Configuration des codes source et des codes motif pour les pistes d'audit
Toutes les écritures reportées se voient automatiquement attribuer un code source afin que les transactions puissent être tracées jusqu'à leur origine. Si vous souhaitez attribuer aux écritures un code source supplémentaire, vous pouvez utiliser des codes motif. Les codes motif servent à indiquer pourquoi une écriture a été créée. Lorsque vous configurez des codes motif, vous pouvez les affecter à des modèles de journal et à des lots de journal entiers, ainsi qu'à des lignes de journal et à des documents individuels.
Pour les codes source et les codes motif, utilisez des codes faciles à retenir et descriptifs. Le code doit être unique, et vous pouvez configurer autant de codes que vous le souhaitez.
Définir des codes source
Parfois, vous voulez savoir comment une écriture particulière est apparue, par exemple si elle provient du report d'un journal général ou d'une facture achat. Un code source indique où une écriture a été créée. Les écritures sont créées lorsque des journaux et des factures sont reportés et lorsque certains traitements en lot sont exécutés. Chaque type de report a un code source spécifique qui est attribué lors de la création des écritures individuelles.
Le report de journaux, de commandes, de factures ou d'avoirs, ainsi que l'exécution de divers traitements en lot, crée des écritures dans les états financiers. La Paramétrage code source page contient plusieurs raccourcis, un pour chaque domaine d'application. Chaque raccourci contient les codes source applicables à ce domaine d'application.
Lorsque vous reportez ou exécutez un traitement en lot, le code source approprié est automatiquement joint à l'écriture. Par exemple, lorsque vous reportez à partir du journal général, l'écriture est codée comme JNLGEN. Vous pouvez alors filtrer la Écritures du grand livre page pour afficher les écritures reportées depuis le journal général ou depuis des documents vente, par exemple
Pour définir des codes source
Choisissez l'onglet
icône, entrez Paramétrage code source, puis choisissez le lien associé.Dans la Paramétrage code source fenêtre, pour chaque type de report et traitement en lot, précisez le code source approprié.
Vous pouvez modifier le contenu d'un champ ultérieurement, et cette modification aura un impact sur les reports futurs.
Modifier les codes source
Vous pouvez vouloir modifier un code source. Par exemple, vous souhaitez modifier le code source JNLGEN à JNLGEN.
Pour modifier les codes source
Choisissez l'onglet
icône, entrez Codes source, puis choisissez le lien associé.Sur la ligne avec le code à modifier, sélectionnez le code dans le Code champ.
Entrez le nouveau code, puis choisissez le Oui bouton. Vous pouvez également modifier le contenu du Description champ.
Toutes les nouvelles écritures reportées à partir du journal général auront le nouveau code source.
Définir des codes motif
Les codes motif complètent les codes source et servent à indiquer pourquoi une écriture a été créée. Vous pouvez affecter des codes motif sur des écritures individuelles, et vous pouvez affecter des codes permanents à des modèles de journal et à des lots de journal spécifiques. Lorsqu'un code motif est lié à une ligne de journal ou à un en-tête de vente ou d'achat, toutes les écritures sont marquées avec le code motif lors du report.
Pour configurer des codes motif
Choisissez l'onglet
icône, entrez Codes motif, puis choisissez le lien associé.Dans la Codes motif fenêtre, entrez le premier code dans le Code champ. Dans le Description champ, entrez un texte explicatif.
Répétez la procédure pour chaque code que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez configurer autant de codes que nécessaire.
La procédure suivante explique comment ajouter un code motif à un modèle de journal, mais des étapes similaires s'appliquent à l'ajout d'un code motif à une ligne de journal ou à un lot de journal.
Pour affecter des codes motif aux modèles de journal
Choisissez l'onglet
icône, entrez Modèles de feuille comptabilité, puis choisissez le lien associé.Sur la ligne avec le modèle de journal sélectionné, dans le Code motif champ, précisez le code approprié.
Fermez le modèle de journal.
Le code motif sélectionné sera copié dans les nouveaux lots de journal créés sous ce modèle de journal. Vous affectez des codes motif aux modèles de journal dans les autres domaines d'application de la même façon.
Pour utiliser des codes motif sur les documents vente et achat
Ouvrez le document vente ou achat approprié.
Sur l'en-tête de vente ou d'achat, entrez le code dans le Code motif champ.
Lors du report de la facture, le code motif est copié dans chaque écriture du grand livre, du client et du fournisseur. Vous ne pouvez pas affecter des codes motif différents aux lignes achat et vente individuelles car toutes les lignes sont reportées comme une seule écriture.
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