Configurer les documents électroniques

Cet article décrit comment configurer les documents électroniques (e-documents) et comment configurer le service E-Documents pour les communications de documents électroniques.

Utiliser le modèle de validation si votre pays/région l'exige

Certains pays/régions, tels que l'Espagne, l'Inde, le Mexique et l'Italie, exigent qu'une autorité fiscale ou un certificateur tiers pré-approuve les factures avant que les entreprises puissent les envoyer aux clients. Cette exigence est désignée par Modèle de validation.

Aperçu du processus du modèle de validation

Voici un exemple des étapes de haut niveau dans un processus d'approbation et de certification pour le modèle de validation. Le processus peut différer dans votre pays/région.

1. Le vendeur crée une facture et génère un fichier XML ou JSON. Le type de fichier dépend des exigences du pays/région.
2. Le vendeur soumet la facture électronique à l'autorité fiscale. L'autorité fiscale ajoute un identifiant unique ou un code QR et le retourne au vendeur.
3. Le vendeur soumet la facture électronique à un certificateur tiers pour validation. Par exemple, le certificateur valide la structure du schéma, le contenu, vérifie les doublons, etc. S'ils approuvent la facture électronique, le certificateur la marque comme certifiée. Par exemple, ils peuvent ajouter un identifiant unique, une signature numérique ou un code QR.
4. Le vendeur envoie la facture électronique certifiée au client.

Conseil

Conseil:
Si l'autorité fiscale fournit un code QR, le fichier JSON retourné l'inclut sous forme de chaîne encodée en base64. Si vous souhaitez inclure le code QR dans les documents imprimés, vous pouvez mettre à jour votre mise en page de document. Business Central stocke le code QR dans Factures client comptabilisées table. Pour en savoir plus sur les mises en page de documents, accédez à Vue d'ensemble des mises en page de rapports et de documents.

Configurations E-Documents pour le modèle de validation

Remarque

Remarque:
Étant donné que le modèle de validation diffère selon les pays/régions, la prise en charge du modèle dans Business Central est uniquement un cadre. Vous devez créer une extension qui répond aux exigences de votre pays/région, et utiliser l'extension dans la configuration de votre service de documents électroniques. Pour explorer un exemple d'extension, accédez aux exemples dans notre référentiel BCTech sur GitHub et recherchez ClearanceServiceSample.

Vous pouvez configurer un service de documents électroniques spécifiquement pour le modèle de validation. La configuration est presque identique à la configuration de n'importe quel service de documents électroniques, avec quelques exceptions. Cette section décrit les paramètres spécifiques au modèle de validation.

• Lorsque vous configurez le service de documents électroniques dans Configuration des services E-Documents page, entrez les valeurs suivantes dans les champs suivants.

  • Dans la Code champ, donnez au service de documents électroniques pour le modèle de validation un nom facile à différencier du fournisseur de services.
  • Dans la Format du document champ, choisissez PEPPOL BIS 3.0.
  • Dans la Intégration de service champ, choisissez l'extension que vous avez créée pour le modèle de validation.

• Créez un workflow qui convient au processus de votre pays/région. Le tableau suivant montre un exemple de workflow. Assurez-vous de spécifier le bon service pour le modèle de validation et le fournisseur pour les réponses. Pour en savoir plus sur les workflows, accédez à Workflows dans Business Central.

Lorsque l'événement se produit	À la condition	Réponse
Document électronique créé	<Toujours>	Exporter le document électronique à l'aide de la configuration : <service modèle de validation>
Le document électronique a été exporté	<Toujours>	Envoyer le document électronique à l'aide de la configuration : <service modèle de validation>
Le statut du service E-Documents a changé	Statut E-Documents : Validé	Exporter le document électronique à l'aide de la configuration : <fournisseur de services>
Le document électronique a été exporté	<Toujours>	Envoyer le document électronique à l'aide de la configuration : <fournisseur de services>
Le document électronique a changé	<Toujours>	Envoyer le document électronique au client

