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Exécuter et imprimer des rapports dans Business Central

Les rapports vous aident à collecter et à afficher des données selon des critères spécifiques. Ils organisent et présentent les informations dans un format facile à lire que vous pouvez imprimer ou enregistrer comme fichier. De nombreux rapports sont accessibles tout au long de l'application. Les rapports fournissent généralement des informations liées au contexte de la page sur laquelle vous vous trouvez. Par exemple, la Client page inclut des rapports sur les 10 meilleurs clients, les statistiques de ventes, et plus encore.

Remarque

Remarque:
Les traitements par lots et les XMLports font plus ou moins la même chose que les rapports, mais sont davantage utilisés pour traiter ou exporter des données. Par exemple, le Créer des relances traitement par lots crée des documents de rappel à envoyer aux clients ayant des paiements en souffrance. Cet article fait principalement référence aux « rapports », mais des informations similaires s'appliquent aux traitements par lots et aux XMLports.

Mise en route

Vous pouvez trouver des rapports dans le menu Rapports sur les pages, listes et fiches sélectionnées. Vous pouvez également utiliser la recherche Ampoule qui ouvre la fonctionnalité Dites-moi. pour trouver des rapports par nom. Pour un aperçu des rapports intégrés disponibles dans Business Central, triés par catégories, accédez à Vue d'ensemble des rapports.

Lorsque vous choisissez un rapport, une page de demande intitulée d'après le nom du rapport s'affiche, vous permettant de définir diverses options et filtres qui déterminent les données incluses. Les sections suivantes expliquent comment utiliser la page de demande pour créer, prévisualiser et imprimer un rapport.

Utiliser les valeurs par défaut — paramètres prédéfinis

La plupart des pages de demande de rapport incluent le Utiliser les valeurs par défaut de champ. Avec ce champ, vous pouvez sélectionner des paramètres prédéfinis pour le rapport, qui définissent automatiquement les options et les filtres. Sélectionnez une entrée dans la liste déroulante pour voir les options et les filtres sur la page de demande de rapport changer en conséquence.

L'entrée appelée Dernières options et filtres utilisés est toujours disponible. Cette entrée configure le rapport pour utiliser les options et les filtres que vous avez utilisés la dernière fois que vous avez exécuté le rapport.

La Utiliser les valeurs par défaut de champ offre un moyen rapide et fiable de générer des rapports de façon cohérente avec les données correctes. Après avoir sélectionné une entrée, vous pouvez modifier les options et les filtres avant de prévisualiser ou d'imprimer le rapport. Les modifications que vous effectuez ne sont pas enregistrées dans l'entrée de paramètres prédéfinis que vous sélectionnez, mais elles sont enregistrées dans l'entrée Dernières options et filtres utilisés .

Remarque

Remarque:
Les paramètres prédéfinis sont généralement configurés et gérés par un administrateur. Pour en savoir plus sur Gérer les paramètres enregistrés pour les rapports et les traitements par lots.

Spécifier les données à inclure dans un rapport

Utilisez les champs sous Options et Filtres pour modifier ou limiter les informations souhaitées dans le rapport. Vous pouvez définir des filtres dans un rapport de manière plus ou moins similaire à la définition de filtres sur des listes. Pour en savoir plus, consultez le Filtrage section.

Attention

Attention:
La Filtre Raccourci sur une page de demande de rapport fournit une capacité de filtrage générique pour les rapports. Ces filtres sont facultatifs.

Certains rapports ignorent ces filtres, ce qui signifie que quel que soit le filtre défini dans le Filtre Raccourci, le résultat du rapport est le même. Il n'est pas possible de fournir une liste des champs ignorés dans quels rapports, vous devez donc expérimenter avec les filtres lors de leur utilisation.

Exemple: Lorsque vous utilisez le Créer des relances traitement par lots, un filtre pour le Écritures clients champ de Dernier niveau de rappel émis est ignoré car les filtres sont fixes pour ce traitement par lots.

