Vue d'ensemble de Sales Order Agent (aperçu)

[Cet article est une documentation en préversion susceptible d'être modifiée.]

Sales Order Agent aide les utilisateurs de Business Central à automatiser la saisie des commandes vente. L'agent utilise l'IA pour analyser les demandes des clients reçues par courriel, localiser le client dans Business Central et engager des échanges de courriels multi-tours pour clarifier les demandes si des détails importants manquent ou si d'autres options sont disponibles. Il vérifie également la disponibilité des articles recherchés et en informe le client, puis envoie un devis vente. Le devis est formaté en PDF et inclut les articles demandés, les quantités, les unités de mesure, les prix, les taxes, les dates de livraison demandées, la référence du document externe fournie et d'autres détails importants.

Conseil

Conseil:
Regardez une courte vidéo sur la chaîne Dynamics Business Central sur YouTube à Démarrer avec Sales Order Agent pour Dynamics 365 Business Central.

Important

Important:

• Il s'agit d'une fonctionnalité en préversion prête pour la production.
• Les préversions prêtes pour la production sont soumises à des conditions d'utilisation supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez Conditions d'utilisation supplémentaires pour la préversion Dynamics 365.

Fonctionnalité

Activation et configuration

L'agent est disponible directement dans le produit. Pour l'activer, vous spécifiez la boîte de réception courriel que vous souhaitez que l'agent surveille. De plus, spécifiez vos préférences pour certains aspects du comportement de l'agent et désignez les utilisateurs autorisés à utiliser l'agent pour traiter les commandes des clients, permettant à l'agent d'agir au nom d'une compagnie, d'un département ou d'une équipe — pas seulement d'un utilisateur individuel.

Autorisations et profils

L'agent fonctionne selon les autorisations et le profil (rôle) qui lui sont attribués par l'administrateur. Les autorisations définissent les zones du produit (tables) auxquelles l'agent a accès. Le profil décrit les éléments d'expérience utilisateur (pages et actions) avec lesquels l'agent peut interagir dans le cadre de son travail. Les autorisations par défaut et le profil sont attribués à l'agent dès le départ ; toutefois, les administrateurs peuvent mettre à jour ces autorisations selon les besoins.

Fonctionnement

Sales Order Agent est conçu pour fonctionner de manière autonome en arrière-plan, utilisant l'IA pour effectuer ses tâches tout en tenant les utilisateurs informés des étapes clés et en les impliquant si nécessaire. Une intervention peut être nécessaire dans des scénarios spécifiques, par exemple pour réviser les messages sortants ou fournir des détails manquants, selon les préférences configurées.

En principe, l'agent interagit avec les fonctionnalités de Business Central d'une façon similaire à celle dont les utilisateurs de Business Central interagissent avec lui. L'agent reçoit des instructions générales, exprimées en langage naturel, décrivant comment le processus de saisie des commandes vente doit être géré. Il utilise ensuite les métadonnées de l'interface utilisateur, telles que les légendes, les info-bulles et d'autres propriétés, combinées aux données présentées sur les pages Business Central et à ses propres instructions, pour déterminer chaque étape requise pour accomplir la tâche. En partant du tableau de bord désigné, l'agent navigue dans les pages, invoque les actions de l'interface utilisateur et saisit des données comme le ferait un utilisateur. Cette approche permet un haut degré de flexibilité et d'adaptabilité pour que l'agent atteigne son objectif, car la surface d'interaction et les étapes de l'agent ne sont pas codées en dur. Au lieu de cela, l'IA les détermine en fonction du contexte de chaque étape.

Cette flexibilité permet à l'agent de découvrir et d'interagir avec les champs et actions personnalisés pertinents. Il peut également tenter de résoudre automatiquement les erreurs de validation en traitant les messages d'erreur affichés et en ajustant la saisie en conséquence.

Surveillance des courriels et communications

L'agent s'appuie sur un répartiteur de courriels interne fonctionnant comme une tâche en arrière-plan pour surveiller continuellement une boîte aux lettres désignée pour les demandes d'articles. Le répartiteur déclenche l'agent pour effectuer des tâches et envoie ensuite les résultats, tels que des devis ou commandes vente préparés, au client en réponse.

