Aperçu de l'Agent Fournisseurs (version préliminaire)
[Cet article est une documentation en préversion susceptible d'être modifiée.]
L'Agent Fournisseurs résout un défi vieux de dix ans : le traitement de bout en bout des factures fournisseurs. Le traitement des factures fournisseurs crée souvent des goulots d'étranglement et repose sur des connaissances comptables ainsi que sur la mise en correspondance de données et de règles métier pour enregistrer correctement les factures.
L'objectif principal de l'Agent Fournisseurs est simple : acquérir des compétences comptables et aider à enregistrer correctement les factures, en éliminant idéalement les goulots d'étranglement dans les comptes créditeurs afin que le soutien financier ne ralentisse pas la croissance de l'entreprise. L'agent nécessite pratiquement aucune configuration — juste une configuration et une activation.
L'Agent Fournisseurs surveille les boîtes aux lettres pour les factures fournisseurs entrantes, utilise l'IA pour analyser le contenu des factures et présente des brouillons de factures aux superviseurs d'agent pour révision. Idéalement, les utilisateurs apportent peu ou pas de corrections avant de finaliser les brouillons, de sorte que les factures sont prêtes pour approbation et report.
Important
Important:
- Il s'agit d'une fonctionnalité en préversion prête pour la production.
- Les préversions prêtes pour la production sont soumises à des conditions d'utilisation supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez Conditions d'utilisation supplémentaires pour la préversion Dynamics 365.
Remarque
Remarque:
Cette fonctionnalité Copilot est validée et prise en charge en anglais uniquement. Bien qu'elle puisse être utilisée dans d'autres langues, elle peut ne pas fonctionner comme prévu. La qualité linguistique peut varier en fonction des interactions de l'utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir une incidence sur l'exactitude et l'expérience utilisateur. Pour en savoir plus sur la disponibilité géographique et linguistique, accédez à Disponibilité internationale de Copilot.
Fonctionnalité dans la version préliminaire
Cette version préliminaire ne représente pas la vision complète de l'Agent Fournisseurs. L'Agent Fournisseurs en est à ses débuts, et d'autres fonctionnalités et capacités d'IA sont à venir.
À terme, l'agent aidera avec :
- Mise en correspondance des bons de commande
- Flux d'approbation
- Détection des anomalies
- D'autres tâches qui soutiennent les processus des comptes créditeurs et la comptabilité
Flux de traitement de l'Agent Fournisseurs
Le processus de bout en bout géré par l'Agent Fournisseurs est illustré dans la figure suivante. Le flux réel peut varier en fonction de facteurs tels que la clarté des détails de facture analysés, l'historique existant des factures d'achat et les problèmes de blocage.
Les étapes en pointillés dans l'image représentent des étapes qui — à terme — sont destinées à être optionnelles selon la configuration. Dans la version d'aperçu public, ces étapes ne sont pas optionnelles.
- Fournisseur ou employé : Le fournisseur envoie un courriel à une boîte aux lettres surveillée par l'agent. À défaut, un employé transfère une facture fournisseur à la boîte aux lettres.
- Agent Fournisseurs : Récupère les courriels non lus dans la boîte aux lettres surveillée. Il importe ensuite le courriel et crée une entrée dans Documents électroniques entrants pour chaque pièce jointe PDF, le cas échéant.
- Superviseur d'agent : Examine le courriel et le PDF, s'il y en a un en pièce jointe.
- Agent Fournisseurs : Extrait les informations de facturation du PDF à l'aide d'Azure Document Intelligence.
- Agent Fournisseurs : Identifie un fournisseur dans Business Central sur la base des informations de facture extraites.
- Superviseur d'agent : Peut aider l'agent à identifier le fournisseur si l'agent ne peut pas identifier le bon fournisseur avec certitude. Le superviseur d'agent peut demander à l'agent de créer le fournisseur s'il préfère laisser l'agent préremplir les informations du fournisseur sur la base des détails du fournisseur extraits par OCR.
- Agent Fournisseurs : L'agent tente de créer le fournisseur et utilise les détails du fournisseur extraits par OCR disponibles pour renseigner autant de champs que possible dans la fiche fournisseur.
- Superviseur d'agent : Il est demandé d'examiner le fournisseur nouvellement créé, qui est bloqué pour le traitement jusqu'à ce qu'il soit débloqué par une partie prenante concernée.
- Agent Fournisseurs : Utilise l'IA pour suggérer les détails de la facture sur la base des informations extraites.
- Superviseur d'agent : Peut examiner, confirmer ou modifier les détails de facture suggérés dans un brouillon de document d'achat, selon les paramètres de configuration de l'agent et la confiance de l'agent dans les suggestions.
- Agent Fournisseurs : Finalise le brouillon de document d'achat en une facture d'achat. Les utilisateurs voient maintenant la facture dans Factures d'achat liste.
