Configurer l'envoi et la réception de documents électroniques

Remarque

Remarque:
Le contenu de cet article s'applique uniquement aux versions de Dynamics 365 Business Central publiées avant la 2e vague de lancement de 2023. Dans la 2e vague de lancement de 2023, de nouvelles fonctionnalités pour les documents électroniques ont été incluses. Pour en savoir plus, consultez Configurer les documents électroniques.

À titre d'alternative à l'envoi par courriel sous forme de pièces jointes, vous pouvez envoyer et recevoir des documents commerciaux par voie électronique. Par document électronique, on entend un fichier conforme aux normes représentant un document commercial, comme une facture d'un fournisseur pouvant être reçue et convertie en facture achat dans Business Central. L'échange de documents électroniques entre deux partenaires commerciaux est effectué par un fournisseur externe de services d'échange de documents. La version générique de Business Central prend en charge l'envoi et la réception de factures électroniques et d'avoirs au format PEPPOL, qui est pris en charge par les plus grands fournisseurs de services d'échange de documents. Un fournisseur majeur de services d'échange de documents est préconfiguré et prêt à être configuré pour votre compagnie.

À partir de fichiers PDF ou d'images représentant des documents entrants, vous pouvez demander à un service OCR externe (reconnaissance optique de caractères) de créer des documents électroniques que vous pouvez ensuite convertir en enregistrements de documents dans Business Central, comme pour les documents PEPPOL électroniques. Par exemple, lorsque vous recevez une facture au format PDF de votre fournisseur, vous pouvez l'envoyer au service OCR à partir de la Documents entrants page. Après quelques secondes, vous recevez le fichier en retour sous forme de facture électronique pouvant être convertie en facture d'achat pour le fournisseur. Si vous envoyez le fichier au service OCR par courriel, un nouvel enregistrement de document entrant est automatiquement créé lorsque vous recevez le document électronique en retour.

La PEPPOL Le format de document électronique est préconfiguré pour vous permettre d'envoyer des factures électroniques et des avoirs au format PEPPOL. Vous devez d'abord configurer diverses données de base, comme les informations sur la compagnie, les clients, les articles et les unités de mesure. Ces informations sont utilisées pour identifier les partenaires commerciaux et les articles lors de la conversion des données des champs de Business Central en éléments dans le fichier de document sortant. Enfin, vous devez sélectionner le format sur la Format de document électronique page pour chaque client à qui vous enverrez des documents PEPPOL électroniques. Pour plus d'informations, consultez Envoyer des documents électroniques.

La PEPPOL – Facture et PEPPOL – Avoir Les définitions d'échange de données sont préconfigurées pour vous permettre de recevoir des factures électroniques et des avoirs au format PEPPOL. Vous devez d'abord configurer diverses données de base, comme les informations sur la compagnie, les fournisseurs, les articles et les unités de mesure. Ces informations sont utilisées pour identifier les partenaires commerciaux et les articles lors de la conversion des données des éléments dans le fichier de document entrant en champs dans Business Central. Enfin, vous devez sélectionner la définition d'échange de données sur la Documents entrants page pour chaque document électronique entrant que vous souhaitez convertir en document achat dans Business Central.

La ROC – Facture La définition d'échange de données est préconfigurée pour vous permettre de recevoir des documents électroniques générés par le service ROC. Pour recevoir, par exemple, une facture sous forme de document ROC électronique, vous configurez les données de base, puis traitez le document comme lors de la réception d'un document PEPPOL électronique. Pour plus d'informations, consultez Utiliser l'OCR pour convertir des fichiers PDF et des images en documents électroniques.

Les services préconfigurés pour l'échange de documents et le ROC doivent être activés avant d'envoyer ou de recevoir. Pour plus d'informations, consultez Configurer un service d'échange de documents.

Cette rubrique contient les procédures suivantes :

• Pour configurer la compagnie pour l'envoi et la réception de documents électroniques
• Pour configurer la validation de la TVA pour l'envoi et la réception de documents électroniques
• Pour configurer les pays/régions pour l'envoi et la réception de documents électroniques
• Pour configurer les articles pour l'envoi et la réception de documents électroniques
• Pour configurer les unités de mesure pour l'envoi et la réception de documents électroniques
• Pour configurer les clients pour l'envoi de documents électroniques
• Pour sélectionner le PEPPOL format de document électronique pour l'envoi de documents électroniques
• Pour configurer les fournisseurs pour la réception de documents électroniques
• Pour sélectionner le PEPPOL – Facture définition d'échange de données pour la réception de documents électroniques
• Pour configurer le compte du grand livre à utiliser sur les nouvelles lignes de facture achat pour les articles non identifiables et les non-articles

Pour configurer la compagnie pour l'envoi et la réception de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Informations sur la société, puis choisissez le lien associé.

2. Sur l' Général Raccourci, remplissez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   GLN	Identifiez votre compagnie. Par exemple, lors de l'envoi de factures électroniques au format PEPPOL, la valeur dans ce champ est utilisée pour remplir le EndPointID élément sous le AccountingSupplierParty nœud dans le fichier. Le numéro est basé sur la norme GS1, qui est conforme à la norme ISO 6523.
   N° d'immatriculation TVA	Spécifiez le numéro d'immatriculation à la TVA de votre compagnie.
   Centre de responsabilité	Si votre compagnie est configurée avec un centre de responsabilité, assurez-vous que le Code pays/région champ est rempli.

Pour configurer la validation de la TVA pour l'envoi et la réception de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Configuration de la validation TVA, puis choisissez le lien associé.

2. Pour chaque ligne de configuration de la validation TVA que vous utiliserez pour les documents électroniques, remplissez le champ comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   Catégorie de taxe	Spécifiez la catégorie de TVA. Par exemple, lors de l'envoi de factures électroniques au format PEPPOL, la valeur dans ce champ est utilisée pour remplir le TaxApplied élément sous le AccountingSupplierParty nœud dans le fichier. Le numéro est basé sur la norme UNCL5305.

Pour configurer les pays/régions pour l'envoi et la réception de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Pays/Régions, puis choisissez le lien associé.

2. Pour chaque pays/région avec lequel vous échangerez des documents électroniques, remplissez le champ comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ

   Description

   Régime de TVA

   Identifiez l'organisme national qui émet le numéro d'immatriculation à la TVA pour le pays/la région dans le cadre de l'envoi de documents électroniques. Par exemple, lors de l'envoi de factures électroniques au format PEPPOL, la valeur dans ce champ est utilisée pour remplir le SchemeID attribut pour le EndPointID élément sous les deux AccountingSupplierParty nœud et le AccountingCustomerParty dans le fichier. La Régime de TVA champ est uniquement utilisé si le GLN champ sur la Informations sur la société page n'est pas remplie. Remarque : La valeur dans le Code champ sur la Pays/Régions page doit être conforme à la norme ISO 3166-1:Alpha2.

Pour configurer les articles pour l'envoi et la réception de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Articles, puis choisissez le lien associé.

2. Pour chaque article que vous achetez ou vendez sur des documents électroniques, remplissez le champ comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   GTIN	Identifie l'article dans le cadre de l'envoi et de la réception de documents électroniques. Pour le format PEPPOL, le champ est utilisé comme suit : Si les boutons StandardItemIdentification/ID l'élément a le SchemeID attribut défini sur GTIN, alors l'élément est associé au GTIN champ de la fiche article.

Pour configurer les unités de mesure pour l'envoi et la réception de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Unités de mesure, puis choisissez le lien associé.

2. Pour chaque unité de mesure que vous utiliserez pour les articles sur les documents électroniques, remplissez le champ comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ

   Description

   Code standard international

   Spécifiez le code d'unité de mesure exprimé selon la norme UNECERec20 dans le cadre de l'envoi de documents électroniques. Par exemple, lors de l'envoi de factures électroniques au format PEPPOL, la valeur dans ce champ est utilisée pour remplir le unitCode attribut du InvoicedQuantity élément sous le InvoiceLine nœud. Remarque : Si les boutons Unité de mesure champ de la ligne vente est vide, la valeur standard UNECERe20 pour « Pièce » (H87) est insérée par défaut. Pour plus d'informations et une liste des codes d'unité de mesure valides, consultez Recommandation n° 20 - Unités de mesure utilisées dans le commerce international.

Pour configurer les clients pour l'envoi de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Clients, puis choisissez le lien associé.

2. Pour chaque client à qui vous enverrez des documents électroniques, remplissez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   GLN	Identifiez le client. Par exemple, lors de l'envoi de factures électroniques au format PEPPOL, la valeur dans ce champ est utilisée pour remplir le EndPointID élément sous le AccountingCustomerParty nœud dans le fichier. Le numéro est basé sur la norme GS1, qui est conforme à la norme ISO 6523. Si les boutons GLN champ est vide, la valeur dans le N° d'immatriculation TVA champ est utilisée.
   N° d'immatriculation TVA	Spécifiez le numéro d'immatriculation à la TVA du client. Conseil : Dans les versions localisées prises en charge, choisissez le bouton d'exploration pour utiliser le service Web qui vérifie si le numéro existe dans le registre national des compagnies.
   Centre de responsabilité	Si le client est configuré avec un centre de responsabilité, assurez-vous que le Code pays/région champ est rempli.

