Créer des séries de numéros
Pour chaque entreprise que vous configurez, vous devez attribuer des codes d'identification uniques à des éléments tels que les comptes du grand livre général, les comptes clients et fournisseurs, les factures et les autres documents. La numérotation n'est pas seulement importante pour l'identification. Un système de numérotation bien conçu rend également l'entreprise plus facile à gérer et à analyser, et peut réduire les erreurs de saisie de données.
Important
Important:
Par défaut, les lacunes ne sont pas autorisées dans les souches de numéros car l'historique exact des transactions financières doit être disponible pour l'audit, conformément à la loi, et doit donc suivre une séquence ininterrompue sans numéros supprimés.
Si vous souhaitez autoriser des lacunes dans certaines souches de numéros, consultez votre auditeur ou votre directeur comptable pour vous assurer que vous respectez les exigences légales de votre pays/région. Pour plus d'informations, consultez le Lacunes dans les souches de numéros section.
Remarque
Remarque:
Nous vous recommandons d'utiliser les mêmes codes de souches de numéros que ceux répertoriés sur le Liste des souches de numéros dans l'entreprise de démonstration CRONUS. Des codes tels que P-INV+ peuvent ne pas vous sembler immédiatement clairs, mais Business Central possède un certain nombre de paramètres par défaut qui dépendent de ces codes de souches de numéros.
Vous créez un système de numérotation en configurant un ou plusieurs codes pour chaque type de données de base ou de document. Par exemple, vous pouvez configurer un code pour numéroter les clients, un autre code pour numéroter les factures vente, et un autre code pour numéroter les documents dans les journaux généraux. Après avoir configuré un code, vous devez configurer au moins une ligne de souche de numéros. La ligne de souche de numéros contient des informations telles que le premier et le dernier numéro de la série et la date de début. Vous pouvez configurer plus d'une ligne de souche de numéros par code de souche de numéros, avec une date de début différente pour chaque ligne. Les souches de numéros sont consécutives, chaque série commençant à la date de début respective.
Remarque
Remarque:
La longueur maximale d'un numéro dans une souche de numéros est de 20 caractères. Il existe des situations où Business Central ajoutera un numéro avec un identifiant généré par le système. Par exemple, lorsque des documents tels que des factures sont utilisés pour lettrer des transactions, comme des paiements, Business Central génère des identifiants pour les transactions lettrées. L'identifiant est composé d'un numéro provenant d'une souche de numéros et d'un identifiant assigné par le système de six caractères, tel que -12345. Si vous prévoyez de traiter plus de 9999 documents dans des journaux bancaires ou GIRO, ou des journaux de recettes de caisse, configurez des souches de numéros pour ces types de documents afin qu'elles comprennent moins de 14 caractères.
En général, vous configurez vos souches de numéros pour insérer automatiquement le numéro consécutif suivant sur les nouvelles fiches ou les nouveaux documents que vous créez. Cependant, vous pouvez également configurer une souche de numéros pour vous permettre de saisir manuellement un numéro. Pour saisir des numéros manuellement, activez le N° manuels bouton bascule.
Si vous souhaitez utiliser plus d'un code de souche de numéros pour un type de données de base, par exemple si vous souhaitez utiliser différentes souches de numéros pour différentes catégories d'articles, vous pouvez utiliser des relations de souches de numéros.
Obtenir de l'aide de Copilot
La fonctionnalité de suggestion de souches de numéros avec Copilot peut aider les administrateurs à créer et à gérer des souches de numéros pour toutes les entités et tous les documents dans Business Central en fonction d'une entrée structurée ou d'un langage naturel. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité basée sur l'IA, accédez à Suggérer des souches de numéros avec Copilot.
Lacunes dans les souches de numéros
Tous les enregistrements que vous créez dans Business Central ne sont pas des transactions financières qui doivent utiliser une numérotation séquentielle. Par exemple, vous attribuez des souches de numéros aux clients, aux devis de vente et aux activités d'entrepôt, mais ils ne sont pas soumis à un audit financier et peuvent être supprimés. Pour ces souches de numéros, vous pouvez sélectionner le Autoriser les écarts dans les numéros case à cocher sur la Lignes de souche de numéros page. Ce paramètre peut également être modifié après la création de la souche de numéros. Pour plus d'informations, consultez Pour créer une nouvelle souche de numéros.
Comportement du champ N° sur les documents et les fiches
Sur les documents de vente, d'achat, de transfert et de service, et sur toutes les fiches, le N° champ peut être rempli automatiquement à partir d'une souche de numéros prédéfinie, ou vous pouvez le remplir manuellement.
La N° champ peut être rempli de trois façons :
Si une seule souche de numéros pour le type de document ou de fiche existe, et que le N° par défaut champ est sélectionné et le N° manuels champ n'est pas sélectionné pour cette souche de numéros, alors le champ est automatiquement rempli avec le numéro suivant dans la série.