Configurer un service de documents électroniques

Pour configurer un service de documents électroniques, procédez comme suit.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Services de documents électroniques, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionner Nouveau, puis configurez les champs dans Général Raccourci comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   Code	Sélectionnez le code de configuration d'exportation électronique.
   Description	Saisissez une brève description de la configuration d'exportation électronique.
   Format du document	Le format d'exportation de la configuration d'exportation électronique. Par défaut, il existe deux options dans ce champ. Vous pouvez sélectionner PEPPOL BIS 3 comme format générique basé sur le code ou Échange de données lorsque vous devez configurer des pré-documents de formats spécifiques dans Définition d'échange de données Raccourci.
   Intégration de service	Sélectionnez le code d'intégration pour la configuration d'exportation électronique. Actuellement, la seule option est Aucune intégration.
   Est un modèle de validation	Sélectionnez ce champ uniquement si votre pays/région utilise un modèle de facturation électronique avec validation. Lorsque cette option est sélectionnée, le service de documents électroniques envoie votre facture uniquement aux autorités fiscales pour validation. Vous devez configurer un autre service pour livrer la facture validée au client, ainsi qu'un workflow prenant en charge les étapes de validation et de livraison.

   Remarque

   Remarque:
   Vous ne pouvez pas utiliser le modèle de validation jusqu'à ce que vous choisissiez une intégration de service dédiée.

3. Sur l' Importation Raccourci, configurez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   Importation automatique	Spécifiez si les documents doivent être importés automatiquement depuis le service.
   Traitement automatique	Spécifiez si Business Central utilise votre configuration de documents électroniques pour créer automatiquement un document achat basé sur le document électronique reçu. Si vous choisissez Non, Business Central crée le document électronique, mais vous devez examiner ses détails avant de créer le document achat.
   Valider la société destinataire	Spécifiez si les informations sur la société destinataire doivent être validées lors de l'importation.
   Résoudre l'unité de mesure	Spécifiez si l'unité de mesure doit être résolue lors de l'importation.
   Rechercher la référence d'article	Spécifiez si des articles doivent être recherchés par référence d'article lors de l'importation.
   Rechercher le GTIN d'article	Spécifiez si des articles doivent être recherchés par numéro d'article de commerce mondial (GTIN) lors de l'importation.
   Rechercher le mappage de comptes	Spécifiez si des comptes doivent être recherchés dans Mappage de comptes par le texte entrant lors de l'importation.
   Valider la remise ligne	Spécifiez si une remise de ligne doit être validée lors de l'importation.
   Appliquer la remise facture	Spécifiez si une remise de facture doit être appliquée lors de l'importation.
   Vérifier les totaux	Spécifiez si les totaux de la facture doivent être vérifiés lors de l'importation.
   Créer des lignes de journal	Spécifiez si une ligne de journal doit être créée au lieu d'un document achat. Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez utiliser des journaux comme destination pour vos factures.
   Nom du modèle de journal général	Spécifiez le nom du modèle de journal général utilisé pour la création de lignes de journal. Ce champ s'applique lorsque vous souhaitez utiliser des journaux comme destination pour vos factures.
   Nom du lot de feuille comptabilité	Spécifiez le nom du lot de journal général utilisé pour la création de lignes de journal. Ce champ s'applique lorsque vous souhaitez utiliser des journaux comme destination pour vos factures.
   Heure de début du lot	Spécifiez l'heure de début des travaux d'importation.
   Minutes entre les exécutions	Spécifiez le nombre de minutes entre les exécutions des travaux d'importation.

4. Si vous avez sélectionné Échange de données dans le Format du document champ sur la Général Raccourci, dans Définition d'échange de données Raccourci, remplissez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   Type de document	Spécifiez le type de document qui utilise l'échange de données pour importer et exporter les données. Par exemple, Facture de vente, Note de crédit vente, et Facture d'achat.
   Code déf. échange données importation	Spécifiez le code d'échange de données utilisé pour importer les données. Utilisez ce champ uniquement pour recevoir un document dans le processus d'achat.
   Code déf. échange données exportation	Spécifiez le code d'échange de données utilisé pour exporter les données. Utilisez ce champ uniquement pour livrer des documents dans le processus de vente.

Remarque

Remarque:
Il existe des définitions d'échange de données pour le format PEPPOL liées aux documents de vente et d'achat. Cependant, vous ne pouvez probablement pas utiliser ces définitions telles quelles. Ce sont tous des formats W1 fournis pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester le format PEPPOL existant avant de commencer à l'utiliser. Il est possible qu'une localisation spécifique révèle d'autres formats, car certains peuvent être spécifiques à un pays/une région.

