Utiliser les documents électroniques dans le processus d'achat

Vous pouvez utiliser des documents électroniques (e-documents) configurés avec les documents d'achat suivants :

• Factures d'achat
• Bons de commande
• Avoirs d'achat
• Journaux généraux

Remarque

Remarque:
Lorsque vous recevez un document électronique d'un fournisseur spécifique, Business Central fait correspondre le document électronique avec le fournisseur en vérifiant les informations suivantes dans cet ordre :

1. GLN (à partir de la fiche fournisseur)
2. N° d'immatriculation TVA (à partir de la fiche fournisseur)
3. Identifiant de participation De la Participant au service page (en utilisant le Participation au service de documents électroniques champ de la fiche fournisseur)
4. Nom et Adresse (à partir de la fiche fournisseur)

Documents électroniques dans les achats

Vous pouvez recevoir des documents électroniques d'achat manuellement ou en utilisant le Recevoir traitement en lot.

Configurer les fournisseurs pour utiliser différents documents d'achat

Pour configurer les fournisseurs pour les factures électroniques entrantes, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la case à cocher icône, entrez Fournisseurs, puis sélectionnez le lien associé.

2. Choisissez le fournisseur que vous souhaitez configurer.

3. Sur l' Réception raccourci, dans le Recevoir le document électronique dans champ, spécifiez le document d'achat par défaut que vous souhaitez générer à partir du document électronique reçu.

   Remarque

   Remarque:
   Dans la Recevoir le document électronique dans champ, vous pouvez sélectionner un Facture d'achat ou de Bon de commande en fonction de ce que vous souhaitez créer à partir de la facture électronique reçue. Cette sélection n'affecte pas la création de documents correctifs. Dans les deux cas, Business Central génère un avoir.

   Si vous choisissez l'option Bon de commande l'option dans le Recevoir le document électronique dans champ, Business Central essaie de mettre à jour l'une des commandes d'achat existantes. Cependant, si la commande d'achat pour un fournisseur dans le document électronique reçu n'existe pas, Business Central crée une nouvelle commande d'achat, en utilisant la même approche que la création d'une nouvelle facture d'achat expliquée dans cet article plus loin.

4. Choisissez l'une des options que vous souhaitez utiliser pour le fournisseur sélectionné.

5. Fermez la page.

Utiliser les factures d'achat

Exécuter le traitement par lots

Remarque

Remarque:
Ce traitement par lots automatise le processus de collecte de vos factures entrantes. Il fonctionne uniquement dans les pays ou régions où la fonctionnalité est disponible.

Chaque fois qu'un File d'attente des travaux s'exécute, si le service externe a des factures entrantes de votre fournisseur, Business Central collecte et importe ces factures. Pour terminer le processus, suivez ces étapes :

1. Une fois l'exécution du traitement par lots terminée, les factures importées sont répertoriées dans la Documents électroniques page avec leurs informations de base.

2. Pour afficher plus de détails, ouvrez un document électronique spécifique.

3. Selon que votre configuration de documents électroniques traite automatiquement les factures ou exige que vous révisiez et confirmiez les détails avant le traitement, suivez ces étapes. Pour en savoir plus sur la façon d'exiger une confirmation, consultez Configurer les documents électroniques.

   Traitement automatique

   1. Si vous traitez automatiquement les factures et qu'il n'y a pas d'erreurs ou de problèmes dans le document électronique, le Enregistrement champ mappe le numéro de document de la facture d'achat si une série de numéros est spécifiée dans la Fiche fournisseur page. Pour ouvrir le document, sélectionnez le lien.

   Remarque

   Remarque:
   Ce document créé par Business Central n'est pas le document validé.

4. Pour accéder directement au document d'achat, sélectionnez le Enregistrement champ. Après avoir ouvert la Facture d'achat page, vérifiez le document. Si tout est correct, validez le document.

5. Lorsque vous validez le document d'achat, le Enregistrement champ sur la E-Document est mis à jour de Facture à Facture d'achat, et le numéro du document d'achat validé est disponible. Vous pouvez sélectionner le numéro pour l'ouvrir. Les détails sur les journaux sont les mêmes que dans le processus de vente pour les documents électroniques.

