Procédure pas à pas : Configurer et utiliser un flux d'approbation des achats

Vous pouvez automatiser le processus d'approbation des enregistrements nouveaux ou modifiés, tels que les documents, les lignes journal et les fiches client, en créant des flux de travail avec des étapes pour les approbations en question.

Avant de créer des flux de travail d'approbation, vous devez configurer un approbateur et un approbateur remplaçant pour chaque utilisateur approbation. Pour définir quels enregistrements vente et achat ils sont qualifiés pour approuver, vous pouvez également définir des limites de montant pour les approbateurs. Les demandes d'approbation et autres notifications peuvent être envoyées par courriel ou par note interne. Pour chaque configuration d'utilisateur approbation, vous pouvez également définir quand ils reçoivent des notifications.

Remarque

Remarque:
En plus de la fonctionnalité de flux de travail dans Business Central, vous pouvez utiliser Power Automate pour définir des flux de travail pour des événements dans Business Central. Notez que, bien qu'il s'agisse de deux systèmes de flux de travail distincts, tout modèle de flux que vous créez avec Power Automate est ajouté à la liste des modèles de flux de travail dans Business Central. Pour en savoir plus, consultez Utiliser Business Central dans un flux de travail automatisé.

Vous pouvez configurer et utiliser des flux de travail qui connectent les tâches de processus métier effectuées par différents utilisateurs. Les tâches système, comme la validation automatique, peuvent être incluses comme étapes dans les flux de travail, précédées ou suivies de tâches d'utilisateur. La demande et l'octroi d'approbation pour créer de nouveaux enregistrements sont des étapes typiques des flux de travail. En savoir plus sur Flux de travail.

À propos de cette procédure pas à pas

Cette procédure pas à pas est un scénario illustrant les tâches suivantes :

• Configuration des utilisateurs approbation
• Configuration des notifications pour les utilisateurs approbation
• Modification et activation d'un flux de travail d'approbation
• Demande d'approbation d'une commande achat (en tant qu'Alicia)
• Réception d'une notification et approbation de la demande (en tant que Sean)

Sénario

Sean est un super utilisateur chez CRONUS et crée deux utilisateurs approbation. L'un est Alicia, qui représente un agent d'achat. L'autre est Sean lui-même, représentant l'approbateur d'Alicia. Sean s'accorde ensuite des droits d'approbation des achats illimités et spécifie qu'il recevra des notifications par note interne dès qu'un événement pertinent se produit. Enfin, Sean crée le flux de travail d'approbation requis en tant que copie du Purchase Order Approval Workflow modèle existant, laisse toutes les conditions d'événement et options de réponse existantes inchangées, puis active le flux de travail.

Pour tester le flux de travail d'approbation, Sean se connecte à Business Central en tant qu'Alicia, puis demande l'approbation d'une commande achat. Sean se reconnecte ensuite en tant que lui-même, trouve la note dans le tableau de bord, suit le lien vers la demande d'approbation de la commande achat, et approuve la demande.

Utilisateurs

Avant de pouvoir configurer des utilisateurs approbation et leur méthode de notification, vous devez vous assurer que ces utilisateurs existent dans Business Central : Un utilisateur représentera Alicia. L'autre utilisateur, vous-même, représentera Sean. Pour en savoir plus, consultez Créer des utilisateurs selon les licences.

Configurer les utilisateurs d'approbation

Lorsque vous êtes connecté en tant que vous-même, configurez Alicia comme utilisateur approbation dont l'approbateur est vous-même. Configurez vos droits d'approbation et spécifiez comment et quand vous êtes notifié des demandes d'approbation.

Pour vous configurer vous-même et Alicia comme utilisateurs approbation

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Configuration utilisateur approbation, puis choisissez le lien associé.

2. Sur l' Configuration utilisateur approbation page, choisissez le Nouveau action.

   Remarque

   Remarque:
   Vous devez configurer un approbateur avant de pouvoir configurer les utilisateurs qui nécessitent l'approbation de cet approbateur. Cela signifie que vous devez vous configurer vous-même avant de pouvoir configurer Alicia.

3. Configurez les deux utilisateurs approbation en remplissant les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   ID utilisateur	ID de l'approbateur	Approbation d'achat illimitée
   VOUS		Sélectionné
   ALICIA	VOUS

Configurer les notifications

Dans cette procédure pas à pas, l'utilisateur est notifié par une note interne des demandes d'approbation. Les notifications d'approbation peuvent également être envoyées par courriel, et vous pouvez ajouter une étape de réponse de flux de travail qui notifie l'expéditeur lorsqu'une demande est approuvée ou rejetée. Pour en savoir plus, consultez Spécifier quand et comment recevoir des notifications.

