée.]
À mesure que les processus d'approvisionnement deviennent de plus en plus numériques, la fonctionnalité de documents électroniques dans Business Central joue un rôle clé dans l'automatisation de la façon dont les entreprises reçoivent et traitent les factures fournisseurs. Copilot peut aider en améliorant le mappage et la correspondance des lignes des factures fournisseurs avec les bons de commande. Copilot peut réduire le temps que vous passez sur des tâches qui nécessiteraient normalement des recherches, des consultations et une saisie de données approfondies. Un autre avantage est que lorsque les factures fournisseurs ne correspondent pas exactement aux bons de commande, Copilot peut identifier les bons de commande correspondants. Les capacités de correspondance améliorées bénéficient particulièrement aux petites et moyennes organisations qui ont besoin d'un suivi efficace des documents pour les lignes de bon de commande.
Important
Important:
- Il s'agit d'une fonctionnalité en préversion prête pour la production.
- Les préversions prêtes pour la production sont soumises à des conditions d'utilisation supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez Conditions d'utilisation supplémentaires pour la préversion Dynamics 365.
La E-Document L'application prend en charge les scénarios de documents électroniques tout au long du processus de vente. Copilot peut également affiner la façon dont vous gérez les documents électroniques dans le processus d'achat, notamment en ce qui concerne les bons de commande. L'application vous permet de spécifier le type de document d'achat à créer pour chaque fournisseur lorsque vous recevez des factures électroniques de leur part.
Vous pouvez mettre à jour les bons de commande existants dans Business Central avec les informations reçues dans la facture électronique.
Langues prises en charge
Cette fonctionnalité Copilot est validée et prise en charge en anglais uniquement. Bien qu'elle puisse être utilisée dans d'autres langues, elle peut ne pas fonctionner comme prévu. La qualité linguistique peut varier en fonction des interactions de l'utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir une incidence sur l'exactitude et l'expérience utilisateur. Pour en savoir plus sur la disponibilité géographique et linguistique, accédez à Disponibilité internationale de Copilot.
Prérequis
- Votre administrateur doit activer le Aide à la correspondance des documents électroniques fonctionnalité. Pour en savoir plus, consultez Configurer Copilot et les fonctionnalités d'agent.
Identifier les bons de commande
Tout d'abord, vous pouvez identifier les bons de commande que vous pouvez faire correspondre automatiquement. Si votre Fournisseur a configuré le Recevoir le document électronique dans champ pour travailler avec Commandes d'achat, lorsque le document électronique est créé dans Business Central (manuellement ou à partir d'un point de terminaison externe), Business Central effectue les opérations suivantes :
- Si le bon de commande de ce fournisseur existe et qu'il y a un numéro de bon de commande dans le fichier de document électronique reçu, Business Central lie automatiquement le document électronique au bon de commande. Le Statut du document de ce E-Document est En cours, et le Statut du document électronique dans le Statut du service sous-page est Commande liée.
Le lien s'affiche dans le Document champ du document électronique. Si vous devez modifier le bon de commande, vous pouvez utiliser l' Mettre à jour le lien de commande d'achat action, puis choisir manuellement un autre bon de commande pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu'avant de faire correspondre les lignes du document électronique et du bon de commande. - Si le bon de commande de ce fournisseur existe mais qu'il n'y a pas de numéro de bon de commande dans le fichier de document électronique reçu, si vous téléchargez manuellement le document, vous pouvez choisir un bon de commande existant en ouvrant le Commandes d'achat liste des commandes que vous avez reçues des fournisseurs et qui contiennent uniquement un document électronique. Si vous ne sélectionnez pas le bon de commande correct, ou si vous avez reçu le document électronique automatiquement d'un point de terminaison externe à l'aide du File d'attente des travaux, le nouveau document électronique n'est pas lié à un document d'achat et le Statut du document champ affiche Erreur et la Statut du document électronique dans le Statut du service sous-page est Erreur de traitement du document importé. Pour terminer la liaison du bon de commande, choisissez l' Mettre à jour le lien de commande d'achat action, puis choisissez un bon de commande pour le fournisseur.
Mapper des lignes
Copilot vous aide à faire correspondre automatiquement les lignes de facture électronique avec les lignes de bon de commande, et offre une intelligence de correspondance supplémentaire pour améliorer les correspondances.
Une fois mis en correspondance et mappés, Business Central met à jour le bon de commande correspondant avec les informations de réception pertinentes pour s'assurer que les quantités correctes sont reçues sur les lignes de commande.
Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec des lignes de bon de commande depuis deux emplacements différents, depuis le Documents électroniques page ou depuis la Bon de commande page. La façon la plus simple de trouver les bons de commande déjà liés est d'utiliser la Commandes d'achat liées vignette de votre Tableau de bord. Pour trouver les documents qui ne sont pas liés, utilisez la Factures électroniques d'achat en attente vignette pour ouvrir une liste de documents électroniques en attente de révision.