   Vérifier et confirmer avant le traitement

   1. Si vous devez vérifier et confirmer les détails avant de traiter la facture, ouvrez le document.
   2. Sur l' E-Document page, choisissez le Afficher les données extraites action.
   3. Sur l' Données du document d'achat reçu page, vérifiez les détails. Si tout semble correct, choisissez OK.
   4. Pour traiter la facture, suivez les étapes décrites pour Traitement automatique.

   Conseil

   Conseil:
   Lorsque vous recevez un document électronique entrant, il est généralement au format XML ou dans un format similaire qui peut être difficile, voire impossible, à lire. Par exemple, si vous n'êtes pas technique et ne comprenez pas le format XML, il peut être difficile de vérifier une facture avant de la traiter. Pour faciliter la révision des documents électroniques entrants pour tous, les factures et les avoirs disposent d'un Lignes de facture électronique raccourci qui affiche les détails du fichier importé, tels que les informations de ligne et d'en-tête, de manière facile à comprendre.

   La fonctionnalité d'aperçu est uniquement disponible pour les types de facture et d'avoir des documents électroniques entrants.

Importer manuellement sans utiliser le traitement par lots

Pour importer manuellement des documents électroniques lorsque vous n'avez pas de traitement par lots actif, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la case à cocher icône, entrez Service de document électronique, puis sélectionnez le lien associé.
2. Sur l' Service de document électronique page, sélectionnez le service actif.
3. Pour recevoir tous les documents dans une file d'attente depuis votre service externe, sélectionnez Recevoir.

Gérer les erreurs et les avertissements

Les erreurs dans le processus de vente sont souvent liées à la disponibilité du service, mais les documents entrants peuvent contenir plusieurs raisons d'erreurs. La raison la plus courante est que Business Central ne peut pas reconnaître les lignes d'un document électronique de votre fournisseur et ne peut pas saisir les lignes dans votre facture d'achat.

Il y a deux erreurs typiques :

• Si vous souhaitez utiliser une ligne spécifique de la facture de votre fournisseur qui a été directement validée dans le compte du grand livre (G/L), vous devez configurer le Texte de mappage valeur. Pour contourner cette erreur lors de l'utilisation de comptes G/L, sélectionnez l'action Mapper texte au compte pour créer un mappage spécifique du Texte de mappage valeur avec le N° cpte débit. En savoir plus sur mappage de compte.
• Si vous souhaitez suivre l'inventaire et utiliser les lignes de la facture de votre fournisseur pour remplir les articles sur vos lignes de document, vous devez configurer le N° de référence article valeur. Pour contourner cette erreur, mappez les articles externes avec vos numéros d'article à l'aide de la liste de références d'articles. Pour en savoir plus, consultez utiliser les références d'articles.

Après avoir corrigé les erreurs et les avertissements, vous pouvez spécifier manuellement quand créer une facture d'achat en fonction de votre configuration en sélectionnant Créer un document.

Recréer une facture d'achat ou un avoir supprimé

Les erreurs arrivent, il est donc important de pouvoir les corriger rapidement. Si vous supprimez accidentellement une facture d'achat ou un avoir et ne pouvez pas lier le document électronique entrant au bon document, vous pouvez maintenant recréer un nouveau document d'achat basé sur les détails du document électronique. Problème résolu, vous pouvez vous occuper d'autre chose.

Si vous supprimez accidentellement une facture d'achat ou un avoir, vous ne pouvez pas continuer la connexion du document électronique avec le document d'achat standard dans Business Central. Pour vous débloquer, vous pouvez exécuter l'action Recréer le document à partir du document électronique. L'action crée une facture d'achat ou un avoir non validé en fonction du type de document entrant, de ses informations et du mappage G/L ou des références d'articles utilisées.

Remarque

Remarque:
L'action fonctionne uniquement avec les factures d'achat et les avoirs non validés. Elle ne fonctionne pas pour les commandes d'achat.

