Rapprocher les paiements des clients à partir d'une liste de documents vente non payés

Après que les clients effectuent des paiements électroniques sur votre compte bancaire, vous devez effectuer les actions suivantes :

• Appliquer chaque montant payé au document vente associé.
• Comptabiliser le paiement pour mettre à jour les écritures comptables client, du grand livre général et du compte bancaire.

Selon vos besoins commerciaux, vous pouvez enregistrer les paiements manuellement, automatiquement et via des services de paiement.

Remarque

Remarque:
Vous pouvez effectuer les mêmes tâches, y compris les paiements aux fournisseurs, sur la Journal de rapprochement des paiements page. Par exemple, vous pouvez importer des relevés bancaires, utiliser l'application automatique et rapprocher des comptes bancaires. Pour plus d'informations, voir Rapprocher les paiements à l'aide de l'application automatique.

Utilisez la Enregistrer les paiements des clients page pour équilibrer les comptes internes à l'aide de chiffres de trésorerie réels afin de s'assurer que les paiements sont encaissés. Vous pouvez rapidement vérifier et comptabiliser des paiements individuels ou globaux, traiter des paiements escomptés et trouver les documents non payés.

Vous devez comptabiliser les paiements de différents clients ayant des dates de paiement différentes comme des paiements individuels. Les paiements pour le même client ayant la même date de paiement peuvent être comptabilisés comme un paiement global. Les paiements globaux sont utiles, par exemple, lorsqu'un client effectue un paiement unique couvrant plusieurs factures vente.

Pour configurer le journal d'enregistrement des paiements

Comme vous pouvez comptabiliser différents types de paiements dans différents comptes contrepartie, vous devez sélectionner un compte contrepartie sur la Paramétrage de l'enregistrement des paiements page avant de commencer à traiter les paiements des clients. Si vous comptabilisez toujours dans le même compte contrepartie, vous pouvez définir ce compte comme compte par défaut et éviter cette étape chaque fois que vous ouvrez la Enregistrer les paiements des clients .

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Paramétrage de l'enregistrement des paiements, puis choisissez le lien associé. Vous pouvez également choisir le Configuration action sur la Enregistrer les paiements des clients .
2. Renseignez les champs sur la Paramétrage de l'enregistrement des paiements page. Choisissez un champ pour afficher une brève description du champ ou un lien vers plus d'informations.

Conseil

Conseil:
Pour faciliter l'identification ultérieure des écritures comptabilisées via le journal, vous pouvez affecter une souche de numéros spécifique au journal des paiements. La souche de numéros est utile si vous utilisez des journaux de rapprochement des paiements pour enregistrer et appliquer des paiements.

Pour enregistrer les paiements des clients individuellement

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

   La Enregistrer les paiements des clients page affiche tous les documents comptabilisés pour lesquels un paiement peut être enregistré. Vous pouvez également ouvrir la page depuis le Clients et Fiche client pages, filtrées pour le client spécifié.

2. Sélectionnez la case à cocher Paiement effectué case à cocher sur la ligne représentant le document comptabilisé pour lequel un paiement a été effectué.

3. Dans la Date de réception champ, saisissez la date à laquelle le paiement a été effectué. Cette date peut différer de la date de travail.

   Si les boutons Remplissage automatique de la date de réception case est sélectionnée sur la Paramétrage de l'enregistrement des paiements , le champ Date de réception champ contient la date de travail.

4. Dans la Montant reçu champ, saisissez le montant qui a été payé.

   Pour les paiements intégraux, ce montant est identique au montant dans le Montant restant champ sur la ligne. Pour les paiements partiels, ce montant est inférieur au montant dans le Montant restant champ sur la ligne.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour les autres lignes de documents comptabilisés pour lesquels des paiements sont effectués.

6. Choisissez l'onglet Valider les paiements action.

Les informations de paiement sont comptabilisées pour les documents sur les lignes où la Paiement effectué case à cocher est sélectionnée. Les écritures de paiement sont comptabilisées dans les comptes du grand livre général, bancaires et clients.

Pour rapprocher les paiements globaux

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

2. Sélectionnez la case à cocher Paiement effectué case à cocher sur les lignes des documents comptabilisés pour le même client et pour lesquels un paiement global a été effectué.

   Remarque

   Remarque:
   Le client dans le Nom champ doit être le même sur toutes les lignes à inclure dans le paiement global.

   Si les boutons Remplissage automatique de la date de réception case est sélectionnée sur la Paramétrage de l'enregistrement des paiements , le champ Date de réception champ contient la date de travail.

3. Dans la Date de réception champ, saisissez la date à laquelle le paiement a été effectué. Cette date peut différer de la date de travail.

   Remarque

   Remarque:
   Cette date doit être identique sur toutes les lignes qui seront comptabilisées comme paiement global.

4. Dans la Montant reçu champ, saisissez des montants sur plusieurs lignes dont la somme est égale au montant du paiement global.