Remarque
Remarque:
La Activités de documents électroniques groupe avec ces deux vignettes est disponible dans les Tableaux de bord suivants :
- Évaluation du gestionnaire d'entreprise
- Gestionnaire d'entreprise
- Comptable
- Gestionnaire des stocks
- Expédition et réception
Lorsque vous souhaitez exécuter la correspondance à partir d'un bon de commande, sélectionnez l' Mapper des lignes de document électronique avec Copilot action. L'action est disponible sur la Commandes d'achat liste et la Bon de commande page. Si vous souhaitez exécuter la correspondance à partir du Documents électroniques page, sélectionnez les Mettre en correspondance un bon de commande avec Copilot action. Pour procéder à la correspondance, suivez ces étapes :
Sélectionnez la case à cocher Mapper des lignes de document électronique avec Copilot ou de Mettre en correspondance un bon de commande avec Copilot action pour les documents déjà liés.
La Faire correspondre les lignes de commande du document électronique avec Copilot L'invite s'affiche et la Correspondance commande d'achat page s'ouvre en arrière-plan. Copilot crée automatiquement le mappage pour vous.
Après quelques secondes, la Faire correspondre les lignes de commande du document électronique avec Copilot page suggère des lignes de correspondance avec quelques détails :
- L'en-tête de l'invite contient les informations suivantes :
Nom du champ Description Correspondance automatique Indique le nombre de correspondances proposées automatiquement. Ce nombre est basé sur une comparaison de chaînes. Si 80 % ou plus des descriptions se recoupent, Business Central les fait correspondre automatiquement sans utiliser les capacités de Copilot. Business Central affiche également les lignes comme automatiquement mises en correspondance lorsque des références d'article existent avec les conditions appropriées. Copilot a mis en correspondance Indique le nombre de correspondances proposées par Copilot à l'aide de la comparaison de chaînes et sémantique. N° document électronique Indique le numéro du document électronique lié. Montant total de la facture hors TVA Indique le montant total de la facture hors TVA. Montant total mis en correspondance TVA incluse Indique le montant mis en correspondance hors TVA. Si toutes les lignes correspondent, le texte suivant s'affiche en vert dans le coin supérieur droit, Toutes les lignes (100 %) sont mises en correspondance. Réviser les propositions de correspondance.
La Proposition de correspondance Les lignes contiennent les informations suivantes :
Nom du champ Description N° de ligne de document électronique Indique le numéro de ligne du document électronique dans le fichier de document électronique d'origine. Description de la ligne de document électronique Indique la description de la ligne du document électronique dans le fichier de document électronique d'origine. Quantité correspondante Indique la quantité appliquée à la ligne de bon de commande. Proposition Indique l'action que Copilot a proposée pour faire correspondre les lignes de bon de commande. Règle d'apprentissage de correspondance Indique s'il faut créer une règle de correspondance pour cette proposition. Si vous cochez cette case, Business Central crée des références d'article pour les articles et des mappages texte vers compte pour les comptes généraux. Toutes les lignes entièrement suggérées et mises en correspondance sont marquées en vert. En cas de problème, par exemple un prix différent mais dans la plage de prix autorisée, cette ligne est marquée en jaune. S'il y a une similitude entre les champs de description mais que la différence de prix est supérieure à celle autorisée, cette ligne est marquée en rouge.
Si vous n'êtes pas satisfait de certaines suggestions, vous pouvez les supprimer à l'aide de l' Supprimer la ligne action.
Si vous souhaitez voir les correspondances proposées, vous pouvez sélectionner le lien dans le Proposition colonne pour ouvrir la Détails de correspondance du document électronique .
Sur l' Détails de correspondance du document électronique page, vous pouvez comparer les détails du Documents électroniques et Bon de commande, pour être sûr de la correspondance suggérée avant de la confirmer.
Après révision, fermez la page.
Si vous n'êtes pas satisfait de la plupart des suggestions, ou si vous ne souhaitez pas utiliser le Faire correspondre les lignes de commande du document électronique avec Copilot fonctionnalité, sélectionnez Supprimer. Vous pouvez créer les correspondances manuellement. Pour en savoir plus, consultezcorrespondance manuelle.
Si vous souhaitez conserver les suggestions, sélectionnez Conserver.
Business Central ferme l'invite Copilot et les lignes sur la Correspondance commande d'achat page sont marquées en vert.
Vous pouvez continuer à travailler comme si vous effectuiez une correspondance manuelle. Par exemple, vous pouvez supprimer, créer ou réinitialiser des correspondances. Si vous ne souhaitez rien modifier, sélectionnez simplement l' Appliquer à la commande d'achat action et continuez à travailler avec le bon de commande.
Remarque
Remarque:
Vous pouvez également sélectionner l' Mettre en correspondance avec Copilot action depuis l' Correspondance commande d'achat page à nouveau. Si vous le faites, il vous sera demandé si vous souhaitez écraser les correspondances existantes.
Remarque
Remarque:
L'analyse des prix/coûts et la vérification de la quantité disponible sont des activités de prétraitement.
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