Mapper le texte d'un document électronique à un compte fournisseur spécifique

Pour mapper les lignes avec des dépenses pour les documents électroniques, vous devez mapper les descriptions avec Compte du grand livre. Ensuite, utilisez l'action Mapper texte au compte pour lier un texte spécifique sur une facture fournisseur à partir de la Service de document électronique à un compte fournisseur. Toute partie de la description du document électronique qui existe en tant que texte de mappage signifie que le Fournisseur n° champ sur le document résultant ou les lignes journal de type Compte du grand livre sont remplis avec le fournisseur concerné.

En plus de mapper du texte à un compte fournisseur ou à des comptes G/L, vous pouvez également mapper du texte à un compte bancaire pour les documents électroniques liés aux dépenses payées. Cette option crée une ligne journal général prête à être validée dans un compte bancaire.

1. Sélectionnez la ligne de document électronique pertinente avec le message d'erreur affiché, puis choisissez Mapper texte au compte action. La Mappage texte-compte La page s'affiche.

2. Dans la Texte de mappage champ, saisissez tout texte qui apparaît sur les factures fournisseur pour lesquelles vous souhaitez créer des documents d'achat ou des lignes journal. Vous pouvez saisir jusqu'à 50 caractères.

3. Dans la Fournisseur n° champ, saisissez le fournisseur pour lequel le document d'achat ou la ligne journal résultant sera créé.

4. Dans la N° cpte débit champ, saisissez le compte G/L de type débit inséré dans le document d'achat résultant ou la ligne journal de type Compte G/L.

   Remarque

   Remarque:
   N’utilisez pas les N° cpte crédit, Type source solde, et N° source solde champs avec les documents électroniques.

5. Répétez les étapes 2 à 5 pour tous les messages d'erreur sur les documents électroniques pour lesquels vous souhaitez créer automatiquement Comptes généraux et des documents.

Importer manuellement des factures

Facture unique

Pour importer manuellement des documents électroniques externes uniques, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la case à cocher icône, entrez Documents électroniques, puis sélectionnez le lien associé.
2. Sur l' Documents électroniques page, sélectionnez les Nouveau à partir d'un fichier action.
3. Sélectionnez le service actif que vous souhaitez utiliser, en tenant compte de votre type de document et du Format du document pour ce service.
4. Téléchargez le fichier de document électronique que vous avez reçu du fournisseur.
5. Si un message d'erreur s'affiche, ouvrez le document électronique pour corriger le problème.
6. Dans la Importer manuellement groupe, sélectionnez Créer un document.

Plusieurs factures

Pour importer manuellement un ou plusieurs documents électroniques externes, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la case à cocher icône, entrez Documents électroniques entrants, puis sélectionnez le lien associé.
2. Sur l' Documents électroniques entrants page, sélectionnez les Importer XML action.
3. Sélectionnez le service actif que vous souhaitez utiliser, en tenant compte de votre type de document et du Format du document pour ce service.
4. Téléchargez les fichiers de documents électroniques que vous avez reçus du fournisseur.
5. Si un message d'erreur s'affiche, ouvrez le document électronique pour corriger le problème.
6. Dans la Importer manuellement groupe, sélectionnez Créer un document.

Utiliser les pièces jointes

Peppol et les fichiers de facturation électronique similaires sont des formats lisibles par machine qui ne sont pas faciles à lire pour les personnes. Pour améliorer la lecture, Peppol a rendu possible l'intégration d'un fichier PDF dans le format Peppol BIS 3 en tant qu'objet binaire. Si votre fichier Peppol BIS 3 entrant contient un PDF intégré, Business Central le traite automatiquement et ajoute le PDF en tant que pièce jointe au document d'achat après sa création.