Pour configurer comment et quand vous êtes notifié

1. Sur l' Configuration utilisateur approbation page, sélectionnez la ligne pour vous-même, puis choisissez le Configuration des notifications action.
2. Sur l' Configuration des notifications , dans la vue Type de notification champ, choisissez Approbation.
3. Dans la Méthode de notification champ, choisissez Remarque.
4. Sur l' Configuration des notifications page, choisissez le Calendrier de notification action.
5. Sur l' Calendrier de notification , dans la vue Récurrence champ, sélectionnez Immédiatement.

Créer le flux de travail d'approbation

Créez le flux de travail d'approbation des commandes achat en copiant les étapes du Purchase Order Approval Workflow modèle. Laissez les étapes de flux de travail existantes inchangées, puis activez le flux de travail.

Conseil

Conseil:
En option, ajoutez une étape de réponse de flux de travail pour notifier l'expéditeur lorsque sa demande est approuvée ou rejetée. Pour en savoir plus, consultez Spécifier quand et comment recevoir des notifications.

Pour créer et activer un flux de travail d'approbation des commandes achat

1. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Flux de travail, puis choisissez le lien associé.

2. Sur l' Flux de travail page, sélectionnez Actions, puis sélectionnez Nouveau, puis choisissez le Nouveau flux de travail à partir d'un modèle action.

3. Sur l' Modèles de flux de travail page, sélectionnez le modèle de flux de travail nommé Purchase Order Approval Workflow.

   La Flux de travail page s'ouvre pour un nouveau flux de travail contenant toutes les informations du modèle sélectionné. La valeur dans le Code le champ est étendu avec -01 pour indiquer qu'il s'agit du premier flux de travail créé à partir du Purchase Order Approval Workflow modèle.

4. Dans l'en-tête du Flux de travail page, activez le Activé bouton bascule.

Utiliser le flux de travail d'approbation

Utilisez le nouveau flux d'approbation des commandes achat en vous connectant d'abord à Business Central en tant qu'Alicia pour demander l'approbation d'une commande achat. Connectez-vous ensuite en tant que vous-même, consultez la note dans le tableau de bord, suivez le lien vers la demande d'approbation, puis approuvez la demande.

Pour demander l'approbation d'une commande achat, en tant qu'Alicia

1. Connectez-vous en tant qu'Alicia.
2. Sélectionner Rechercher (Alt+Q) dans le coin supérieur droit, saisissez Commandes d'achat, puis choisissez le lien associé.
3. Sélectionnez la ligne pour ouvrir Commande achat 106001.
4. Sur l' Bon de commande page, choisissez Actions, puis Demande d'approbation, puis choisissez le Envoyer une demande d'approbation action.

Remarquez que la valeur dans le Statut champ a été modifié à En attente d'approbation.

Pour approuver la commande achat, en tant que Sean

1. Connectez-vous en tant que Sean.
2. Dans le tableau de bord, dans le Libre-service zone, choisissez Demandes à approuver.
3. Sur l' Demandes à approuver page, sélectionnez la ligne relative à la commande achat d'Alicia, puis choisissez le Approuver action.

La valeur dans le Statut champ sur la commande achat d'Alicia passe à Libéré.

Vous avez maintenant configuré et testé un flux d'approbation simple basé sur les deux premières étapes du Purchase Order Approval Workflow. Vous pouvez facilement étendre ce flux de travail pour reporter automatiquement la commande achat d'Alicia lorsque Sean l'approuve. Pour ce faire, vous devez activer le Purchase Invoice Workflow, afin que la réponse à une facture achat libérée soit de la reporter. Vous devez d'abord modifier la condition d'événement sur la première étape du flux de travail de (achat) Facture à Commande.

La version générique de Business Central comprend de nombreux modèles de flux de travail pour des scénarios pris en charge par le code d'application. La plupart de ces modèles concernent des flux de travail d'approbation.

Vous définissez des variantes de flux de travail en remplissant des champs sur les lignes de flux de travail à l'aide de listes fixes de valeurs d'événement et de réponse représentant des scénarios pris en charge par le code d'application. Pour en savoir plus, consultez Créer des flux de travail.

Remarque

Remarque:
Si un scénario d'affaires nécessite un événement ou une réponse de flux de travail non pris en charge dans la version par défaut, inscrivez-vous à Power Automate. Pour plus d'informations, voir Utiliser Business Central dans les flux Power Automate. Sinon, obtenez une application sur AppSource ou collaborez avec un partenaire Microsoft pour personnaliser le code de l'application.

Informations connexes

Configurer les utilisateurs d'approbation
Configuration des notifications de flux de travail
Créer des flux de travail d'approbation
Utiliser les flux de travail d'approbation
Flux de travail
Utiliser Business Central dans un flux de travail automatisé

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