Procédure pas à pas : Configuration et facturation des acomptes sur ventes

Cette procédure pas à pas vous guide tout au long du processus de configuration et d'utilisation des acomptes dans Business Central. Les acomptes sont des paiements facturés et reportés dans une commande vente ou achat avant le report de la facture finale. Par exemple, vous pouvez exiger un dépôt avant de fabriquer des articles sur commande, ou vous pouvez exiger un paiement avant d'expédier des articles à un client. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités d'acompte pour facturer et percevoir des dépôts auprès des clients, et pour remettre des dépôts aux fournisseurs. Ainsi, tous les paiements pertinents sont reportés dans la même facture.

Pour chaque client ou fournisseur, vous pouvez définir des exigences d'acompte pour tous les articles ou des articles sélectionnés. Une fois que vous avez configuré les acomptes, vous pouvez générer des factures d'acompte à partir des commandes de vente et d'achat avec des montants d'acompte basés sur votre configuration. Vous pouvez modifier les montants sur la facture selon vos besoins.

Par exemple, vous pouvez envoyer d'autres factures d'acompte si d'autres articles sont ajoutés à la commande.

À propos de cette procédure pas à pas

Cette procédure pas à pas vous guidera à travers les scénarios suivants :

• Configuration des acomptes
• Création d'une commande nécessitant un acompte
• Création d'une facture d'acompte
• Correction des exigences d'acompte sur une commande
• Application des acomptes à une commande
• Facturation du montant final d'une commande avec acompte

Rôles

Cette procédure pas à pas inclut des tâches pour les rôles suivants :

• Responsable de la comptabilité (Phyllis)
• Responsable des commandes (Susan)
• Administratrice des comptes clients (Arnie)

Sénario

Phyllis est responsable de la comptabilité et prend des décisions quant aux clients qui doivent verser un dépôt avant la fabrication ou l'expédition des articles. Phyllis configure Business Central pour calculer automatiquement les acomptes.

Susan est responsable du traitement des commandes vente. Lorsqu'un client appelle pour passer une commande, Susan saisit la commande dans le système pendant que le client est au téléphone. Ainsi, Susan peut vérifier les prix et les conditions de paiement avec le client immédiatement, et apporter des modifications à la commande lors des négociations avec le client.

Arnie travaille dans le département des comptes clients et reporte les factures et les paiements.

Dans ce scénario, Phyllis configure les exigences d'acompte pour le client Selangorian en fonction de son historique de crédit. Phyllis donne à Susan des instructions sur la façon de gérer ses commandes.

Lorsque le client appelle, Susan négocie avec le client jusqu'à ce qu'ils parviennent à un accord, puis choisit de calculer l'acompte de plusieurs façons différentes.

Après que Susan a envoyé la facture d'acompte, le client commande un article supplémentaire. Susan met à jour la commande et crée une deuxième facture d'acompte.

Arnie enregistre le paiement du client et l'applique aux factures, puis envoie la facture finale.

Configurer les acomptes

Phyllis configure le système pour gérer les acomptes pour les clients.

• Phyllis décide d'utiliser la même série de numéros pour les acomptes que celle utilisée pour la facturation vente.
• Phyllis configure l'application pour vérifier si des acomptes sont requis avant la facturation finale d'une commande.
• Phyllis configure des valeurs par défaut pour un pourcentage d'acompte requis pour des articles et des clients particuliers.

Les procédures suivantes décrivent comment accomplir les tâches de Phyllis :

Pour configurer des séries de numéros pour les acomptes

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Configuration ventes & à recevoir, puis choisissez le lien associé.
2. Sur l' Configuration ventes & à recevoir page, développez Séries de numéros Raccourci.
3. Vérifiez que la série de numéros pour les factures d'acompte reportées dans le N° fact. acompte reportées champ est identique à celle des factures vente reportées (Nos factures reportées.), et la série de numéros pour les avoirs d'acompte reportés (N° avoirs acompte reportés) est identique à celle des avoirs reportés (Nos avoirs reportés.).

Pour bloquer les expéditions en cas d'acompte impayé

1. Sur l' Configuration ventes & à recevoir , sur le raccourci Général Raccourci, sélectionnez Vérifier l'acompte lors du report case à cocher.

Désormais, vous ne pouvez pas expédier ou facturer une commande dont le montant d'acompte est impayé.

Par défaut, Phyllis exige que le client 20000 soit facturé pour un acompte de 30 % sur toutes les commandes. Par conséquent, Phyllis entrera un pourcentage d'acompte par défaut sur la fiche client.

Phyllis exige que tous les clients soient facturés pour un dépôt de 20 % pour l'article 1896-S. Le client 20000 a un mauvais historique de paiement, donc Phyllis exige un acompte de 40 % du client 20000 pour l'article 1896-S. La procédure suivante illustre comment configurer les pourcentages d'acompte par défaut.