Surveillance des courriels
L'agent utilise un expéditeur de courriels interne fonctionnant en tâche de fond pour surveiller en continu une boîte aux lettres désignée pour les factures fournisseurs entrantes sous forme de documents PDF. L'expéditeur déclenche l'agent pour effectuer les tâches, puis importe le document PDF dans Documents électroniques entrants.
Chaque document PDF trouvé dans un courriel devient une entrée dans Documents électroniques entrants. Ainsi, s'il y a plusieurs pièces jointes PDF dans le même courriel, une entrée dans Documents électroniques entrants est créée pour chacune d'elles. Une tâche d'agent distincte traite chaque entrée.
Remarque
Remarque:
Utilisez une boîte aux lettres dédiée pour recevoir les factures fournisseurs. Si d'autres agents, comme l'Agent Commandes Ventes, utilisent la même boîte aux lettres, cela peut engendrer des conflits liés à la propriété des courriels entrants.
Attention
Un principe fondamental de l'Agent Fournisseurs est d'importer TOUS les courriels, pas seulement ceux qui contiennent des fichiers PDF. Prenez des mesures pour vous assurer que l'agent a la pleine propriété de la boîte aux lettres, dans le processus, et que les utilisateurs ne peuvent pas accidentellement lire ou supprimer des courriels :
- La boîte aux lettres surveillée ne devrait être consultée que depuis Business Central
- Les utilisateurs ne devraient pas accéder à la boîte aux lettres surveillée depuis Outlook.
Par conséquent, les courriels sans PDF apparaissent comme des tâches d'agent et les superviseurs d'agent doivent décider comment les traiter. Les fichiers PDF non reconnus comme factures sont marqués comme type de document inconnu. Vous pouvez filtrer ces documents en choisissant la vue Type de document inconnu vue sur la Documents électroniques entrants page, puis les supprimer. Vous pouvez également supprimer ainsi les fichiers non pris en charge reçus dans cette boîte aux lettres.
Extraction des données de facture
Le PDF est envoyé pour l'extraction de données par OCR (reconnaissance optique de caractères) avec Azure Document Intelligence, et le résultat est stocké dans le même enregistrement d'E-Document.
L'agent aide à catégoriser les documents PDF importés lorsqu'il n'est pas certain que le PDF soit une facture fournisseur. Vous pouvez identifier ces documents dans Documents électroniques entrants à l'aide de Type de document inconnu.
Rédaction des détails de la facture
Lorsque l'agent considère avec une grande certitude qu'un document PDF est une facture fournisseur valide, il commence par identifier le fournisseur pour créer le brouillon de facture d'achat. Dans ce processus, l'agent peut avoir besoin de l'aide d'un superviseur d'agent s'il ne peut pas identifier le bon fournisseur avec certitude. Si l'agent ne pouvait pas identifier le fournisseur, le superviseur d'agent peut demander à l'agent de créer le fournisseur en son nom en utilisant le Donner des instructions à l'agent champ dans le panneau latéral de l'agent.
L'agent s'arrêtera s'il ne peut pas identifier le fournisseur :
Les superviseurs d'agent peuvent demander à l'agent de créer le fournisseur en utilisant les données OCR comme entrée :
Vous pouvez fournir d'autres instructions en sélectionnant l'une des actions suggérées ou en tapant vos propres instructions dans le champ Saisissez vos instructions zone en utilisant l' 
icône de clavardage. Après avoir sélectionné l'une de ces options, sélectionnez Confirmer. Dans l'exemple ci-dessus, l'option Créer le fournisseur est sélectionnée.
Lorsque l'agent a créé le fournisseur, il demande au superviseur d'agent d'examiner le fournisseur nouvellement créé :
Lorsque le superviseur d'agent ouvre la fiche fournisseur, il peut facilement identifier les champs définis par l'agent et renseigner les autres champs selon les besoins. Si vous souhaitez que l'agent traite la facture actuelle immédiatement, débloquez le fournisseur en utilisant le Bloqué champ dans la fiche fournisseur.
Remarque
Remarque:
Lorsque l'agent crée un nouveau fournisseur, le Bloqué champ dans la fiche fournisseur est défini sur Tous. Ce comportement garantit qu'un processus d'approbation approprié du fournisseur peut avoir lieu. En général, les fournisseurs et leurs comptes bancaires sont approuvés par une communication avec le fournisseur et des vérifications téléphoniques auprès du service financier du fournisseur. Dans de nombreux endroits, cette action est une exigence pour un audit réussi. Ainsi, laisser le fournisseur nouvellement créé à l'état bloqué garantit qu'aucun traitement de facturation ne peut avoir lieu avant que le fournisseur ne soit débloqué. L'agent lui-même ne fournit aucune capacité d'approbation des fournisseurs.
Après avoir sélectionné Confirmer dans le panneau latéral de l'agent, l'agent tente à nouveau d'identifier le fournisseur, ce qui devrait maintenant réussir car il vient d'être créé, étant donné que vous avez débloqué le fournisseur.