Documents électroniques avec les commandes d'achat

Lier les commandes d'achat aux documents électroniques reçus

Si votre Fournisseur a configuré le Recevoir le document électronique dans champ pour travailler avec Commandes d'achat, une fois qu'un document électronique est créé dans Business Central (manuellement ou à partir d'un point de terminaison externe), Business Central effectue les étapes suivantes :

1. Si les boutons Bon de commande pour ce fournisseur particulier existe et qu'il y a un numéro de commande d'achat dans le E-Document fichier reçu, Business Central lie automatiquement ce E-Document avec la Bon de commande, et le Statut du document de ce E-Document est défini sur En cours, et le Statut du document électronique dans le Statut du service la sous-page est définie sur Commande liée. Ce lien est visible dans le Document champ sur ce E-Document. Si vous devez modifier le Bon de commande lié automatiquement, vous pouvez le faire en utilisant l'action Mettre à jour le lien de commande d'achat et sélectionner manuellement l'une des commandes d'achat existantes pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu'avant de faire correspondre les lignes entre E-Document et Bon de commande.

2. Si les boutons Bon de commande pour ce fournisseur particulier existe mais il n'y a pas de numéro de commande d'achat dans le E-Document fichier reçu, Business Central offre la possibilité de choisir l'une des commandes d'achat existantes si vous avez téléchargé ce document manuellement. Cette condition ouvre la Commandes d'achat liste avec des commandes uniquement pour le fournisseur de qui vous avez reçu le E-Document. Vous devez sélectionner le Bon de commande souhaité, puis sélectionnez OK. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Bon de commande, ou obtenu le E-Document automatiquement à partir d'un point de terminaison externe en utilisant le File d'attente des travaux, un nouveau E-Document n'est lié à aucun document d'achat. Le Statut du document affiche alors Erreur, et le Statut du document électronique dans le Statut du service la sous-page affiche également Erreur de traitement du document importé. Pour terminer la liaison avec le Bon de commande, sélectionnez le Mettre à jour le lien de commande d'achat action et choisissez l'une des commandes d'achat existantes pour ce fournisseur.

3. Si les boutons Bon de commande pour ce fournisseur particulier n'existe pas lorsqu'un nouveau E-Document est créé, Business Central crée un nouveau Bon de commande, en utilisant le même modèle de création qui existe déjà pour les nouveaux Factures d'achat. Le Statut du document de ce E-Document est défini sur Traité, et le Statut du document électronique dans le Statut du service la sous-page est définie sur Document importé créé. Après quoi, ce lien est visible dans le Document champ sur ce E-Document.

Faire correspondre les lignes du document électronique reçu avec la commande d'achat

Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec les lignes des commandes d'achat depuis deux endroits différents : depuis la E-Document page ou depuis la Bon de commande page. Le moyen le plus simple de localiser le Commandes d'achat déjà lié est d'utiliser la Commandes d'achat liées vignette dans le cadre de Activités de documents électroniques. Tous les documents non liés peuvent être trouvés en utilisant la vignette Factures électroniques d'achat en attente où vous avez une liste de Documents électroniques que vous devez réviser. Le Activités de documents électroniques avec ces deux vignettes peut être trouvé dans le Tableau de bord: Évaluation du gestionnaire d'entreprise, Gestionnaire d'entreprise, Comptable, Gestionnaire des stocks, et Expédition et réception.

Conseil

Conseil:
Il y a deux façons de faire correspondre les lignes. L'une consiste à le faire manuellement, comme décrit dans l'article. L'autre consiste à utiliser le Assistance à la correspondance de documents électroniques avec Copilot. La fonctionnalité d'assistance à la correspondance de documents électroniques vous aide à faire correspondre les factures électroniques reçues avec les lignes de commande d'achat existantes en utilisant des modules de langage de grande taille (LLM). Pour en savoir plus sur [l'utilisation de Copilot]Mapper des e-documents vers des lignes de commande achat avec Copilot.

Remarque

Si le pourcentage de TVA diffère entre le document entrant et le pourcentage de TVA de la société, les documents de correspondance ne peuvent pas être utilisés dans un environnement à plusieurs pays.

Faire correspondre les lignes de la commande d'achat

Vous pouvez faire correspondre les lignes de la Commandes d'achat liste ou depuis l'un des Commandes d'achat. Pour commencer le processus, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la case à cocher Commandes d'achat liées vignette dans votre tableau de bord s'il y a un nombre.