Prévisualiser un rapport

En prévisualisant un rapport, vous pouvez examiner son apparence avant de l'imprimer. L'aperçu n'est pas basé sur l'imprimante sélectionnée dans le Imprimante champ sur la page de demande. Le navigateur contrôle la façon dont l'aperçu est affiché. Après la prévisualisation, vous pouvez revenir à la page de demande et apporter des modifications aux options et aux filtres selon vos besoins.

Les choix de prévisualisation sur la Demande de rapport page dépendent du rapport. Ainsi, pour certains rapports, vous pouvez sélectionner Aperçu, tandis que pour d'autres, le choix est Aperçu et fermeture. Les deux choix ouvrent un aperçu du rapport. La différence est que Aperçu garde la page de demande ouverte, vous permettant d'y revenir, d'apporter des modifications, de prévisualiser à nouveau ou d'imprimer. En revanche, avec Aperçu et fermeture la page de demande se ferme et vous devez ouvrir le rapport à nouveau pour apporter des modifications ou imprimer.

Remarque

Remarque:
Si vous utilisez la vague de lancement 1 de Business Central 2020 ou une version antérieure, le seul choix est Aperçu, ce qui ferme la page de demande lors de l'aperçu, comme décrit pour Aperçu et fermeture.

Utiliser l'aperçu

Dans l'aperçu, utilisez la barre de menus de l'aperçu du rapport pour :

  • Naviguer entre les pages

  • Zoomer et dézoomer

  • Redimensionner pour s'adapter à la page

  • Sélectionner du texte

    Vous pouvez copier du texte d'un rapport, puis le coller ailleurs, par exemple sur une page dans Business Central ou Microsoft Word. À l'aide de la souris, par exemple, appuyez sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le là où vous souhaitez commencer. Faites glisser la souris pour sélectionner un ou plusieurs mots, phrases ou paragraphes. Ensuite, appuyez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Copier. Vous pouvez maintenant coller le texte sélectionné à l'endroit souhaité.

  • Faire défiler le document

    Vous pouvez déplacer la zone visible du rapport dans n'importe quelle direction pour afficher d'autres zones du rapport. Le défilement est utile lorsque vous zoomez pour examiner les détails. À l'aide de votre souris, par exemple, appuyez sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le n'importe où dans l'aperçu du rapport, puis déplacez votre souris pour sélectionner une section du rapport.

  • Télécharger dans un fichier PDF sur votre ordinateur ou réseau.

  • Imprimer

Enregistrer un rapport dans un fichier

Vous pouvez enregistrer un rapport dans un document PDF, un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un document XML en choisissant Envoyer vers, puis en effectuant votre sélection. Un fichier est téléchargé sur votre ordinateur.

Si votre organisation a configuré OneDrive pour les fonctionnalités système, au lieu d'être téléchargés, les classeurs Excel et les documents Word sont ouverts dans votre navigateur à l'aide d'Excel ou de Word pour le Web.

Conseil

Conseil:
La Document Microsoft Excel (données seulement) et Document XML options sont principalement destinées à des fins avancées. Vous utiliserez généralement ces options pour effectuer une analyse détaillée des données. Pour en savoir plus sur Analyse des données de rapport avec Excel et XML.

Vous pouvez également utiliser Document Microsoft Excel (données seulement) pour créer de nouvelles présentations Excel pour un rapport donné. Pour en savoir plus sur Utiliser les présentations Microsoft Excel.

Planifier l'exécution d'un rapport ultérieurement ou périodiquement

Vous pouvez planifier l'exécution d'un rapport unique ou récurrent à une date et une heure spécifiques. Les rapports planifiés sont entrés dans la file d'attente des travaux et traités à l'heure planifiée, de façon similaire aux autres travaux. Sélectionnez l'option Planifier après avoir sélectionné Envoyer vers, puis saisissez des informations telles que l'imprimante, l'heure et la date. Le rapport est ajouté à la file d'attente des travaux et s'exécute à l'heure spécifiée. Lorsque le rapport est traité, l'élément est supprimé de la file d'attente des travaux. Pour en savoir plus sur Utiliser des files d'attente de travaux pour planifier des tâches.