L'agent aide à rédiger le corps des courriels en fonction du contexte de l'étape en cours. Par exemple, il peut dresser la liste des stocks disponibles ou fournir une brève description du devis ou de la commande vente joint(e). De plus, il peut détecter et signaler les contenus de courriel non pertinents ou potentiellement malveillants, invitant les utilisateurs à réviser et à décider de la suite à donner.

Implication du client et de l'utilisateur de Business Central

Les utilisateurs peuvent inspecter les étapes de l'agent et les documents vente créés. Ils peuvent facilement identifier les données saisies par l'agent par rapport aux données générées par la logique métier propre à Business Central et fournir des renseignements supplémentaires si nécessaire, comme l'ajout de remises ou la mise à jour des frais d'expédition.

Si le client décide de mettre à jour le devis en envoyant un autre courriel répertoriant les modifications requises, l'agent facilite ces modifications en localisant le devis et en effectuant les mises à jour demandées. Une fois que le client confirme l'exactitude du devis, l'agent le convertit en commande vente, qui est ensuite partagée avec le client par courriel, après confirmation de l'utilisateur.

L'agent implique toujours les utilisateurs Business Central désignés pour réviser et approuver tous les messages sortants avant qu'ils soient envoyés aux clients.

Comment l'agent traite les demandes

L'agent surveille une boîte aux lettres désignée pour les courriels entrants des clients concernant des demandes d'articles. La boîte aux lettres est spécifiée dans la configuration de Sales Order Agent (en savoir plus dans Configurer l'Agent Commande vente). Lorsque l'agent identifie une demande potentielle dans un courriel, il commence à préparer un devis vente. Par exemple, il vérifie si le client est enregistré dans Business Central. Il vérifie ensuite la disponibilité des articles, crée un devis vente et prépare une réponse par courriel au client incluant le devis en pièce jointe PDF.

Certaines étapes nécessitent votre intervention, comme la révision de la correspondance par courriel et l'assistance à l'agent selon les besoins. Jusqu'à ce qu'une commande soit créée, l'agent gère les échanges de courriels avec le client pour résoudre les détails manquants et permettre des modifications à la demande originale. En savoir plus dans Flux de traitement de l'agent.

Identification des clients/contacts et documents connexes

L'agent s'assure qu'une demande d'un client ne peut pas concerner les demandes d'un autre client. Lorsque l'agent traite une demande, il identifie d'abord le client dans Business Central à l'aide de l'adresse courriel de l'expéditeur. L'agent recherche le courriel parmi les contacts Business Central enregistrés, les devis et commandes vente, puis recherche le client lié à ce courriel :

• Si un client est trouvé, l'agent filtre pour n'utiliser que les devis et commandes vente appartenant au client.

  Ce comportement garantit que l'agent ne crée et ne met à jour que les documents appartenant au client qui a envoyé le courriel.

• Si un contact est trouvé mais n'est pas un client, l'agent filtre pour n'utiliser que les documents appartenant au contact. Les devis peuvent être envoyés à des contacts qui ne sont pas enregistrés comme clients.

• Si aucun contact n'est trouvé, l'agent exclut tous les documents et peut demander l'intervention de l'utilisateur car il ne peut pas trouver le document.

Pour éviter que l'agent demande une intervention et pour faciliter la révision des messages entrants, l'agent vérifie si le contact est enregistré et affiche une notification sur la page de révision des messages entrants s'il ne l'est pas. Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit enregistrer un nouveau contact/client, soit mettre à jour les informations de contact d'un contact/client existant. L'agent génère la notification pour indiquer que le courriel du contact n'a pas été trouvé.

Recherche de produits/articles

L'agent analyse les courriels entrants pour détecter les paramètres permettant de préparer un nouveau devis vente ou de mettre à jour un devis existant. Outre les articles eux-mêmes, les paramètres peuvent inclure les attributs des articles, les quantités, les unités de mesure, la date de livraison demandée, le numéro de document externe, et plus encore. L'agent recherche ensuite ces articles dans le stock de Business Central, dans un large éventail de tables connexes.