2. Choisissez l'une des deux options pour la correspondance :

   • Si vous souhaitez faire correspondre les lignes de la Commandes d'achat liste, sélectionnez la Bon de commande ligne que vous souhaitez faire correspondre et sélectionnez le Mapper les lignes du document électronique action.
   • Si vous souhaitez d'abord ouvrir le Bon de commande, ouvrez le document puis sélectionnez l' Mapper les lignes du document électronique action.

3. Étant donné que les deux options ont le même processus, la Correspondance commande d'achat page s'ouvre avec le contenu suivant :

   1. Dans l'en-tête, vous pouvez trouver les informations suivantes, qui peuvent vous aider à mapper les lignes plus facilement :

      Nom du champ	Description
      Nom du fournisseur	Spécifie le nom du fournisseur du document électronique.
      N° document électronique	Spécifie le numéro du document électronique lié.
      Date document électronique	Spécifie la date du document électronique lié.
      Montant document électronique	Spécifie le montant total du document électronique lié, TVA incluse.

   2. Dans les lignes, vous pouvez trouver les lignes importées du E-Document fichier du côté gauche et les lignes de la Bon de commande existante du côté droit.

   3. Toutes les lignes des deux côtés ont des numéros d'article et des descriptions, ainsi que le Coût unitaire direct et Escompte ligne %.

   4. Sur l' Lignes importées côté, vous pouvez également trouver le Quantité champ comme quantité totale de la facture électronique et le Quantité correspondante champ spécifiant la quantité déjà correspondante aux lignes de commande d'achat.

   5. Sur l' Lignes commandes d'achat côté, vous pouvez également trouver le Quantité disponible comme la quantité pouvant être associée à cette ligne (quantité reçue mais non facturée) et Qté à facturer, spécifiant la quantité déjà correspondante à cette ligne.

   6. Pour faire correspondre les lignes, sélectionnez les lignes des deux côtés que vous souhaitez faire correspondre et sélectionnez l' Correspondance manuelle action. Les lignes correspondantes sont marquées en vert.

   7. Il est possible de faire correspondre un à un, mais il est également possible de faire correspondre plusieurs à un ou un à plusieurs, en sélectionnant plus de lignes d'un côté ou de l'autre avant de choisir l' Correspondance manuelle action.

   8. Vous pouvez également sélectionner l' Correspondance automatique action pour faire correspondre automatiquement toutes les lignes ayant le même Type, N°, Prix unitaire, Escompte, et Unité de mesure.

   9. Si vous faites une erreur, vous pouvez sélectionner l' Supprimer la correspondance action pour supprimer les lignes correspondantes du côté de la commande d'achat ou sélectionner l' Réinitialiser la correspondance action pour réinitialiser toutes les correspondances.

   10. Si votre E-Document comporte de nombreuses lignes, vous pouvez sélectionner l' Afficher les lignes en attente action pendant le processus de correspondance pour supprimer toutes les lignes du document électronique si elles sont déjà correspondantes. Si vous avez besoin d'afficher toutes les lignes, vous pouvez toujours sélectionner l' Afficher toutes les lignes action.

4. Une fois la correspondance terminée, sélectionnez l' Appliquer à la commande d'achat action.

5. Après avoir appliqué la correspondance à la commande d'achat, Business Central met à jour les champs suivants :

   1. La N° facture fournisseur et Date du document Les champs de l'en-tête du document sont mis à jour avec les valeurs du document électronique que vous avez reçu et lié.
   2. La Qté à facturer Le champ des lignes est mis à jour avec les valeurs de la Qté à facturer colonne de la Correspondance commande d'achat page en fonction de la correspondance.
   3. Vous pouvez maintenant valider le document en choisissant l' Reporter action.
   4. Après avoir validé le document, la valeur dans la Document champ sur la E-Document page change pour se rapporter à la Facture achat validée.
   5. Fermez la page.

