Utiliser les journaux généraux

La plupart des transactions financières sont validées dans le grand livre via des documents tels que les factures d'achat et les commandes client. Cependant, en validant des lignes feuille, vous pouvez également traiter des activités commerciales telles que :

• Achats
• Paiements
• Utilisation de journaux récurrents pour valider des régularisations
• Remboursement des dépenses des employés

La plupart des journaux sont basés sur le journal général, et vous pouvez traiter toutes les transactions sur la Journaux généraux page. Pour en savoir plus, consultez Reporter des transactions directement dans le grand livre général.

Par exemple, vous pouvez utiliser la validation des dépenses des employés pour remboursement. Pour en savoir plus sur Enregistrer et rembourser les dépenses des employés.

Cependant, Business Central propose également des journaux optimisés pour des types de transactions spécifiques, tels que le Journal des paiements pour enregistrer les paiements. Pour en savoir plus sur Enregistrer les paiements et les remboursements dans le journal des paiements.

Vous utilisez les journaux généraux pour valider des transactions financières dans des comptes généraux et dans divers autres comptes. Les autres comptes comprennent les comptes bancaires, clients, fournisseurs et employés. La validation avec un journal général crée des écritures dans des comptes généraux même lorsque, par exemple, vous validez une ligne feuille dans un compte client. L'écriture est validée dans un compte général de créances via un groupe comptabilisation.

Les informations que vous saisissez dans un journal sont temporaires et peuvent être modifiées pendant qu'elles se trouvent dans le journal. Lorsque vous validez le journal, les informations sont transférées dans des écritures sur des comptes individuels où elles ne peuvent plus être modifiées. Vous pouvez toutefois délettrer des écritures validées et valider des écritures d'extourne ou de correction. Pour en savoir plus sur Inverser des validations de journal et annuler des réceptions/expéditions.

Remarque

Remarque:
Par défaut, le journal général n'affiche qu'un nombre limité de champs sur la ligne de journal. Si vous souhaitez afficher plus de champs, tels que Type compte champ, choisissez le Afficher plus de colonnes action. Pour masquer à nouveau les champs supplémentaires, choisissez Afficher moins de colonnes action. Lorsque vous affichez moins de colonnes, la même date de report est utilisée pour toutes les lignes. Si vous souhaitez avoir plusieurs dates de report pour la même écriture de journal, choisissez Afficher plus de colonnes action. Pour gagner de l'espace sur la page, lorsque vous appliquez l'une de ces actions, le nom de l'action appliquée est masqué. Par exemple, si Afficher plus de colonnes action est disponible, Afficher moins de colonnes l'action n'est pas disponible.

Ajouter du contexte aux transactions de journal général

Lorsque vous créez un journal, vous pouvez ajouter des liens qui donnent du contexte à ses transactions. Lorsque vous validez le journal, Business Central copie les liens vers les écritures journal et comptables validées créées par le journal. Par exemple, fournir des liens peut faciliter la vie de votre auditeur. Si vous conservez des images de vos reçus de dépenses sur le site Sharepoint de votre compagnie, vous pouvez ajouter des liens vers les fichiers. Lorsque vous validez le journal pour soumettre vos dépenses, votre auditeur peut rapidement accéder aux fichiers de reçus.

Utiliser des modèles de journal et des lots

Il existe plusieurs modèles de journaux généraux. Chaque modèle de journal est représenté par une page dédiée avec des fonctions particulières et les champs nécessaires pour prendre en charge ces fonctions, comme la Journaux de rapprochement des paiements page pour traiter les paiements bancaires et la Journaux des paiements page pour payer vos fournisseurs ou rembourser vos employés. Pour en savoir plus sur Effectuer des paiements et Rapprocher les paiements des clients avec le journal des encaissements ou à partir des écritures comptables client.

Pour chaque modèle de journal, vous pouvez configurer votre propre journal personnel comme lot journal. Par exemple, vous pouvez définir votre propre lot journal pour le journal des paiements qui a votre mise en page et vos paramètres personnels. Le conseil suivant est un exemple de la façon de personnaliser un journal.