Si vous avez plus d'une souche de numéros pour un type de document ou de fiche, et que le N° par défaut case à cocher n'est pas sélectionnée pour la souche de numéros attribuée, le N° champ s'affiche, et vous pouvez accéder au Souche de numéros pour sélectionner la souche de numéros que vous souhaitez utiliser. Le numéro suivant dans la série est alors inséré dans le N° champ.
Si vous n'avez pas de souche de numéros pour un type de document ou de fiche, ou si le N° manuels champ est sélectionné pour la souche de numéros, le N° champ s'affiche et vous devez entrer un numéro manuellement. Vous pouvez entrer jusqu'à 20 caractères alphanumériques.
Lorsque vous ouvrez un nouveau document ou une nouvelle fiche pour laquelle une souche de numéros existe, le Configuration des souches de numéros s'ouvre pour que vous puissiez configurer une souche de numéros pour ce type de document ou de fiche et continuer à travailler.
Remarque
Remarque:
Si vous devez activer la numérotation manuelle sur, par exemple, de nouvelles fiches article créées avec un processus de migration de données qui a masqué le N° par défaut, accédez au Configuration stock et sélectionnez le N° article champ pour ouvrir et définir la souche de numéros associée sur N° manuels.
Il en va de même si vous utilisez des fonctionnalités de gestion de service. Pour résoudre ce problème, accédez au Configuration gestion des services et sélectionnez le N° article service champ pour définir la souche de numéros sur N° manuels.
Pour créer une nouvelle souche de numéros
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q)
dans le coin supérieur droit, saisissez Souche de numéros, puis choisissez le lien associé. - Choisissez l'onglet Nouveau action.
- Sur la nouvelle ligne, renseignez les champs selon les besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.
- Choisissez l'onglet Lignes action.
- Sur l' Lignes de souche de numéros renseignez les champs pour définir l'utilisation réelle et le contenu de la souche de numéros que vous avez créée à l'étape 2.
- Répétez l'étape 5 pour autant d'utilisations différentes de la souche de numéros que nécessaire. Le Date de début champ définit quelle ligne de souche de numéros est active.
Conseil
Conseil:
Pour permettre aux utilisateurs de spécifier des numéros manuellement lors de l'enregistrement d'un nouveau client ou fournisseur, par exemple, sélectionnez le N° manuels champ de la souche de numéros elle-même. Pour empêcher la numérotation manuelle, décochez le champ.
Vous pouvez attribuer des souches de numéros aux modèles que vous configurez pour les différents types de clients et de fournisseurs que vos vendeurs et acheteurs ajoutent le plus souvent. Dans ce cas, configurez les souches de numéros pertinentes, liez-les via des relations, puis ajoutez la première souche de numéros dans la relation pertinente à la page de configuration correspondante. Ensuite, lorsqu'un utilisateur crée un client, il choisit le modèle approprié et le nouveau client reçoit un numéro attribué à partir de la souche de numéros définie pour ce modèle.
Pour créer des relations entre les souches de numéros
Si vous configurez plus d'une souche de numéros pour le même type d'informations ou de transactions, vous pouvez créer des relations entre les séries. Cette fonctionnalité peut vous aider à choisir parmi les codes lorsque vous utilisez un numéro. Lorsque vous configurez une relation entre un groupe de souches de numéros, vous associez toutes les séries associées à une souche de numéros. Vous pouvez ensuite entrer ce code dans un champ sur le Numérotation raccourci sur les pages de configuration, telles que Configuration ventes & à recevoir.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Souche de numéros, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez la ligne avec la souche de numéros pour laquelle vous souhaitez créer des relations, puis sélectionnez Relations.
- Dans la Code de série champ, entrez le code de la souche de numéros que vous souhaitez associer à la série sélectionnée à l'étape 2.
- Ajoutez une ligne pour chaque code que vous souhaitez associer à la souche de numéros sélectionnée.
- Fermez la page.
Maintenant, lorsque vous configurez quelque chose qui nécessite un numéro, vous pouvez utiliser les relations que vous avez créées pour sélectionner parmi les souches de numéros associées.
Pour configurer l'endroit où une souche de numéros est utilisée
La procédure suivante explique comment configurer des souches de numéros pour le domaine des ventes. Les étapes sont similaires pour les autres domaines.
- Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Paramètres ventes et créances, puis choisissez le lien associé.
- Sur l' Paramètres ventes et créances , sur le raccourci Séries de numéros raccourci, sélectionnez la souche de numéros souhaitée pour chaque fiche vente ou document vente.
Le numéro sélectionné remplit maintenant le N° champ sur la fiche ou le document selon vos paramètres.
Informations connexes
Configuration de Business Central
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