Lorsque vous planifiez l'exécution d'un rapport, vous pouvez spécifier, par exemple, qu'il doit s'exécuter chaque jeudi en définissant le Formule date début suivant champ à D4. En savoir plus dans la Utiliser des formules de date section.

Vous pouvez enregistrer le rapport dans un fichier (comme Excel, Word ou PDF), l'imprimer ou uniquement générer le rapport. Si vous enregistrez le rapport dans un fichier, le rapport traité est envoyé à la Boîte de réception des rapports page de votre tableau de bord pour que vous puissiez le consulter. Pour en savoir plus sur Partager et exporter des rapports avec la boîte de réception des rapports.

Gérer les rapports récurrents planifiés

Les traitements par lots génèrent des rapports planifiés gérés sur la Entrées de file d'attente des travaux page. Vous pouvez afficher le statut de chaque rapport et d'autres informations sur la page, suspendre/reprendre le traitement par lots du rapport et générer le rapport à la demande.

De la Entrées de file d'attente des travaux page, vous pouvez également modifier certains paramètres du rapport, tels que le type de fichier de sortie, la récurrence, la date d'exécution et les heures de début et de fin. Avant de modifier un rapport planifié existant, cependant, il est nécessaire de mettre le travail de la file d'attente du rapport en attente :

  1. Sélectionnez la case à cocher Ampoule qui ouvre la fonctionnalité Dites-moi 1. icône, entrez Entrées de file d'attente des travaux, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sur l' Entrées de file d'attente des travaux page, sélectionnez le rapport souhaité.
  3. Sélectionnez la case à cocher Mettre en attente action.
  4. Ouvrez et modifiez le rapport planifié en sélectionnant son statut (En attente).

Après avoir modifié les options du rapport, répétez les deux premières étapes, puis sélectionnez l'action Définir le statut sur Prêt pour reprendre la génération du rapport.

Pour en savoir plus sur la gestion de la file d'attente des travaux, consultez Utiliser des files d'attente de travaux pour planifier des tâches.

Imprimer un rapport

Pour imprimer un rapport, sélectionnez Imprimer sur la page de demande du rapport ou sur la barre de menus de l'aperçu Aperçu .

Lorsqu'un rapport utilise une présentation Excel, vous n'avez pas les boutons Imprimante champ ou Imprimer ou de Aperçu boutons. Au lieu, il y a une option Télécharger option. Pour imprimer, sélectionnez Télécharger, puis ouvrez le fichier téléchargé dans Excel et imprimez-le depuis là.

Imprimante

La Imprimante champ sur la page de demande affiche le nom de l'imprimante vers laquelle le rapport est envoyé. Pour changer d'imprimante, sélectionnez simplement l'imprimante dans la liste.

Remarque

Remarque:
La (Pris en charge par le navigateur) option indique qu'il n'y a pas d'imprimante désignée pour le rapport. Dans ce cas, le navigateur gère l'impression et affiche les étapes d'impression standard, où vous pouvez choisir une imprimante locale connectée à votre ordinateur. L'option (Pris en charge par le navigateur) n'est pas disponible dans l'application mobile Business Central ou l'application pour Microsoft Teams.

Conseil

Conseil:
L'imprimante sélectionnée par défaut est configurée sur la Sélections d'imprimantes page. Pour en savoir plus sur la façon de modifier l'imprimante par défaut, consultez le Configurer des imprimantes par défaut section.

Spécifiquement pour la version thaïlandaise de Business Central, le bouton Imprimer ne peut pas imprimer les rapports correctement en raison des limitations du service qui génère le fichier PDF imprimable. Au lieu de cela, vous pouvez ouvrir le rapport dans Word, puis l'enregistrer comme PDF imprimable.

Vous pouvez également demander à votre administrateur de créer une présentation de rapport Word pour vos rapports les plus utilisés. Pour en savoir plus sur Vue d'ensemble des mises en page de rapports et de documents.