Conseil

Conseil:
Si vous sélectionnez le Suggérer le montant de contrepartie case à cocher sur la ligne de votre lot dans Lots de journaux généraux page, puis le Montant champ sur, par exemple, les lignes feuille journal général pour le même numéro de document est automatiquement prérempli avec la valeur nécessaire pour équilibrer le document. Pour en savoir plus sur Laisser Business Central suggérer des valeurs.

Conseil

Conseil:
Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs dans les journaux en les personnalisant. Pour en savoir plus sur Personnaliser votre espace de travail.

Validation des lots journal général

Vous pouvez activer une vérification en arrière-plan qui aide à éviter les délais lors de la validation. La vérification vous avertit lorsqu'une erreur dans le journal financier sur lequel vous travaillez vous empêchera de valider le journal. Sur la Lots de journaux généraux page, vous pouvez choisir Vérification des erreurs en arrière-plan pour que Business Central valide les journaux financiers, tels que les journaux généraux ou de paiements, pendant que vous travaillez dessus.

Lorsque vous activez la validation, le Vérifier le document ou de Vérification de journal Les FactBoxes affichent les problèmes dans la ligne actuelle et dans tout le lot. La validation se produit lorsque vous chargez un lot journal financier et lorsque vous choisissez une autre ligne feuille. La Total des problèmes vignette dans la FactBox affiche le nombre total de problèmes trouvés par Business Central, et vous pouvez la choisir pour ouvrir une vue d'ensemble des problèmes.

Vous pouvez utiliser le Afficher les lignes avec des problèmes et Afficher toutes les lignes actions pour basculer entre les lignes feuille qui ont ou n'ont pas de problèmes. La Détails de la ligne feuille FactBox fournit un aperçu rapide et un accès aux données des lignes feuille, telles que le compte grand livre, le client ou le fournisseur, ainsi que la configuration de validation pour des comptes spécifiques.

Vérifier les données dans les documents et les journaux pendant votre travail

Votre administrateur peut activer Business Central pour valider les données que vous saisissez dans les documents et les journaux en temps réel.

Si vous activez la fonctionnalité, le volet FactBox affiche soit une Vérifier le document ou de Vérifier le journal FactBox, selon le type de document sur lequel vous travaillez. La FactBox répertorie les erreurs sur la page afin que vous puissiez les résoudre rapidement.

Pour activer la fonctionnalité, dans Mes notifications la page, cochez les cases suivantes :

• Pour les journaux, cochez Activé la case à cocher pour Activer la vérification des données.
• Pour les documents, cochez Activé la case à cocher pour Afficher la FactBox de vérification du document.

La vidéo suivante explique la vérification des données en temps réel.

Comprendre les comptes principaux et les comptes de contrepartie

Si vous configurez des comptes de contrepartie par défaut pour les lots journal sur la Journaux généraux page, le compte de contrepartie est rempli automatiquement lorsque vous renseignez le N° de compte champ. Sinon, renseignez manuellement les deux N° de compte et N° compte contrepartie champs. Un montant positif dans le Montant champ est débité du compte principal et crédité au compte de contrepartie. Un montant négatif est crédité au compte principal et débité du compte de contrepartie.

Remarque

Remarque:
La TVA est calculée séparément pour le compte principal et le compte de contrepartie, de sorte qu'ils peuvent utiliser des taux de TVA différents.

Utiliser les journaux récurrents

Un journal récurrent est un journal général avec des champs spécifiques pour gérer les transactions que vous validez souvent avec peu, voire aucune modification. Par exemple, les transactions pour des dépenses telles que le loyer, les abonnements, l'électricité et le chauffage. L'utilisation de journaux récurrents vous permet de valider des montants fixes et variables, et de spécifier des écritures d'extourne automatiques pour le lendemain de la date de validation. Les clés de ventilation vous permettent de répartir les écritures récurrentes entre plusieurs comptes. Pour en savoir plus sur Répartition des montants de journaux récurrents sur plusieurs comptes.

Avec un journal récurrent, vous créez les écritures que vous validez régulièrement une seule fois. Par exemple, les comptes, les dimensions, les valeurs de dimensions, etc., restent dans le journal après la validation. Si des modifications sont nécessaires, vous pouvez les effectuer chaque fois que vous validez.

