Enregistrer et rembourser les dépenses des employés

Business Central prend en charge les transactions pour les employés de la même façon que pour les fournisseurs. Par conséquent, des groupes de report des employés existent pour s'assurer que les écritures comptables des employés sont reportées dans les comptes pertinents du grand livre général.

Remarque

Remarque:
Les paiements de remboursement aux employés ne prennent pas en charge les remises et les tolérances de paiement.

Si les employés dépensent leur propre argent lors d'activités commerciales, vous pouvez reporter la dépense dans le compte de l'employé. Vous pouvez ensuite rembourser l'employé en effectuant un paiement dans le compte bancaire de l'employé, de la même façon que vous payez des fournisseurs.

Cet article explique comment enregistrer la dépense dans les livres et comment rembourser l'employé. Votre organisation dispose peut-être d'un portail ou d'une application où les employés peuvent soumettre leurs notes de frais.

Business Central est suffisamment flexible pour s'adapter à de nombreuses pratiques différentes. Les numéros de compte exacts à utiliser dépendent de la configuration et des processus de votre organisation.

Vous pouvez utiliser des journaux généraux pour les comptes des employés afin d'enregistrer les dépenses des employés et les transactions de remboursement en devises étrangères, puis suivre facilement les montants et les comparer aux reçus. Laissez votre calculatrice dans votre tiroir — Business Central peut ajuster le taux de change pour vous. Lorsque vous utilisez des journaux généraux pour reporter des transactions pour les comptes des employés, par exemple lors du remboursement de dépenses, vous pouvez utiliser Code devise champ pour spécifier la devise des transactions. La spécification d'une devise vous permet d'utiliser les mêmes fonctionnalités que lors de l'enregistrement des transactions dans les grands livres clients et fournisseurs. Par exemple, les employés peuvent enregistrer une dépense en euros mais être payés en dollars.

Pour vous assurer que le taux de change des montants est à jour, vous pouvez ajuster les soldes des employés lorsque vous exécutez le traitement en lot des taux de change des devises. Si vous souhaitez utiliser le tableau des taux de change, mais régler les soldes des employés dans votre devise locale, vous pouvez exclure les comptes des employés lors de l'ajustement des taux de change.

Pour enregistrer une dépense d'un employé

Vous reportez les dépenses des employés dans Feuille comptabilité .

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Journaux généraux, puis choisissez le lien associé.

2. Ouvrez le lot de journal général pertinent. Pour plus d'informations, voir Utilisation des journaux généraux.

3. Sur une nouvelle ligne de journal, remplissez les champs selon les besoins. Survolez un champ pour lire une brève description.

   Remarque

   Remarque:
   Par défaut, le journal général n'affiche qu'un nombre limité de champs sur la ligne de journal. Si vous souhaitez afficher plus de champs, tels que Type compte champ, choisissez le Afficher plus de colonnes action. Pour masquer à nouveau les champs supplémentaires, choisissez Afficher moins de colonnes action. Lorsque vous affichez moins de colonnes, la même date de report est utilisée pour toutes les lignes. Si vous souhaitez avoir plusieurs dates de report pour la même écriture de journal, choisissez Afficher plus de colonnes action. Pour gagner de l'espace sur la page, lorsque vous appliquez l'une de ces actions, le nom de l'action appliquée est masqué. Par exemple, si Afficher plus de colonnes action est disponible, Afficher moins de colonnes l'action n'est pas disponible.

4. Répétez l'étape 3 pour toutes les dépenses que l'employé a engagées.

   Conseil

   Conseil:
   Si vous souhaitez saisir plusieurs lignes de dépenses au-dessus d'une ligne de compte de contrepartie pour le compte bancaire de l'employé, sélectionnez Suggérer le montant de contrepartie case à cocher sur la ligne de votre lot dans Lots de journaux généraux page. Ensuite, Montant champ sur la ligne de compte de contrepartie est automatiquement prérempli avec la valeur requise pour équilibrer les dépenses.

5. Choisissez l'onglet Reporter action pour enregistrer les dépenses dans le compte de l'employé.

Pour rembourser un employé

Vous remboursez les employés en reportant des paiements dans leur compte bancaire dans Journal des paiements .

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Journaux des paiements, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez le lot de journal des paiements pertinent. Pour plus d'informations, voir Utilisation des journaux généraux.
3. Remplissez les champs selon les besoins. Pour plus d'informations, voir Effectuer des paiements.
4. Vous pouvez également choisir l'action Suggérer un paiement pour l'employé action pour insérer automatiquement des lignes de journal pour les remboursements en attente des employés.
5. Choisissez l'onglet Reporter action pour enregistrer le remboursement.

Pour rapprocher les remboursements avec les écritures comptables des employés

Vous lettrez les paiements des employés avec leurs entrées ouvertes dans le grand livre des employés de la même façon que pour les paiements des fournisseurs, par exemple dans Journaux de rapprochement des paiements page, en fonction des entrées du relevé bancaire correspondant. Pour plus d'informations, voir Lettrer des paiements automatiquement et rapprocher les comptes bancaires. Vous pouvez également lettrer manuellement dans Écritures comptables des employés page. Pour plus d'informations, consultez Rapprocher les paiements fournisseur avec le journal des paiements ou depuis les écritures fournisseur.

Informations connexes

Reporter des transactions directement dans le grand livre général
Utilisation des journaux généraux
Inverser des validations de journal et annuler des réceptions/expéditions
Finance
Utiliser Business Central

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