Important

Important:
Par défaut, vous ne pouvez faire correspondre que les lignes dont le montant total est identique dans les deux documents. Cela signifie que le Coût unitaire direct ensemble avec la ligne appliquée Escompte % doit être identique, car dans un document vous pouvez avoir un montant sans remise et dans un autre avec remise.

Si vous souhaitez ajouter une tolérance et autoriser la différence entre les lignes de la facture électronique et de la commande d'achat, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la case à cocher icône, entrez Configuration achats et comptes fournisseurs, puis sélectionnez le lien associé.
2. Autoriser la tolérance dans le % de différence de correspondance document électronique champ en spécifiant le pourcentage maximal de différence de coût à autoriser lors de la correspondance d'une ligne de document électronique entrant avec une ligne de commande d'achat.
3. Cette configuration s'applique à toutes les lignes de correspondance, mais tient compte de la tolérance pour le montant total, comme pour Coût unitaire direct ensemble avec la ligne appliquée Escompte ligne %.
4. Fermez la page.

Autres options

Si votre facture électronique entrante comporte des lignes qui ne figurent pas dans votre commande d'achat, Business Central vous empêche de valider le document car vous ne pouvez pas valider partiellement une facture entrante. Vous devez donc vous assurer que toutes les lignes de facture sont correctement mappées à la commande d'achat. Si vous rencontrez ce problème, suivez ces étapes pour le résoudre :

1. Sur l' Lignes importées Raccourci de la Correspondance commande d'achat page, choisissez la ligne qui n'existe pas dans la commande d'achat. Choisissez ensuite le bouton et choisissez le Créer une ligne de commande d'achat action.
2. Sur l' Doc. élec. Créer ligne comm. achat , dans la vue Type champ, choisissez le type de ligne que vous souhaitez créer dans votre commande d'achat. Vous pouvez choisir n'importe quel type.
3. En fonction du type de ligne, vous pouvez choisir le N° pour spécifier ce que vous avez reçu. Par exemple, un article, un compte du grand livre, une ressource, etc.
4. L'unité de mesure, la quantité, le montant, la remise et les autres valeurs sont copiés à partir de la ligne de facture entrante.
5. Vous pouvez sélectionner le Apprendre la règle de correspondance champ pour spécifier s'il faut créer une règle de correspondance. Cette fonctionnalité fonctionne uniquement pour les articles et les comptes G/L. Des références d'articles sont créées pour les articles et des mappages de texte vers compte sont créés pour les comptes G/L.
6. Sélectionner OK.
7. Une ligne de commande d'achat est créée dans la commande d'achat, et vous pouvez la mapper dans les Lignes commandes d'achat Raccourci de la Correspondance commande d'achat .

Remarque

Remarque:
Si vous modifiez la quantité, le prix unitaire est recalculé pour obtenir le même montant total que la ligne de facture originale.

Faire correspondre les lignes du document électronique

Vous pouvez faire correspondre les lignes dans la E-Document page. Pour commencer, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la case à cocher icône, entrez Documents électroniques, puis sélectionnez le lien associé.
2. Sélectionnez la case à cocher E-Document que vous souhaitez faire correspondre.
3. Choisissez l'onglet Faire correspondre la commande d'achat action pour ouvrir Correspondance commande d'achat .
4. Répétez les mêmes étapes que celles utilisées lors du démarrage de la correspondance à partir des commandes d'achat.

Aperçu des statuts des documents électroniques

Pour obtenir un meilleur aperçu de tous les documents électroniques dans la société, vous pouvez sélectionner le Comptable tableau de bord où les statuts des documents électroniques existent. Vous y trouverez des activités de documents électroniques ayant les statuts suivants :

• Documents électroniques entrants :
  • Traité
  • En cours
  • Erreur

Informations connexes

• Configurer les documents électroniques
• Utiliser le document électronique dans le processus de vente
• Extension de la fonctionnalité des documents électroniques
• Gestion financière
• Facturer les ventes
• Enregistrer les achats avec des factures d'achat et des commandes
• Utiliser Business Central

Trouvez des modules d'apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici