Créer des budgets GL

Les budgets jouent un rôle important dans la veille économique. On peut notamment citer un état financier basé sur des états financiers incluant des écritures budgétaires ou lors de l'analyse des montants budgétés et réels dans le plan comptable. Pour en savoir plus, accédez à Rapports financiers.

Vous pouvez créer des budgets pour n'importe quelle période. Cependant, la plupart des entreprises établissent des budgets pour leur exercice. Vous pouvez créer plusieurs budgets pour la même période afin de travailler avec plusieurs versions ou révisions de budget. Vous pouvez également créer des budgets pour les axes analytiques, afin d'analyser les écarts budgétaires par axe analytique. Vous pouvez travailler avec jusqu'à quatre axes analytiques dans un budget. Pour en savoir plus, accédez à Utiliser les dimensions.

En comptabilité analytique, vous travaillez avec des budgets analytiques de la même façon. Pour en savoir plus, accédez à Création de budgets analytiques.

Pour créer un nouveau budget GL

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Budgets GL, puis choisissez le lien associé.

2. Choisissez l'onglet Modifier la liste action, puis renseignez les champs selon vos besoins. Placez le curseur sur un champ pour en lire une brève description.

3. Choisissez l'onglet Modifier le budget action.

4. En haut de la Budget page, renseignez les champs selon vos besoins. Survolez un champ pour lire une courte description.

   La page n'affiche que les écritures contenant le nom de budget que vous avez entré dans le Nom du budget champ. Comme vous venez de créer le nom du budget, aucune écriture ne correspond au filtre. Par conséquent, la page est vide.

5. Pour entrer un montant, choisissez la cellule pertinente dans la matrice. L' Écritures budgétaires GL page s'ouvre.

6. Créez une nouvelle ligne et renseignez le Montant champ. Fermez Écritures budgétaires GL .

7. Répétez les étapes 5 et 6 pour tous les montants du budget.

Remarque

Remarque:
Sur l' Filtres raccourci, vous pouvez filtrer les informations budgétaires par les axes analytiques du budget que vous avez configurés sous le nom du budget.

Exportation et importation de budgets GL avec Excel

Vous pouvez exporter des données des pages de budget vers Microsoft Excel pour un traitement ou une analyse ultérieure, puis réimporter les données budgétaires dans Business Central.

Exportation de budgets GL vers Excel

L'exportation d'un budget GL vers un classeur Excel vous permet de travailler hors ligne en tirant parti des puissantes fonctions de manipulation de données d'Excel.

Pour exporter le budget vers Excel, procédez comme suit :

1. Ouvrez le budget : Sélectionnez le budget sur lequel vous souhaitez travailler dans la liste des budgets GL. Choisissez Modifier le budget action.
2. Pour exporter vers Excel, dans Budget page, choisissez Exporter vers Excel.
3. Choisissez les axes analytiques et les filtres que vous souhaitez inclure dans l'exportation. Par exemple, vous pouvez filtrer par départements ou projets spécifiques.
4. Pour générer le fichier Excel, choisissez OK.
5. Enregistrez le fichier Excel exporté sur votre disque local pour une modification ultérieure.

Modification des budgets GL dans Excel

Après avoir exporté le budget GL vers Excel, vous pouvez renseigner vos données budgétaires. Voici quelques conseils pour être plus efficace et réduire les erreurs :

• Ajoutez des montants budgétaires pour chaque combinaison d'axes analytiques et de périodes. Assurez-vous que les données sont exactes et respectent les exigences de formatage de Business Central. Par exemple, votre numérotation ne doit pas contenir de caractères spéciaux ou de mise en forme.
• Tirez parti des fonctions Excel telles que les formules, la validation des données et la mise en forme conditionnelle pour rationaliser la saisie des données et assurer l'exactitude.
• Enregistrez le fichier Excel après avoir saisi les données budgétaires.
• Faites des copies locales de vos budgets comme sauvegardes.

Importation de budgets GL depuis Excel

Après avoir ajouté vos chiffres budgétaires dans un classeur Excel local, l'étape suivante consiste à les réimporter dans Business Central. Procédez comme suit pour importer le budget depuis Excel :

1. Ouvrez le budget : Sélectionnez le budget sur lequel vous souhaitez travailler dans la liste des budgets GL. Choisissez Modifier le budget action.
2. Pour importer depuis Excel, dans Budget page, choisissez Importer depuis Excel.
3. Choisissez le fichier Excel sur votre disque local. Vous pouvez choisir le budget vers lequel vous effectuez le téléchargement et si vous souhaitez ajouter ou remplacer les écritures. L'action Ajouter ajoute les écritures d'Excel aux écritures qui existent déjà. L'action Remplacer écrase les écritures existantes dans le budget.
4. Si tout semble correct, choisissez OK pour terminer le processus d'importation. Business Central met à jour le budget avec les données importées.

Exemple de scénario : définir des objectifs budgétaires pour les charges salariales

Vous savez que le nouveau coût salarial budgété sera de 1 200 000 en devise locale (DS). Vous souhaitez permettre au département des salaires de budgéter pour les trois lignes spécifiques (du type de compte Report) pour les employés à temps plein, les employés à temps partiel et l'aide temporaire. Les trois lignes sont regroupées sous une ligne d'en-tête Salaires.

Vous saisissez 1 200 000 sur la ligne d'en-tête, exportez le budget vers Excel, puis l'envoyez au département des salaires en lui demandant de répartir les 1 200 000 DS.

Le département des salaires répartit le montant sur les trois comptes de report. Lorsque vous réimportez dans le budget GL, les trois comptes sont renseignés avec les nouvelles données Excel, totalisant 1 200 000 DS, et la ligne d'en-tête est vide.

Remarque

Remarque:
Le plan comptable sur lequel sont basés les budgets du grand livre général (GL) comporte des lignes du type de compte En-tête. Ces lignes contiennent le total des lignes en dessous. Lorsque vous exportez un budget GL, vous exportez des données sur toutes les lignes quel que soit le type de compte. Cependant, vous ne pouvez importer des données que sur les lignes du type de compte Report. De même, lorsque vous importez un budget GL, toutes les valeurs des lignes En-tête sont supprimées. Elles sont supprimées pour éviter des totaux incorrects après avoir importé des données créées ou modifiées dans Excel.

Conseils pour une gestion budgétaire efficace

Voici quelques conseils pour une gestion budgétaire efficace :

• Mises à jour régulières : Mettez périodiquement à jour vos budgets GL pour refléter les changements dans vos plans financiers et votre environnement commercial. Vous pouvez copier n'importe lequel des budgets et les transformer en prévisions.
• Contrôle des versions : Conservez différentes versions de votre budget pour comparer les performances réelles par rapport à divers scénarios.
• Collaboration : Encouragez la collaboration en impliquant les parties prenantes pertinentes dans le processus budgétaire, en veillant à ce que le budget soit exhaustif et réaliste.

Contributeurs

Microsoft gère cet article. Les contributeurs suivants ont fourni tout ou partie de son contenu.

• Michelle Serna | Directrice des systèmes ERP

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