   Conseil

   Conseil:
   Essayez de comptabiliser autant de paiements intégraux que possible avec le montant global. Saisissez des montants identiques au montant dans le Montant restant champ sur autant de lignes que possible.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour les autres lignes représentant des documents comptabilisés pour le même client pour lesquels un paiement global a été effectué.

6. Choisissez l'onglet Comptabiliser comme paiement global action.

   Les informations de paiement sont comptabilisées pour les documents sur les lignes où la Paiement effectué case à cocher est sélectionnée. Les écritures de paiement sont comptabilisées dans les comptes du grand livre général, bancaires et clients. Chaque paiement est appliqué au document vente comptabilisé associé.

Si un paiement dans la banque n'est pas représenté par une ligne sur la Enregistrer les paiements des clients page, il se peut que le document associé ne soit pas comptabilisé. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une fonction de recherche pour trouver rapidement le document et le comptabiliser afin de traiter le paiement. Pour plus d'informations, voir Pour trouver un document vente spécifique qui n'est pas entièrement facturé.

Si un paiement dans la banque n'est pas représenté par un document, vous pouvez ouvrir un journal général prérempli depuis la Enregistrer les paiements des clients page pour comptabiliser le paiement directement dans le compte contrepartie sans appliquer le paiement à un document. Vous pouvez également enregistrer le paiement dans le journal jusqu'à ce que l'origine du paiement soit résolue. Pour plus d'informations, voir Pour enregistrer ou comptabiliser un paiement sans document associé.

Pour traiter manuellement les paiements des clients avec des escomptes

Si vous convenez d'un escompte de paiement avec votre client, les montants des paiements peuvent être inférieurs aux montants des factures si le paiement intervient avant la date d'escompte convenue.

Les procédures suivantes expliquent comment comptabiliser des paiements escomptés sur la Enregistrement des paiements .

• Le montant du paiement est égal au montant restant escompté, et la date du paiement est antérieure à la date d'escompte. Vous comptabilisez le paiement tel quel.
• Le montant du paiement est égal au montant restant escompté, mais la date du paiement est postérieure à la date d'escompte. Vous comptabilisez le paiement comme partiel. Le document reste ouvert pour encaisser/payer le montant restant. Vous pouvez également reporter la date d'escompte pour permettre le paiement intégral.
• Le montant du paiement est inférieur au montant restant escompté. Vous comptabilisez le paiement comme partiel. Le document reste ouvert pour encaisser/payer le montant restant.
• Le montant du paiement est supérieur au montant restant escompté. Vous comptabilisez les paiements tels quels. Seul le montant restant est comptabilisé. Le montant excédentaire est crédité au client.

Pour traiter un montant de paiement égal au montant escompté et où la date de paiement est antérieure à la date d'escompte

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

2. Saisissez le montant du paiement dans le Montant reçu champ. Le montant est égal au montant dans le Montant restant incl. escompte champ.

   La Paiement effectué case à cocher est automatiquement sélectionnée, et le Date de réception champ est renseigné avec la date de travail.

3. Dans la Date de réception champ, saisissez la date du paiement. La date est antérieure à la date dans le Date escompte pmt. champ.

4. Vérifiez que Montant restant champ contient zéro (0).

5. Choisissez l'onglet Valider les paiements action pour comptabiliser le paiement intégral dans les comptes du grand livre général, bancaires et clients.

Pour traiter un montant de paiement égal au montant escompté mais où la date de paiement est postérieure à la date d'escompte

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

2. Saisissez le montant du paiement dans le Montant reçu champ. Le montant est égal au montant dans le Montant restant incl. escompte champ.

   La Paiement effectué case à cocher est automatiquement sélectionnée, et le Date de réception champ est renseigné avec la date de travail.

3. Dans la Date de réception champ, saisissez une date de paiement postérieure à la date dans le Date escompte pmt. champ.

   Les champs de date passent en police rouge et un message d'erreur s'affiche en bas de la page. Les deux étapes suivantes permettent de corriger cela.

4. Choisissez l'onglet Détails action.

5. Sur l' Détails de l'enregistrement des paiements , dans la vue Date escompte pmt. champ sur la Escompte de paiement Raccourci, saisissez une date postérieure à la date dans le Date de réception champ sur la Paramétrage de l'enregistrement des paiements .

   Le message d'erreur et la police rouge disparaissent, et vous pouvez continuer à traiter le paiement escompté.

6. Vérifiez que Montant restant champ contient le montant restant à payer pour régler la facture intégrale.

7. Choisissez l'onglet Valider les paiements action pour comptabiliser le paiement partiel dans les comptes du grand livre général, bancaires et clients.

Le document associé reste ouvert.

Pour traiter un paiement inférieur au montant restant escompté

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

2. Saisissez le montant du paiement dans le Montant reçu champ. Le montant est inférieur au montant dans le Montant restant incl. escompte champ.

   La Paiement effectué case à cocher est automatiquement sélectionnée, et le Date de réception champ est renseigné avec la date de travail.

3. Dans la Date de réception champ, saisissez la date du paiement. La date est antérieure à la date dans le Date escompte pmt. champ.

