Utiliser les documents électroniques dans le processus de vente

Vous pouvez utiliser des documents électroniques (e-documents) configurés avec les documents de vente suivants :

• champ, entrez le numéro de compte statistique.
• Commandes vente
• Si vous vendez des biens ou des services dont vous souhaitez suivre les produits, vous pouvez les associer à un compte statistique dans les lignes de la facture de vente. La même méthode fonctionne également pour les avoirs vente.
• Factures de service
• Avoirs de service
• Notes d'intérêt émises
• Rappels émis

Documents électroniques dans les ventes

Pour créer et envoyer une facture électronique à un client, vous devez créer et valider la facture de vente. Pour en savoir plus sur le processus standard, accédez à Facturer les ventes.

Avant la validation, vous pouvez choisir d'ajouter la pièce jointe à la facture si vous souhaitez l'intégrer dans le format de fichier Peppol.

Après avoir validé le document de vente, ouvrez la Factures client comptabilisées page pour accéder au Documents électroniques .

Remarque

Remarque:
Lorsque vous utilisez des notes d'intérêt émises et des rappels émis, Business Central crée un fichier de facture de vente électronique contenant les détails financiers de ces documents. Si un document n'a pas de montant financier, Business Central ne crée pas le document électronique.

Afficher les documents électroniques

Pour afficher les documents électroniques existants, suivez ces étapes.

1. Sur l' Factures client comptabilisées page, sélectionnez E-Document, puis sélectionnez Ouvrir le document électronique.
2. Sur l' Documents électroniques page, dans l'en-tête, vous pouvez afficher des informations de base sur la facture validée.
3. La Enregistrement Le champ affiche le numéro de document de la facture de vente validée. Sélectionnez le lien pour ouvrir le document.
4. Dans la Statut du document électronique champ, vous pouvez afficher le statut en temps réel du document et son emplacement dans le processus. Si le document est validé, le statut est Traité.

Envoyer des documents électroniques via un service et par courriel simultanément

Business Central offre des moyens flexibles de partager des documents et des informations rapidement et facilement. Les profils d'envoi de documents vous permettent de spécifier votre méthode préférée d'envoi de documents lorsque vous les validez. Par exemple, vous pourriez vouloir envoyer un document par courriel ou en tant que document électronique via un service que vous utilisez. Ou vous pourriez vouloir faire les deux en même temps. Pour en savoir plus sur les profils d'envoi de documents, accédez à Configurer des profils d'envoi de documents.

Si vous choisissez l'option Reporter action depuis l' Commande vente, Facture de vente ou de Avoir vente pages, Business Central valide le document comme d'habitude. Cependant, si vous configurez un flux de travail de document électronique pour le client, il peut également démarrer un flux de travail pour créer un document électronique. Ensuite, lorsque vous choisissez Reporter et envoyer, Business Central envoie également le document électronique par courriel en tant que pièce jointe.

Selon que vous activez Intégration de service sur la Service de document électronique page, vous pouvez choisir l'une des façons suivantes d'envoyer des documents dans le processus de vente :

• Lorsque Intégration de service est activé, utilisez l' Reporter action pour envoyer le document électronique au point d'accès configuré.
• Lorsque Intégration de service est activé, utilisez l' Reporter et envoyer action pour envoyer le document électronique au point d'accès configuré et en tant que pièce jointe dans un courriel.
• Lorsque Intégration de service n'est pas activé, utilisez l' Reporter action pour créer un document électronique que vous pouvez télécharger.
• Lorsque Intégration de service n'est pas activé, utilisez l' Reporter et envoyer action pour envoyer le document électronique par courriel.

Statuts et journaux des documents électroniques

Pour obtenir des détails sur le niveau de statut du service de votre document électronique, vérifiez le Statut du service de documents électroniques raccourci. Dans les lignes, le système affiche un ou plusieurs services utilisés par le document. Dans le scénario le plus courant, chaque document utilise un seul service. Cependant, un document peut utiliser plusieurs services.

• Vérifiez le Code service document électronique champ pour déterminer quel service a été utilisé.
• Vérifiez le Statut du document électronique champ pour déterminer le statut de service actuel pour ce document.
• Si vous souhaitez plus de détails, sélectionnez le Journaux champ pour le service dans le Journaux du document électronique page. Un aperçu chronologique des différents statuts du document est affiché.
• Vérifiez le N° écriture et Créé le champs et d'autres informations dans la Journaux du document électronique page. Dans le Statut du document électronique champ, le premier statut est Exporté, ce qui indique que le fichier du document électronique a été créé. Le statut suivant est Envoyé, ce qui indique que le document a été envoyé au fournisseur de services, si configuré.

Pour plus d'informations, sélectionnez l'écriture ayant le Exporté statut, puis exécutez l'une des actions suivantes :

• Ouvrir les journaux de mapping – Obtenir un aperçu de tous les champs exportés depuis les tables sources dans le Valeur d'origine champ. Si vous avez utilisé des règles de transformation dans le processus d'exportation, vous pouvez également obtenir la valeur finale dans le Nouvelle valeur champ.
• Exporter le fichier – Exporter le fichier XML pour révision manuelle.

Pour afficher la communication entre vous et le service auquel vous envoyez votre document, utilisez le Journaux de communication champ. Ouvrez le Journaux de communication du document électronique page pour afficher les détails sur la demande et les messages de raison avec ce service.

S'il y a un problème avec le fournisseur de services et que le document ne peut pas être envoyé, recherchez les indicateurs suivants dans la Documents électroniques :

• La Statut du document électronique Le champ de l'en-tête affiche le Erreur statut.
• La Statut du document électronique champ sur la Statut du service de documents électroniques Le raccourci affiche le Erreur d'envoi statut.
• La Erreurs et avertissements Le raccourci contient un ou plusieurs messages indiquant la cause du problème.

Une fois le problème résolu, exécutez manuellement les actions Envoyer le document Si vous avez besoin d'autres actions, telles que Document recréé, Annuler le document, ou Obtenir l'approbation, vous pouvez les exécuter.

Créer manuellement des documents électroniques lorsqu'ils n'ont pas été créés automatiquement

L'utilisation des documents électroniques nécessite une configuration, et parfois les utilisateurs font des erreurs. S'il y avait un problème avec votre configuration lors de la validation de documents de vente, Business Central pourrait ne pas créer automatiquement les documents électroniques correspondants. Si cela se produit, après avoir corrigé votre configuration, vous pouvez générer de nouveaux documents électroniques à partir des documents validés.

Pour vérifier si Business Central a créé un document électronique, ouvrez la Facture vente reportée page et sélectionnez l' Ouvrir le document électronique action. Si Business Central ne trouve pas de document électronique associé, un message s'affiche. Vérifiez vos paramètres pour vos documents électroniques et corrigez les erreurs. Pour en savoir plus sur la configuration, accédez à Configurer les documents électroniques.

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez exécuter l' Créer un nouveau document électronique action pour générer un document électronique basé sur les règles de flux de travail.

Aperçu des statuts des documents électroniques

Pour obtenir un meilleur aperçu de tous les documents électroniques dans la société, vous pouvez sélectionner le Comptable tableau de bord où les statuts des documents électroniques existent. Vous y trouverez des activités de documents électroniques ayant les statuts suivants :

• Documents électroniques sortants :

  • Traité
  • En cours
  • Erreur

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