Si vous avez configuré Définition d'échange de données format dans votre localisation, vous pouvez ajouter une ligne pour les types de documents dont vous avez besoin. Ajoutez des lignes qui correspondent à l'exemple d'échange de données par défaut pour le format PEPPOL W1. Cependant, sélectionnez d'abord Type de document option pour chaque ligne dont vous avez besoin. Pour chaque type de données, sélectionnez Code déf. échange données importation ou de Code déf. échange données exportation valeur que vous souhaitez utiliser.

Si vous n'utilisez pas Définition d'échange de données format, vous pouvez créer et configurer des formats à l'aide de interface. Ajustez les informations dans Mappage d'exportation et Mappage d'importation lignes, où vous pouvez trouver les tables et les champs pour configurer les règles de transformation. Dans ce cas, vous devez ajouter une nouvelle option pour votre format dans Format du document champ.

5. Si vous avez sélectionné Échange de données dans le Format du document champ sur la Général Raccourci, dans Définition d'échange de données Raccourci, remplissez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   Type de document	Spécifiez le type de document qui utilise l'échange de données pour importer et exporter les données. Par exemple, Facture de vente, Note de crédit vente, et Facture d'achat.
   Code déf. échange données importation	Spécifiez le code d'échange de données utilisé pour importer les données. Utilisez ce champ uniquement pour recevoir un document dans le processus d'achat.
   Code déf. échange données exportation	Spécifiez le code d'échange de données utilisé pour exporter les données. Utilisez ce champ uniquement pour livrer des documents dans le processus de vente.

   Remarque

   Remarque:
   Il existe des définitions d'échange de données pour le format PEPPOL liées aux documents de vente et d'achat. Cependant, vous ne pouvez probablement pas utiliser ces définitions telles quelles. Ce sont des formats génériques fournis pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester les formats existants avant de commencer à les utiliser. Il est possible qu'une localisation spécifique révèle d'autres formats, car certains peuvent être spécifiques à un pays/une région.

   Si vous avez configuré Définition d'échange de données format dans votre localisation, vous pouvez ajouter une ligne pour les types de documents dont vous avez besoin. Ajoutez des lignes qui correspondent à l'exemple d'échange de données par défaut pour le format PEPPOL W1. Cependant, sélectionnez d'abord Type de document option pour chaque ligne dont vous avez besoin. Pour chaque type de données, sélectionnez Code déf. échange données importation ou de Code déf. échange données exportation valeur que vous souhaitez utiliser.

   Si vous n'utilisez pas Définition d'échange de données format, vous pouvez créer et configurer des formats à l'aide de interface. Ajustez les informations dans Mappage d'exportation et Mappage d'importation lignes, où vous pouvez trouver les tables et les champs pour configurer les règles de transformation. Dans ce cas, vous devez ajouter une nouvelle option pour votre format dans Format du document champ.

Autres options de configuration

Après avoir configuré les bases du service de documents électroniques, vous pouvez ajouter des options plus avancées :

• Configurer l'intégration de service - Configurez les paramètres d'authentification et de connexion pour votre connecteur d'intégration. Cette option n'est disponible que lorsque des connecteurs d'intégration sont installés.
• Configurer les documents à exporter - Configurez les types de documents que le cadre exporte à l'aide de ce service.
• Configuration du mappage d'exportation - Configurez des mappages de valeurs simples pour les processus d'exportation.
• Configuration du mappage d'importation - Configurez des mappages de valeurs simples pour les processus d'importation.
• Recevoir - Déclenchez manuellement la réception de nouveaux documents électroniques depuis le service d'intégration.

Types de documents pris en charge

Les types de documents que vous pouvez utiliser sont basés sur votre sélection dans Format du document champ sur la Service de document électronique page. Pour explorer les types de documents qu'un format de document prend en charge, sélectionnez le format, puis choisissez Configurer les documents à exporter action. La Types de documents source pris en charge par le service E-Documents page s'ouvre, et Type de document source champ affiche les types de documents pour le format de document. Utilisez uniquement les types de documents pris en charge par le format de document.