4. Vérifiez que Montant restant champ contient le montant restant à payer pour régler le montant escompté.

5. Choisissez l'onglet Valider les paiements action pour comptabiliser le paiement partiel dans les comptes du grand livre général, bancaires et clients.

Le document associé reste ouvert.

Pour traiter un paiement supérieur au montant restant escompté

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

2. Saisissez le montant du paiement dans le Montant reçu champ. Le montant est supérieur au montant dans le Montant restant incl. escompte champ.

   La Paiement effectué case à cocher est automatiquement sélectionnée, et le Date de réception champ est renseigné avec la date de travail.

3. Dans la Date de réception champ, saisissez la date du paiement. La date est antérieure à la date dans le Date escompte pmt. champ.

4. Vérifiez que Montant restant champ contient zéro (0).

5. Choisissez l'onglet Valider les paiements action pour comptabiliser le paiement intégral dans les comptes du grand livre général, bancaires et clients.

Le document associé est clôturé et le client est crédité du montant excédentaire.

Pour trouver un document vente spécifique qui n'est pas entièrement facturé

La Enregistrer les paiements des clients page vous assiste dans les tâches nécessaires pour équilibrer les comptes internes avec les chiffres de trésorerie réels afin d'assurer un encaissement efficace auprès des clients. Elle affiche les paiements entrants en attente sous forme de lignes représentant des documents vente dont un montant est dû.

En général, lorsqu'un paiement est effectué, enregistré dans la banque ou autrement, le document vente ou achat est représenté par une ligne sur la Enregistrer les paiements des clients page. Le document est en attente de comptabilisation du paiement sur le montant en souffrance. Cependant, il arrive parfois qu'un paiement effectué ne soit pas représenté par une ligne sur la Enregistrer les paiements des clients page, généralement parce que le document n'est pas entièrement facturé.

Utilisez la Rechercher des documents action pour rechercher des documents qui ne sont pas entièrement facturés. Vous pouvez effectuer une recherche sur la base d'un ou plusieurs des critères suivants :

• Numéro de document
• Montant ou plage de montants

La procédure suivante explique comment trouver un document spécifique à l'aide des deux critères de recherche.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

2. Avec le pointeur sur n'importe quelle ligne, choisissez le Rechercher des documents action.

3. Sur l' Recherche de documents page, saisissez une valeur de recherche dans le N° document champ.

   Remarque

   Remarque:
   La valeur que vous saisissez dans ce champ est encadrée par des caractères génériques masqués. Cela signifie que l'action recherche tous les numéros de document contenant la valeur saisie.

4. Dans la Montant champ, saisissez le montant spécifique sur le document que vous souhaitez trouver.

5. Dans la % tolérance montant champ, saisissez un pourcentage pour définir la plage de montants dans laquelle vous souhaitez rechercher le document ouvert.

   Si vous saisissez 10, l'action recherche des montants dans une plage de plus ou moins 10 pour cent de la valeur dans le Montant champ.

6. Choisissez l'onglet Rechercher action.

Si un ou plusieurs documents correspondent aux critères, le Résultats de la recherche de documents page s'ouvre et affiche des lignes représentant ces documents. Chaque ligne contient un numéro de document, une description et un montant.

Si un paiement dans la banque n'est pas représenté par un document, vous pouvez utiliser le pour ouvrir un journal général prérempli depuis la Enregistrer les paiements des clients page pour comptabiliser le paiement directement dans le compte contrepartie sans appliquer le paiement à un document. Vous pouvez également enregistrer le paiement dans le journal jusqu'à ce que l'origine du paiement soit résolue.

Pour enregistrer ou comptabiliser un paiement sans document associé

Si un paiement dans la banque n'est pas représenté par un document, vous pouvez utiliser le Feuille comptabilité action pour ouvrir une ligne de journal général préremplie depuis la Enregistrer les paiements des clients page. Utilisez le journal pour comptabiliser le paiement directement dans le compte contrepartie sans appliquer le paiement à un document. Vous pouvez également enregistrer le paiement dans le journal jusqu'à ce que l'origine du paiement soit résolue.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Enregistrer les paiements des clients, puis choisissez le lien associé.

2. Choisissez l'onglet Feuille comptabilité action.

   La Feuille comptabilité page s'ouvre avec une ligne contenant le compte contrepartie du lot de journal configuré sur la Paramétrage de l'enregistrement des paiements .

3. Renseignez les champs restants sur la ligne du journal général. Par exemple, indiquez le montant, le numéro de client ou les informations du relevé bancaire. Pour plus d'informations, voir Reporter des transactions directement dans le grand livre général.

Vous pouvez comptabiliser la ligne de journal pour mettre à jour le total du compte contrepartie. Vous pouvez également laisser la ligne de journal non comptabilisée et éventuellement y ajouter une note indiquant que le paiement nécessite une analyse plus approfondie.

Si vous ne comptabilisez pas la ligne de journal, sa valeur est ajoutée à la valeur dans le Montant restant incl. escompte champ sur la Enregistrement des paiements .

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