Champ Méthode récurrente

La Mode récurrent champ est important. Il détermine comment traiter le montant sur la ligne feuille après la validation. Par exemple, si vous utilisez le même montant chaque fois que vous validez la ligne, vous pouvez laisser le montant inchangé. Si vous utiliserez les mêmes comptes et le même texte sur la ligne, mais que le montant varie à chaque validation, vous pouvez supprimer le montant après la validation.

Au	Voir
F Fixe	Le montant sur la ligne feuille reste après la validation. Les lignes avec des montants nuls restent dans le journal, mais ne sont pas validées. Vous pouvez mettre à jour le montant lors d'une exécution ultérieure.
V Variable	Le montant sur la ligne feuille est supprimé après la validation.
B Solde	Le montant validé sur le compte de la ligne est réparti entre les comptes spécifiés pour la ligne dans la table de ventilation feuille comptabilité. Le solde du compte est réinitialisé à zéro. N'oubliez pas de renseigner le % répartition champ sur la Ventilations page. Pour plus d'informations, consultez Répartition des montants de journaux récurrents sur plusieurs comptes.
RF Extourne fixe	Le montant sur la ligne feuille reste après la validation, et une écriture de contrepartie est validée le lendemain.
RV Extourne variable	Le montant sur la ligne feuille est supprimé après la validation, et une écriture de contrepartie est validée le lendemain.
RS Extourne solde	Le montant validé sur le compte de la ligne est réparti entre les comptes spécifiés pour la ligne sur la Ventilations page. Le solde du compte est réinitialisé à zéro, et une écriture de contrepartie est validée le lendemain.
SD Solde par dimension	La ligne feuille répartit les coûts en fonction du solde d'un compte général par dimension. Vous êtes invité à définir les filtres de dimension à utiliser pour calculer le solde du compte général source par dimension à partir duquel vous souhaitez répartir les coûts. Autrement, choisissez l'action Définir les filtres de dimension ultérieurement.
RED Extourne solde par dimension	La ligne feuille répartit les coûts en fonction du solde d'extourne d'un compte général par dimension. Vous êtes invité à définir les filtres de dimension à utiliser pour calculer le solde du compte général source par dimension à partir duquel vous souhaitez répartir les coûts. Vous pouvez également choisir l'action Définir les filtres de dimension ultérieurement.

Remarque

Remarque:
Les champs TVA peuvent être renseignés sur la ligne feuille récurrente ou sur la ligne feuille de ventilation, mais pas sur les deux. C'est-à-dire qu'ils peuvent être renseignés sur la Ventilations page uniquement si les lignes correspondantes dans le journal récurrent ne sont pas renseignées.

Champ Fréquence récurrente

Ce champ de formule de date détermine la fréquence à laquelle valider l'écriture sur la ligne feuille, et il doit être renseigné. Pour en savoir plus sur Utiliser des formules de date.

Exemples

Si la ligne feuille doit être validée chaque mois, entrez 1M. Après chaque validation, la date dans le Date de comptabilisation champ sera mise à jour à la même date du mois suivant.

Si vous souhaitez valider une écriture le dernier jour de chaque mois, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :

• Validez la première écriture le dernier jour d'un mois en entrant 1J+1M-1J (1 jour + 1 mois - 1 jour). Avec cette formule, la date de validation est calculée correctement quel que soit le nombre de jours dans le mois.

• Validez la première écriture n'importe quel jour du mois en entrant 1M+MC. Avec cette formule, la date de validation sera après un mois complet + les jours restants du mois en cours.

Champ Date d'expiration

Ce champ détermine la date à laquelle la ligne est validée pour la dernière fois. La ligne ne sera pas validée après cette date.

L'avantage d'utiliser le champ Date d'expiration est que la ligne n'est pas immédiatement supprimée du journal. Vous pouvez entrer une date ultérieure afin de pouvoir utiliser la ligne à l'avenir.

Si le champ est vide, la ligne est validée à chaque fois jusqu'à ce que vous la supprimiez du journal.

Répartition des montants de journaux récurrents sur plusieurs comptes

Sur l' Journaux généraux récurrents page, vous pouvez choisir le Ventilations action pour spécifier comment répartir les montants sur la ligne feuille récurrente entre plusieurs comptes et dimensions. La ventilation agit comme une ligne de compte de contrepartie pour la ligne feuille récurrente.