Table	Champs
Articles	N° Description Description 2 Description de la recherche GTIN Numéro d'article fournisseur
Variante article	Code Description Description 2
Référence article	N° référence Description Description 2
Attributs article	Nom Valeur
Catégorie d’article	Code Description Catégorie parente - 1 niveau
Traduction article	Langue Description Description 2
Identificateur d'article	Code
Ligne texte étendu	Texte

Bien que l'agent puisse trouver des produits à partir de descriptions vagues et incomplètes, son efficacité est influencée par la qualité des informations sur les produits dans Business Central. Vous pouvez améliorer la capacité de l'agent à trouver des produits en enrichissant les descriptions, attributs, catégories et texte étendu de vos articles en stock.

Remarque

Remarque:
Il peut falloir jusqu'à 15 minutes pour que les données nouvellement saisies deviennent consultables, car le système réindexe les tables en arrière-plan.

Lorsqu'il trouve les articles, l'agent vérifie leur disponibilité en analysant plusieurs paramètres, tels que la quantité requise, la date de livraison, l'emplacement, les réceptions planifiées et prévues, et plus encore.

Flux de traitement de l'agent

Participants

Le traitement d'une demande de devis vente en commande implique trois participants :

• Le client qui demande un devis vente par courriel.

  Voici un exemple de courriel :

  Bonjour,

  Nous sommes en train d'acheter des meubles pour notre pavillon, et après avoir consulté votre site Web, je souhaiterais demander un devis pour les articles suivants :

  • 2 tables Antwerp
  • 4 chaises Berlin
  • 4 chaises Rome

  Pourriez-vous s'il vous plaît fournir un devis ? Nous aurons besoin que les articles soient livrés avant le 2 mars. De plus, veuillez noter notre numéro de bon de commande : DC1011234.

  Merci,

  [Nom]

• L'agent de commande vente, qui surveille la boîte aux lettres, traite la demande entrante et crée le devis et la commande.

• L'utilisateur Business Central qui révise les tâches de l'agent.

Flux général

Le flux général est illustré dans la figure, suivie de plus de détails sur les étapes. Le flux réel peut varier en fonction de facteurs tels que les demandes de suivi, les modifications ou annulations lors de la révision, les problèmes bloquants, etc.

1. Client : Envoie un courriel à la boîte aux lettres Business Central pour demander un devis vente pour des articles.
2. Agent de commande vente : Récupère le courriel non lu dans la boîte de réception et crée une tâche avec une étape pour réviser la demande entrante.
3. Réviseur : Révise/confirme l'étape avec le courriel.
4. Agent de commande vente :
   1. Trouve le contact ou le client.
   2. Trouve les articles demandés et vérifie leur disponibilité. En savoir plus dans Disponibilité des articles dans Sales Order Agent (aperçu).
   3. Crée le devis vente.
   4. Ajoute une étape de révision avec un courriel de réponse avec le devis vente joint en PDF.
5. Réviseur : Révise/confirme le courriel et les devis vente.
6. Agent de commande vente : Envoie le courriel et le PDF du devis vente au client.
7. Client : Révise le devis vente et envoie un courriel pour demander la commande.
8. Agent de commande vente : Récupère le courriel et ajoute une étape de révision.
9. Réviseur : Révise/confirme le courriel de confirmation d'une commande vente.
10. Agent de commande vente :
    1. Convertit le devis en commande.
    2. Ajoute une tâche de révision avec un courriel sortant confirmant la commande.
11. Réviseur : Révise/confirme le courriel sortant.
12. Agent de commande vente : Envoie le courriel au client.

Facturation de l'utilisation

Sales Order Agent utilise des crédits Copilot pour les interactions IA, qui entraînent des frais selon la complexité des interactions. Avant d'utiliser l'agent, configurez un modèle de facturation pour votre environnement Business Central. En savoir plus dans Gérer la facturation basée sur la consommation.

Prochaines étapes

• Configurer l'agent de commandes clients
• Traiter les devis et commandes vente avec l'Agent Commande vente

Informations connexes

Configurer Copilot et les fonctionnalités d'agent