Pour affecter des pourcentages d'acompte par défaut aux clients et aux articles

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Clients, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez la fiche du client 20000 (Trey Research).

3. Sur l' Paiements raccourci, dans le % acompte champ, entrez 30.

4. Choisissez l'onglet Connexe action, sélectionnez le Ventes élément de menu, puis choisissez le Pourcentages d'acompte élément de menu.

5. Remplissez deux lignes dans le Pourcentages acompte vente page comme suit.

   Type vente	Code vente	N° article	% acompte
   Client	20000	1896-S	40
   Client	20000	. Chaque chaise a un numéro de série,	30

   Conseil

   Conseil:
   Selon votre pays/région, vous devez également spécifier un code de groupe taxes sur le Coûts et report raccourci pour l'article 1896-S. Lorsque vous utilisez la compagnie de démonstration, ce champ est déjà défini.

6. Fermez toutes les pages.

Pour spécifier un compte pour les acomptes vente dans la configuration du report général

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Paramètres de validation généraux, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez la ligne où le Groupe compta. marché champ est défini sur DOMESTIC, et le Groupe de report produit général champ est défini sur RETAIL.
3. Dans la Compte acomptes vente champ, spécifiez le compte pertinent. Votre sélection est enregistrée automatiquement.

Conseil

Conseil:
Si vous ne pouvez pas voir le champ dans le Paramètres de validation généraux page, utilisez la barre de défilement horizontale en bas de la page pour faire défiler vers la droite.

Créer une commande nécessitant un acompte

Dans le scénario suivant, Susan, la responsable des commandes, crée une commande lors d'un entretien téléphonique avec un client. Les articles commandés par le client nécessitent un acompte. De plus, le client a effectué des paiements en retard dans le passé. Susan a reçu pour instruction d'exiger un montant fixe de 800 comme acompte sur la commande.

Le client demande à payer 35 %, ce à quoi Susan accepte et modifie la commande.

Susan crée la facture d'acompte et l'envoie au client.

Pour créer une commande vente avec un acompte

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Bons de commande vente, puis choisissez le lien associé.

2. Choisissez l'onglet Nouveau action.

3. Dans la Nom du client champ, choisissez Trey Research.

4. Fermez l'avertissement de solde échu qui s'affiche.

5. Remplissez deux lignes vente avec les informations suivantes.

   Type	N°	Quantité
   Article	1896-S	1
   Article	. Chaque chaise a un numéro de série,	1

   Par défaut, les champs d'acompte sur la ligne vente sont masqués. Pour afficher les champs, vous devez personnaliser la page. Pour plus d'informations, voir Pour commencer à personnaliser une page à l'aide de la bannière de personnalisation.

6. Vérifiez que % acompte champ sur la ligne avec l'article . Chaque chaise a un numéro de série, contient 30. La valeur par défaut provenait de l'en-tête vente, qui était renseigné à partir de la fiche client.

   La % acompte champ sur la ligne avec l'article 1896-S contient 40. 40 est le pourcentage que vous avez saisi dans le Pourcentages acompte vente page pour l'article 1896-S et le client 20000.

   Pour plus d'informations, consultez Configurer les acomptes.

7. Dans la Commande action, choisissez Statistiques.

8. Sur l' Acompte Onglet rapide, le Montant acompte HT champ contient 458.16. Si vous créez une facture d'acompte pour la commande maintenant, 458,16 est le montant de la facture.

   Dans ce scénario, Susan a reçu pour instruction de suggérer un acompte total de 800 pour la commande.

   Important

   Important:
   Selon votre pays/région, l'étape suivante peut ne pas s'appliquer.

9. Modifiez le montant dans le Montant acompte HT champ à 800 puis fermez la page.

10. Vérifiez les % acompte champ sur les lignes vente, et vous verrez qu'il a été recalculé à 67.02438 et 67.02282.

    Le recalcul comprend toutes les lignes dont le pourcentage d'acompte est supérieur à 0.

    Maintenant, le client demande si le pourcentage d'acompte peut être fixé à 35 %. Le superviseur de Susan approuve la modification.

11. Sur l' Commande vente , sur le raccourci Acompte Raccourci dans le % acompte champ, entrez 35.

12. Dans l'avertissement qui s'affiche, choisissez le Oui bouton. Un taux de 35 % sera appliqué comme pourcentage de paiement pour l'ensemble de la commande.

13. Vérifiez que les lignes ont été correctement mises à jour.

Créer une facture d'acompte

Après avoir saisi les valeurs d'acompte correctes sur la commande, Susan crée la facture d'acompte et l'envoie au client.