Après que l'agent a identifié le fournisseur, il commence le traitement ligne par ligne des détails de la facture. L'agent utilise différentes méthodes pour rédiger les meilleurs détails possibles. Par exemple, il peut utiliser l'IA, l'historique des factures fournisseurs, la mise en correspondance de texte avec les comptes GL, les Références d'article, et plus encore. L'agent enregistre tous les détails du brouillon pour la facture fournisseur spécifique dans un Brouillon de document d'achat lié à l' E-Document entrant. Vous pouvez accéder à ce brouillon depuis la E-Document entrant lorsque vous n'interagissez pas avec l'agent. Il est également lié dans l'onglet Tâches du volet Copilot lorsqu'un superviseur d'agent est impliqué.
Finalisation du brouillon de document d'achat
La Brouillon de document d'achat c'est là que les détails du brouillon de l'agent sont présentés à l'utilisateur et où l'agent explique pourquoi il a effectué certaines suggestions de valeur de champ. Le brouillon aide les utilisateurs à comprendre le raisonnement de l'agent et à décider s'il faut ajuster les détails du brouillon avant de le finaliser.
Sur chaque section, vous verrez des indications sur le nombre de champs à examiner :
Chaque champ nécessitant une révision aura un conseil qui décrit le raisonnement de l'agent pour avoir défini la valeur du champ :
Ces conseils vous aident à acquérir confiance en le travail de l'agent, et lorsque vous avez terminé la révision, vous finalisez la facture. La finalisation d'un brouillon d'achat crée une facture d'achat basée sur le brouillon. Après avoir finalisé un brouillon, il est lié à la facture d'achat et n'est plus modifiable. Le brouillon reste tant que la facture d'achat existe.
Activation et configuration
L'agent est disponible dans Business Central et est prêt à être utilisé. Pour l'activer, consultez Configuration de l'Agent Fournisseurs pour apprendre comment configurer l'Agent Fournisseurs pour les superviseurs d'agent avec lesquels vous souhaitez travailler.
Facturation de l'utilisation
L'Agent Fournisseurs utilise des crédits Copilot pour les interactions IA, ce qui peut entraîner des frais selon la complexité des interactions. Avant d'utiliser l'agent, configurez un modèle de facturation pour votre environnement Business Central. En savoir plus dans Gérer la facturation basée sur la consommation.
Opérations générales de l'agent
L'Agent Fournisseurs fonctionne de manière autonome en arrière-plan, en utilisant l'IA pour effectuer ses tâches tout en tenant les utilisateurs informés des étapes clés et en les impliquant si nécessaire. Une implication peut être nécessaire dans des scénarios spécifiques, comme lorsque les utilisateurs examinent les brouillons de factures fournisseurs créés par l'agent, selon les préférences définies.
Conceptuellement, l'agent interagit avec les fonctionnalités de Business Central comme un utilisateur de Business Central. L'agent reçoit des instructions générales en langage naturel qui décrivent comment traiter les factures fournisseurs. Il utilise les métadonnées de l'interface utilisateur, telles que les légendes, les info-bulles et d'autres propriétés, ainsi que les données des pages Business Central et ses propres instructions, pour décider de chaque étape nécessaire à l'accomplissement de la tâche. En partant du tableau de bord désigné, l'agent parcourt les pages, sélectionne des actions d'interface utilisateur et saisit des données comme le ferait un utilisateur. Cette approche permet à l'agent de rester flexible et adaptable, car ses surfaces d'interaction et ses étapes ne sont pas codées en dur. Au contraire, l'IA les détermine en fonction du contexte de chaque étape.
Cette flexibilité permet à l'agent de trouver et d'interagir avec des champs et des actions personnalisés pertinents. Il peut également tenter de corriger automatiquement les erreurs de validation en traitant les messages d'erreur affichés et en ajustant les saisies.
Implication du client et de l'utilisateur de Business Central
Les superviseurs d'agent peuvent vérifier les étapes de l'agent, les factures PDF importées et les détails du brouillon de facture d'achat. Ils peuvent facilement voir les données saisies par l'agent par rapport aux données de la logique métier de Business Central et aux données OCR importées, et modifier le brouillon de facture d'achat selon leurs besoins.
L'agent implique des utilisateurs désignés de Business Central, appelés superviseurs d'agent ou surveillants, s'il n'est pas sûr de la façon d'enregistrer la facture. Par exemple, si le fournisseur ne peut pas être identifié avec certitude.
Autorisations et profils
L'agent fonctionne dans les autorisations et le profil (rôle) que l'administrateur attribue. En savoir plus dans Gérer les autorisations de l'agent et l'accès des utilisateurs.
Prochaines étapes
- Configurer l'Agent Comptabilité fournisseurs
- Superviser les activités de l'agent
- FAQ sur l'IA responsable pour l'Agent Fournisseurs