   Vous pouvez configurer chaque client avec une méthode préférée d'envoi de documents commerciaux, afin de ne pas avoir à sélectionner une option d'envoi chaque fois que vous envoyez un document au client. Pour plus d'informations, consultez Configurer des profils d'envoi de documents.

Pour sélectionner le format de document électronique PEPPOL pour l'envoi de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Profils d'envoi de documents, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez un profil d'envoi de documents existant ou créez-en un nouveau. Pour plus d'informations, consultez Configurer des profils d'envoi de documents.

3. Sur l' Profil d'envoi de documents page, choisissez le Format électronique, sélectionnez la ligne pour PEPPOL, puis choisissez OK.

4. Dans la Document électronique champ, sélectionnez Oui (via le service d'échange de documents).

   Remarque

   Remarque:
   Business Central détecte automatiquement si le document est une facture ou un avoir et applique le format PEPPOL en conséquence.

5. Pour que ce profil d'envoi de documents s'applique à tous les clients, cochez la case Par défaut case à cocher dans la Général Raccourci. Pour l'appliquer uniquement à des clients spécifiques, remplissez le Profil d'envoi de documents champ sur les fiches client concernées. Pour plus d'informations, consultez Configurer des profils d'envoi de documents.

   Vous pouvez maintenant envoyer le document électronique contenant les données converties. Pour plus d'informations, consultez Envoyer des documents électroniques.

Pour configurer les fournisseurs pour la réception de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Fournisseurs, puis choisissez le lien associé.

2. Pour chaque fournisseur de qui vous recevrez des documents électroniques, remplissez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Description
   GLN	Identifiez le fournisseur. Par exemple, lors de la réception de factures électroniques au format PEPPOL, la valeur dans ce champ est utilisée pour remplir le EndPointID élément sous le AccountingSupplierParty nœud dans le fichier. Le numéro est basé sur la norme GS1, qui est conforme à la norme ISO 6523. Si les boutons GLN champ est vide, la valeur dans le N° d'immatriculation TVA champ est utilisée.
   N° d'immatriculation TVA	Spécifiez le numéro d'immatriculation à la TVA du fournisseur. Conseil : Dans les versions localisées prises en charge, choisissez le bouton d'exploration pour utiliser le service Web qui vérifie si le numéro existe dans le registre national des compagnies.
   Centre de responsabilité	Si le fournisseur est configuré avec un centre de responsabilité, assurez-vous que le Code pays/région champ est rempli.

Pour sélectionner la définition d'échange de données PEPPOL - Facture pour la réception de documents électroniques

1. Dans la Rechercher zone, entrez Documents entrants, puis choisissez le lien associé.

2. Sur la ligne du document électronique que vous souhaitez recevoir et convertir, choisissez le Type d'échange de données champ, puis sélectionnez PEPPOLINVOICE.

   Si le document à recevoir est un avoir, sélectionnez PEPPOLCREDITMEMO.

   Vous pouvez maintenant recevoir le document électronique en lançant le processus de conversion des données sur la Documents entrants page. Pour plus d'informations, consultez Recevoir et convertir des documents électroniques.

Pour configurer le compte du grand livre à utiliser sur les nouvelles lignes de facture achat pour les articles non identifiables et les non-articles

1. Dans la Rechercher zone, entrez Configuration achats et comptes fournisseurs, puis choisissez le lien associé.

2. Sur l' Comptes par défaut Raccourci, remplissez le champ comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ

   Description

   Compte du grand livre pour les lignes sans article

   Spécifie le compte du grand livre qui est automatiquement inséré sur les lignes achat créées à partir de documents électroniques lorsque la ligne du document entrant ne contient pas d'article identifiable. Toute ligne de document entrant ne disposant pas d'un GTIN ou du numéro d'article du fournisseur sera convertie en une ligne achat de type Compte du grand livre, et le N° champ de la ligne achat contiendra le compte que vous sélectionnez dans le Compte du grand livre pour les lignes sans article champ. Si vous laissez le Compte du grand livre pour les lignes sans article champ vide, et que le document entrant comporte des lignes sans articles identifiables, le document achat ne sera pas créé. Un message d'erreur vous indiquera de remplir le Compte du grand livre pour les lignes sans article champ avant de pouvoir terminer la tâche.

Informations connexes

Échange de données électronique
Facturer les ventes
Enregistrer les achats

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