Configurer un profil d'envoi de documents

Vous devez configurer une méthode d'envoi préférée des documents de vente pour chaque client. Dans Profils d'envoi de documents page, vous pouvez configurer des profils d'envoi, puis sélectionner celui à utiliser dans Profil d'envoi de documents champ dans une page de fiche client. Vous pouvez sélectionner Par défaut case à cocher pour spécifier qu'un profil d'envoi de documents est le profil pour tous les clients pour lesquels aucun profil n'est spécifié dans Profil d'envoi de documents champ.

Cette fonctionnalité est utilisée pour configurer l'automatisation de la facturation électronique. Si vous utilisez les factures électroniques héritées et souhaitez activer E-Document cadre, le processus est légèrement différent. Lorsque vous choisissez Reporter et envoyer dans un document de vente, la boîte de dialogue Confirmation de report et d'envoi affiche le profil d'envoi utilisé. Le profil est soit celui configuré pour le client, soit le profil par défaut pour tous les clients.

Cependant, pour activer le nouveau E-Document cadre, vous devez configurer Profil d'envoi de documents en conséquence. Pour configurer un profil d'envoi de documents, procédez comme suit.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Profil d'envoi de documents, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sur l' Profils d'envoi de documents page, sélectionnez Nouveau.

3. Sur l' Général Raccourci, remplissez les champs requis.

4. Sur l' Options d'envoi Raccourci, définissez Imprimante, Courriel, et Disque champs sur Non. L'activation de l'une de ces options vous empêche d'utiliser E-Document cadre, vous limitant à la fonctionnalité de facturation électronique héritée.

5. Dans le même raccourci, remplissez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description	Utilisation du cadre E-Document
   Imprimante	Spécifiez si le document doit être imprimé.	Peut être utilisé avec les options de document électronique.
   Courriel	Spécifiez si le document doit être envoyé par courriel.	Peut être utilisé avec les options de document électronique pour envoyer des documents électroniques en pièces jointes de courriel.
   Pièce jointe du courriel	Spécifiez ce qui doit être joint au courriel lorsque l'envoi par courriel est activé. Les options comprennent PDF, E-Document, et PDF et document électronique.	E-Document envoie uniquement le format de fichier électronique. PDF et document électronique envoie à la fois le rapport PDF et le fichier électronique.
   Disque	Spécifiez si le document doit être enregistré sur disque.	Peut être utilisé avec les options de document électronique.
   Document électronique	Spécifiez si le document est envoyé en tant que document électronique. Choisissez Flux de service E-Document étendu pour utiliser le cadre E-Document.	Vous devez choisir Flux de service E-Document étendu pour utiliser le cadre E-Document.
   Workflow E-Document	Spécifiez le workflow de document électronique utilisé pour envoyer des documents. Ce champ est obligatoire lorsque Flux de service E-Document étendu est sélectionné et doit être un workflow activé.	Champ obligatoire lors de l'utilisation du cadre E-Document.

   Remarque

   Remarque:
   Lorsque vous sélectionnez E-Document ou de PDF et document électronique dans le Pièce jointe du courriel champ, vous devez définir Document électronique champ à Flux de service E-Document étendu et spécifier un Workflow E-Document. Le workflow spécifié doit être activé.

   Remarque

   Remarque:
   La Workflow E-Document champ est disponible uniquement lorsque Flux de service E-Document étendu est sélectionné dans Document électronique champ. De même, pour éviter les conflits, certains champs liés au format sont masqués lorsque vous utilisez des pièces jointes de courriel pour les documents électroniques.

Combinaisons d'options d'envoi

Le cadre E-Document prend en charge plusieurs options pour l'envoi de documents :

• Envoi par service: Utilisez Flux de service E-Document étendu avec un Workflow E-Document pour envoyer des documents via des intégrations de service configurées.
• Envoi par courriel: Activez Courriel et sélectionnez E-Document ou de PDF et document électronique comme type de pièce jointe pour envoyer des documents électroniques par courriel. L'envoi par courriel repose sur le workflow de document électronique pour exporter le document électronique. Pour utiliser cette option, vous devez remplir Workflow E-Document champ.
• Envoi combiné: Utilisez à la fois l'envoi par service et l'envoi par courriel pour envoyer via une intégration de service et envoyer le document par courriel simultanément.