Comme un journal récurrent, vous entrez une ventilation une seule fois et elle reste dans le journal de ventilation après la validation. Vous n'avez pas besoin d'entrer des montants et des ventilations à chaque fois que vous validez la ligne feuille récurrente.

Remarque

Remarque:
Vous ne pouvez pas utiliser des comptes de ventilation dans des lots journal ayant un flux de travail d'approbation pour la création de lignes feuille.

Si la méthode récurrente dans le journal récurrent est définie sur Solde ou de Extourne solde, les codes de valeur de dimension dans le journal récurrent sont ignorés lorsque le compte est réinitialisé à zéro. Si vous répartissez une ligne récurrente sur des valeurs de dimension sur la Ventilations page, une seule écriture d'extourne est créée.

Remarque

Remarque:
Si vous répartissez une ligne feuille récurrente qui contient un code de valeur de dimension, n'entrez pas le même code sur la Ventilations page. Si vous le faites, les valeurs de dimension seront incorrectes.

Pour répartir les montants de journaux récurrents en fonction des dimensions, définissez le Mode récurrent champ à Solde par dimension ou de Extourne solde par dimension. Si la méthode récurrente dans le journal récurrent est définie sur Solde par dimension ou de Extourne solde par dimension, les codes de valeur de dimension dans le journal récurrent sont pris en compte lorsque le compte est réinitialisé à zéro. Si vous répartissez une ligne récurrente sur des valeurs de dimension sur la Ventilations page, des écritures d'extourne sont créées qui correspondent au nombre de combinaisons de valeurs de dimension qui composent le solde. Si vous répartissez le solde d'un compte via un journal récurrent qui contient un code de valeur de dimension, n'oubliez pas d'utiliser Solde par dimension ou de Extourne solde par dimension pour vous assurer que les valeurs de dimension sont correctement équilibrées ou extournées depuis le compte source.

Par exemple, votre compagnie dispose de quelques unités commerciales et d'une poignée de départements que vos contrôleurs ont configurés comme dimensions. Pour accélérer le processus de saisie des factures d'achat, vous décidez d'exiger que les commis aux comptes fournisseurs saisissent uniquement les dimensions des unités commerciales. Étant donné que chaque unité commerciale a des clés de ventilation spécifiques pour la dimension Département, par exemple en fonction du nombre d'employés, vous pouvez utiliser les SD Solde par dimension ou de RED Extourne solde par dimension méthodes récurrentes pour réallouer les dépenses de chaque unité commerciale vers les bons départements en fonction des clés de ventilation.

Remarque

Remarque:
Les dimensions que vous définissez sur les lignes de ventilation ne sont pas calculées automatiquement, et vous devez spécifier les valeurs de dimension à définir sur les comptes de ventilation. Si vous souhaitez conserver le lien entre la dimension du compte source et la dimension du compte de ventilation, nous vous recommandons d'utiliser les Comptabilité analytique capacités à la place.

Exemple : Répartition des paiements de loyer entre différents départements

Vous payez le loyer mensuellement, donc vous entrez le montant sur le compte de trésorerie dans une ligne feuille récurrente. Sur la Ventilations page, vous pouvez utiliser la dimension Département pour répartir la dépense entre plusieurs départements. Par exemple, selon le nombre de mètres carrés occupés par chaque département. Le calcul est basé sur le pourcentage de ventilation de chaque ligne. Vous pouvez répartir de différentes manières :

• Entrez des comptes différents sur différentes lignes de ventilation pour répartir les dépenses de loyer entre plusieurs comptes.
• Entrez le même compte mais utilisez des codes de valeur de dimension différents pour la dimension Département sur chaque ligne.

Contrepassation des journaux pour corriger les erreurs

Lorsque vous travaillez avec des journaux comportant plusieurs lignes et que quelque chose ne va pas, il est important d'avoir un moyen facile de corriger les erreurs. Journal général reporté page propose quelques actions qui peuvent aider.

• Copier les lignes sélectionnées dans le journal - Copier uniquement les lignes que vous sélectionnez.
• Copier le registre GL dans le journal - Copier toutes les lignes appartenant au même registre GL.

Ces actions vous permettent de créer une copie d'une ligne ou d'un lot de journal général, puis de spécifier :

• Le journal vers lequel copier les lignes
• Si avec des signes opposés (un journal de contrepassation)
• Une date de report ou un numéro de document différent

Pour permettre la copie des journaux dans les journaux généraux reportés, dans Modèles de feuille comptabilité ou de Lot de journal général pages, choisissez Copier dans les lignes jnl. reportées case à cocher. Après avoir autorisé les personnes à copier les journaux généraux reportés, si nécessaire, vous pouvez désactiver la copie pour des lots spécifiques.

Calculer la date d'extourne

Lors de l'utilisation de journaux généraux récurrents pour valider des régularisations à la fin d'une période, il est important d'avoir un contrôle total sur les écritures d'extourne. Sur la Journaux généraux récurrents , le champ Calcul de la date d'extourne champ vous permet de contrôler la date à laquelle les écritures d'extourne sont validées lorsque des méthodes récurrentes d'extourne sont utilisées.

Exemple

Les régularisations sont généralement validées avec des Fixe, Variable, ou Solde méthodes récurrentes sur la ligne feuille. La date de validation du montant validé sur le compte de la ligne feuille est calculée en utilisant la fréquence récurrente. La date de validation de l'écriture de contrepartie est calculée en utilisant le Calcul de la date d'extourne champ, comme suit :

• Si le champ est vide, l'écriture de contrepartie sera validée le lendemain.
• Si le champ contient une formule de date (par exemple, 5J pour cinq jours), l'écriture de contrepartie est validée avec une date de validation calculée en utilisant le calcul de la date d'extourne.

Remarque

Remarque:
Par défaut, le Calcul de la date d'extourne champ n'est pas disponible sur la Journaux généraux récurrents page. Pour utiliser ce champ, vous devez l'ajouter en personnalisant la page. Pour plus d'informations, voir Personnaliser votre espace de travail.

Utiliser les journaux standard

Lorsque vous créez des lignes feuille que vous savez devoir recréer ultérieurement, vous pouvez les enregistrer comme journal standard avant de valider le journal. La même chose s'applique aux journaux article et aux journaux généraux.

Remarque

Remarque:
Les journaux standard peuvent ne pas contenir tous les champs que vous souhaitez inclure dans les écritures comptables résultantes. Par exemple, si vous utilisez un journal général standard pour enregistrer un paiement, les écritures comptables ne contiendront pas le champ Code mode de règlement.

Remarque

Remarque:
Les procédures suivantes se réfèrent au journal article, mais les informations s'appliquent également au journal général.

Pour enregistrer un journal standard

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Configurer l'évaluation des stocks et l'évaluation du coût, puis choisissez le lien associé.

2. Entrez une ou plusieurs lignes feuille.

3. Sélectionnez les lignes feuille que vous souhaitez réutiliser.

4. Choisissez l'onglet Enregistrer comme journal standard action.

5. Dans la Enregistrer comme journal article standard page de demande, définissez un journal article standard nouveau ou existant dans lequel les lignes doivent être enregistrées.

   Si vous disposez d'un ou plusieurs journaux article standard et souhaitez en remplacer un par le nouvel ensemble de lignes feuille article, dans le Code champ, sélectionnez le journal article.

6. Choisissez OK pour confirmer que vous souhaitez remplacer le contenu du journal article standard existant.

7. Pour enregistrer les valeurs dans le Montant unitaire champ du journal article standard, choisissez le Enregistrer le prix unitaire champ.

8. Pour enregistrer les valeurs dans le Quantité champ, choisissez le Enregistrer la quantité champ.

9. Choisissez OK pour enregistrer le journal article standard.

Lorsque vous enregistrez le journal article standard, la page Journal article s'affiche pour vous permettre de le valider.

Pour réutiliser un journal standard

Remarque

Remarque:
Les journaux standard ne contiennent pas toujours les mêmes champs que les journaux généraux. Lorsque vous utilisez l'action Extraire les journaux standard pour copier les champs dans le journal général, ce dernier peut contenir moins d'informations que si vous l'aviez créé manuellement.

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Configurer l'évaluation des stocks et l'évaluation du coût, puis choisissez le lien associé.