Changer la présentation du rapport

Une présentation de rapport contrôle la façon dont le contenu est disposé, l'organisation du contenu et le style du rapport. Il existe plusieurs façons de modifier la présentation :

  • Lorsque vous configurez l'exécution d'un rapport, affichez la présentation actuelle dans le Mise en page du rapport champ sur la page de demande. Pour passer temporairement à une autre présentation, sélectionnez le Mise en page du rapport champ, puis sélectionnez une présentation dans la liste des présentations disponibles pour le rapport.
  • Pour modifier la présentation par défaut utilisée par un rapport, accédez à la Mises en page de rapport ou de Sélection de la mise en page de rapport pages.

Pour en savoir plus, consultez Définir la mise en page utilisée par un rapport. Ou, si vous souhaitez personnaliser votre propre présentation de rapport, accédez à Commencer à créer des mises en page de rapports.

Modifier la langue et le format des nombres, des dates et des heures

Par défaut, la langue du texte et le format des nombres, des dates et des heures dans un rapport sont basés sur votre langue de travail et vos paramètres régionaux, qui sont définis sur la Mes paramètres page. Vous pouvez toutefois modifier la langue et la région de format au cas par cas lors de la prévisualisation, de l'impression ou de l'envoi d'un rapport. Sur la page de demande, définissez les options Langue et Région de format selon vos préférences. Vous pouvez également spécifier la langue et le format régional à utiliser par défaut pour les clients et les fournisseurs sur leurs pages de fiche.

Selon l'endroit où vous avez spécifié les paramètres de langue et de format, Business Central détermine les paramètres à utiliser dans l'ordre suivant :

  1. Les paramètres que vous spécifiez lors de la génération d'un rapport.
  2. Les paramètres spécifiés sur le document, qui proviennent des paramètres du client ou du fournisseur.
  3. Les paramètres spécifiés sur l'objet AL du rapport.
  4. Les paramètres définis dans Mes paramètres.

Pour plus d'informations sur le Mes paramètres page, consultez Modifier les paramètres de base.

Options avancées

Les champs sous le Avancé Raccourci définissent des limites sur le rapport généré pour contrôler les ressources de l'imprimante. Vous n'avez généralement pas besoin de modifier ces paramètres, sauf si vous travaillez avec un rapport volumineux. Si un rapport dépasse ces limites lors d'une tentative de prévisualisation ou d'impression, un message s'affiche indiquant quelles limites sont dépassées. Vous pouvez alors modifier les paramètres pour les adapter à votre rapport. Chaque champ, cependant, a une valeur maximale dont vous devez être conscient :

Champ Valeur maximale
Temps de rendu maximal 12:00:00
Nombre maximum de lignes 1000000
Nombre maximum de documents 500
Remarque

Remarque:
Les valeurs maximales peuvent être différentes pour Business Central en local, et un administrateur peut les modifier. Pour en savoir plus, consultez la Paramètres des rapports section. Pour un aperçu des limites des rapports dans Business Central en ligne, accédez à Limites opérationnelles.

Obtenir de l'aide pour un rapport

Obtenez de l'aide pour utiliser un rapport de deux façons : conseils pédagogiques et volet d'aide.

Conseil pédagogique pour un rapport

De nombreux rapports dans Business Central disposent d'un conseil pédagogique pour augmenter vos chances de réussite avec le rapport. Le titre et la description de ces conseils pédagogiques tentent de répondre aux questions hypothétiques suivantes :

  • De quoi parle ce rapport?
  • Que puis-je faire avec ce rapport?

Grâce aux conseils pédagogiques, le créateur du rapport vous aide à comprendre la logique pertinente pour le rapport, vous permettant de démarrer immédiatement votre tâche de rapport sans être bloqué. Après avoir fermé un conseil pédagogique, vous pouvez sélectionner ou survoler le titre du rapport sur la page de demande pour le rouvrir.

En savoir plus dans Conseils intégrés au produit

Volet d'aide pour un rapport

Lorsque la page de demande du rapport est ouverte, sélectionnez le Aide point d'interrogation dans le coin supérieur droit du tableau de bord pour ouvrir le volet d'aide. Ici, vous trouverez le texte du conseil pédagogique (s'il est défini sur le rapport). Vous trouverez également des liens pertinents vers des articles de documentation qui expliquent des sujets connexes de façon plus approfondie.

En savoir plus dans Volet d'aide

Trouvez des modules d'apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici

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