Création de documents électroniques à partir de documents reportés

Après avoir reporté des documents, vous pouvez créer ou afficher des documents électroniques depuis les pages qui affichent les documents reportés. Par exemple, Facture vente reportée .

1. Ouvrez le document reporté.
2. Pour créer manuellement un document électronique à partir du document reporté, choisissez Créer.
3. Pour afficher le document électronique existant, choisissez Ouvert.

Cette fonctionnalité est utile lorsque vous devez envoyer des documents par voie électronique après qu'ils ont été reportés initialement sans traitement de document électronique.

Configurer le workflow

Pour configurer un workflow pour les documents électroniques, procédez comme suit.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Modèles de flux de travail, puis sélectionnez le lien associé.
2. Si vous ne trouvez pas Modèles de workflow E-Document sur la Modèles de flux de travail page, sélectionnez Réinitialiser les modèles Microsoft. Modèles de workflow E-Document devrait apparaître. Fermez la page.
3. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Flux de travail, puis sélectionnez le lien associé.
4. Choisissez l'onglet Nouveau flux de travail à partir d'un modèle action pour sélectionner un modèle pour le processus de documents électroniques. Les modèles disponibles sont Envoyer à un service et Envoyer à plusieurs services.
5. Sélectionner OK pour terminer la configuration du workflow.
6. Dans la Réponse champ, sélectionnez Envoyer le document électronique à l'aide de la configuration pour configurer les réponses du workflow.
7. Sélectionnez le service E-Documents que vous avez créé comme option, choisissez OK, puis activez le workflow.

Remarque

Remarque:
Vous pouvez créer votre propre workflow pour les documents électroniques sans utiliser de modèles de workflow prédéfinis. Si vous avez plusieurs services, vous pouvez utiliser des workflows différents.

Pour utiliser plusieurs workflows, configurez-les via les profils d'envoi de documents pour différents clients. Lorsque vous configurez le workflow, spécifiez le profil d'envoi de documents dans Sur condition colonne sur l' Étapes du flux de travail Raccourci, car vous ne pouvez pas avoir deux services qui utilisent le même profil d'envoi de documents dans les workflows.

Lorsque vous configurez votre workflow dans Flux de travail page, pointez vers Sur condition champ sur la Étapes du flux de travail Raccourci. Dans Conditions de l'événement , dans la vue Filtre champ, sélectionnez le profil d'envoi de documents que vous souhaitez utiliser.

Configurer une stratégie de rétention pour les documents électroniques

Les documents électroniques peuvent être soumis à la législation locale qui spécifie la période pendant laquelle vous devez les conserver. Pour gérer cela, les administrateurs peuvent définir des stratégies de rétention qui contrôlent la fréquence à laquelle Business Central supprime les enregistrements. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, accédez à Définir des stratégies de rétention.

Pour configurer des stratégies de rétention pour les documents électroniques, procédez comme suit.

1. Sur l' Services de documents électroniques page, choisissez le Stratégie de rétention action.

2. Lorsque l'action est terminée, sélectionnez l'une des stratégies de rétention suivantes à configurer :

   • Journal E-Documents
   • Journal d'intégration E-Documents
   • Journal de mappage E-Documents
   • Stockage de données E-Documents

Données de démonstration E-Documents

Pour offrir des moyens plus faciles de tester et de démontrer les documents électroniques, Microsoft propose un module de démonstration.

Remarque

Remarque:
À partir de la version 24.0 de Business Central, vous pouvez configurer des données de démonstration pour les E-Documents.

Pour activer le module, procédez comme suit :

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Outil de démonstration Contoso, puis sélectionnez le lien associé.
2. Avant d'activer Module Contoso E-Document, vous devez d'abord activer Module commun et Module entrepôt.
3. Après avoir activé les modules, sélectionnez Module Contoso E-Documents, puis choisissez le Générer action.
4. Suivez les étapes.
5. Fermez la page.

Après avoir activé le module, vous disposez d'articles de démonstration, de six documents électroniques (basés sur Peppol BIS 3) et Services de documents électroniques configuré avec des workflows créés.

Informations connexes

Comment utiliser les documents électroniques dans les ventes
Comment utiliser les documents électroniques dans les achats
Comment étendre les documents électroniques dans Business Central
Gestion financière
Facturer les ventes
Enregistrer les achats avec des factures et des bons de commande
Utiliser Business Central

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