Pour créer une facture d'acompte

1. Sur l' Commande vente page, choisissez Actions, puis Validation, puis Acompte puis sélectionnez Valider et imprimer la facture d'acompte
2. Choisissez l'onglet Oui bouton pour reporter la facture.

Remarque

Remarque:
Susan enverrait maintenant la facture au client.

Créer une facture d'acompte supplémentaire

Le lendemain, le client appelle Susan et apporte des modifications à la commande. Le client souhaite deux articles 1896-S. Susan rouvre la commande, la met à jour, puis crée une deuxième facture d'acompte pour la commande et l'envoie au client.

Pour créer une facture d'acompte supplémentaire

1. Sur l' Commande vente page, choisissez le Libérer action, et ensuite Rouvrir.

2. Sur la ligne pour l'article 1896-S, dans le Quantité champ, entrez 2.

   Dans la Commande action, choisissez Statistiques. Le Montant acompte HT le champ contient maintenant 768.04, et le Montant acompte facturé HT champ contient 417.76. Ces valeurs indiquent qu'il y a un montant d'acompte supplémentaire qui n'a pas encore été facturé.

3. Pour reporter une facture pour le montant d'acompte supplémentaire, choisissez Actions, puis Validation, puis Acompte puis sélectionnez Valider et imprimer la facture d'acompte

4. Choisissez l'onglet Oui bouton pour reporter la facture.

Appliquer les acomptes

Le client paie le montant de l'acompte. Arnie, du département de comptabilité, enregistre le paiement et l'applique aux factures d'acompte.

Pour appliquer un paiement aux factures d'acompte

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Journaux des encaissements, puis choisissez le lien associé.

2. Remplissez une ligne journal avec les informations suivantes.

   Nom du champ	Entrée
   Type de document	Paiement
   Type compte	Client
   N° de compte	20000

3. Choisissez l'onglet Traiter action, et ensuite Lettrer écritures.

4. Sur l' Lettrer écritures client page, sélectionnez la première facture d'acompte, puis choisissez le Traiter action, puis choisissez le Définir ID à lettrer action.

5. Répétez l'étape précédente pour le deuxième acompte.

6. Choisissez l'onglet OK bouton.

   La Montant les champs ont maintenant été remplis avec la somme des deux factures d'acompte.

7. Pour reporter le journal, choisissez Reporter/Imprimer action, puis sélectionnez Reporter.

8. Choisissez l'onglet Oui bouton.

Facturer le montant restant

Arnie a maintenant été informé que les articles de la commande ont été expédiés et que la commande est prête pour la facturation. Arnie crée la facture pour la commande.

Pour facturer le montant restant

1. Ouvrez la commande vente.

2. Choisissez l'onglet Validation puis Reporter.

3. Sélectionner Expédier et facturer, puis choisissez le OK bouton.

4. Si vous souhaitez prévisualiser la facture, choisissez le Oui bouton.

   Remarque

   Remarque:
   Normalement, le département d'expédition aurait déjà reporté l'expédition.

   Arnie peut consulter l'historique pour vérifier que la facture vente a été créée conformément aux intentions.

5. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Factures client comptabilisées, puis choisissez le lien associé.

Mettre à jour automatiquement le statut des commandes et factures prépayées

Vous pouvez accélérer le traitement des commandes et des factures en configurant des entrées de file d'attente de tâches qui mettent automatiquement à jour le statut de ces documents. Lorsqu'une facture d'acompte est payée, les entrées de la file d'attente de tâches peuvent automatiquement changer le statut du document de Acompte en attente à Libéré. Lors de la configuration des entrées de la file d'attente de tâches, les codeunits à utiliser sont 383 Upd. Pending Prepmt. Sales et 383 Upd. Pending Prepmt. Purchase. Nous vous recommandons de planifier l'exécution des entrées fréquemment, par exemple toutes les minutes. Pour plus d'informations, consultez Utiliser les files d'attente de travaux pour planifier des tâches.

Prochaines étapes

Cette procédure pas à pas a couvert les étapes suivantes pour configurer Business Central pour gérer les acomptes.

• Configurez des pourcentages d'acompte par défaut pour les clients et les articles.
• Utilisez différentes méthodes pour calculer les acomptes sur une commande.
• Calculez le montant de l'acompte en pourcentage du total de la commande.
• Affectez un montant d'acompte total unique à la commande.

Vous avez également reporté une facture d'acompte, créé une deuxième facture d'acompte lorsque la commande a été modifiée, et reporté la facture finale pour le montant restant.

Les fonctionnalités d'acompte facilitent la configuration et l'application des règles d'acompte pour les clients et les articles. Elles vous permettent également de reporter chaque paiement dans une facture.

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