2. Choisissez l'onglet Extraire les journaux standard action.

3. Pour examiner un journal article standard avant de le sélectionner pour réutilisation, choisissez l'action Afficher le journal action.

   Les modifications apportées à un journal article standard sont appliquées immédiatement et seront présentes la prochaine fois que vous ouvrirez ou réutiliserez le journal article standard. Assurez-vous que la modification est suffisamment importante pour s'appliquer généralement. Sinon, effectuez la modification spécifique dans le journal article après l'ajout des lignes du journal article standard. Voir l'étape 4.

4. Sur l' Journaux article standard page, sélectionnez le journal article standard à réutiliser, puis choisissez OK.

   Le journal article contient les lignes que vous avez enregistrées. Si le journal article contient déjà des lignes, les nouvelles lignes apparaissent après elles.

   Si vous n'avez pas activé le Enregistrer le prix unitaire bouton bascule lorsque vous avez enregistré le journal, le Montant unitaire champ sur les lignes ajoutées depuis le journal standard contient la valeur du Coût unitaire champ de la fiche article.

   Remarque

   Remarque:
   Si vous avez activé le Enregistrer le prix unitaire ou de Enregistrer la quantité boutons bascule lorsque vous avez enregistré le journal, assurez-vous que les nouvelles valeurs sont correctes avant de valider le journal article.

   Si les lignes feuille article insérées contiennent des prix unitaires enregistrés que vous ne souhaitez pas valider, vous pouvez les ajuster à la valeur actuelle de l'article.

5. Sélectionnez les lignes feuille article à ajuster, puis choisissez l'action Recalculer le prix unitaire action. Cette action met à jour le champ Prix unitaire avec le coût unitaire actuel de l'article.

6. Choisissez l'onglet Reporter action.

Pour renuméroter les numéros de document dans les journaux

Pour éviter les erreurs de validation causées par le numéro de document, vous pouvez utiliser l'action Renuméroter les numéros de document avant de valider un journal.

Dans tous les journaux basés sur le journal général, le N° document champ est modifiable afin que vous puissiez spécifier des numéros de document différents pour différentes lignes feuille ou le même numéro de document pour les lignes feuille associées.

Si les boutons Souche de numéros champ sur le lot journal est renseigné, la fonction de validation dans les journaux généraux requiert que le numéro de document sur les lignes feuille individuelles ou groupées soit dans l'ordre séquentiel. Choisissez simplement l'action Renuméroter les numéros de document action, et les N° document champs sont alors mis à jour. Si des lignes feuille associées sont regroupées par numéro de document avant que vous utilisiez la fonction, elles restent groupées, mais peuvent se voir attribuer un numéro de document différent.

Cette fonction fonctionne également sur les vues filtrées.

La renumérotation des numéros de document respecte les lettrages associés, tels qu'un lettrage de paiement effectué à partir du document sur la ligne feuille vers un compte fournisseur. Par conséquent, les Lettré par et N° doc. à lettrer. champs sont mis à jour sur les écritures comptables.

Pour renuméroter les documents dans les journaux

La procédure suivante est basée sur la Journaux généraux page, mais s'applique à tous les autres journaux basés sur le journal général, tels que le Journaux des paiements .

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Journaux généraux, puis choisissez le lien associé.
2. Lorsque vous êtes prêt à valider le journal, choisissez l'action Renuméroter les numéros de document action.

Les valeurs dans le N° document champ sont modifiés, si nécessaire, de sorte que le numéro de document sur les lignes feuille individuelles ou groupées soit dans l'ordre séquentiel. Après la renumérotation des documents, vous pouvez valider le journal.

Informations connexes

Reporter des transactions directement dans le grand livre général
Inverser des validations de journal et annuler des réceptions/expéditions
Ventiler les coûts et les revenus
Finance
Utiliser Business Central
Clôturer les écritures ouvertes du livre article résultant d'une affectation fixe dans le journal article
Réévaluer le stock dans le journal de réévaluation
Inventorier, ajuster et reclassifier le stock à l'aide de feuilles
Rapprocher les paiements des clients avec le journal des encaissements ou à partir des écritures comptables client
Rapprocher les paiements fournisseur avec le journal des paiements ou depuis les écritures fournisseur
Utiliser les documents et journaux intersociétés

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